A importância e os desafios da documentação atualizada

Nenhuma empresa, independentemente de seu porte e tipo de atividade, pode operar sem documentação. Desde a sua política geral às instruções de trabalho mais detalhadas, passando pelos procedimentos de segurança e relatórios de todo o tipo, ficam registadas todas as informações importantes e úteis sobre o bom funcionamento da empresa. Devem ser claros, precisos e facilmente acessíveis aos trabalhadores em causa. Também é vital que esta documentação esteja atualizada, incorporando as últimas evoluções e modificações, eliminando itens obsoletos. Em resumo, os documentos devem ser atualizados para serem aplicáveis.

O procedimento de controle de documentos

Seja SGQ, segurança ou qualquer outro sistema de gestão, configurar e aplicar um procedimento de controle de documentos é uma obrigação na indústria atual. No entanto, essa obrigação diz respeito tanto à documentação produzida internamente quanto àquela cuja origem é externa à empresa.

O objetivo de tal abordagem é essencialmente garantir a exatidão e confiabilidade da informação utilizada na atividade empresarial. Mas também, para garantir que todas as operações sejam conduzidas em tempo hábil, consistentes com o que está planejado e escrito.

O procedimento de controle de documentos internos envolve sua verificação e aprovação antes de sua transmissão. Também inclui a necessidade de identificar e destacar as alterações feitas, bem como garantir que os funcionários tenham as versões corretas dos documentos de que necessitam. A disponibilidade, acessibilidade e clareza das informações também fazem parte dos aspectos abordados pelo procedimento de controle interno de documentos. Também podemos encontrar a identificação, destruição e arquivamento de documentos obsoletos se ainda estiverem incluídos junto com os documentos aplicáveis.

Vamos nos voltar para informações sobre trocas de clientes e fornecedores, regulamentos, normas e outras peças de documentação que se originam fora da empresa. O procedimento de controle de documentos que inclui este último consiste principalmente em identificar aqueles cuja utilidade para a empresa é comprovada (separando os documentos necessários e supérfluos) e verificar seu conteúdo antes de divulgá-los.

A revisão documental, a atualização e suas apostas

Na indústria, manter a documentação atualizada é um dos grandes eixos da revisão documental. Isso corresponde a uma abordagem para garantir que o conteúdo dos documentos seja sempre válido, aplicável e atual. É exigido pela maioria das normas de gestão, incluindo a ISO 9001 (versão 2008, parágrafo 4.2.3) que afirma especificamente que “Revisar, atualizar se necessário e reaprovar documentos”. Isso pressupõe que a documentação aplicável precisa ser modificada para estar de acordo com a realidade do negócio.

Ao ser atualizada, a documentação está eliminando informações desatualizadas . Isso reduz muito o risco de cometer erros, enviando instruções erradas para novos funcionários e acabando com documentação obsoleta .

Desde que, no entanto, a gestão de revisões e documentos desatualizados seja eficaz. Nisso, a atualização dos documentos desempenha um papel determinante na melhoria contínua. Porque aborda os fatores que podem afetar a qualidade e integra as medidas para apoiá-la.

Documentação atualizada garante eficiência ideal em cada estação de trabalho. Cada colaborador tem um guia confiável e atualizado para que possa desempenhar sua missão de forma adequada. Ao mesmo tempo, ajuda a melhorar a segurança dos funcionários, reduzindo o risco de incidentes por meio de procedimentos apropriados ou instruções de trabalho. Levando em conta eventos perigosos passados ​​e novos desenvolvimentos nesta área.

Como manter uma documentação atualizada?

Para manter a documentação atualizada, as empresas industriais utilizam um Software Digital de Instruções de Trabalho. Assim, permite disponibilizar sempre aos operadores e técnicos a última versão do documento. Picomto é o software líder para digitalização da documentação operacional. Contate-nos para saber mais.