Fabricantes: Por que a Adoção da Nuvem é Essencial para Vantagem Competitiva

Para muitas organizações, a nuvem ainda se resume a armazenamento e backup. Para aquelas que vão além, a nuvem pode ser transformacional, permitindo que empresas compitam efetivamente em um mercado dominado por grandes corporações.

Por que Começar com Contas a Pagar?

Tradicionalmente, fabricantes recebem grande volume de faturas de fornecedores. O processamento manual consome tempo e recursos significativos, tanto humanos quanto financeiros. Alcançar precisão total consistentemente em processos manuais é difícil, pois sempre há chance de erro.

Essa dificuldade se agrava no ambiente moderno, onde faturas chegam em diferentes formatos de várias origens: papel, sistemas online, e-mails e PDFs. Processos manuais complexos podem estender o prazo de processamento além de 14 dias, arriscando multas por pagamento atrasado e perdendo a oportunidade de descontos por pagamento antecipado e melhores relacionamentos com fornecedores.

Embora empresas maiores estatisticamente tendam a ser piores no pagamento pontual de faturas, elas dispõem de caixa e capacidade financeira para absorver multas. Não é o caso de muitas organizações com menos acesso a financiamento confiável e menos caixa disponível. Uma gestão eficaz de contas a pagar combate esse problema, evitando relacionamentos danificados com fornecedores que podem recusar acordos futuros se considerarem a empresa pouco confiável.

Impacto na Produção e Escalabilidade

O sucesso de um negócio manufatureiro depende da eficácia das linhas de produção. Automatizar processos administrativos libera recursos para serviços de maior valor agregado, como manter a produção local e reduzir a necessidade de terceirização. Quando a produção já é distribuída entre vários escritórios globais, faturas podem ser carregadas localmente, processadas automaticamente e gerenciadas na sede.

Estabelecer as bases da automação com contas a pagar permite que a organização comece pelo processo central, antes de estender para todo o conjunto de processos financeiros. Fabricantes podem então automatizar processamento de pedidos de venda, notas de entrega e requisições de compra. Construir a automação do conjunto financeiro dessa forma maximiza tanto a produtividade quanto o retorno sobre investimento.

Como a Nuvem Pode Ajudar?

A nuvem é a infraestrutura onde uma aplicação ou programa pode rodar em muitos computadores simultaneamente. Embora possa se referir a outros tipos de rede, computação em nuvem normalmente se refere à Internet. Nesse sentido, uma empresa pode fornecer acesso a software, mas armazená-lo em seu servidor central em vez de emitir uma cópia física ao cliente. Clientes acessam e usam o software conectando-se à Internet e fazendo login no servidor seguro. Esse é o modelo Software as a Service (SaaS).

Como o software roda no servidor central do provedor, não é necessário que o cliente o armazene e execute em seu computador, liberando memória e aumentando o desempenho.

Contas a Pagar na Nuvem

Usar SaaS baseado em nuvem para automatizar a função de contas a pagar do back-office permite a adoção de uma solução completa para captura e processamento de faturas com envolvimento mínimo de TI ou investimento em hardware e software adicionais.

As soluções mais eficazes extraem dados de documentos automaticamente, distinguindo (por exemplo) texto que é endereço ou nome da empresa de um número de pedido de compra. Ao automatizar a extração dessas informações, fabricantes podem combinar automaticamente faturas a pedidos de compra e notas de entrega. Quando todos os documentos relevantes estão disponíveis e as informações conferem, o software processa faturas para pagamento e armazena as informações juntas de forma segura na nuvem.

Democratização da Automação

Fabricantes estão em posição melhor do que nunca para automatizar completamente processos de negócio. Historicamente, hardware, software e infraestrutura caros eram necessários desde o início, deixando a automação abrangente disponível exclusivamente para grandes organizações. O modelo SaaS permite que até fabricantes menores obtenham os mesmos resultados sem investimento inicial e com tempo de implementação extremamente rápido. Em poucas semanas, gestores podem aprovar faturas externamente, mesmo fora do escritório.

Segurança Aprimorada

Para muitas organizações, mover a automação de processos de negócio para a nuvem aumenta a segurança. Garantir os níveis de segurança e redundância que um provedor de SaaS ou serviço em nuvem possui é extremamente caro com infraestrutura local. Consequentemente, migrar de uma configuração de TI local para um serviço baseado em nuvem pode aumentar a segurança e impulsionar a eficiência do negócio.

Posicionando Fabricantes para o Crescimento

Além de processar faturas, gerenciar pagamentos, planejar fluxo de caixa e manter a fluidez da cadeia de suprimentos, fabricantes precisam garantir um rastro documental eficaz para auditoria. Usar funcionalidades da nuvem permite simplificar funções financeiras e reduzir drasticamente o tempo necessário para garantir conformidade. Serviços de automação em nuvem permitem que empresas de qualquer porte digitalizem cada fatura ao chegar, garantindo imediatamente uma cópia armazenada com segurança online. Sistemas de faturas baseados em nuvem posicionam fabricantes para o crescimento, permitindo aproveitar implantação flexível de recursos e capacidade de redimensionar eficientemente a atividade empresarial. Economias de tempo de 75% nas funções financeiras são comuns, especialmente para empresas com muitos fornecedores que processam mais de 5.000 faturas por ano.

O processamento de faturas não consome mais o tempo valioso dos tomadores de decisão. Gestores podem focar no pequeno número de exceções que o software identifica, aprovando-as de qualquer lugar: smartphone, PC ou tablet. Em vez de gastar tempo processando pilhas de faturas, gestores ficam livres para crescer o negócio, melhorar relacionamentos com fornecedores e competir com os melhores do mercado.

Pesquisa da ReadSoft revelou que 77% dos fabricantes acreditavam que o crescimento era impedido por processamento manual de pedidos de venda, com 61% das empresas ainda recebendo pedidos de venda em papel que precisam ser processados manualmente. Ao automatizar o processo central de contas a pagar, as organizações se posicionam para o crescimento através da tecnologia. É então um passo claro e simples para a automação de pedidos de venda e uma redução de 42% no atraso do tempo de cumprimento de pedidos de venda.