É hora de avançar seu S&OP, dados e sistemas de planejamento

Para nossa conferência anual de clientes em março, revisamos nossa agenda para enfocar nos desafios de planejamento apresentados pela pandemia global COVID-19. Este ano, as apresentações para clientes estavam repletas de linguagem como "substituições comerciais", "filtragem de demanda excepcional" e "demanda fictícia". Todos esses termos descrevem exceções de emergência que requerem uma simbiose ideal entre humanos e sistemas de planejamento automatizados.

“Simbiose ótima” soa como algo que todos gostariam - mas o que é realmente necessário para alcançá-la?

Vencimento S&OP. Nossos clientes concordariam quase unanimemente que, do lado humano, isso requer planejamento e tomada de decisões colaborativos e multifuncionais. Sem exceção, aqueles que alcançaram essa relação simbiótica implementaram processos como planejamento de vendas e operações (S&OP ou variantes como IBP, ou SIOP ou SOE).

Ter um processo de S&OP estabelecido é particularmente importante durante uma crise. Quando as tensões estão altas, as agendas pessoais, preconceitos e pressões de tempo podem distorcer o julgamento da tomada de decisão de uma única pessoa ou de uma equipe isolada. Em comparação, os freios e contrapesos inerentes ao processo de S&OP ajudam a gerar planos confiáveis, sólidos e que produzem resultados comerciais ideais.

No entanto, para administrar com sucesso durante um período de crise, você precisa ir muito além do que o Gartner define como estágio 2 de maturidade. É essencialmente um processo "de dentro para fora" de coleta de dados históricos de diferentes fontes, consolidando-os em uma planilha e realizando uma reunião mensal para concordar com o plano de abastecimento operacional. Mas para melhor lidar com uma situação sem precedentes e em desdobramento como o COVID-19, você não pode ser orientado pelo fornecimento ou confiar na história. Você precisa estar pelo menos no Estágio 4, com um processo “de fora para dentro” de ser capaz de ler e aprender com os sinais de demanda para fazer previsões precisas.

Para lidar com as exceções que surgem em crises, você também precisa envolver uma ampla variedade de partes interessadas no S&OP. Trazer o marketing, por exemplo, cria oportunidades para introduzir atividades de modelagem de demanda, como promoções para lidar com situações de excesso de estoque. Envolver o desenvolvimento de novos produtos (NPD) ajuda a equipe a decidir se deve lançar novos itens para apoiar os clientes em uma crise, e também avaliar o impacto deles sobre a demanda, sourcing estratégico e capacidade operacional e logística.

Maturidade dos dados. Antes de abordar os sistemas, vamos ao básico e falar sobre higiene de dados. Se você entrar em uma crise com dados sujos que são tendenciosos, imprecisos, segmentados indevidamente ou no formato errado, você nunca vai se antecipar à situação. Existem simplesmente complexidades demais para lidar quando uma crise está em andamento. Aqui estão apenas alguns cenários que nossos clientes enfrentaram durante o COVID-19, todos os quais contam com uma boa higiene de dados para orientar a tomada de decisão:

• Planejamento para alimentos perecíveis e medicamentos que precisam de trânsito e armazenamento refrigerados.
• Como atender a todos os clientes quando alguns estão acumulando ou, mais provavelmente, comprando “um pouco mais”.
• Minimizando a obsolescência e o desperdício resultante de gargalos em uma cadeia de suprimentos just-in-time.
• Falta de abastecimento de materiais de “origem remota” e produtos acabados.
• Mudanças na rede de distribuição e canais de vendas; por exemplo, usando pontos de venda fechados ou "lojas escuras" como miniarmazéns para lidar com o aumento nas vendas online.
• Como planejar para voltar ao “normal”.

Em uma crise, você realmente vê os benefícios de ter uma ampla gama de fontes de dados, segmentadas por sinal de demanda e padrão de desvio, sendo levadas em consideração em seu planejamento. Isso envolve ir além das fontes de dados corporativos tradicionais para incluir informações externas causais, como previsões do tempo, opinião do cliente em feeds de mídia social e dados de localização. Quanto mais diversas fontes de dados você puder integrar em seu planejamento, mais precisas serão suas previsões.

