Toyota Kata: Acelere Mudanças com Estratégias Lean

"Por que nossas trocas de ferramenta estão demorando tanto?"

Se você fez esta pergunta no chão de fábrica, provavelmente foi recebido com olhares vazios pelos seus funcionários. Perguntas abertas como esta são opressivas, então os funcionários tentam encontrar respostas rápidas que não abordam realmente o problema. Eles não têm um ponto de partida para formular uma resposta.

Mas e se você fizesse uma pergunta com uma meta específica e alcançável?

"Quais passos podemos dar para reduzir o tempo de troca de ferramenta em 15 minutos?"

Você então forneceu aos seus funcionários uma meta mensurável na forma de uma pergunta. Seus trabalhadores podem se sentir capacitados a responder com sugestões práticas para mudanças incrementais, como reduzir etapas de preparação ou combinar estações de trabalho. Isso, por sua vez, não apenas poderia reduzir o tempo de troca, mas também eliminar significativamente tempos de espera e estoques.

Esta abordagem é frequentemente descrita como Kaizen, ou "melhoria contínua", que serve como espinha dorsal da manufatura enxuta. O Kaizen usa o ciclo de resolução de problemas Planejar-Fazer-Verificar-Agir (PDCA) para incentivar fabricantes a usar pequenas ideias para resolver grandes problemas, como trocas caras e demoradas.

Essas metodologias são os blocos de construção do Toyota Kata, uma forma inovadora e enxuta de pensar descrita no livro de Mike Rother, "Toyota Kata: Managing People for Improvement, Adaptiveness and Superior Results."

Em essência, o Toyota Kata vai além da resolução de problemas para ensinar gestores, engenheiros e operadores uma nova mentalidade para desenvolver suas habilidades de pensamento criativo e científico, tornando-os fabricantes enxutos mais eficazes. Esta abordagem vê a manufatura enxuta como uma cultura, em vez de um único processo.

Com o mundo da manufatura evoluindo em um ritmo acelerado graças a desenvolvimentos como Inteligência Artificial (IA), lacunas de habilidades trabalhistas e a Internet Industrial das Coisas (IIoT), o Toyota Kata dá aos fabricantes menores uma estratégia enxuta para ajudá-los a crescer com esses desenvolvimentos. Ele capacita funcionários com as habilidades que podem usar para melhorar continuamente, adaptar e gerar ideias para uma vantagem competitiva estratégica.

Pequenos Passos Levam a Grandes Resultados para Fabricantes

A Toyota é conhecida como a adotante inicial mais bem-sucedida do Kaizen e a criadora da filosofia de "melhoria contínua" para fabricantes como parte de seu inovador Sistema de Produção Toyota. Esta abordagem ajudou a empresa a criar veículos famosos por sua confiabilidade, eliminando desperdícios de produção, tempo e recursos energéticos. A filosofia da Toyota de "planejar devagar e agir rápido" ajudou a criar o Prius híbrido, que posicionou a empresa como líder em tecnologia híbrida. Mais de 80 anos após a fundação da empresa, a Toyota é a maior montadora do mundo.

O Toyota Kata se baseia no modelo de sucesso de "melhoria contínua" da Toyota, para que outros fabricantes possam aprender com seu exemplo. Esta abordagem tornou-se cada vez mais popular entre fabricantes que querem ir além de metas de produção de curto prazo para capacitar sua força de trabalho a implementar melhorias diárias e sustentáveis de processos.

No Arkansas, a Almatis Premium Alumina tinha experiência prévia trabalhando com ferramentas enxutas e usando essas ferramentas na abordagem tradicional de soluções pontuais que levaram a melhorias óbvias e resultados positivos. O desafio era sustentar a melhoria contínua. A empresa estava interessada em revitalizar seus esforços enxutos e buscar sustentabilidade. A Almatis contatou a Arkansas Economic Development Commission – Manufacturing Solutions (AEDC-MS), o Centro MEP no Arkansas, para assistência.

A AEDC-MS procurou criar um programa que visasse melhorias no resultado final através de reduções de custo de processo. Uma equipe de 18 pessoas identificou, gerenciou e capitalizou oportunidades dentro do processo de manufatura. A AEDC-MS liderou oito horas de treinamento Lean 101, incluindo introduções ao Improvement Kata. Em seguida, a equipe usou coaching de liderança para focar em responsabilidades individuais, a tendência da natureza humana a se opor à mudança e exposição ao processo científico de melhoria contínua. Dezesseis horas de Mapeamento de Fluxo de Valor foram usadas para atender às necessidades de uma linha de manufatura específica e atividades de escritório. Tempo extra foi gasto com a equipe de gestão da Almatis para garantir que estavam prontos para a entrega do Kata. Uma sessão de três dias de Toyota Kata levou a uma economia de $12.000/mês nos primeiros dois dias de implementação, proporcionando um retorno total sobre o investimento nos primeiros 30 dias de melhoria.

Outros resultados alcançados incluíram:

• $2,5 milhões em vendas aumentadas ou retidas em um ano
• 160 empregos novos ou retidos
• $200.000 em economia de custos
• $475.000 em novo investimento

Como Integrar o Toyota Kata na Sua Instalação

Para ajudar pequenos e médios fabricantes a alcançar o sucesso enxuto como a Almatis e a Toyota, a Rede Nacional MEP desenvolveu uma visão geral do Toyota Kata: Toyota Kata: Developing the Skills to Thrive in Today's Constantly Changing Marketplace.

Esta visão geral destaca que, embora fabricantes menores possam não ter o nível de recursos estratégicos como a gigante Toyota, eles podem aplicar as mesmas metodologias do Toyota Kata, incluindo:

• Desenvolver novos hábitos e permitir que as pessoas pensem diferentemente sobre problemas e metas
• Uma forma de trabalhar, e de trabalhar juntos
• Usar pensamento científico como ingrediente para tornar equipes e organizações mais eficazes e bem-sucedidas
• Desenvolver uma cultura de aprendizado e melhoria contínuos em todos os níveis através de prática deliberada

A implementação do Toyota Kata começa com o apropriadamente chamado Starter Kata. O Starter Kata foca em pequenos protocolos e processos que, quando praticados cedo e frequentemente, ajudam funcionários da manufatura a aprender mais rápido e os ensina a trabalhar de forma mais colaborativa. Os dois principais elementos do Starter Kata são o Improvement Kata e o Coaching Kata, como observado no exemplo da Almatis acima.

O Improvement Kata e o Coaching Kata ajudam os funcionários a:

• Entender a direção ou desafio
• Compreender a condição atual
• Estabelecer a próxima condição alvo
• Experimentar rumo à condição alvo

Ao integrar o Toyota Kata como parte das suas melhores práticas de manufatura, seus funcionários podem superar obstáculos com sucesso e desenvolver mais confiança e pensamento científico para resolver problemas.

A visão geral do Toyota Kata da Rede Nacional MEP é um primeiro passo para capacitar sua força de trabalho a se tornar mais ágil, para que possam encontrar novas maneiras de cortar desperdícios, desenvolver novas tecnologias e se adaptar a estas novas mudanças no mundo cada vez mais competitivo da manufatura.