A importância do Robotic Operating Model (ROM) na RPA

"Nem todos em RPA sabem o que é um 'bom' processo. Alguns são desenvolvidos com pouco ou nenhum benefícios de negócios ou construído com lógica complexa destinada a causar problemas mais tarde."
Quando Benjamin Franklin disse que “uma grama de prevenção vale um quilo de cura”, ele não estava se referindo especificamente à Robotic Process Automation (RPA) e à importância do Robotic Operating Model (ROM). Mas ele poderia muito bem ter sido.

O RPA é implementado melhor quando a jornada completa é definida antecipadamente, em vez de esperar até que você descubra um erro e depois o corrija.

A ROM da Blue Prism foi fundada para servir exatamente a esse propósito e é dividida em sete pilares:

• Visão
• Organização
• Governança e pipeline
• Metodologia de entrega
• Modelo de serviço
• Pessoas
• Tecnologia

Cada pilar engloba as várias considerações que você precisa fazer ao implementar uma solução de RPA.

A adesão ao Blue Prism ROM garante que um Centro de Excelência de RPA (CoE) prospere e cresça organicamente, em vez de estagnar. É o que torna o RPA facilmente escalável e impede que uma empresa opere com o RPA antes de poder andar.

Visão

Você precisa primeiro considerar a estratégia e o objetivo da sua implementação de RPA. Você está procurando melhorar a qualidade de seus dados, economizar custos ou aprimorar a experiência do usuário fornecendo respostas mais rápidas e precisas?
Seja qual for o seu raciocínio, é importante entender como sua estratégia de RPA se alinha à do negócio em geral. Dessa forma, quando você estiver pronto para escalar, já terá o apoio.

Depois de estabelecer sua visão - vá lá e faça-se ouvir! Garanta o buy-in do topo da organização e verifique se ele está sendo cascata para baixo de maneira positiva.

Encontre um chefe de RPA com um entusiasmo contagiante por seus objetivos organizacionais, que realizará roadshows, workshops e outras iniciativas para envolver as pessoas em toda a empresa. Os campeões de RPA também podem divulgar e identificar outras oportunidades de automação.

Quanto mais cedo você conseguir as pessoas certas a bordo, melhor!

Organização

A próxima etapa envolve o planejamento do seu modelo organizacional. Onde a RPA ficará dentro do negócio e quais são seus planos de crescimento? Uma abordagem centralizada abrange toda a organização. Pode ser benéfico incorporar isso em um CoE existente. No entanto, se você tiver uma equipe de entrega limitada, precisará gerenciar as expectativas quando todos os cantos da empresa estiverem batendo à sua porta para que o processo seja automatizado!

Uma abordagem federada é onde o recurso de RPA fica dentro de uma função específica, mas é dimensionado para toda a empresa, com a equipe central controlando os padrões e as melhores práticas. Isso é alcançado criando pods de entrega em toda a organização, responsáveis ​​pela identificação e entrega de seus próprios processos automatizados regidos pelo CoE.

Uma abordagem divisional é menos favorável. É aqui que várias funções de RPA são executadas separadamente em toda a organização com infraestrutura separada, governança separada e equipes separadas. Não é econômico e impede a escala real.

Governança e pipeline

Nem todos na RPA sabem o que é um processo “bom”. Alguns são desenvolvidos com pouco ou nenhum benefício comercial ou construídos com lógica complexa destinada a causar problemas mais tarde.

É importante ser claro sobre o que faz um processo realmente bom. Lógica binária, bem como aplicativos de destino altamente transacionais e confiáveis, são apenas algumas das coisas que você deve procurar.

Quando você tiver clareza sobre a definição de “bom”, poderá identificar os processos alimentados por meio da governança. Dessa forma, você fará as perguntas certas para o público certo.

