Eleve seu S&OP, Dados e Sistemas de Planejamento para Sucesso Futuro

Para nossa conferência anual de clientes em março, reformulamos nossa agenda para focar nos desafios de planejamento colocados pela pandemia global de COVID-19. Este ano, apresentações de clientes estavam repletas de linguagem como "substituições comerciais", "filtragem de demanda excepcional" e "demanda fictícia". Todos estes termos descrevem exceções de emergência que requerem uma simbiose ótima entre humanos e sistemas de planejamento automatizados.

"Simbiose ótima" soa como algo que todos quereriam — mas o que realmente leva para alcançá-la?

Maturidade do S&OP. Nossos clientes concordariam quase unanimemente que, do lado humano, requer planejamento e tomada de decisão colaborativos e multifuncionais. Sem exceção, aqueles que alcançaram esse relacionamento simbiótico colocaram processos como planejamento de vendas e operações (S&OP, ou variantes como IBP, SIOP ou SOE) em prática.

Ter um processo S&OP estabelecido é particularmente importante durante uma crise. Quando as tensões estão altas, agendas pessoais, vieses e pressões de tempo podem distorcer o julgamento da tomada de decisão de uma única pessoa ou de uma equipe isolada. Em comparação, os freios e contrapesos inerentes ao processo S&OP ajudam a gerar planos que são confiáveis, sólidos e produzem resultados de negócios ótimos.

No entanto, para gerenciar com sucesso através de um período de crise, você precisa ir bem além do que a Gartner define como maturidade Estágio 2. É essencialmente um processo "inside-out" de coleta de dados históricos de diferentes fontes, consolidação em uma planilha, e realização de reunião mensal para concordar no plano operacional de suprimento. Mas para lidar melhor com uma situação sem precedentes e em desenvolvimento como a COVID-19, você não pode ser orientado por suprimento ou confiar na história. Você precisa estar pelo menos no Estágio 4, com um processo "outside-in" de ser capaz de ler e aprender com sinais de demanda para fazer previsões precisas.

Para lidar com as exceções que surgem em crises, você também precisa envolver uma ampla variedade de stakeholders no S&OP. Trazer marketing, por exemplo, cria oportunidades para introduzir atividades de modelagem de demanda, como promoções para lidar com situações de excesso de estoque. Envolver desenvolvimento de novos produtos (NPD) ajuda a equipe a decidir se deve lançar novos itens para apoiar clientes em uma crise, e também medir o impacto destes na demanda, sourcing estratégico e capacidade operacional e logística.

Maturidade dos dados. Antes de abordar sistemas, vamos aos fundamentos e falar sobre higiene de dados. Se você entra em uma crise com dados sujos que são tendenciosos, imprecisos, mal segmentados ou no formato errado, você nunca vai se adiantar à situação. Simplesmente há muitas complexidades para lidar uma vez que uma crise está em andamento. Aqui estão apenas alguns cenários que nossos clientes enfrentaram durante a COVID-19, todos os quais dependem de boa higiene de dados para guiar a tomada de decisão:

• Planejamento para alimentos perecíveis e medicamentos que precisam de trânsito e armazenamento refrigerados.
• Como atender todos os clientes quando alguns estão estocando — ou mais provavelmente, comprando "um pouco a mais".
• Minimizando obsolescência e desperdício resultantes de gargalos em uma cadeia de suprimentos just-in-time.
• Escassez de suprimentos de materiais e bens acabados "de longe".
• Mudanças na rede de distribuição e canais de vendas; por exemplo, usando pontos de varejo fechados ou "dark stores" como mini-armazéns para lidar com o aumento nas vendas online.
• Como planejar o retorno ao "normal".

Em uma crise, você realmente vê os benefícios de ter uma ampla gama de fontes de dados, segmentadas por sinal de demanda e padrão de desvio, sendo fatoradas em seu planejamento. Isso envolve estender além de fontes de dados empresariais tradicionais para incluir informações externas e causais como previsões meteorológicas, sentimento do cliente em feeds de mídia social e dados de localização. Quanto mais fontes de dados diversas você puder integrar em seu planejamento, mais precisas serão suas previsões.

