Principais Critérios de CMMS que Todo Gestor de Manutenção Deve Avaliar

Cinco pontos que gestores de manutenção devem buscar em um CMMS

Gestores de manutenção são os responsáveis por manter as instalações em funcionamento. São peças valiosas em qualquer operação; suas atribuições variam em escopo dependendo do tamanho e função da instalação. Em geral, supervisionam a instalação, reparo e conservação do patrimônio do empregador, incluindo máquinas, sistemas mecânicos, edifícios e outras estruturas. Suas rotinas diárias envolvem desde tarefas simples como trocar lâmpadas até situações críticas como garantir o reparo de um equipamento essencial ou responder adequadamente a danos por água em uma área do prédio. Como as empresas dependem de operações ininterruptas, cabe aos gestores buscar formas de realizar seu trabalho da maneira mais eficiente e econômica possível.

Nesse sentido, um número crescente de gestores opta por sistemas de Software de Gestão de Manutenção Computadorizado (CMMS) para orientar suas operações. Esse software automatizado foi projetado especificamente para simplificar a gestão de manutenção através de interfaces seguras baseadas em nuvem, acessibilidade via dispositivos móveis e funcionalidade sem papel. Com um sistema de gestão de manutenção em vigor, gestores podem rastrear ordens de serviço, gerar relatórios precisos rapidamente e determinar instantaneamente quais ativos requerem manutenção preventiva. Não apenas essa ferramenta poupa tempo, mas, quando usada corretamente, pode resultar em maior vida útil dos equipamentos, melhor organização, melhor gestão de tempo e mão de obra e, por fim, redução de custos e aumento de lucros.

Veja a seguir cinco recursos importantes de CMMS a considerar ao avaliar software de gestão de manutenção:

1. Facilidade de uso do CMMS

Sistemas de software de gestão de manutenção são projetados para serem fáceis de usar, sem exigir experiência técnica dos usuários. Uma vez inseridos os dados da instalação no sistema, usar o software não é mais difícil que usar um app de smartphone. Tudo o que se precisa é tocar ou clicar em ícones, responder a prompts e preencher informações. CMMS também oferecem portabilidade, o que significa que podem ser usados quando e onde o técnico estiver. Estar preso a um computador desktop é desnecessário, pois tablets ou smartphones podem gerar ordens de serviço, acessar relatórios, carregar ou visualizar imagens e verificar cronogramas de trabalho preventivo. O software sincroniza automaticamente dados de diferentes dispositivos, eliminando a necessidade de atualizar manualmente dados recém-inseridos. Sistemas de manutenção computadorizados dão novo significado a aplicações amigáveis ao usuário.

2. Identificar e atender requisitos imediatos de funcionalidades do CMMS

Cada empresa é única, assim como seus requisitos imediatos de gestão de manutenção. Por exemplo, algumas empresas operam em uma única instalação, enquanto outras têm múltiplos sites. Se este for o caso, as opções a considerar devem ser direcionadas a software de manutenção que acomode empresas com múltiplos sites. Além disso, gestores de manutenção precisam explorar cuidadosamente outras necessidades, como: número de técnicos que usarão o software, necessidade de diferentes níveis de acesso ao sistema, acesso móvel, inclusão de desenhos arquitetônicos e tipo de suporte necessário. A maioria dos softwares de gestão de manutenção oferece muitos dos seguintes recursos: gestão de fornecedores, manutenção preventiva, gestão de ordens de serviço, rastreamento de equipamentos, estoque e peças, leitura de código de barras, plantas interativas, relatórios de manutenção, acesso a dispositivos móveis e manutenção de frota.

3. Atender requisitos de funcionalidades do CMMS a longo prazo

Empresas não são operações estáticas. À medida que indústrias e tecnologias mudam, as empresas também devem evoluir. Isso significa que os requisitos de manutenção de uma empresa hoje podem não ser os mesmos amanhã. Como os gestores de manutenção devem se adaptar à mudança, o software de gestão de manutenção no qual confiam também deve se adaptar. Para empresas que vislumbram crescimento e desenvolvimento futuro — seja expandindo ou adicionando novos sites, comprando novos equipamentos ou aumentando a equipe —, um CMMS deve acomodar essas necessidades futuras. Sistemas de gestão de manutenção têm capacidades para atender às necessidades de empresas em evolução, permitindo adicionar usuários, expandir ou adicionar novos sites ou atualizar equipamentos e ativos da empresa.

4. Opções de treinamento e suporte do CMMS

Um software CMMS oferece diferentes níveis de suporte baseados nas necessidades do cliente. As opções de serviços de suporte incluem onboarding, auditorias presenciais e treinamento. Gestores de manutenção também têm a opção de inserir dados por conta própria ou ter um técnico do CMMS fazer isso por eles. Onboarding e treinamento podem ser feitos online ou presencialmente. Também há opções de suporte contínuo baseadas nas necessidades da empresa. Ao escolher as opções de treinamento e suporte mais adequadas, os gestores devem equilibrar os custos dos serviços adicionais contra o tempo, energia e alocação de recursos para não tê-los.

5. Integração do CMMS com outros sistemas de software

Um dos benefícios de usar software de gestão de manutenção é sua capacidade de trabalhar com outros sistemas de software. Exemplos incluem os recursos de leitura de código de barras e upload de imagens, que integram o software de câmera de dispositivos móveis, bem como o recurso de sincronização automática que atualiza dados inseridos de diferentes dispositivos. A capacidade de sistemas de gestão de manutenção trabalharem perfeitamente com outros softwares aumenta seu valor como ferramenta eficiente e eficaz para gestores de manutenção.

Hoje, as empresas são constantemente desafiadas por demandas do setor e condições econômicas. Para maximizar seus resultados, devem encontrar as formas mais eficientes de operar. Para gestores de manutenção, sistemas de software de gestão de manutenção computadorizado fornecem a vantagem necessária para manter equipamentos e ativos em condições ideais e com paradas mínimas.