O Papel Crítico da Documentação Precisa no Sucesso da Engenharia

Instruções de trabalho mal escritas, procedimentos operacionais padrão, desenhos e plantas incorretos, fixadores construídos inadequadamente, equipamentos de produção inapropriados, e layout de estação de trabalho mal projetados são apenas alguns exemplos que contribuem para erro humano. Estas documentações mal escritas adicionam problemas que poderiam ter sido evitados. Não é inédito encontrar componentes sendo fabricados de acordo com instruções desatualizadas porque a informação correta foi atrasada em chegar ao trabalhador. Projeto ruim e qualidade de documentação é uma causa maior de ineficiências de processo de produto, levando diretamente a atrasos, retrabalho e variações, e contribuindo para aumento de tempo e custo do projeto, tanto para o cliente quanto para sua empresa. Mas, documentação adequada não é restrita apenas a papelada de engenharia, não, envolve toda pessoa trabalhando naquela empresa. Vamos ver como documentação ruim pode atrasar até as melhores empresas.

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Como Funciona

A qualidade do projeto e documentação produzida tem grande influência no desempenho geral e eficiência de projetos de produção. Projetistas fornecem os blueprints básicos para representar ideias e conceitos que fabricantes precisam para tornar produtos realidade. No entanto, é a qualidade da documentação fornecida que determina quão eficaz e eficiente é o tempo de resposta para produção. Documentação de projeto inadequada e deficiente impacta a eficiência do processo de produção levando a atrasos, retrabalho e variações, contribuindo para aumentos em tempo e custo do projeto. Mas, existem níveis antes da fabricação que podem atrasar este processo, ou até paralisar a produção.

Categorias de Documentação

Existem incontáveis documentações usadas em toda empresa. Elas podem variar de garantia de qualidade a fabricação. Sem passar por uma lista completa de toda documentação que uma empresa usaria, nós em vez disso resumiremos a documentação em várias categorias abaixo.

• Documentação de gerenciamento inclui agendamento, suporte, e documentos de planejamento, documentação organizacional e atas de reuniões.
• Documentos de garantia de qualidade incluem política de garantia de qualidade e procedimentos, definições, padrões, modelos e instruções definidas para suportar o manuseio de todos os documentos, para garantir que documentos sejam preparados consistentemente e mantidos para suportar desenvolvimento otimamente.
• Documentação de engenharia incluem especificações de engenharia, desenhos de engenharia, ilustrações técnicas e são preparados para estabelecer o projeto. Estes documentos formam a base para desenvolvimento realizado por institutos, contratantes, fornecedores e fabricação.
• Documentos de fabricação, montagem, teste e instalação são preparados para suportar e documentar o desenvolvimento e validação do equipamento, particularmente aqueles desenvolvidos e fabricados para conclusão.

Vamos examinar cada uma dessas categorias e ver os efeitos de documentação ruim e como pode custar tempo e dinheiro.

Documentação de Gerenciamento

Focar no negócio é função primária de gerenciamento e acompanhar tudo é uma tarefa que pode atrapalhar até os melhores. Documentar adequadamente cada transação, quem está a cargo de quais atribuições, e agendar prazos são vitais para administrar uma empresa produtiva.

Com qualquer negócio, transações financeiras de depósitos a suprimentos são conduzidas. Manter registro claro e adequadamente documentado de recibos, faturas e cobranças é importante para relatórios de despesas e receitas do negócio. Última coisa que alguém quer fazer é embaralhar e procurar recibos de despesas que desapareceram. Para empresas maiores, gerenciamento está movendo-se através de receita e despesa em taxa acelerada. Ter um sistema de documentação bem desenvolvido economizaria tempo e problemas mais tarde.

Tempo longe da equipe e para reunir papelada pode levar a falha, se não conduzido adequadamente. Tempo longe da equipe, na verdade significa que gerenciamento não está se dedicando a suas tarefas de liderança. E pior se eles chegarem ao ponto onde rastrear documentação está roubando tempo de outros deveres cruciais, coisas podem piorar com prazos se aproximando.

Documentação de Garantia de Qualidade

Garantia de qualidade é um meio de prevenir erros ou defeitos em produtos fabricados, e evitar problemas ao entregar produtos ou serviços a clientes. QA é aplicado a pré-produção fisicamente completada para verificar que o produto atende especificações e requisitos, e durante corridas de produção de fabricação validando uma porção de amostras e que atendam controle de qualidade específico. QA desempenha papel crítico em projetos de alto volume documentados e garante que padrões sejam atendidos enquanto restrições de custo e tempo são atingidas, ou melhoradas.

Grande parte da qualidade requerida é ditada pelo cliente ou especificações de projeto dadas ao engenheiro. Documentação adequada é necessária para aderir a estas especificações. Se as amostras selecionadas são avaliadas baseadas em critérios incorretamente declarados no documento de especificação do produto, então validação da amostra seria baseada em informação incorreta.

Garantia de qualidade é o último passo antes da produção receber sinal verde para lote de produção. O que acontece se os documentos estão incorretos e validação foi completada baseada em especificação incorreta?

Neste ponto, o funcionário de QA está apenas verificando que o produto atende ou excede a especificação alvo. Se a informação foi incorretamente inserida na folha de projeto, então o funcionário de QA aprovaria o lote pois atende às especificações declaradas.

