Fabricantes ouçam! Aproveite a nuvem ou saia agora

Para muitas organizações, a nuvem ainda tem tudo a ver com armazenamento e backup. Para organizações que procuram além disso, a Nuvem pode ser transforma...
Para muitas organizações, a nuvem ainda tem tudo a ver com armazenamento e backup. Para organizações que buscam além disso, a Nuvem pode ser transformadora, permitindo que as empresas concorram de forma eficaz em um mercado dominado por grandes corporações.

Por que começar com contas a pagar?

Tradicionalmente, os fabricantes recebem um grande número de faturas de fornecedores. O processamento manual de faturas requer uma quantidade significativa de tempo e recursos, tanto humanos quanto financeiros. Além disso, atingir consistentemente a precisão total durante os processos manuais pode ser difícil, pois sempre há uma chance de erro.

Essa dificuldade é agravada no ambiente de fabricação moderno, onde as faturas chegam em diferentes formatos de vários locais. As faturas agora chegam em papel, de sistemas online, em e-mails e como PDFs. Processos manuais complicados podem levar o tempo de resposta para além de 14 dias, arriscando taxas de liquidação atrasadas e perdendo a oportunidade de se beneficiar de descontos por pagamento antecipado e melhores relacionamentos com fornecedores.

Embora as empresas maiores estatisticamente tendam a ser piores no pagamento de faturas em dia, elas têm o dinheiro disponível e a capacidade financeira de absorver as taxas de liquidação atrasada. Este não é o caso de muitas organizações que têm menos acesso a finanças confiáveis ​​e consistentes e menos dinheiro disponível para absorver encargos. A gestão eficaz do AP combate esse problema, evitando relacionamentos prejudicados com fornecedores que podem se recusar a fazer acordos futuros se encontrarem uma empresa não confiável.

O sucesso de um negócio de manufatura depende da eficácia das linhas de produção. A automatização de processos administrativos libera recursos que podem ser utilizados em outros serviços de valor agregado, como manter a produção local e reduzir a necessidade de terceirização. Onde a produção já é distribuída entre vários escritórios globais, as faturas podem ser carregadas localmente, processadas automaticamente e gerenciadas na sede da empresa.

Estabelecer as bases da automação com AP permite que uma organização comece com o processo principal, antes de estender para todo o conjunto de processos financeiros. Os fabricantes podem então automatizar o processamento de pedidos de vendas, notas de entrega e requisições de compra. Construir a automação do conjunto financeiro dessa maneira maximiza a produtividade e o retorno do investimento.

Como a nuvem pode ajudar?

A Nuvem é a infraestrutura onde um aplicativo ou programa pode ser executado em vários computadores diferentes simultaneamente. Embora possa se referir a outros tipos de rede, a computação em nuvem normalmente se refere à Internet. Nesse sentido, uma empresa pode fornecer acesso ao software, mas irá armazená-lo em seu servidor central em vez de emitir uma cópia física para o cliente. Os clientes podem acessar e usar o software conectando-se à Internet e fazendo login no servidor seguro. Este é o modelo de Software como Serviço (SaaS).

Como o software é executado no servidor central do provedor, não é necessário que o cliente armazene e execute o software em seu computador, liberando a memória do computador e aumentando o desempenho.

AP em nuvem

O uso de SaaS baseado em nuvem para automatizar a função de AP de back office permite a adoção de uma solução completa para captura e processamento de faturas com envolvimento mínimo de TI ou investimento em hardware e software adicionais.

As soluções mais eficazes extrairão dados de documentos automaticamente, entendendo a diferença entre (por exemplo) o texto que é um endereço ou nome da empresa e um número de ordem de compra. Ao automatizar a extração dessas informações, os fabricantes podem combinar automaticamente as faturas com os pedidos de compra e as notas de entrega. Quando todos os documentos relevantes estiverem disponíveis e as informações corresponderem, o software poderá processar faturas para pagamento e armazenar as informações com segurança na nuvem.

Os fabricantes estão em uma posição melhor agora do que nunca para automatizar completamente os processos de negócios. Historicamente, hardware, software e infraestrutura adicionais caros eram necessários desde o início, deixando a automação de processos abrangente disponível exclusivamente para grandes organizações. O modelo SaaS permite que fabricantes ainda menores experimentem os mesmos resultados sem o investimento inicial e com um tempo de implementação extremamente rápido. Dentro de algumas semanas, os gerentes podem aprovar faturas externamente, mesmo fora do escritório.

Para muitas organizações, mover a automação de processos de negócios para a nuvem aumentará a segurança. Garantir os níveis de segurança e redundância que um provedor de serviços SaaS ou Cloud terá é extremamente caro com infraestrutura local. Consequentemente, mudar de uma configuração de TI local para um serviço baseado em nuvem pode aumentar a segurança e aumentar a eficiência dos negócios.

Posicionando fabricantes para crescimento

Além de processar faturas, gerenciar pagamentos, planejar o fluxo de caixa e manter a fluidez da cadeia de suprimentos, os fabricantes precisam garantir uma trilha de papel eficaz para auditoria. O uso da funcionalidade de nuvem permite que as empresas agilizem as funções financeiras e reduzam drasticamente o tempo necessário para garantir a conformidade. Os serviços de automação em nuvem permitem que empresas de qualquer tamanho digitalizem todas as faturas quando elas chegam, garantindo imediatamente que haja uma cópia armazenada on-line com segurança. Os sistemas de fatura baseados em nuvem posicionam os fabricantes para o crescimento, permitindo que eles aproveitem a implantação flexível de recursos e a capacidade de redimensionar com eficiência a atividade comercial. Economias de tempo de 75% para as funções financeiras são comuns, principalmente para empresas que possuem um grande número de fornecedores e precisam processar mais de 5.000 faturas por ano.

O processamento de faturas não ocupa mais o valioso tempo dos tomadores de decisão. Em vez disso, os gerentes podem se concentrar no pequeno número de exceções que o software identifica. Estes podem ser aprovados de qualquer lugar:em um smartphone, PC ou tablet. Em vez de gastar tempo valioso no escritório processando pilhas de faturas, os gerentes têm liberdade para expandir os negócios, melhorar o relacionamento com os fornecedores e competir com os melhores do mercado.

Uma pesquisa conduzida pela ReadSoft descobriu que 77% dos fabricantes acreditavam que o crescimento estava sendo retido pelo processamento manual de pedidos de vendas, com 61% das empresas ainda recebendo pedidos de vendas em papel que precisam ser processados ​​manualmente. Ao automatizar o processo central de AP, as organizações estão posicionadas para o crescimento por meio da tecnologia. É então um passo claro e simples para a automação de pedidos de vendas e uma redução de 42% no atraso do tempo de atendimento dos pedidos de vendas.