Por exemplo, você pode ter encontrado um processo aparentemente ideal para automação, mas o representante de TI em seu conselho de governança informa que há um patch programado para o aplicativo de destino com vencimento em dois meses. Você precisará espiar novamente seus elementos e colocar o processo em espera até que o patch seja executado.

Entre outros tópicos discutidos no Conselho de Governança, você abordará a geração de demanda, ou seja, como você vai gerar demanda por RPA dentro do negócio? Incentivos de funcionários para identificar processos adequados, comunicações internas e realizar workshops para engajamento são apenas algumas das técnicas que recomendamos.

Metodologia de entrega

Agora que você identificou todos esses processos, como você vai entregá-los como soluções automatizadas?

Capturar informações incorretas (ou esquecer de capturá-las) na fase de definição pode ter um impacto catastrófico, portanto, você precisa de um SME experiente para capturar as informações do processo. Também vale a pena realizar um passo a passo do processo para o público certo.

É muito tentador que seu desenvolvedor automatize a solução na Blue Prism o mais rápido possível. A longo prazo, porém, você desejará ter tido um pouco mais de tempo.

Primeiro, documente o processo “to-be”. Como o processo robótico será diferente do processo humano? Qual é o plano para construir no Blue Prism?

Descreva os Objetos de Negócios necessários para esta solução e compare-os com os Objetos que já existem em seu ambiente. Isso acabará adiantando seus tempos de desenvolvimento à medida que você expande sua biblioteca de objetos reutilizáveis. O desenvolvimento pode começar uma vez que o “to-be” tenha sido acordado com a empresa e sua autoridade de design/desenvolvedor líder tenha aprovado o projeto proposto e realizado as revisões de pares necessárias.

Assine o teste e certifique-se de que o negócio está satisfeito. Existem outras entregas importantes que precisam ser produzidas nas fases de teste e lançamento – e é crucial não negligenciá-las!

Modelo de serviço

Uma vez que seus processos estão em produção, você precisa obter o suporte certo para eles.

Seus robôs estão devolvendo referências de negócios à equipe operacional para digitação manual? Os desenvolvedores estão à disposição caso os robôs não ajam conforme o esperado? Você tem planos de recuperação de desastres para evitar a perda de recursos robóticos?

A última coisa que você precisa é perder seus recursos robóticos devido a um modelo de serviço ruim.

Pessoas

Todas as grandes equipes planejam o sucesso futuro desde o início. No entanto, se seus desenvolvedores não tiverem experiência, eles terão dificuldades para lidar com os inevitáveis ​​pontos problemáticos do RPA. Nomear um desenvolvedor líder de alta qualidade é essencial, mas essas pessoas podem ser extremamente difíceis de encontrar no mercado atual.

Os desenvolvedores precisarão ser treinados com o mais alto padrão tanto no desenvolvimento do Blue Prism quanto na análise de processos. Dessa forma, eles estão prontos para atuar em uma função híbrida, ao mesmo tempo em que recebem suporte no local de um consultor experiente.

À medida que sua equipe de desenvolvimento continua a crescer, você deve procurar nomear uma Autoridade de Projeto para garantir que os padrões sejam mantidos e um Monitor de Sala de Controle para gerenciar seus robôs de produção.

Por fim, planeje quando você precisará contratar. Isso pode ajudar a manter a continuidade e a qualidade em toda a sua equipe de entrega.

Tecnologia

O sétimo pilar envolve considerações sobre qual abordagem técnica você adota. A configuração da máquina virtual, o provisionamento de licenças para dimensionamento futuro e a recuperação de desastres devem ser contemplados, bem como a escolha entre uma solução baseada em nuvem e um host local.

Um problema comum é a falha na criação de máquinas virtuais em uma imagem comum, o que significa que técnicas de desenvolvimento como a automação de superfície representam uma ameaça maior de falha.

Acertar cada pilar é essencial para o sucesso em qualquer solução de RPA.

Escrito por Rob Dawson, consultor principal, Robiquity