Otimize Seu Processo Purchase-to-Pay com Process Mining – Aumente Eficiência e Precisão

Como humanos, é da nossa natureza cooperar uns com os outros. Também podemos competir, mas psicólogos dizem que, ao escolher entre os dois, escolhemos a cooperação.

A cooperação é muito importante no local de trabalho. Trabalhar sem ela pode ter impacto negativo nos seus resultados de negócio mais amplos, incluindo produtividade, satisfação do cliente e receita.

Em teoria, a cooperação deveria ser fácil, especialmente se é da nossa natureza humana. Mas a maioria dos humanos sabe que leva uma certa dose de dedicação para cooperar no local de trabalho ou na vida diária.

Cada departamento e seus indivíduos têm metas, pontos de dor e objetivos muito diferentes. Sem má intenção, todos tendem a pensar dentro de seu próprio domínio. A cooperação ruim frequentemente resulta em pessoas e departamentos empreendendo suas próprias iniciativas de melhoria. Iniciativas descentralizadas podem causar distúrbios downstream para outros departamentos.

Nenhum lugar isso é mais evidente do que no processo purchase-to-pay.

O processo purchase-to-pay ou procure-to-pay (P2P) é um processo financeiro que toca muitos departamentos. O processo inclui todas as atividades desde o momento em que uma empresa solicita um bem ou serviço de um fornecedor, até pagar por esse bem ou serviço.

A eficiência do processo P2P impacta taxas de satisfação do cliente e custos, e influencia a capacidade da sua empresa de atingir metas de negócio mais amplas.

Neste post, estamos cobrindo as vantagens de otimizar o processo P2P com ajuda de dados disponíveis em sistemas corporativos (como SAP ou Oracle) e process mining. Mais especificamente, o UiPath Process Mining pode ajudar você a melhorar o processo P2P organizando seus dados existentes em um gráfico de processo abrangente e fornecendo insights transparentes.

Ter um melhor entendimento do processo P2P permite que você decida sobre táticas unificadas de melhoria de processo através de otimização e automação, resultando em maior eficiência, custos reduzidos e mantendo-se competitivo.

O processo purchase-to-pay

O processo P2P envolve todas as compras que uma empresa faz. Podem ser materiais de escritório ou semi-acabados (como um motor de carro para uma empresa de manufatura de carros) e equipamentos de alto valor (maquinário usado em produção, equipamentos médicos, etc.). Dentro do processo P2P, tarefas centrais incluem pedir esses bens, recebê-los e pagá-los.

As principais partes interessadas no processo P2P são os departamentos de compras ou finanças. Às vezes também envolve planejamento de materiais e armazenagem. O processo também impacta indiretamente o trabalho feito por vendas, suporte ao cliente e mais.

A natureza ampla e crítica do processo P2P significa que há um enorme incentivo para empresas otimizá-lo. Qualquer processo P2P ineficiente e enferrujado pode resultar em perda significativa de valor nas seguintes áreas:

• Satisfação do cliente

• Relacionamentos com fornecedores

• Satisfação no trabalho dos funcionários

• Colaboração interdepartamental

• Produtividade e lucratividade

Esses são alguns dos objetivos mais importantes para o negócio.

Com o UiPath Process Mining, é possível melhorar esses pontos e alcançar maior desempenho de negócio.

Novo no process mining? Comece aqui: Valor do Process Mining: O que Significa para Seu Negócio

A tecnologia de process mining fornece insights poderosos. É uma porta de entrada para tecnologias como machine learning (ML), inteligência artificial (IA) e automação de processos robóticos (RPA). Combinar essas tecnologias permite que você aproveite o poder da automação.

Uma empresa conta com dados para melhorar estrategicamente processos com RPA e rastreia resultados para gerar novas ideias de melhoria. Uma empresa automatizada lidera o mercado com consciência de processo e eficiência operacional. Como parte do ciclo de automação, o process mining desempenha papéis críticos no início do RPA e em seu desenvolvimento posterior. O process mining permite que você obtenha mais valor das automações.

O process mining permite que você confie na ciência para descobrir e classificar suas ideias de automação. Também permite que você:

• Obtenha uma visão abrangente dos processos da sua empresa

• Descubra os melhores fluxos de trabalho para automatizar

• Alinhe metas de processo com metas estratégicas

• Monitore e melhore continuamente seus processos

Conheça seu processo P2P por dentro e por fora

Vamos olhar para um gráfico de processo purchase-to-pay.

[Imagem: Gráfico de processo P2P minerado]

A imagem acima mostra um processo P2P minerado (um conjunto de dados bruto transformado em um gráfico de processo). Inclui cinco atividades centrais de um processo purchase-to-pay típico:

• Solicitação de compra

• Ordem de compra

• Recebimento de produto

• Recebimento de fatura

• Conclusão de fatura

A imagem acima mostra o processo P2P ideal.

O UiPath Process Mining (disponível via Plataforma UiPath) pode dar a você uma visão mais profunda dos seus processos e deixar você descobrir o quão longe você está do cenário ideal. Usando dados de log de eventos de um software empresarial como SAP, o process mining transforma dados em um gráfico de processo limpo para análise intuitiva.

Quanto mais fundo no gráfico de processo você vai, mais notará como ele é diferente de como você quer que seu processo seja. Como resultado, o processo simples da imagem acima se revela caótico:

[Imagem: Processo P2P real caótico vs. ideal]

Visualização intuitiva de processo diz tudo que você quer saber sobre o processo e atua como a única fonte de verdade para toda a sua equipe. O gráfico de processo elimina qualquer ambiguidade de processo, dando a todos uma visão consolidada de atividades, tempos, custos, cooperação, desempenho humano e de robôs de software, etc.

