Protegendo Negócios Contra Recessão: Como RPA e Process Mining Impulsionam Crescimento

Seth Catalli é vice-presidente regional de vendas na UiPath.

À medida que os negócios reabrem após o pico do novo coronavírus de 2019 (COVID-19) e entramos no que se prevê ser uma recessão global, a história nos ensinou que algumas empresas emergirão ainda mais fortes. Estas empresas conseguirão se ajustar aos impactos contínuos em lucro e receita porque investiram em tecnologia que impulsiona maior produtividade e eficiência operacional.

De acordo com o relatório Gartner Predicts 2020: RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence*, "até 2024, as organizações reduzirão custos operacionais em 30% combinando tecnologias de hiperautomação com processos operacionais redesenhados."

"A hiperautomação baseia-se no sucesso real que sustenta o crescimento fenomenal da Automação de Processos Robóticos (RPA): facilidade de automação, velocidade para resultados e um caminho agora comprovado para aplicar inteligência artificial (IA) para melhorar operações de negócios", explica Bobby Patrick, diretor de marketing (CMO) na UiPath.

A hiperautomação não é uma tecnologia de automação separada. O termo refere-se à combinação de RPA, IA e outras tecnologias de automação como fazemos na plataforma de automação ponta a ponta da UiPath.

No entanto, pode-se argumentar que investimentos em hiperautomação são um luxo que não pode ser pago, já que a dura realidade de hoje é que muitas empresas estão cortando salários, colocando trabalhadores em licença e tomando medidas drásticas para reduzir custos.

O que fazer?

Você investe na vantagem digital comprovada que surge da hiperautomação ou corta custos em toda a linha e congela investimentos para enfrentar a tempestade?

Para resolver esta dicotomia, podemos olhar para dados da nossa última recessão para determinar quais empresas emergiram mais fortes e conseguiram alcançar desempenho de destaque em comparação aos concorrentes.

A Harvard Business Review (HBR) analisou dados financeiros de 4.700 empresas públicas em um estudo abrangente da Grande Recessão de 2008 e descobriu que empresas como a Staples conseguiram conter custos operacionais e saíram da recessão maiores e mais lucrativas. Na verdade, a Staples dobrou a receita de 1997 a 2003 e foi cerca de 30% mais lucrativa que sua arquirrival Office Depot nos três anos após aquela recessão.

A pesquisa da HBR mostra que houve um grupo que se separou do pelotão após a recessão, indo melhor que seus rivais do setor em pelo menos 10% em termos de crescimento de vendas e lucros.

Quem foram os vencedores da recessão?

Como melhorar a eficiência operacional?

A eficiência operacional é geralmente vista como tempo, recursos e fundos bem gerenciados. Frequentemente inspecionamos a produtividade da organização geral para julgar a capacidade de melhorar o lucro. Esta mesma lente pode ser usada para ver processos individuais, como order-to-cash, de baixo para cima, para melhorar a margem operacional ou lucro realizando os processos de forma mais barata, melhor ou mais rápida. Para medir o lucro gerado pela melhoria das operações, devemos entender quão bem a organização está transformando entradas em saídas em três estratégias de alto nível:

• Mais barato - Mesmo por menos, ou seja, mesma saída por menos entrada (reduzindo despesas operacionais, despesas de capital, etc.)

• Melhor - Mais pelo mesmo, ou seja, alcançar mais saída (ou processos mais conformes, sem erros) pela mesma entrada

• Mais rápido - Muito mais por mais, ou seja, alcançar muito mais saída em menos tempo mesmo que exija mais entrada (gastando seletivamente em tecnologia, marketing, etc.)

Em 2008, estas eram alternativas que estrategistas avaliavam como trade-offs. Hoje, as organizações estão aproveitando a hiperautomação para quebrar essas regras antigas e implantar uma mistura de todas as três estratégias para impulsionar múltiplas saídas. Agora, saídas financeiras e operacionais tradicionais como receita, número de defeitos e contagem de clientes são esperadas para gerar valor também para medidas mais suaves como experiência do cliente e funcionários mais capacitados. Funcionários sempre foram o "maior ativo" de uma empresa, representando tanto o maior custo quanto o maior motor de valor, então investimentos em produtividade dos funcionários têm grande impacto nas métricas financeiras.

