Dominando Order-to-Cash: Otimize com Mineração de Processos

O processo order-to-cash (O2C) é um daqueles processos que atravessam a empresa e podem fazer ou quebrar seu negócio. Os resultados deste processo crítico de missão impactam diretamente a satisfação do cliente, quão bem você gerencia fluxo de caixa e quão felizes seus funcionários estão.

No entanto, a complexidade e amplitude do processo O2C o tornam um dos processos mais difíceis de rastrear e otimizar. É seguro dizer que há uma grande oportunidade para melhorias no processo O2C.

Neste artigo, veremos como melhorias no processo O2C podem ser alcançadas usando uma combinação estratégica de mineração de processos e automação.

Novo na mineração de processos? Recomendo começar lendo nosso post de introdução à mineração de processos.

Vamos começar com o básico do O2C.

O que é um processo order-to-cash?

O propósito do processo O2C é entregar bens a um cliente em troca de dinheiro. Em um cenário típico de venda a partir de estoque, o fluxo do processo é:

1. Criação do pedido
2. Atendimento do pedido
3. Envio do pedido
4. Faturamento
5. Pagamento

Estes são os passos centrais do processo, mas se você sabe um pouco sobre o processo O2C, saberá que nunca é tão simples! Pense em etapas extras que compõem o processo, como pós-emissão de bens, criação de entrega ou liberação de verificação de crédito. Existem milhões de transações que cruzam departamentos e sistemas, tornando quase impossível obter uma visão clara do processo inteiro.

O processo consiste em duas partes principais: gestão de pedidos e contas a receber. E elas têm objetivos ligeiramente diferentes.

Gestão de pedidos envolve todas as etapas da criação do pedido ao envio. O envio do pedido então aciona a criação da fatura. Os objetivos da gestão de pedidos incluem melhorar a taxa de pedido perfeito, taxa de envio no prazo e tempo de ciclo de atendimento do pedido.

Contas a receber começa no momento da criação da fatura e termina na liquidação da fatura. Os objetivos de contas a receber incluem reduzir pagamentos em atraso e dias de vendas pendentes (DSO).

Desafios

No processo O2C, estes dois lados (gestão de pedidos e contas a receber) do processo dependem fortemente um do outro. A gestão de pedidos não pode alcançar eficiência real sem o suporte de contas a receber e vice-versa. No entanto, as equipes impulsionando estas duas partes do processo às vezes acabam trabalhando em silos, o que não se empresta a um processo eficiente.

Outros desafios comuns no processo O2C incluem:

• Altas taxas de erro devido a entrada manual de pedidos, resultando em retrabalho custoso e demorado
• Dados mestres de clientes mal mantidos, resultando em atrasos e receita perdida
• Problemas com atendimento de entrega, influenciando taxas de retenção de clientes
• Alta taxa de DSO, impactando fluxo de caixa e oportunidade perdida de investimento em outras áreas do negócio.

Um processo complexo como O2C é perfeito para usar mineração de processos para encontrar potencial de automação. Sem mineração de processos, você verá apenas a ponta do iceberg do O2C.

Primeiro, use mineração de processos para descobrir o processo O2C

A mineração de processos conecta diretamente aos sistemas que interagem com o processo O2C, como SAP e outros sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP). Usando uma camada de transformação de dados embutida, a tecnologia transforma dados em um grafo de processo que narra o processo inteiro do início ao fim. Ela captura todas as variações de processo, gargalos, retrabalho e exceções.

Exemplo de grafo de processo

Com mineração de processos, você pode ver exatamente o que aconteceu no processo, descobrir por que aconteceu e trabalhar em um plano de ação para melhorar.

Progrida rapidamente com automação

A mineração de processos orienta você na descoberta do potencial de automação inexplorado em seus processos. A maneira mais rápida de impulsionar transformação no O2C é implementando automação de processos robóticos (RPA) junto com mineração de processos. Por exemplo, com mineração de processos, você pode descobrir uma pós-emissão de bens (ou seja, quando o pedido foi coletado e está pronto para envio, nunca acontece no prazo). Isso pode atrasar a entrega ao cliente e também significa que níveis de estoque incorretos são mostrados no sistema.

Cavando um pouco mais fundo, você encontra a causa raiz deste problema: simplesmente seu especialista de envio tem muitos envios para lidar, o que resulta em uma pós-emissão de bens atrasada. Uma solução eficaz para isso é ter um robô de software lidar com a pós-emissão de bens, aliviando o especialista de envio do trabalho e garantindo que envios sejam entregues no prazo.

Confira este infográfico para descobrir por que mineração de processos é o novo super-herói da automação.

Monitore e melhore continuamente o processo geral

Mas a mineração de processos não para por aí.

Após automatizar seus processos via RPA, você pode usar mineração de processos para rastrear resultados e garantir que a automação está tendo o efeito pretendido. Faz sentido que, após automatizar, você queira algum insight sobre o impacto no resto do processo. Por exemplo, o tempo de ciclo do processo está melhorando? Sua taxa de envio no prazo está melhorando? Estas são todas métricas que podem ser rastreadas com mineração de processos, ajudando você a monitorar e melhorar o processo continuamente.

Também pode fazer sentido otimizar seu processo de outras maneiras, antes de introduzir automação.

Por exemplo, um de seus clientes consistentemente reclama que seus envios chegam mais tarde que o esperado. Usando mineração de processos, você pode verificar que, de fato, envios para este cliente sempre chegam um dia mais tarde que o esperado. A causa raiz neste exemplo é que tempos de espera no sistema são um dia menores que os tempos de espera reais, o que significa que há uma discrepância entre a data que o cliente espera seu pedido e o dia que eles realmente o recebem. Neste exemplo, um simples ajuste de dados mestres resolve o truque e garante que o cliente fique feliz.

Mantenha processos nos trilhos e previsíveis

Como com tudo, processos estão sujeitos a mudança. Então, faz sentido que sua automação mude com ela. Uma combinação de mineração de processos e RPA ajuda você a manter abas no seu processo para que você possa agir rapidamente sempre que algo forçar o processo a mudar, seja legislação, concorrência ou até uma pandemia.

Impulsione melhorias no O2C com UiPath

Capacidades úteis que suportam manter seu processo O2C nos trilhos incluem a capacidade de atribuir robôs para lidar automaticamente com tarefas no UiPath Orchestrator, para que possam abordar qualquer ociosidade indesejada ou desvios em tempo quase real. O UiPath Action Center garante que as pessoas certas sejam trazidas para o loop sempre que houver exceções que precisem de tratamento.

Quando você combina mineração de processos com RPA, pode se transformar em saltos enormes em eficiência, economia de custos e satisfação do cliente.

O UiPath Process Mining combina mineração de processos de classe mundial e RPA. Como resultado, você é capacitado a não apenas descobrir potencial de automação no seu processo O2C, mas também otimizar e monitorar automação de forma contínua.

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