Sistemas de planejamento. Finalmente, se você vai fatorar dados diversos e big data, definitivamente não pode confiar em planilhas e velhos sistemas de planejamento que se baseiam em dados históricos, e usam metodologias datadas e simplistas como médias móveis ponderadas. Estes sistemas não servem para as complexidades dos negócios modernos, quanto mais para uma crise. É hora de colocá-los em um museu!

O santo graal do S&OP é o Estágio 5, que segundo a Gartner inclui "uma mudança em direção ao SCP [planejamento da cadeia de suprimentos] algorítmico com automação apropriada de elementos-chave da tomada de decisão". Há muito defendemos que a previsão seja o mais automatizada possível, para que as pessoas envolvidas no planejamento sejam liberadas para aplicar conhecimento contextual de circunstâncias excepcionais e mutáveis — em alguns casos, para sobrescrever e ajustar as previsões.

Com este tempo extra liberado, por que não aproveitar um dos maiores poderes do S&OP: o uso de planos de cenário para criar modelos "e se" de várias interrupções de demanda e suprimento? Dessa forma, quando os dados começarem a sugerir que você está se dirigindo para um desses cenários, você já terá trabalhado um plano multifuncional. Isso permite reagir mais rapidamente a mudanças no mercado, e idealmente ganhar vantagem competitiva da resposta mais rápida.

O melhor software para suportar S&OP emprega métodos de previsão "estocásticos" ou de probabilidade, que funcionam como sistemas de previsão do tempo, fornecendo uma gama de resultados possíveis, ponderados em torno do mais provável.

Seguem algumas histórias de planejamento de exceção da COVID-19.

Ulabox: atendendo demanda crescente para entrega de comida em casa. Para algumas empresas, a COVID-19 trouxe picos de demanda. A Ulabox, o primeiro supermercado puramente online da Espanha, reagiu eficientemente a picos de demanda excepcionais. A empresa foi capaz de entender o impacto de mudanças nos tempos de envio, restrições de capacidade, preocupações com vida de prateleira e outros fatores em seu ambiente multi-nível. Mudando uma coisa — neste caso, a previsão — o sistema entende como estocar e onde problemas podem surgir. Esta capacidade de "substituição comercial" ajuda a Ulabox a atingir o nível de serviço alvo para todas as suas classes "A", mesmo em condições de crise.

Franke: colaborando para entender melhor a demanda. A Franke, fabricante de equipamentos de cozinha baseada na Suíça, usa software de planejamento avançado em mais de 50 regiões globais. Para suportar seu processo S&OP, ela utiliza várias capacidades para minimizar interrupções na cadeia de suprimentos, incluindo substituições comerciais, filtragem de demanda excepcional, adição de demanda fictícia, e considerar o fechamento parcial de calendários de vendas. Estas funções permitiram à Franke gerar uma previsão mais precisa em meio a mudanças extremas de demanda.

Estes valores de previsão ajustados são compartilhados via um "hub de colaboração", onde mercados regionais têm dois dias para ajustar as previsões ajustadas para suas regiões antes que as substituições comerciais sejam importadas de volta ao sistema de planejamento.

McDonald's Mesoamérica: enfrentando desafios de restaurantes. O impacto da COVID-19 em restaurantes foi significativo. Para a McDonald's Mesoamérica, os principais desafios são redução de volume e incerteza de previsão. Sua equipe também tem que atender níveis de serviço excepcionalmente altos enquanto gerencia produtos perecíveis. A empresa pode ver todo o estoque por armazém, localização e item em tempo quase real. Também pode consolidar por região para categorias, seja carne bovina, laticínios ou produtos de panificação; no sul ou norte, ou em um país ou um único armazém.

A equipe está atualmente trabalhando em previsão de curto prazo. Em vez de confiar em quatro anos de informações, eles usam dois dias de informações para modelar as realidades da COVID-19. Estas ferramentas tornaram a empresa altamente eficiente na tomada de decisões-chave.

Avançar a maturidade do seu S&OP, dados e software de planejamento não é apenas para gerenciar através de crises. Isso tornará sua empresa resiliente, competitiva e pronta para qualquer coisa — incluindo ser capaz de aproveitar e lucrar com mudanças positivas de mercado.

David Barton é gerente geral para América do Norte na ToolsGroup.