Como otimizar um processo de compra a pagamento com mineração de processos

Como seres humanos, é da nossa natureza cooperar uns com os outros. Também podemos competir, mas os psicólogos dizem que ao escolher entre os dois, escolhemos a cooperação.

A cooperação é muito importante no local de trabalho. Trabalhar sem ele pode ter um impacto negativo em seus resultados de negócios mais amplos, incluindo produtividade, satisfação do cliente e receita.

Em teoria, a cooperação deve ser fácil, especialmente se for da nossa natureza humana. Mas a maioria dos humanos sabe que é preciso uma certa dedicação para cooperar no local de trabalho ou na vida diária.

Cada departamento e seus indivíduos têm alvos, pontos problemáticos e objetivos muito diferentes. Sem má intenção, todos tendem a pensar dentro de seu próprio domínio. A má cooperação geralmente resulta em pessoas e departamentos realizando suas próprias iniciativas de melhoria. Iniciativas descentralizadas podem causar distúrbios em outros departamentos.

Em nenhum lugar isso é mais evidente do que no processo de compra para pagamento.

O processo de compra a pagamento ou aquisição a pagamento (P2P) é um processo financeiro que afeta muitos departamentos. O processo inclui todas as atividades desde o momento em que uma empresa solicita um bem ou serviço de um fornecedor, até o pagamento desse bem ou serviço.

A eficiência do processo P2P afeta as taxas e os custos de satisfação do cliente e influencia a capacidade da sua empresa de atingir metas de negócios mais amplas.

Neste post, abordamos as vantagens de otimizar o processo P2P com a ajuda de dados disponíveis em sistemas corporativos (como SAP ou Oracle) e mineração de processos. Mais especificamente, o UiPath Process Mining pode ajudá-lo a melhorar o processo P2P, colocando seus dados existentes em um gráfico de processo abrangente e fornecendo insights transparentes.

Ter uma melhor compreensão do processo P2P permite que você decida sobre táticas unificadas de melhoria de processos por meio de otimização e automação, o que resulta em maior eficiência, redução de custos e manutenção da competitividade.

O processo de compra para pagamento

O processo P2P envolve todas as compras que uma empresa faz. Esses podem ser artigos de papelaria de escritório ou materiais semi-acabados (como um motor de carro para uma empresa de fabricação de automóveis) e equipamentos de alto valor (máquinas usadas na produção, equipamentos médicos etc.). Dentro do processo P2P, as tarefas principais incluem encomendar esses bens, recebê-los e pagá-los.

As principais partes interessadas no processo P2P são os departamentos de compras ou finanças. Às vezes, também envolve planejamento e armazenamento de materiais. O processo também afeta indiretamente o trabalho feito por vendas, suporte ao cliente e muito mais.

A natureza abrangente e crítica do processo P2P significa que há um enorme incentivo para as empresas otimizá-lo. Qualquer processo P2P ineficiente e enferrujado pode resultar em uma perda significativa de valor nas seguintes áreas:

• 
  Satisfação do cliente
  
• 
  Relações com fornecedores
  
• 
  Satisfação no trabalho do funcionário
  
• 
  Colaboração interdepartamental
  
• 
  Produtividade e lucratividade
  

Esses são alguns dos objetivos mais importantes para o negócio.

Com o UiPath Process Mining, é possível melhorar esses pontos e alcançar maior desempenho nos negócios.

Novo no processo de mineração? Comece aqui:Valor da mineração de processos:o que isso significa para o seu negócio

A tecnologia de mineração de processos fornece insights poderosos. É uma porta de entrada para tecnologias como aprendizado de máquina (ML), inteligência artificial (IA) e automação de processos robóticos (RPA). A combinação dessas tecnologias permite que você aproveite o poder da automação.

Uma empresa depende de dados para melhorar estrategicamente os processos com RPA e acompanha os resultados para apresentar novas ideias de melhoria. Uma empresa automatizada lidera o mercado com reconhecimento de processos e eficiência operacional. Como parte do ciclo de automação, a mineração de processos desempenha papéis críticos no início do RPA e em seu desenvolvimento. A mineração de processos permite que você obtenha valor de movimentação de automações.