Sistemas de planejamento. Finalmente, se você for levar em consideração dados diversos e grandes, definitivamente não pode confiar em planilhas e sistemas de planejamento antiquados que se baseiam em dados históricos e usam metodologias datadas e simplistas, como médias móveis ponderadas. Esses sistemas não são adequados para as complexidades dos negócios modernos, quanto mais para uma crise. É hora de colocá-los em um museu!

O Santo Graal do S&OP é o Estágio 5, que de acordo com o Gartner inclui "uma mudança em direção ao SCP algorítmico [planejamento da cadeia de suprimentos] com automação apropriada dos elementos-chave da tomada de decisão". Há muito defendemos que a previsão seja o mais automatizada possível, de modo que as pessoas envolvidas no planejamento sejam liberadas para aplicar o conhecimento contextual de circunstâncias excepcionais e variáveis ​​- em alguns casos, para substituir e ajustar as previsões.

Com esse tempo extra liberado, por que não aproveitar as vantagens de um dos maiores poderes do S&OP:o uso de planos de cenário para criar modelos hipotéticos de várias interrupções de oferta e demanda? Dessa forma, quando os dados começarem a sugerir que você está indo em direção a um desses cenários, você já elaborou um plano multifuncional. Isso permite que você reaja mais rapidamente às mudanças no mercado e, idealmente, obtenha vantagem competitiva com uma resposta mais rápida.

O melhor software para dar suporte ao S&OP emprega métodos “estocásticos” ou de previsão de probabilidade, que funcionam como sistemas de previsão do tempo, fornecendo uma gama de resultados possíveis, ponderados em torno daquele que é mais provável.

A seguir estão algumas histórias de planejamento de exceção do COVID-19.

Ulabox:atendendo à crescente demanda por entrega de comida em casa. Para algumas empresas, o COVID-19 trouxe picos de demanda. Ulabox, o primeiro supermercado puramente online da Espanha, reagiu com eficiência a picos de demanda excepcionais. A empresa foi capaz de compreender o impacto das mudanças nos tempos de envio, restrições de capacidade, preocupações com a vida útil e outros fatores em seu ambiente de múltiplos escalões. Ao alterar uma coisa - neste caso, a previsão - o sistema entende como estocar e onde podem surgir problemas. Esse recurso de “substituição comercial” ajuda o Ulabox a atingir o nível de serviço desejado para todos os seus “classe A”, mesmo em condições de crise.

Franke:colaborando para entender melhor a demanda. A Franke, fabricante de equipamentos de cozinha com sede na Suíça, usa software de planejamento avançado em mais de 50 regiões globais. Para apoiar seu processo de S&OP, ele se baseia em vários recursos para minimizar a interrupção da cadeia de suprimentos, incluindo substituições comerciais, filtragem de demanda excepcional, adição de demanda fictícia e fatoração no fechamento parcial de calendários de vendas. Essas funções permitiram que Franke gerasse uma previsão mais precisa em meio a mudanças extremas de demanda.

Esses valores de previsão ajustados são compartilhados por meio de um “hub de colaboração”, onde os mercados regionais têm dois dias para ajustar as previsões ajustadas para suas regiões antes que as substituições comerciais sejam importadas de volta para o sistema de planejamento.

McDonald’s Mesoamérica:enfrentando os desafios dos restaurantes. O impacto do COVID-19 nos restaurantes foi significativo. Para o McDonald’s Mesoamérica, os principais desafios são a redução do volume e a incerteza das previsões. Sua equipe também deve atender a níveis de serviço excepcionalmente altos, enquanto gerencia produtos perecíveis. A empresa pode ver todo o estoque por depósito, localização e item em tempo quase real. Também pode consolidar por região por categorias, seja carne, laticínios ou produtos de panificação; no sul ou no norte, ou em um país ou um único armazém.

A equipe está atualmente trabalhando em previsões de curto prazo. Em vez de confiar em quatro anos de informações, eles usam dois dias de informações para modelar as realidades do COVID-19. Essas ferramentas tornaram a empresa altamente eficiente na tomada de decisões importantes.

Avançar na maturidade do seu software de S&OP, dados e planejamento não serve apenas para gerenciar durante as crises. Isso tornará sua empresa resiliente, competitiva e pronta para qualquer coisa - incluindo a capacidade de aproveitar e lucrar com as mudanças positivas do mercado.

David Barton é gerente geral da ToolsGroup para a América do Norte.