Como alcançar um processo suave do pedido ao pagamento com a mineração de processos

O processo order-to-cash (O2C) é um desses processos de abrangência empresarial que podem fazer ou quebrar seus negócios. Os resultados desse processo de missão crítica afetam diretamente a satisfação do cliente, o quão bem você gerencia o fluxo de caixa e a satisfação de seus funcionários.

No entanto, a complexidade e amplitude do processo O2C o torna um dos processos mais difíceis de rastrear e otimizar. É seguro dizer que há uma grande oportunidade para melhorias no processo O2C.

Neste artigo, veremos como as melhorias de processo O2C podem ser alcançadas usando uma combinação estratégica de mineração de processos e automação.

Novo no processo de mineração? Eu recomendo que você comece lendo nossa introdução ao post do blog de mineração de processos.

Vamos começar com o básico do O2C.

O que é um processo do pedido ao pagamento?

O objetivo do processo O2C é entregar mercadorias a um cliente em troca de dinheiro. Em um cenário típico de venda de estoque, o fluxo do processo é:

1. 
   Criação de pedido
   
2. 
   Atendimento do pedido
   
3. 
   Envio do pedido
   
4. 
   Faturamento
   
5. 
   Pagamento
   

Essas são as etapas principais do processo, mas se você souber um pouco sobre o processo O2C, saberá que nunca é tão simples! Pense em etapas extras que compõem o processo, como postar a saída de mercadorias, criar uma entrega ou compensar uma verificação de crédito. Existem milhões de transações que atravessam departamentos e sistemas, tornando quase impossível obter uma visão clara de todo o processo.

O processo consiste em duas partes principais:gerenciamento de pedidos e contas a receber. E eles têm objetivos ligeiramente diferentes.

Gerenciamento de pedidos envolve todas as etapas desde a criação do pedido até o envio. O envio do pedido aciona a criação da fatura. Os objetivos do gerenciamento de pedidos incluem melhorar a taxa de pedidos perfeitos, a taxa de entrega no prazo e o tempo do ciclo de atendimento do pedido.

Contas a receber inicia no momento da criação da fatura e termina na liquidação da fatura. As metas de contas a receber incluem a redução de pagamentos em atraso e dias de vendas pendentes (DSO).

Desafios

No processo O2C, esses dois lados (gestão de pedidos e contas a receber) do processo dependem muito um do outro. O gerenciamento de pedidos não pode alcançar a verdadeira eficiência sem o suporte de contas a receber e vice-versa. No entanto, as equipes que conduzem essas duas partes do processo às vezes acabam trabalhando em silos, o que não se presta a um processo eficiente.

Outros desafios comuns no processo O2C incluem:

• 
  Altas taxas de erro devido à entrada manual de pedidos, resultando em retrabalho caro e demorado
  
• 
  Dados mestre do cliente mal mantidos, resultando em atrasos e perda de receita
  
• 
  Problemas com cumprimento de entrega, influenciando as taxas de retenção de clientes
  
• 
  Alta taxa de DSO, impactando o fluxo de caixa e perdendo oportunidade de investimento em outras áreas do negócio.
  

Um processo complexo como o O2C é perfeito para usar a mineração de processos para encontrar o potencial de automação. Sem mineração de processos, você verá apenas a ponta do iceberg O2C.

Primeiro, use a mineração de processos para descobrir o processo O2C

A mineração de processos se conecta diretamente aos sistemas que fazem interface com o processo O2C, como SAP e outros sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP). Usando uma camada de transformação de dados integrada, a tecnologia transforma os dados em um gráfico de processo que registra todo o processo do início ao fim. Ele captura todas as variações do processo, gargalos, retrabalho e exceções.

Exemplo de gráfico de processo

Com a mineração de processos, você pode ver exatamente o que aconteceu no processo, descubra por que aconteceu e trabalhe em um plano de ação para melhorar isto.

Progrida rapidamente com a automação

A mineração de processos orienta você a encontrar o potencial de automação inexplorado em seus processos. A maneira mais rápida de impulsionar a transformação em O2C é implantar a automação de processos robóticos (RPA) junto com a mineração de processos. Por exemplo, com a mineração de processos, você pode descobrir uma saída de mercadorias post (ou seja, quando o pedido foi separado e está pronto para envio, nunca acontece a tempo). Isso pode atrasar a entrega ao cliente e também significa que níveis incorretos de estoque são mostrados no sistema.

Indo um pouco mais fundo, você descobre que a causa raiz desse problema é simplesmente que seu especialista em remessas tem muitas remessas para lidar, o que resulta em um atraso na postagem de mercadorias. Uma solução eficaz para isso é ter um robô de software para lidar com o problema de postagem de mercadorias, aliviando o especialista de expedição do trabalho e garantindo que as remessas sejam entregues no prazo.

Confira este infográfico para descobrir por que a mineração de processos é o novo super-herói da automação.

Monitore e melhore continuamente o processo geral

Mas a mineração de processos não para por aí.

Depois de automatizar seus processos via RPA, você pode usar a mineração de processos para acompanhar os resultados e garantir que a automação esteja tendo o efeito pretendido. Faz sentido que, após a automatização, você queira ter algumas informações sobre o impacto no restante do processo. Por exemplo, o tempo de ciclo do processo está melhorando? Sua taxa de entrega no prazo está melhorando? Essas são todas as métricas que podem ser rastreadas com a mineração de processos, ajudando você a monitorar e melhorar continuamente o processo.

Também pode fazer sentido otimizar seu processo de outras maneiras, antes de introduzir a automação.

Por exemplo, um de seus clientes reclama constantemente que suas remessas chegam mais tarde do que o esperado. Usando a mineração de processos, você pode verificar que, de fato, as remessas para esse cliente sempre chegam um dia depois do esperado. A causa raiz neste exemplo é que os prazos de entrega no sistema são um dia a menos do que os prazos de entrega reais, o que significa que há uma discrepância entre a data em que o cliente espera seu pedido e o dia em que ele realmente o recebe. Neste exemplo, um simples ajuste de dados mestre faz o truque e garante que o cliente fique satisfeito.

Mantenha os processos em dia e previsíveis

Como em tudo, os processos estão sujeitos a mudanças. Então, faz sentido que sua automação mude com ela. Uma combinação de mineração de processos e RPA ajuda você a acompanhar seu processo para que você possa agir rapidamente sempre que algo forçar o processo a mudar, seja legislação, concorrência ou até mesmo uma pandemia.

Incentive melhorias de O2C com UiPath

Os recursos úteis que suportam manter seu processo O2C no caminho certo incluem a capacidade de atribuir robôs para lidar automaticamente com tarefas no UiPath Orchestrator, para que eles possam resolver qualquer ociosidade ou desvios indesejados quase em tempo real. O UiPath Action Center garante que as pessoas certas sejam informadas sempre que houver algumas exceções que precisam ser tratadas.

Quando você combina mineração de processos com RPA, isso pode se transformar em grandes saltos em eficiência, economia de custos e satisfação do cliente.

O UiPath Process Mining combina a melhor mineração de processos e RPA da categoria. Como resultado, você pode não apenas descobrir o potencial de automação em seu processo O2C, mas também otimizar e monitorar a automação continuamente.

Quer ver como as principais organizações estão usando o UiPath Process Mining? Descubra como o Grupo Assa usa mineração de processos e RPA para navegar na transformação digital.

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