A mineração de processos permite que você confie na ciência para descobrir e classificar suas ideias de automação. Também lhe permite:

• 
  Obtenha uma visão abrangente dos processos da sua empresa
  
• 
  Descubra os melhores fluxos de trabalho para automatizar
  
• 
  Alinhar os objetivos do processo com os objetivos estratégicos
  
• 
  Monitore e melhore continuamente seus processos
  

Conheça seu processo P2P de dentro para fora

Vejamos um gráfico do processo de compra a pagamento.



A imagem acima mostra um processo P2P minerado (um conjunto de dados bruto transformado em um gráfico de processo). Inclui cinco atividades principais de um processo típico de compra a pagamento:

• 
  Pedido de compra
  
• 
  Ordem de Compra
  
• 
  Recibo do produto
  
• 
  Recibo de fatura
  
• 
  Conclusão da fatura
  

A imagem acima mostra o processo P2P ideal.

O UiPath Process Mining (disponível através da plataforma UiPath) pode fornecer uma visão mais profunda de seus processos e permitir que você descubra o quão longe você está do cenário ideal. Usando dados de log de eventos de um software empresarial como o SAP, a mineração de processos transforma os dados em um gráfico de processo limpo para uma análise intuitiva.

Quanto mais fundo no gráfico do processo você for, mais você perceberá como ele é diferente de como você deseja que seu processo seja. Como resultado, o processo simples da imagem acima acaba sendo caótico:

A visualização intuitiva do processo informa tudo o que você deseja saber sobre o processo e atua como a única fonte de verdade para toda a sua equipe. O gráfico do processo elimina qualquer ambiguidade do processo, dando a todos uma visão consolidada das atividades, tempos, custos, cooperação, desempenho humano e robô de software, etc.

Onde antes você precisaria gastar tempo para descobrir como o processo P2P é executado, o UiPath Process Mining faz isso em um instante usando dados reais de sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM).

Então, o que você pode fazer com esses insights orientados por dados?

Identifique as partes do processo de compra e pagamento que são mais adequadas para automação

A automação robótica de processos (RPA) é uma das formas mais produtivas de melhorar a eficiência e o desempenho do seu processo. De acordo com a Pesquisa Global de CPO da Deloitte, a demanda por RPA e análises avançadas em compras está aumentando. O RPA não é novidade para a produtividade das equipes de contas a pagar, mas pode prosperar mais com a mineração de processos.

Com insights de mineração de processos, você pode determinar se seu processo P2P está pronto para automação. Um processo pronto para automação é um processo padronizado que visa uma produtividade ainda maior. O UiPath Process Mining pode apontar para alguns dos critérios de prontidão para automação, como:

• 
  O alto volume de tarefas repetitivas baseadas em regras
  
• 
  O número de horas gastas em tarefas versus custos
  
• 
  Datas de vencimento atrasadas
  
• 
  Loops de processo como resultado de erros e necessidade de refazer a tarefa, etc.
  

Um processo mal projetado ou executado não está pronto para automação. Esse processo muitas vezes carece de documentação adequada, padronização e é difícil para as pessoas seguirem. Usando a mineração de processos para orientar sua estratégia de automação, você confia em dados e não em sua intuição.

Leia este post para avaliar se seu processo está pronto para automação.

O UiPath Process Mining ajuda você a considerar os detalhes de seu processo P2P complexo e automatizar as atividades com o maior retorno sobre o investimento (ROI).

Vamos pensar em um exemplo:há um processo que você minerou. Com base no gráfico do processo, você percebe que em uma das atividades do processo os funcionários não entregam seu trabalho no prazo. Você se aprofunda e percebe que devido a erros na inserção de dados os funcionários muitas vezes refazem a tarefa, o que causa um atraso na entrega. Automatizando essa tarefa, você melhora a qualidade do trabalho entregue e libera o tempo dos funcionários. A equipe pode então se concentrar em outras atividades dentro do processo P2P, como a melhoria do relacionamento com os fornecedores para garantir a entrega no prazo.

