Como os vencedores da recessão usarão a RPA e a mineração de processos para se tornarem mais fortes

Seth Catalli é vice-presidente regional de vendas da UiPath .

À medida que os negócios se reabrem após o pico do novo coronavírus (COVID-19) de 2019 passar e entramos no que se prevê ser uma recessão global, a história nos ensinou que algumas empresas emergirão ainda mais fortes. Essas empresas poderão se ajustar aos impactos contínuos nos lucros e nas receitas porque investiram em tecnologia que gera maior produtividade e eficiência operacional.

De acordo com as Gartner Predicts 2020:RPA Renaissance impulsionado por ofertas de transformação e zelo pela excelência operacional relatório*, “até 2024, as organizações reduzirão os custos operacionais em 30% combinando tecnologias de hiperautomação com processos operacionais redesenhados”.

"A hiperautomação se baseia no sucesso real que está por trás do crescimento fenomenal da Robotic Process Automation (RPA):facilidade de automação, velocidade nos resultados e um caminho agora comprovado para aplicar inteligência artificial (IA) para melhorar as operações de negócios", explica Bobby Patrick, diretor de marketing (CMO) da UiPath.

A hiperautomação não é uma tecnologia de automação separada. O termo faz referência à combinação de RPA, IA e outras tecnologias de automação, como fazemos na plataforma de automação de ponta a ponta UiPath.

No entanto, pode-se argumentar que os investimentos em hiperautomação são um luxo que não pode ser concedido, pois a dura realidade de hoje é que muitas empresas estão cortando salários, dispensando funcionários e tomando medidas drásticas para reduzir custos.

O que se deve fazer?

Você investe na vantagem digital que comprovadamente surge da hiperautomação ou corta custos em geral e congela os investimentos para enfrentar a tempestade?

Para resolver essa dicotomia, podemos analisar os dados de nossa última recessão para determinar quais empresas emergiram mais fortes da recessão e foram capazes de alcançar um desempenho diferenciado em comparação com seus concorrentes.

A Harvard Business Review (HBR) analisou dados financeiros de 4.700 empresas públicas em um estudo abrangente sobre a Grande Recessão de 2008 e descobriu que empresas como a Staples conseguiram conter os custos operacionais e saíram da recessão maiores e mais lucrativas. Na verdade, a Staples dobrou a receita de 1997 a 2003 e foi cerca de 30% mais lucrativa do que seu arquirrival Office Depot nos três anos após a recessão.

A pesquisa da HBR mostra que havia um grupo que se separou do bando após a recessão se saindo melhor do que seus rivais do setor em pelo menos 10% em termos de crescimento de vendas e lucros.

Quem foram os vencedores da recessão?

Como melhoramos a eficiência operacional?

A eficiência operacional é geralmente considerada como tempo, recursos e fundos bem administrados. Frequentemente inspecionamos a produtividade de toda a organização para avaliar a capacidade de melhorar o lucro. Essa mesma lente pode ser usada para visualizar processos individuais, como pedido ao dinheiro, de baixo para cima para melhorar a margem operacional ou o lucro, realizando os processos mais baratos, melhores ou mais rápidos. Para medir o lucro gerado pela melhoria das operações, devemos entender quão bem a organização está transformando entradas em saídas em três estratégias de alto nível:

• 
  Mais barato - O mesmo para menos, ou seja, a mesma saída para menos entrada (reduzindo despesas operacionais, despesas de capital, etc.)
  
• 
  Melhor - Mais para o mesmo, ou seja, obter mais saída (ou processos mais compatíveis e sem erros) para a mesma entrada
  
• 
  Mais rápido - Muito mais por mais, ou seja, obter muito mais produção em menos tempo, mesmo que exija mais entrada (gastando seletivamente em tecnologia, marketing, etc.)
  

Em 2008, essas eram alternativas que os estrategistas avaliaram como compensações. Hoje, as organizações estão aproveitando a hiperautomação para quebrar essas regras antigas e estão implantando uma combinação das três estratégias para gerar vários resultados. Agora, espera-se que os resultados financeiros e operacionais tradicionais, como receita, número de defeitos e número de clientes, gerem valor também para medidas mais suaves, como experiência do cliente e funcionários mais capacitados. Os funcionários sempre foram o "maior ativo" de uma empresa, representando tanto o principal custo e o principal motorista de valor, de modo que os investimentos na produtividade dos funcionários têm um grande impacto nas métricas financeiras.

