Insights de processo:o que fazer após a análise de processo

Nota do editor :novo no processo de mineração? Sugerimos começar com a leitura introdutória O que é Mineração de Processos? .

Suponha que você esteja na seguinte situação:você está gerenciando um departamento que executou todas as etapas da análise de processos e descobriu seu processo real usando a mineração de processos. Agora você tem os insights do processo.

Eventualmente, você tem um belo modelo de processo descrevendo como seu pessoal trabalha e quais etapas em geral eles seguem. Você validou todos os dados e todos concordam que, de fato, eles estão vendo um verdadeiro reflexo de seu trabalho neste modelo de processo.

Claro, a próxima pergunta lógica é “O que vem a seguir?”

O que fazer com os insights?

Um modelo de processo é apenas isso, um modelo. Infelizmente, apenas ter conhecimento sobre seu processo não criará valor em sua mineração de processos.

Você precisa conectar o conhecimento que possui como proprietário/praticante de processo em sua empresa com o conhecimento adquirido com o modelo de processo.

Dessa forma, você realmente determinará quais partes do seu processo precisam ser aprimoradas e quais mudanças você pode fazer em sua organização.

Você pode agir e fazer a diferença real.

Saiba como os insights de mineração de processos transformaram outras empresas.

Conceitos de negócios que fazem a diferença

É claro que cada processo é diferente e cada empresa o executa de maneira diferente, mas muitos projetos de mineração de processos compartilham objetivos semelhantes que lucram com conceitos de negócios semelhantes.

Aqui, você encontrará cinco conceitos que frequentemente encontramos na obtenção de projetos de mineração de processos de apenas um conceito para trazer mudanças reais com base em insights de processo.

1. Contexto do processo

Todo processo tem um contexto.

Um dos objetivos mais importantes na preparação de seu projeto de processo é capturar esse contexto o mais completo possível. As informações de contexto em seu modelo de processo permitem uma visão muito mais útil de seus dados.

Com informações de contexto, você poderá relacionar fluxos de processo ou tempos que podem parecer pouco naturais a princípio, com o conjunto completo de condições do caso.

Esse tipo de insight é inestimável para formular a próxima ação correta na melhoria de seu processo e garantir que as mudanças que você planeja fazer estejam corretas.

Então, o que você deve procurar em termos de contexto?

Em geral, você deseja capturar todas as variáveis ​​que podem influenciar o processo. Com isso em mente, essas variáveis ​​dependem do processo, mas deixe-me dar um exemplo do que você pode procurar na prática.

Em um projeto, informações simples de fornecedores ajudaram a mineração de processos a se tornar um poderoso meio de comunicação para esses mesmos fornecedores.

Como resultado da demonstração de diferenças de fluxo de processo para os fornecedores que usam um aplicativo de faturamento padrão e aqueles que não usam esse aplicativo, a vantagem do aplicativo ficou imediatamente clara.

Uma enorme diminuição na quantidade de retrabalho como efeito da falta de informações na fatura e com isso, tempo de pagamento muito mais rápido, muito menos trabalho manual e um processo de aquisição ao pagamento muito mais simplificado.

2 . Contratos de fluxo de processo

Todo dono de processo tem uma ideia de como seu processo deve fluir.

Essa ideia pode ser um acordo explícito sobre uma certa quantidade de verificações que uma equipe precisa realizar. Claro, também pode ser apenas um palpite sobre quais departamentos devem lidar com quais etapas do processo a serem examinadas.

Adicionar esse conhecimento ao seu kit de ferramentas de mineração de processos não é apenas essencial para qualquer forma de verificação de conformidade, mas também pode enriquecer sua análise com muitos insights dos profissionais de processo reais.

A verificação de conformidade é um dos usos mais poderosos que a mineração de processos facilita. Ao realmente comparar o processo esperado com o processo executado, o proprietário do processo pode ver onde sua expectativa não foi atendida e agir de acordo com essas diferenças.

Um olhar muito mais aprofundado sobre a verificação de conformidade e suas vantagens já foi escrito por um de meus colegas e eu recomendo a leitura se você estiver interessado.

Às vezes, a percepção do processo de sua análise de fluxo nem precisa ser extremamente complexa para ter valor comercial.

Apenas saber quem executou uma determinada etapa já pode fornecer um feedback valioso sobre as expectativas da gestão da execução do processo e o desempenho real dos funcionários.

3 . Acordos de tempo

Ao lado do fluxo do processo, tempo é um dos tópicos mais discutidos em projetos de mineração de processos.

