5 Métricas Essenciais de Análise de Gastos para Gerentes de Compras

Se você ingressou recentemente em uma organização ou mudou para novo cargo diretamente relacionado a compras, pode ser desafiador saber por onde começar. Mesmo se estiver no cargo há algum tempo, o turbilhão de atividades diárias pode distraí-lo de ter uma visão holística forte do relacionamento da sua organização com a base de fornecedores.

Existem centenas de métricas valiosas para ajudar você a entender melhor a cadeia de suprimentos da sua empresa. Mas como qualquer profissional, você tem tempo limitado, e solicitações de relatórios podem distrair sua equipe de atividades críticas. Se você está em compras e tentando entender melhor a commodity ou categoria atribuída, entender os números é especialmente importante para começar bem.

Aqui estão as cinco principais medidas de análise de gastos, junto com como defini-las, onde encontrá-las e qual impacto têm na sua empresa:

Gasto Total com Fornecedores

Desde o início, você precisa de uma fonte confiável para rastrear gasto total com fornecedores (que não inclui coisas como pagamentos a funcionários) e uma data que permita consistência nos relatórios. Pode ser tentador rodar relatórios apenas em ordens de compra aprovadas, mas isso pode não incluir diferentes métodos de pagamento, como cartões de compras e fornecedores pagos como parte de transação – sem mencionar faturas que podem não ter sido pagas.

Envolva-se com seu parceiro de finanças para determinar o padrão da empresa para considerar algo despesa de fornecedor, e alinhar seu número com datas e categorias do razão geral da empresa. Certifique-se de contabilizar múltiplos sistemas e a estrutura da empresa, ficando de olho em fusões ou aquisições recentes. Este é um número em que você precisa ser sólido, especialmente se for mencioná-lo na companhia de executivos. Isso deve se aplicar a todas as métricas de análise de gastos a seguir como regra fundamental.

Com gasto total com fornecedores, você precisa se perguntar: Qual o tamanho do bolo? Quantas empresas ele cobre, e quantos sistemas de registro? Quão difícil foi obtê-lo?

Essas respostas ajudarão você a entender as complexidades que compras precisa navegar para atingir seus objetivos, e quão difícil pode ser aplicar políticas contra a organização.

Se quiser realmente impressionar, também deve saber como esse número se compara como porcentagem da receita da sua organização, e como isso se compara a padrões do setor.

Gasto Direto vs. Indireto

Em termos mais simples, gasto direto refere-se a compras incorporadas diretamente nos produtos da sua empresa, e indireto são aquelas que não são. É amplamente entendido em manufatura e varejo, mas pode ser mais difícil definir em outros setores, especialmente serviços. Se sua empresa cumpre obrigações de clientes via subcontratação, ou se produto de fornecedor é revendido diretamente aos seus clientes, você deve considerar isso despesa direta. Gasto direto deve ser fonteado mais cuidadosamente, em estreita cooperação com designers de produto, mas pode representar grandes oportunidades ao considerar a cadeia de suprimentos. (Abordagens Lean/Six Sigma frequentemente rendem ótimos resultados). É muito importante que sua equipe de compras e sourcing entenda o impacto de suas decisões na qualidade do produto que você fornece aos clientes.

Gasto indireto é onde você pode assumir desafios substanciais de economia – as coisas que sua empresa compra para suportar suas operações. Isso é frequentemente menos específico do setor e maduro para economia se você alavancar o marketplace. Tente não focar apenas no gasto estratégico, mas também olhe até o final do relatório para seu tail spend – os 20% de gasto geralmente espalhados por 80% dos seus fornecedores.

Conclusão: você deve entender qual porcentagem do seu gasto é direto e indireto, e ser capaz de decompor todas as métricas a seguir para ambos.

Gasto Influenciável e Gerenciado

Gasto influenciável é gasto que compras tem capacidade de mudar, seja através de negociação, escolha de fornecedores diferentes ou mudança de demanda. Isso é principalmente uma decisão organizacional que varia significativamente entre empresas e liderança. Pagamentos de empréstimos, aluguel ou pagamentos de arrendamento, reembolsos a funcionários, doações caritativas, correio, impostos e mais podem cair em áreas que a liderança marcou como "fora dos limites" para compras. Às vezes esta é uma conversa surpreendente, onde suposições podem ser custosas.

Gasto gerenciado é a quantidade de gasto que compras realmente tem em mãos. Geralmente definido como gasto sob contrato, mas realmente representa qualquer transação onde compras esteve envolvida no sourcing ou negociação.

Fornecedores Estratégicos

Fornecedores estratégicos são combinação dos seus fornecedores de maior gasto e aqueles dos quais sua empresa depende para entregar produtos ou serviços aos clientes. Você deve estar familiarizado com gasto total, commodities fornecidas, número de departamentos comprando dos fornecedores, e, mais importante, o risco que esses fornecedores representam para as operações da sua empresa. São os fornecedores cujo desempenho realmente importa para operações, segurança e reputação da sua organização.

No mínimo, revise os fornecedores que fornecem 80% das suas compras. Você pode se surpreender com quão poucos são. A partir daí, envolva-se com seus parceiros de risco ou continuidade de negócios para entender como eles pensam sobre risco de fornecedor, e quem consideram os fornecedores mais críticos para cada organização ou unidade de negócio.

Tail Spend

Do outro lado dos dados de fornecedores estratégicos está a cauda. Essas compras representam apenas 20% do seu gasto, mas frequentemente 80% ou mais da contagem de fornecedores. A cauda pode ser tanto assassina de produtividade quanto ótima forma de economizar dinheiro. Existe forma de você gerenciar melhor seu tail spend automaticamente e consolidar fornecedores? Tail spend é ótimo lugar para buscar oportunidades de automação.

Perguntas a se fazer: Como sua empresa está trabalhando atualmente para gerenciar isso? Está usando catálogos, e se sim, eles realmente estão reduzindo custos? Quanto tempo é gasto "empurrando papel" para gerenciar essas transações de baixo valor?

Bons dados podem ajudar empresas a economizar até 12% no tail spend. Mas independentemente da sua área de gasto, entender as principais análises e métricas de gastos permitirá tomar decisões de compra mais inteligentes e mitigar risco.

Erin McFarlane é chefe de estratégia e execução da Fairmarkit.