O que acontece uma vez que o produto chega ao mercado e descobre-se que não conformava realmente aos padrões regulatórios? Isso é especialmente ruim para empresas que fabricam produtos que podem direta ou indiretamente envolver segurança pública. Em cenário menos grave, a empresa perceberia o erro e faria recall do pedido antes de baixas imediatas. Mas, há frequentemente o erro que baixas humanas resultam tornando um simples erro de documentação em crise da empresa.

Recalls implementados antes do desastre frequentemente só precisam substituir a parte com o componente validado. Mas, no pior cenário, a parte resultou na morte de alguém e agora substituir o componente seria o menor dos problemas da empresa.

Garantia de qualidade é a etapa final antes que produtos possam chegar ao mercado, e se validação não é correta as consequências poderiam ser tremendas. Este é o estágio final que pode responder por erro humano ao longo do caminho do projeto à fabricação para verificar padrões e especificações do produto.

Documentação de Projeto e Engenharia

O projeto e engenharia de projetos é um processo complexo e desafiador, e seu sucesso é fortemente dependente de boa comunicação entre membros das equipes de projeto e engenharia. Bom projeto é eficaz quando serve seu propósito pretendido e é produzido dentro de orçamento desejado, restrições de tempo, e com segurança. Para comunicar efetivamente o projeto a pessoal de fabricação requer um documento que defina claramente em grande detalhe a matéria de produzi-lo, efetivamente e sem entraves.

A comunicação da documentação de projeto atual, por exemplo, tipicamente consiste de um desenho 2D ou 3D gerado, mostrando a estrutura física, junto com especificações mostrando processo de produção e instalação. Problemas surgem quando o seguinte acontece:

• Informação necessária parece estar faltando para os desenhos de projeto.
• Informação incompleta de especificações
• Discrepâncias dentro dos planos de desenho de projeto e detalhes entre desenhos e especificações.
• Métodos para produção não são possíveis e fabricação solicita uso de soluções alternativas.

Isto é resultado de documentação ruim ou entendimento de engenharia das capacidades da instalação de fabricação. Quando problemas como este surgem, retrabalho é geralmente feito para retificar o problema. Retrabalhar desenho de projeto e especificações incompletas pode não levar terrivelmente longo, mas cada dia retrabalhando é melhor que ter alguém usar documentação de um projeto iterado e encontrar problemas similares, ou piores. De qualquer forma, retrabalhar procedimentos de produção e montagem resulta em tempo atrasado para produto chegar ao mercado, e pode afetar custo total de produção.

Ter documentação adequada é essencial desde o início. Desenvolver melhores práticas para pegar esses erros cedo economizará tempo e dinheiro mais tarde.

Documentação de Fabricação, Montagem, Teste e Instalação

Fabricação é onde projeto e engenharia alcançaram ponto de fabricabilidade. O produto foi projetado para especificação do cliente e está pronto para desenvolvimento. Fabricação requer informação significativa antes que possam iniciar fabricação. Geralmente precisarão documentos incluindo especificação de desenho, métodos de fabricabilidade, e requisitos de tolerância declarados que fabricantes precisam aderir.

Documentação de fabricação precisa transmitir a informação e projeto dos engenheiros para os funcionários de fabricação completamente, sem fazê-los fazer muitas perguntas sobre o projeto. Se a informação não é transmitida accuradamente, o produto poderia ser desenvolvido com dimensões erradas, peças fora de tolerância, e produzindo um componente que não cumpre padrões e regulamentos atuais.

Documentação e validação de equipamento para equipamento de fabricação é necessário para reassurar o cliente da dedicação da empresa a produtos de alta qualidade. Se equipamento de teste ou fabricação não foi verificado por empresas de calibração certificadas e ainda é usado para produção poderia resultar em resultados ruins ou fabricação incorreta. Empresas de calibração devem sempre ser escolhidas como aquelas que produziram o equipamento ou são credenciadas, em vez de ter terceiros verificá-lo com documentos que podem nem estar atualizados.

De qualquer forma, a documentação é essencial para completar produto precisamente, efetivamente, e com alta qualidade. Um lote de peças fabricadas que não cumprem padrões requererá retrabalho. E entender se isso é um problema com documentação de projeto/engenharia ou certificação de equipamento pode requerer tempo longe do projeto, resultando em tempo de inatividade até soluções serem determinadas, custando mais dinheiro e mais tempo.

O Custo da Má Comunicação

No geral, documentação é projetada para ser um meio de comunicar informação entre pares e trabalhadores. Elas fornecem informação valiosa que pode responder inúmeras perguntas para outros completarem seu trabalho. Documentação é importante para manter atualizada, consistente, e completa. Documentos que não são coerentes afetam eficiência de produção e tempo de conclusão de turnaround. Documentação ruim pode resultar no seguinte:

• Retrabalho
• Atrasos
• Reprojeto
• Análise de Falha/solução de problemas
• Reteste e re-inspeção
• Tempo de Inatividade de Equipamento

Estas questões podem vir de gerenciamento ruim ou documentação de engenharia e causar problemas como:

• Reclamações de Clientes
• Reputação Danificada
• Goodwill do Cliente Perdido
• Reparo de Bens e Refazer Serviços
• Configurações Extras e Cronogramas de Produção Interrompidos
• Tempo de Gerenciamento Perdido e Horas Extras Inesperadas
• Perdas Devido a Redução de Vendas

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De qualquer forma que você olhe, a importância da documentação adequada é importante. Os exemplos fornecidos neste artigo são uma generalização excessiva da documentação realmente usada em cada empresa. Está apenas lá para mostrar a importância que documentos têm e como os efeitos podem cascatear e causar tempo de inatividade sério, ou ônus financeiro em qualquer empresa.

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