Aqui estão alguns outros exemplos das tarefas que os robôs de software UiPath podem realizar para tornar seu processo P2P mais suave:

• 
  Digitalizando uma caixa de correio para pedidos e inserindo-os no SAP
  
• 
  Correspondência do pedido de compra com a fatura
  
• 
  Gerando pedido de compra após a aprovação da requisição de compra e muito mais
  

Com a mineração de processos, você pode não apenas prever oportunidades de melhoria, mas também estimar o ROI do seu projeto de RPA. Desta forma você conhece o valor da otimização do processo P2P em relação a todo o desempenho do negócio.

Alinhe suas metas de RPA com metas estratégicas mais amplas 

Lembra dos objetivos estratégicos que mencionamos anteriormente? Os principais objetivos estratégicos de qualquer empresa são construídos em torno da satisfação do cliente, relacionamento com fornecedores, felicidade dos funcionários, lucratividade e produtividade.

O UiPath Process Mining ajuda você a vincular seus objetivos estratégicos a KPIs e tags específicos. Se você deseja melhorar os relacionamentos com fornecedores para um processo P2P, pode definir um KPI para a entrega pontual de mercadorias e pagamentos de faturas no prazo.

Dessa forma, você otimiza um processo para contribuir com seus objetivos de negócios mais amplos de maneira habilidosa. À medida que as prioridades mudam, você pode ajustar os KPIs e as tags nos painéis do UiPath Process Mining. Esse é mais um fator importante para garantir que seus objetivos de negócios de longo prazo estejam alinhados com os resultados de seus processos individuais.

Monitoramento e aprimoramento contínuos do P2P

Mas a mineração de processos não para por aí. Depois de automatizar o processo P2P, você ainda precisa verificar se o RPA está progredindo conforme o esperado. O UiPath Process Mining permite que você acompanhe os resultados da automação, fornecendo atualizações em tempo real dos dados do seu processo. O rastreamento do seu processo fornece uma comparação de RPA "antes e depois". Você pode ver como sua automação está funcionando e para onde ela está indo.

De acordo com o CPO Survey da Deloitte mencionado anteriormente, o principal desafio nas compras de hoje é a governança de dados – garantir a qualidade dos dados coletados, gerenciar o acesso aos dados e obter valor desses dados.

Para manter a privacidade dos dados enquanto democratiza a análise de processos, o UiPath Process Mining fornece uma abordagem de autoatendimento governado (GSS). Um gerenciamento de dados GSS garante que todos os usuários de negócios trabalhem com uma única fonte de verdade, tornando o processo claro para todas as partes interessadas.

Por sua vez, o GSS torna seu processo transparente, pois é baseado nos dados reais em seus sistemas corporativos. É difícil argumentar com os fatos. Processos transparentes são fundamentais para alcançar os objetivos de negócios mais amplos descritos anteriormente.

Monitoramento e aprimoramento contínuos do P2P

A mineração de processos fornece uma base para a cooperação interna e externa, o que é crucial para um processo P2P tranquilo. Com o UiPath Process Mining, você corta as operações em silos entre os departamentos. À medida que as partes interessadas obtêm a mesma ideia de um processo, elas podem adotar uma abordagem holística em suas iniciativas de melhoria de processo. E isso funciona muito bem com as partes interessadas internas e externas do processo.

A mineração de processos permite que os gerentes de nível executivo identifiquem a ineficiência e alinhem a otimização do processo com a estratégia de negócios. Os funcionários que executam as etapas de um processo também obtêm informações sobre seu trabalho e como isso afeta a organização.

Você também pode usar o gráfico de processo para se comunicar com fornecedores e investidores. Os insights de mineração de processos permitem que você corte os argumentos e construa uma conversa frutífera sobre maneiras de melhorar.

Veja como a UiPath Process Mining está liderando o desenvolvimento do mercado de mineração de processo em um relatório PEAK Matrix recente do Everest Group.