Um exemplo recente de cliente ressaltou este ponto. O diretor financeiro (CFO) de uma empresa de manufatura de alta tecnologia levantou-se na frente da sala para inaugurar uma nova iniciativa de RPA para a empresa e declarou: "isto não é sobre os robôs, é sobre as pessoas. Este é um investimento em upskilling de funcionários e minha esperança é que isso beneficie nossa experiência do cliente também."

O CFO explicou que eles têm muitas pessoas e custos muito altos associados ao atendimento de pedidos pequenos. Ao simplificar os processos de pedidos pequenos e transferir esse trabalho para robôs de software, suas pessoas poderão se concentrar em dar uma experiência melhor aos clientes mais importantes.

Tecnologias de hiperautomação, como RPA, task mining e process mining, são ferramentas que não estavam disponíveis para líderes durante a última recessão. Os vencedores da recessão desta vez usarão esta tecnologia para tomar decisões ousadas sobre onde reduzir custos seletivamente — usando a estratégia do mesmo por menos — mas também escolher onde ir para o ataque com a estratégia de muito mais por mais.

É hora de automatizar

Vamos imaginar um cenário onde o CFO do fabricante mencionado acima afirmou que está buscando ideias dos funcionários para gerar mais lucro. Você acredita que pode automatizar seu processamento de faturas e eliminar retrabalho desperdiçado que poderia aumentar a produtividade dos funcionários em 5% ou mais, mas é difícil conectar os pontos entre sua ideia e as prioridades do seu CFO.

Você explora a ideia com sua equipe do Centro de Excelência (CoE) robótico. A equipe CoE analisa dados dos seus sistemas de linha de negócios com UiPath Process Mining para determinar o que deve ser automatizado.

Agora você pode visualizar seu processo de faturas pela primeira vez. O processo (conforme mostrado abaixo) começa com Receber Fatura, depois verificação e aprovação, antes de finalizar com Pagar Fatura. A seção ampliada da imagem mostra um gargalo de nove dias no tempo de ciclo que drena a produtividade e nos diz que automação nesta área poderia ajudar a acelerar o processo.

A primeira fase do projeto utiliza robôs UiPath como assistentes digitais para automatizar a atividade de solicitação de dados, enquanto tudo no meio permanece manual. A imagem muda (veja abaixo) após esta fase piloto de automação e os resultados são promissores. Vemos que a atividade Processar Fatura agora está 24% automatizada e o lead time já foi reduzido de nove para sete dias.

Encorajado pelo sucesso inicial, você decide automatizar totalmente a atividade Processar Fatura e o lead time mostrado abaixo caiu para 34 minutos sensacionais. Tem alguns efeitos downstream também, como um leve aumento entre Verificação Final da Fatura e Pagar Fatura, que você continua monitorando via UiPath Process Mining (veja abaixo).

Este é um exemplo de adotar a estratégia de eficiência operacional "muito mais por mais" ao investir em hiperautomação para entregar um tempo de ciclo mais rápido e sem erros.

Faça as contas

Vamos assumir que as margens da sua unidade de negócios ou lucros operacionais são 10% dos custos dos funcionários. Isso cria um ponto de alavancagem de 1:10 para melhorias na produtividade dos funcionários para lucro operacional que pode gerar caixa para seu CFO.

Você faz alguns cálculos rápidos (veja tabela) e seu CFO fica entusiasmado com a alavancagem financeira que uma melhoria de 5% na produtividade dos funcionários aumenta o lucro operacional em 50% na sua unidade de negócios. Naturalmente, o CFO encoraja entusiasmado você a avançar na sua jornada de automação para automatizar a atividade de acompanhamento Verificação Final da Fatura em seguida.

É hora de automatizar!

Desta vez, os vencedores emergirão da recessão mais fortes do que nunca usando RPA e process mining juntos.

Para saber mais sobre a Plataforma UiPath Enterprise RPA e UiPath Process Mining assista ao nosso webinar sob demanda ou entre em contato com nossa equipe de vendas.

*Gartner Predicts 2020: RPA Renaissance Driven by Morphing Offerings and Zeal for Operational Excellence, Stephanie Stoudt-Hansen, Frances Karamouzis, Arthur Villa, Saikat Ray, Rob Dunie, Nicole Sturgill, Laurie Shotton, Derek Miers, Fabrizio Biscotti, 10 dezembro 2019