Cinco principais medidas analíticas de gastos para gerentes de compras

Se você ingressou recentemente em uma organização ou mudou para uma nova função diretamente relacionada a compras, pode ser um desafio saber por onde começar. Mesmo que você já esteja na função por um tempo, o turbilhão das atividades diárias pode desviá-lo de ter uma visão holística forte do relacionamento da sua organização com a base de fornecimento.

Existem centenas de métricas valiosas para ajudá-lo a entender melhor a cadeia de suprimentos da sua empresa. Mas, como qualquer profissional, você tem tempo limitado e as solicitações de relatórios podem distrair sua equipe de atividades críticas. Se você estiver em compras e tentando entender melhor a mercadoria ou categoria que lhe foi atribuída, compreender os números é especialmente importante para começar com o pé direito.

Aqui estão as cinco principais medidas de análise de gastos, junto com como defini-las, onde encontrá-las e que impacto elas têm em sua empresa:

Gasto total do fornecedor

Desde o início, você precisa de uma fonte confiável para rastrear o gasto total do fornecedor (que não inclui coisas como pagamentos de funcionários) e uma data que permite que você seja consistente com os relatórios. Pode ser tentador executar relatórios simplesmente sobre pedidos de compra aprovados, mas isso pode não incluir métodos de pagamento diferentes, como cartões de compra e fornecedores que são pagos como parte de uma transação - sem mencionar as faturas que podem não ter sido pagas.

Envolva-se com seu parceiro financeiro para determinar o padrão da empresa para considerar algo como despesa do fornecedor e alinhar seu número com as datas e categorias do razão geral da empresa. Certifique-se de levar em conta os vários sistemas e a estrutura da empresa, mantendo-se atento às recentes fusões ou aquisições. Este é um número no qual você precisa ser sólido, especialmente se for mencioná-lo na companhia de executivos. Isso deve se aplicar a todas as seguintes métricas de análise de gastos como regra básica.

Com o gasto total do fornecedor, você precisa se perguntar:Qual é o tamanho do bolo? Quantas empresas cobre e quantos sistemas de registro? Foi difícil conseguir?

Essas respostas o ajudarão a compreender as complexidades que as compras precisam enfrentar para cumprir seus objetivos e como pode ser difícil aplicar políticas contra a organização.

Se você quiser realmente impressionar, também deve saber como esse número se compara como uma porcentagem da receita da sua organização e como isso se compara aos padrões do setor.

Gastos diretos vs. indiretos

Em termos mais simples, os gastos diretos referem-se a compras diretamente incorporadas aos produtos da sua empresa, e indiretos são aqueles que não o são. É amplamente compreendido na fabricação e no varejo, mas pode ser mais difícil de definir em outros setores, especialmente serviços. Se a sua empresa está cumprindo as obrigações do cliente por meio de subcontratação, ou se um produto de um fornecedor está sendo revendido diretamente para seus clientes, você deve considerar isso uma despesa direta. Os gastos diretos devem ser obtidos com mais cuidado, em estreita cooperação com designers de produtos, mas podem representar grandes oportunidades ao se considerar a cadeia de suprimentos. (Abordagens Lean / Six Sigma geralmente produzem ótimos resultados). É muito importante que sua equipe de compras e sourcing entenda o impacto de suas decisões na qualidade do produto que você fornece aos seus clientes.

Gastos indiretos é onde você pode enfrentar desafios substanciais de economia - as coisas que sua empresa compra para apoiar suas operações. Isso geralmente é menos específico do setor e propício para economia se você alavancar o mercado. Tente não se concentrar apenas nos gastos estratégicos, mas também analise todo o relatório para o seu gasto final - os 20 por cento dos gastos que geralmente se distribuem por 80 por cento dos seus fornecedores.

Resumindo, você deve entender qual porcentagem de seus gastos é direta e indireta e ser capaz de decompor todas as seguintes métricas para ambos.

Gastos influenciados e gerenciados

Gastos influentes são os gastos que as compras têm a capacidade de alterar, seja por meio de negociação, escolha de fornecedores diferentes ou alteração da demanda. Esta é principalmente uma decisão organizacional que varia significativamente entre as empresas e a liderança. Pagamentos de empréstimos, pagamentos de aluguel ou arrendamento, reembolso de funcionários, doações de caridade, postagem, impostos e muito mais podem cair em áreas que a liderança marcou como “fora dos limites” para aquisições. Às vezes, esta é uma conversa surpreendente, em que as suposições podem custar caro.

Gastos gerenciados são os gastos que as compras realmente geram. Isso geralmente é definido como gasto sob contrato, mas na verdade representa qualquer transação em que a aquisição esteja envolvida na obtenção ou negociação.

Fornecedores Estratégicos

Os fornecedores estratégicos são uma combinação dos fornecedores que mais gastam com aqueles de quem sua empresa depende para entregar produtos ou serviços aos clientes. Você deve estar familiarizado com o gasto total, as mercadorias fornecidas, o número de departamentos que compram dos fornecedores e, mais importante, o risco que esses fornecedores representam para as operações da sua empresa. Esses são os fornecedores cujo desempenho realmente importa para as operações, segurança e reputação de sua organização.

No mínimo, analise os fornecedores que fornecem 80% de suas compras. Você pode se surpreender com o quão poucos existem. A partir daí, converse com seus parceiros de risco ou continuidade de negócios para entender como eles pensam sobre o risco do fornecedor e quem eles consideram os fornecedores mais importantes para cada organização ou unidade de negócios.

Gastos de cauda

Do outro lado dos dados de seus fornecedores estratégicos está a cauda. Essas compras representam apenas 20 por cento de seus gastos, mas geralmente 80 por cento ou mais de sua contagem de fornecedores. O rabo pode ser um assassino de produtividade e uma ótima maneira de economizar dinheiro. Existe uma maneira de você automatizar melhor o gerenciamento de gastos finais e consolidar fornecedores? O gasto final é um ótimo lugar para procurar oportunidades de automação.

Perguntas que você deve fazer a si mesmo:Como sua empresa está trabalhando atualmente para gerenciar isso? Ele está usando catálogos e, em caso afirmativo, eles estão realmente reduzindo os custos? Quanto tempo é gasto “empurrando papel” para gerenciar essas transações de pequenos dólares?

Bons dados podem ajudar as empresas a economizar até 12% em seus gastos finais. Mas, independentemente da sua área de gastos, compreender as principais análises e métricas de gastos permitirá que você tome decisões de compra mais inteligentes e reduza os riscos.

Erin McFarlane é chefe de estratégia e execução da Fairmarkit.