Todo proprietário de processo deseja que seu processo seja executado da forma mais eficiente possível, sem cortes. Embora seja impossível definir o que isso significa apenas com um modelo de processo.

Para analisar efetivamente quais partes do seu processo estão levando mais tempo do que deveriam, é essencial saber quanto tempo cada etapa do processo deve levar.

Ao ver quanto tempo cada etapa está demorando e comparando isso com nossas expectativas sobre o tempo, podemos detectar gargalos , distinguir onde há uma escassez de recursos , analise onde as dependências externas retardar o processo, e muito mais.

Incorporar os termos encontrados em contratos com fornecedores ou clientes permite um olhar ainda mais aprofundado sobre como é feito o seu processo.

Ao comparar a data de vencimento de, por exemplo, um pagamento com a data de pagamento real em uma escala completa no processo de contas a pagar, podemos obter uma visão concreta de que tipo de desconto está faltando. Pode ser que estejamos pagando muito tarde ou haja um efeito negativo de pagar suas faturas muito cedo.

Outro exemplo muito natural são os acordos de nível de serviço (SLAs) para sistemas de emissão de bilhetes.

Quase todo help desk tem um acordo sobre prazos, como tempo de primeira resposta e tempo de solução. Ao identificar o que está causando os casos que ultrapassam as horas extras, podemos melhorar nossos principais indicadores de desempenho (KPIs) nesses horários e aumentar a satisfação do cliente.

4 . Informações baseadas no usuário

Alguns dos resultados mais interessantes da mineração de processos você obterá ao observar a maneira como as pessoas trabalham juntas.

Em muitos processos com mais de uma equipe envolvida, podemos identificar uma tendência de mudanças desnecessárias na responsabilidade do caso. Isso pode causar não apenas atrasos na execução dos processos, mas também incômodos no dia a dia de seus colaboradores.

Ao adicionar a equipe que executou as etapas do processo no UiPath Process Mining, podemos verificar se não apenas nosso fluxo de processo é o que esperamos, mas também como nossos casos fluem por diferentes equipes.

Identificar as diferenças entre o fluxo esperado e o atual da equipe nos permite identificar onde as informações podem estar faltando e onde precisamos fornecer mais estrutura.

É claro que, nesse contexto, equipes são quaisquer grupos de pessoas, seja país, departamento ou instalação. Ver a interação entre diferentes grupos de pessoas pode ser muito interessante para detectar, explorar e agir.

5 . Monitorando seu progresso

Obviamente, para muitas empresas que começam com mineração de processos, análise e descoberta de processos parecem os recursos mais interessantes que a tecnologia oferece a seus usuários.

No entanto, a descoberta de processos permite apenas uma primeira referência de como seu processo foi executado no passado. O comparativo de mercado pode permitir alguns insights acionáveis, mas sem seguir as ações, esses insights continuam vazios.

Depois de alterar seu processo de qualquer maneira, formato ou forma, o próximo uso lógico da mineração de processos é rastrear o efeito que essa alteração tem no desempenho do processo.

Você está realmente conseguindo mais casos que estão seguindo o caminho certo na primeira vez?

Seus KPIs estão melhorando com base em sua mudança ou há necessidade de ação extra?

Sem uma visão atualizada do seu processo atual, é impossível dizer quais efeitos suas alterações causaram.

É por isso que, depois de ter uma configuração de projeto de análise de processos bem-sucedida, o próximo item da sua agenda é como vamos alcançar um processo melhor e como vamos medir esse desempenho.

Aprofunde-se:Análise de processos:5 maneiras de obter valor comercial a partir dos resultados da mineração de processos

Quais KPIs realmente mostram um processo que funciona bem e como vamos avaliar nossas mudanças regularmente usando esses KPIs?

Com essas perguntas respondidas, você ficará muito mais próximo de um ciclo de melhoria contínua e poderá avançar para um processo ideal!

6 . Conclusão

A descoberta de processos é apenas o começo de sua empolgante jornada para a melhoria dos negócios.

A diferença real vem com as mudanças que você implementa em sua organização, ações que você toma para evitar os riscos que você conhece agora, orçamento extra e reviravoltas na estratégia que precisam ser executadas de acordo com as percepções do processo.

Lembre-se, sua organização está pronta para a mineração de processos quando estiver pronta para grandes mudanças.

Mas esta é a sua chance de crescer e alcançar um ponto de bem-estar sustentável e eficiente nos negócios.

Boa mineração!