Onde antes você precisaria gastar tempo descobrindo como o processo P2P roda, o UiPath Process Mining faz isso instantaneamente usando dados reais de sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou gestão de relacionamento com cliente (CRM).

Então, o que você pode fazer com esses insights baseados em dados?

Identificar partes do processo purchase-to-pay mais adequadas para automação

Automação de processos robóticos (RPA) é uma das maneiras mais produtivas de melhorar a eficiência e o desempenho do seu processo. De acordo com a Pesquisa Global CPO da Deloitte, a demanda por RPA e análises avançadas em compras está em alta. RPA não é novidade para produtividade em equipes de contas a pagar, mas pode prosperar mais com process mining.

Com insights de process mining, você pode determinar se seu processo P2P está pronto para automação. Um processo pronto para automação é um processo padronizado que visa produtividade ainda maior. O UiPath Process Mining pode apontar alguns dos critérios de prontidão para automação como:

• Alto volume de tarefas repetitivas baseadas em regras

• Número de horas gastas em tarefas vs. custos

• Datas de vencimento atrasadas

• Loops de processo como resultado de erros e necessidade de refazer a tarefa, etc.

Um processo mal projetado ou executado não está pronto para automação. Tal processo frequentemente carece de documentação adequada, padronização e é difícil para as pessoas seguirem. Usando process mining para guiar sua estratégia de automação, você confia em dados e não no seu feeling.

Leia este post para avaliar se seu processo está pronto para automação.

O UiPath Process Mining ajuda você a considerar os detalhes do seu complexo processo P2P e automatizar as atividades com o maior retorno sobre investimento (ROI).

Vamos pensar em um exemplo: há um processo que você minerou. Baseado no gráfico de processo, você nota que em uma das atividades do processo os funcionários não entregam seu trabalho no tempo. Você investiga mais fundo e percebe que, devido a erros na inserção de dados, os funcionários frequentemente refazem a tarefa, o que causa atraso na entrega. Automatizando esta tarefa, você melhora a qualidade do trabalho entregue e libera o tempo dos funcionários. A equipe então pode focar em outras atividades dentro do processo P2P, como melhoria de relacionamentos com fornecedores para assegurar entrega no prazo.

Aqui estão outros exemplos de tarefas que robôs de software UiPath podem lidar para tornar seu processo P2P mais suave:

• Escanear uma caixa de entrada para pedidos e inseri-los no SAP

• Correspondência da ordem de compra com a fatura

• Gerar ordem de compra após aprovação de requisição de compra e mais

Com process mining, você não só pode prever oportunidades de melhoria, mas também estimar o ROI do seu projeto de RPA. Assim você sabe o valor da otimização do processo P2P em relação ao desempenho de negócio total.

Alinhe suas metas de RPA com metas estratégicas mais amplas

Lembre-se das metas estratégicas que mencionamos antes? As principais metas estratégicas de qualquer empresa giram em torno de satisfação do cliente, relacionamentos com fornecedores, felicidade dos funcionários, lucratividade e produtividade.

O UiPath Process Mining ajuda você a vincular suas metas estratégicas a KPIs e tags específicos. Se você quer melhorar relacionamentos com fornecedores para um processo P2P, você poderia definir um KPI para entrega pontual de bens e pagamentos de faturas no prazo.

Desta forma, você otimiza um processo para contribuir para suas metas de negócio mais amplas de maneira habilidosa. À medida que prioridades mudam, você pode ajustar os KPIs e tags nos dashboards do UiPath Process Mining. Este é mais um fator chave para garantir que suas metas de negócio de longo prazo se alinhem com os resultados individuais do processo.

Monitoramento e melhoria contínua do P2P

Mas o process mining não para por aí. Uma vez que você automatizou o processo P2P, ainda precisa verificar se o RPA está progredindo como esperado. O UiPath Process Mining permite que você acompanhe os resultados da automação fornecendo atualizações em tempo real nos dados do seu processo. Rastrear seu processo dá uma comparação "antes e depois" do RPA. Você pode ver como sua automação está rodando e onde está saindo do curso.

De acordo com a Pesquisa CPO da Deloitte mencionada anteriormente, o principal desafio nas compras atuais é governança de dados — assegurar qualidade de dados coletados, gerenciar acesso a dados e obter valor desses dados.

Para manter privacidade de dados enquanto democratiza análises de processo, o UiPath Process Mining fornece uma abordagem de self-service governado (GSS). Uma gestão de dados GSS garante que todos os usuários de negócio trabalhem com uma única fonte de verdade, tornando o processo claro para todas as partes interessadas.

Por sua vez, GSS torna seu processo transparente, pois é baseado nos dados reais nos seus sistemas corporativos. É difícil argumentar com fatos. Processos transparentes são chave para alcançar as metas de negócio mais amplas descritas antes.

Monitoramento e melhoria contínua do P2P

O process mining fornece uma base para cooperação interna e externa, que é crucial para um processo P2P suave. Com o UiPath Process Mining em vigor, você corta operações em silos entre departamentos. À medida que as partes interessadas ganham a mesma ideia de um processo, elas podem adotar uma abordagem holística em suas iniciativas de melhoria de processo. E isso funciona muito bem com stakeholders internos e externos do processo.

O process mining permite que gerentes de nível executivo identifiquem ineficiência e alinhem a otimização do processo com a estratégia de negócio. Funcionários executando as etapas de um processo também ganham insight sobre seu trabalho e como ele afeta a organização.

Você também pode usar o gráfico de processo para se comunicar com fornecedores e investidores. Insights de process mining permitem que você corte argumentos e construa uma conversa frutífera sobre maneiras de melhorar.

Veja como o UiPath Process Mining está liderando o desenvolvimento do mercado de process mining em um relatório PEAK Matrix recente do Everest Group.