Custo e importância da documentação em engenharia

Instruções de trabalho mal escritas, procedimentos operacionais padrão, desenhos e projetos incorretos, Fixações construídas incorretamente, equipamentos de produção inadequados e layout de estação de trabalho mal projetado são apenas alguns exemplos que contribuem para o erro humano. Essas documentações mal escritas adicionam problemas adicionais que poderiam ter sido evitados. Não é incomum encontrar componentes sendo fabricados de acordo com instruções desatualizadas porque as informações corretas demoraram para chegar ao trabalhador. A má qualidade do design e da documentação é uma das principais causas das ineficiências do processo do produto, levando diretamente a atrasos, retrabalho e variações, e contribuindo para aumentar o tempo e o custo do projeto, tanto para o cliente quanto para sua empresa. Mas, a documentação adequada não se restringe apenas à papelada de engenharia, não, envolve todas as pessoas que trabalham naquela empresa. Vamos ver como a documentação deficiente pode atrasar até mesmo as melhores empresas.

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Como funciona

A qualidade do design e da documentação produzida tem uma grande influência no desempenho geral e na eficiência dos projetos de produção. Os designers fornecem os planos básicos para representar as idéias e conceitos de que os fabricantes precisam para tornar os produtos uma realidade. No entanto, é a qualidade da documentação fornecida que determina o quão eficaz e eficiente é o tempo de resposta para a produção. O projeto e a documentação inadequados e deficientes impactam a eficiência do processo de produção, levando a atrasos, retrabalho e variações, contribuindo para aumentos no tempo e custo do projeto. Porém, existem níveis antes que a fabricação aconteça que podem atrasar esse processo ou mesmo interromper a produção.

Categorias de documentação

Existem inúmeras documentações utilizadas em todas as empresas. Eles podem variar da garantia de qualidade à fabricação. Sem percorrer uma lista completa de toda a documentação que uma empresa usaria, em vez disso, iremos somar a documentação em várias categorias abaixo.

• Documentação de gerenciamento inclui agendamento, suporte e documentos de planejamento, documentação organizacional e atas de reunião.
• Documentos de garantia de qualidade incluem a política de garantia de qualidade e os procedimentos, definições, padrões, modelos e instruções definidos para apoiar o manuseio de todos os documentos, para garantir que os documentos sejam preparados de forma consistente e mantidos para apoiar o desenvolvimento de forma otimizada.
• Documentação de engenharia incluem as especificações de engenharia, desenhos de engenharia, ilustrações técnicas e estão preparados para estabelecer o projeto. Esses documentos constituem a base para o desenvolvimento realizado por institutos, empreiteiros, fornecedores e manufatura.
• Fabricação, montagem, teste e instalação documentos estão preparados para apoiar e documentar o desenvolvimento e validação dos equipamentos, em particular aqueles que são desenvolvidos e fabricados para conclusão.

Vamos dar uma olhada em cada uma dessas categorias e ver os efeitos de uma documentação deficiente e como isso pode custar tempo e dinheiro.

Documentação de gerenciamento

Concentrar-se no negócio é uma função primária da administração e controlar tudo é uma tarefa que pode atrapalhar até os melhores. Documentar adequadamente todas as transações, quem está no comando ou quais atribuições e agendar prazos são vitais para administrar uma empresa produtiva.



Em qualquer negócio, são realizadas transações financeiras de depósitos a suprimentos. Manter um registro claro e devidamente documentado de recibos, faturas e cobranças é importante para os relatórios de despesas e receitas de negócios. A última coisa que alguém quer fazer é vasculhar e pesquisar recibos de despesas de itens que sumiram. Para empresas maiores, a gestão está avançando em receitas e despesas em um ritmo acelerado. Ter um sistema de documentação bem desenvolvido economizaria tempo e problemas mais tarde.

O tempo longe da equipe e para reunir a papelada pode levar ao fracasso, se não for conduzido de maneira adequada. O tempo longe da equipe, na verdade, significa que a gestão não está se dedicando às suas tarefas de liderança. E pior, se eles realmente chegarem ao ponto em que rastrear a documentação está roubando tempo de outras tarefas cruciais, as coisas podem piorar com os prazos se aproximando.

Documentação de garantia de qualidade

A garantia de qualidade é um meio de prevenir erros ou defeitos em produtos manufaturados e evitar problemas na entrega de produtos ou serviços aos clientes. O controle de qualidade é aplicado à pré-produção fisicamente concluída para verificar se o produto atende às especificações e requisitos, e durante as rodadas de produção, validando uma parte das amostras e que atendem ao controle de qualidade específico. O controle de qualidade desempenha um papel crítico em projetos documentados de alto volume e garante que os padrões sejam atendidos enquanto as restrições de custo e tempo são alcançadas ou aprimoradas.



Grande parte da qualidade exigida é ditada pelo cliente ou pelas especificações do projeto fornecidas ao engenheiro. A documentação adequada é necessária para cumprir essas especificações. Se as amostras selecionadas forem avaliadas com base em critérios declarados incorretamente no documento de especificação do produto, a validação da amostra seria baseada em informações incorretas.

A garantia de qualidade é a última etapa antes que a produção dê o aval para um lote de produção. O que acontece se os documentos estiverem incorretos e a validação for concluída com base na especificação incorreta?

Neste ponto, o funcionário de QA está apenas verificando se o produto atende ou excede a especificação desejada. Se as informações foram inseridas incorretamente na planilha de design, o funcionário de QA passaria o lote conforme ele atendesse às especificações estabelecidas.

