Por Que o Modelo Operacional Robótico (ROM) é Essencial para o Sucesso do RPA

"Nem todos em RPA sabem o que é um processo 'bom'. Alguns são desenvolvidos com pouco ou nenhum benefício de negócios ou construídos com lógica complexa destinada a causar problemas mais tarde."

Quando Benjamin Franklin disse "uma onça de prevenção vale uma libra de cura", ele não se referia especificamente à Automação de Processos Robóticos (RPA) e a importância do Modelo Operacional Robótico (ROM). Mas poderia muito bem ter sido.

RPA é melhor implementado quando a jornada completa é definida antecipadamente, em vez de esperar até descobrir um erro e então corrigi-lo.

O ROM da Blue Prism foi fundado para servir exatamente a esse propósito e é dividido em sete pilares:

• Visão
• Organização
• Governança e Pipeline
• Metodologia de Entrega
• Modelo de Serviço
• Pessoas
• Tecnologia

Cada pilar abrange as várias considerações que você precisa fazer ao implementar uma solução RPA.

Aderência ao ROM da Blue Prism garante que um Centro de Excelência (CoE) de RPA prospere e cresça organicamente, em vez de estagnar. É o que torna RPA facilmente escalável e impede uma empresa de correr com RPA antes de saber andar.

Visão

Você precisa primeiro considerar a estratégia e propósito da sua implementação de RPA. Está buscando melhorar qualidade de dados, economizar custos ou melhorar experiência do usuário fornecendo respostas mais rápidas e precisas?
Seja qual for seu motivo, é importante entender como sua estratégia para RPA se alinha à do negócio mais amplo. Assim, quando estiver pronto para escalar, já terá o apoio.

Uma vez estabelecida sua visão — vá lá e faça-se ouvir! Garanta adesão do topo da organização e verifique se está sendo cascateada para baixo de forma positiva.

Encontre um Chefe de RPA com entusiasmo contagiante pelos objetivos organizacionais que promoverá roadshows, workshops e outras iniciativas para engajar pessoas em todo o negócio. Campeões de RPA também podem espalhar a boa palavra e identificar mais oportunidades de automação.

Quanto mais cedo você colocar as pessoas certas a bordo, melhor!

Organização

O próximo passo envolve planejar seu modelo organizacional. Onde o RPA ficará dentro do negócio e quais são seus planos de crescimento? Uma abordagem centralizada abrange toda a organização. Pode ser benéfico incorporar isso em um CoE existente. No entanto, se você tem uma equipe de entrega limitada, precisará gerenciar expectativas quando todos os cantos do negócio estiverem batendo à sua porta para seu processo ser automatizado!

Uma abordagem federada é onde a capacidade de RPA fica dentro de uma função específica, mas é escalada pelo negócio, com a equipe central controlando padrões e melhores práticas. Isso é alcançado criando pods de entrega em toda a organização, responsáveis por identificação e entrega de seus próprios processos automatizados governados pelo CoE.

Uma abordagem divisional é a menos favorável. É onde múltiplas funções de RPA rodam separadamente pela organização com infraestrutura separada, governança separada e equipes separadas. Não é custo-efetivo e impede escala real.

Governança e pipeline

Nem todos em RPA sabem o que é um processo 'bom'. Alguns são desenvolvidos com pouco ou nenhum benefício de negócios ou construídos com lógica complexa destinada a causar problemas mais tarde.

É importante ser claro sobre o que torna um processo verdadeiramente bom. Lógica binária, bem como aplicações alvo altamente transacionais e confiáveis, são apenas algumas das coisas que você deve procurar.

Uma vez claro sobre a definição de 'bom', você pode identificar processos alimentados através de governança. Assim, fará as perguntas certas para a audiência certa.

Por exemplo, você poderia ter encontrado um processo aparentemente ideal para automação, mas o representante de TI no seu conselho de governança informa que há um patch programado para a aplicação alvo daqui a dois meses. Você precisará re-espiar seus elementos e colocar o processo em espera até que o patch seja realizado.

Entre outros tópicos discutidos no Conselho de Governança, você cobrirá geração de demanda, ou seja, como vai gerar demanda para RPA dentro do negócio? Incentivos para funcionários identificarem processos adequados, comunicações internas e workshops de engajamento são apenas algumas das técnicas que recomendamos.

Metodologia de entrega

Agora que você identificou todos esses processos, como vai entregá-los como soluções automatizadas?

Capturar informações incorretas (ou esquecer de capturá-las) na fase de definição pode ter impacto catastrófico, então você precisa de um especialista no assunto (SME) conhecedor para capturar informações do processo. Também vale a pena fazer um walk-through do processo para a audiência certa.

É muito tentador ter seu desenvolvedor automatizar a solução no Blue Prism o mais rápido possível. No longo prazo, porém, você vai desejar ter gasto um pouco mais de tempo.

Primeiro, documente o processo "to-be". Como o processo robótico diferirá do processo humano? Qual é o blueprint para construir no Blue Prism?

Desenhe os Objetos de Negócio que você precisa para esta solução e compare-os com Objetos que já existem no seu ambiente. Isso eventualmente trará seus tempos de desenvolvimento para frente à medida que expande sua biblioteca de objetos reutilizáveis. O desenvolvimento pode começar uma vez que o "to-be" tenha sido acordado com o negócio, e sua autoridade de design/desenvolvedor líder aprovou o blueprint proposto e conduziu as revisões de pares necessárias.

Assine testes e garanta que o negócio está satisfeito. Existem outros entregáveis-chave que precisam ser produzidos nas fases de teste e release — e é crucial não negligenciá-los!

Modelo de serviço

Uma vez que seus processos estão em produção, você precisa obter o suporte certo ao redor deles.

Seus robôs estão devolvendo encaminhamentos de negócios para a equipe operacional para digitação manual? Desenvolvedores estão à mão caso os robôs não ajam como esperado? Você tem planos de recuperação de desastres para evitar perda de recursos robóticos?

A última coisa que você precisa é perder seus recursos robóticos devido a um modelo de serviço ruim.

Pessoas

Todas as grandes equipes planejam sucesso futuro desde o início. Se seus desenvolvedores não são experientes, porém, eles lutarão para lidar com os inevitáveis pontos de dor do RPA. Nomear um desenvolvedor líder de alta qualidade é essencial, mas essas pessoas podem ser extremamente difíceis de encontrar no mercado atual.

Desenvolvedores precisarão ser treinados no mais alto padrão tanto em desenvolvimento Blue Prism quanto em análise de processos. Assim, estarão prontos para atuar em papel híbrido, enquanto recebem suporte no local de um consultor experiente.

À medida que sua equipe de desenvolvimento continua a crescer, você deve procurar nomear uma Autoridade de Design para garantir que padrões sejam mantidos e um Monitor de Sala de Controle para gerenciar seus robôs de produção.

Por fim, planeje quando precisará contratar. Isso pode ajudar a manter continuidade e qualidade em toda sua equipe de entrega.

Tecnologia

O sétimo pilar envolve considerações sobre qual abordagem técnica você toma. Configuração de máquina virtual, provisionamento de licença para escala futura, e recuperação de desastres devem ser contemplados, bem como escolher entre solução baseada em nuvem e hospedagem on-premise.

Um problema comum é falhar em construir máquinas virtuais contra uma imagem comum, significando que técnicas de desenvolvimento como Automação de Superfície representam uma ameaça maior de falha.

Acertar cada pilar é essencial para sucesso em qualquer solução RPA.

Escrito por Rob Dawson, consultor principal, Robiquity