Um exemplo recente de cliente ressaltou esse ponto. O diretor financeiro (CFO) de uma empresa de manufatura de alta tecnologia levantou-se na frente da sala para dar início a uma nova iniciativa de RPA para a empresa e declarou:“Isso não é sobre os robôs, é sobre as pessoas. Este é um investimento de qualificação nos funcionários e minha esperança é que, em última análise, também beneficie a experiência do cliente.”

O CFO continuou explicando que eles têm muitas pessoas e custos muito altos associados ao atendimento de pedidos pequenos. Ao simplificar os processos de pedidos pequenos e transferir esse trabalho para robôs de software, seu pessoal poderá se concentrar em oferecer uma experiência melhor aos clientes mais importantes.

Tecnologias de hiperautomação, como RPA, mineração de tarefas e mineração de processos, são ferramentas que não estavam disponíveis para os líderes durante a última recessão. Os vencedores da recessão desta vez usarão essa tecnologia para tomar decisões ousadas sobre onde reduzir seletivamente os custos - usando o mesmo para menos estratégia - mas também escolher onde atacar com muito mais para mais estratégia.

É hora de automatizar

Vamos imaginar um cenário em que o CFO do fabricante mencionado acima tenha declarado que está buscando ideias dos funcionários para gerar mais lucro. Você acredita que pode automatizar o processamento de suas faturas e eliminar o desperdício de retrabalho que poderia aumentar a produtividade dos funcionários em 5% ou mais, mas é difícil conectar os pontos entre sua ideia e as prioridades do seu CFO.

Você explora a ideia com sua equipe robótica do Centro de Excelência (CoE). A equipe do CoE analisa os dados de sua linha de sistemas de negócios com o UiPath Process Mining para determinar o que deve ser automatizado.

Agora você pode visualizar seu processo de fatura pela primeira vez. O processo (como mostrado abaixo) começa com Receber fatura, depois verifica e aprova tarefas, antes de terminar com Pagar fatura. A seção ampliada da imagem mostra um gargalo de nove dias no tempo de ciclo que é um dreno para a produtividade e nos diz que a automação nessa área pode ajudar a acelerar o processo.

A primeira fase do projeto utiliza robôs UiPath como assistentes digitais para automatizar a atividade de dados de solicitação, enquanto tudo no meio ainda é manual. O quadro muda (veja abaixo) após esta fase piloto de automação e os resultados são promissores. Vemos que a atividade Process Invoice está agora 24% automatizada e o lead time já foi reduzido de nove dias para sete dias.

Encorajado pelo sucesso inicial, você decide automatizar totalmente a atividade Processar fatura e o tempo de espera mostrado abaixo caiu para sensacionais 34 minutos . Ele também tem alguns efeitos a jusante, como um ligeiro aumento entre a Verificação final da fatura e a fatura de pagamento, que você continua monitorando via UiPath Process Mining (veja abaixo).

Este é um exemplo de como adotar a estratégia de eficiência operacional "muito mais por mais" ao investir em hiperautomação para oferecer um tempo de ciclo mais rápido e sem erros.

Faça as contas

Vamos supor que as margens da sua unidade de negócios ou lucros operacionais sejam 10% dos custos com funcionários. Isso cria um ponto de alavancagem de 1:10 para melhorias na produtividade dos funcionários para o lucro operacional que pode gerar dinheiro para seu CFO.

Você faz algumas contas rápidas (consulte a tabela) e seu CFO fica entusiasmado com a alavancagem financeira de que uma melhoria de 5% na produtividade dos funcionários aumenta o lucro operacional em 50% em sua unidade de negócios. Naturalmente, o CFO encoraja você a seguir em frente em sua jornada de automação para automatizar a próxima atividade de acompanhamento Final Check of Invoice.

É hora de automatizar!

Desta vez, os vencedores sairão da recessão mais fortes do que todos usando RPA e mineração de processos juntos.

Para saber mais sobre a UiPath Enterprise RPA Platform e UiPath Process Mining assista ao nosso webinar sob demanda ou entre em contato com nossa equipe de vendas .

*Gartner prevê 2020:RPA Renaissance impulsionado por ofertas de transformação e zelo pela excelência operacional, Stephanie Stoudt-Hansen, Frances Karamouzis, Arthur Villa, Saikat Ray, Rob Dunie, Nicole Sturgill, Laurie Shotton, Derek Miers, Fabrizio Biscotti, 10 Dezembro de 2019