O que acontece quando o produto chega ao mercado e não está de acordo com os padrões regulatórios? Isso é especialmente ruim para empresas que fabricam produtos que podem envolver direta ou indiretamente a segurança pública. Em um cenário menor, a empresa perceberia o erro e retiraria o pedido antes de quaisquer baixas imediatas. Porém, muitas vezes existe o erro de que as baixas humanas resultam na transformação de um simples erro de documentação em uma crise da empresa.

As recuperações que são implementadas antes do desastre geralmente só precisam substituir a parte pelo componente validado. Mas, na pior das hipóteses, a peça resultou na morte de alguém e agora a substituição do componente seria a menor das preocupações das empresas.

A garantia de qualidade é a etapa final antes que os produtos cheguem ao mercado e, se a validação não for correta, as consequências podem ser enormes. Este é o estágio final que pode levar em conta o erro humano ao longo do caminho, do projeto à fabricação para verificar os padrões e especificações do produto.

Documentação de projeto e engenharia

O design e a engenharia de projetos é um processo complexo e desafiador, e seu sucesso depende muito de uma boa comunicação entre os membros das equipes de design e engenharia. Um bom design é eficaz quando atende ao propósito pretendido e é produzido dentro de um orçamento desejado, com restrições de tempo e com segurança. Para comunicar eficazmente o projeto ao pessoal de manufatura, é necessário um documento que defina claramente e com grande detalhamento na questão de sua produção, de maneira eficaz e sem obstáculos.

A comunicação da documentação do projeto atual, por exemplo, consiste tipicamente em um desenho gerado em 2D ou 3D, mostrando a estrutura física, juntamente com as especificações mostrando o processo de produção e instalação. Os problemas surgem quando acontece o seguinte:

• Parece que faltam informações necessárias para os desenhos do projeto.
• Informações de especificações incompletas
• Discrepâncias nos planos de desenho do projeto e detalhes entre os desenhos e as especificações.
• Os métodos de produção não são possíveis e a fabricação exige o uso de soluções alternativas.

Isso é resultado de uma documentação deficiente ou da compreensão do engenheiro sobre as capacidades das instalações de manufatura. Quando surgem problemas como esse, geralmente é feito um retrabalho para retificar o problema. O retrabalho do desenho do projeto e das especificações incompletas pode não demorar muito, mas o retrabalho diário é melhor do que alguém que usa a documentação de um projeto iterado e enfrenta problemas semelhantes ou piores. De qualquer forma, o retrabalho dos procedimentos de produção e montagem resulta em atraso para o produto chegar ao mercado e pode afetar o custo total de produção.

Ter a documentação adequada é essencial desde o início. O desenvolvimento de melhores práticas para detectar esses erros logo no início economizará tempo e dinheiro no futuro.

Fabricação, Montagem, Teste e Documentação de Instalação

A fabricação é onde o design e a engenharia alcançaram um ponto de manufaturabilidade. O produto foi projetado de acordo com as especificações do cliente e está pronto para desenvolvimento. A fabricação requer informações significativas antes de iniciar a fabricação. Normalmente, eles precisam de documentos, incluindo a especificação do desenho, métodos de fabricação e os requisitos de tolerância declarados que os fabricantes também precisam aderir.

A documentação de fabricação precisa transmitir as informações e o projeto dos engenheiros aos funcionários da fabricação por completo, sem que eles façam muitas perguntas sobre o projeto. Se a informação não for transmitida com precisão, o produto pode ser desenvolvido com dimensões erradas, fora das peças toleradas e produzindo um componente que não está em conformidade com os padrões e regulamentos atuais.



A documentação e validação dos equipamentos de fabricação são necessárias para assegurar ao cliente a dedicação das empresas aos produtos de alta qualidade. Se o equipamento de teste ou fabricação não tiver sido verificado por empresas de calibração certificadas e ainda assim for usado para produção, isso pode resultar em resultados insatisfatórios ou fabricação incorreta. Deve-se sempre escolher empresas de calibração como as que produziram o equipamento ou são credenciadas, ao invés de terceiros verificá-lo com documentos que podem nem estar atualizados.

De qualquer forma, a documentação é essencial para completar o produto com precisão, eficácia e alta qualidade. Um lote de peças fabricadas que não atendem aos padrões exigirá retrabalho. E entender se isso é um problema com a documentação do projeto / engenharia ou certificação do equipamento pode exigir um tempo longe do projeto, resultando em tempo de inatividade até que as soluções possam ser determinadas, custando mais dinheiro e mais tempo.

O custo da comunicação deficiente

Em geral, a documentação é projetada para ser um meio de comunicação de informações entre colegas e trabalhadores. Eles fornecem informações valiosas que podem responder a inúmeras perguntas para que outras pessoas concluam seu trabalho. A documentação é importante para se manter atualizada, consistente e completa. Documentos que não são coerentes afetam a eficiência da produção e a conclusão do tempo de resposta. A documentação deficiente pode resultar no seguinte:

• Retrabalho
• Atrasos
• Redesenhar
• Análise de falhas / solução de problemas
• Novo teste e reinspeção
• Tempo de inatividade do equipamento

Essas questões podem ser decorrentes de má gestão ou documentação de engenharia e causar problemas como:

• Reclamações de clientes
• Reputação prejudicada
• Perda de reputação do cliente
• Reparação de mercadorias e serviços de refazer
• Configurações extras e programações de produção interrompidas
• Perda de tempo de gerenciamento e horas extras inesperadas
• Perdas devido à redução de vendas

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De qualquer maneira, a importância da documentação adequada é importante. Os exemplos fornecidos neste artigo são uma generalização exagerada da documentação realmente usada em cada empresa. Ele está lá apenas para mostrar a importância que os documentos têm e como os efeitos podem gotejar e causar sérios períodos de inatividade ou encargos financeiros para qualquer empresa.

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