Trabalho Remoto: A Transformação Permanente da Aquisição de TI

A pandemia de COVID-19 trouxe uma ordem de trabalho remoto para cumprir requisitos de distanciamento social. As mudanças trazidas pela pandemia vieram para ficar e se manifestarão em um novo normal no mundo pós-pandemia.

A função de aquisição esteve em destaque durante esta crise. As empresas olham para suas equipes de aquisição para construir resiliência em suas cadeias de suprimentos e melhorar a colaboração com funcionários e outras partes interessadas.

As indústrias de TI foram significativamente afetadas durante a pandemia. Os custos de gastos de TI cresceram a uma taxa composta anual de cerca de 4,323% em 2020, à medida que a força de trabalho global mudou para o trabalho remoto da noite para o dia.

A função de aquisição nas indústrias de TI é predominantemente indireta e responsável por adquirir suprimentos necessários para operações diárias.

O papel da função de aquisição nas indústrias de TI foi ainda mais aprimorado devido à ordem de trabalho remoto trazida pela pandemia. Antes responsável por garantir que todos os escritórios estivessem bem equipados para realizar operações diárias, a equipe de aquisição agora é responsável por apoiar os clientes internos da organização e capacitá-los a trabalhar de suas casas.

Mudanças de Longo Prazo

Já se passou mais de um ano desde que as empresas de TI mudaram completamente para o modelo de trabalho remoto. Desde então, as equipes de aquisição dessas empresas superaram grande parte dos impactos negativos que o trabalho remoto teve na aquisição. Os efeitos de curto prazo incluem a extensão do processo de aquisição e atrasos no processamento de cada ordem de compra e solicitação de compra.

No entanto, mudanças de longo prazo que as empresas de TI adotaram para lidar com as complexidades causadas pelo trabalho remoto vieram para ficar, algumas das quais são:

Mudança de categoria

A ordem de trabalho remoto causou uma mudança significativa de categoria para a equipe de aquisição, passando da compra de suprimentos de escritório para receber solicitações de funcionários remotamente.

As práticas tradicionais de aquisição não estão equipadas para lidar com esse desafio complexo de fornecer aos funcionários os suprimentos necessários remotamente. Por exemplo, no mundo pré-pandemia, se um funcionário reportasse uma falha no laptop ao departamento de TI, este encaminhava uma ordem de demanda à equipe de aquisição para suprimentos necessários para consertar o laptop, a equipe verificava disponibilidade em estoque e emitia uma ordem de compra ao ponto de contato do fornecedor. O computador era consertado em dois dias ou menos. Após a ordem de trabalho remoto, o mesmo problema com o laptop se torna um problema complexo.

Por exemplo, seguindo a ordem de trabalho em casa, a equipe de aquisição da Microsoft teve que reimaginar a função de aquisição indireta, anteriormente feita manualmente, para lidar com o pico significativo no volume de solicitações de funcionários de 168.000 pessoas.

Para resolver esse problema, a Microsoft usa uma função de aquisição automatizada para configurar escritórios domésticos para seus funcionários, lidando com 70% de todas as solicitações de funcionários em 20 países diferentes.

Repriorização de gastos

Globalmente, as empresas sofrem com demanda deprimida, mesmo após o pico da pandemia, por causa de suas prioridades de investimento. Suas implicações incluirão menos liquidez para empresas que podem exigir a solução ótima via práticas eficazes de gestão de fluxo de caixa.

As equipes de aquisição devem reimaginar suas funções para permitir a repriorização de gastos investindo em tecnologias como capacidades de documento e assinaturas digitais. Enfrentam aumento de desafios, especificamente na preservação de entrada de caixa, lidando com mudanças nas funções da cadeia de suprimentos e previsão de demanda imprevisível.

Mesmo após a pandemia diminuir, a demanda provavelmente permanecerá suprimida, e as empresas podem ter que enfrentar iliquidez. Portanto, repriorizar investimentos responsavelmente na digitalização de funções de aquisição, como manuseio de faturas, facilita situações como uma pandemia.

O objetivo principal para equipes de aquisição de empresas de TI para os próximos meses será aumentar a produtividade dos funcionários com automação e tecnologia aumentadas. A equipe de aquisição deve otimizar capital de giro e liquidez enquanto adota orçamento base zero.

Automação

A ordem de trabalho remoto da pandemia acelerou a adoção de soluções de aquisição automatizadas que já estavam em consideração pelos líderes de aquisição. A digitalização é um habilitador essencial de comunicação e colaboração entre diferentes funções de uma organização à medida que o trabalho em casa se torna o novo normal.

Processar manualmente centenas de solicitações de funcionários para suprimentos é praticamente impossível com a ordem de trabalho remoto. Uma solução de aquisição automatizada pode melhorar a visibilidade de dados e permitir maior agilidade na organização e nas redes de suprimentos estendidas.

Departamentos de aquisição de alto desempenho são os mais prováveis adotantes iniciais de automação de aquisição. Segundo a Deloitte, os CPOs de mais alto desempenho têm 18 vezes mais probabilidade de usar soluções de aquisição em nuvem e 10 vezes mais probabilidade de ter adotado soluções de automação de processos robóticos (RPA).

Equipes de aquisição podem usar soluções de aquisição em nuvem para construir uma solução ponta a ponta que receberia a solicitação do funcionário, a compararia com o estoque disponível e geraria e aprovaria automaticamente uma ordem de compra.

A automação de aquisição também pode ser usada para desenvolver um sistema de suporte que auxiliaria funcionários e fornecedores trabalhando remotamente para melhorar a satisfação dos funcionários, o que desempenhará papel crítico no aumento da produtividade durante a ordem de trabalho remoto. Além disso, nuvens de automação ajudam gerentes a gerenciar fornecedores convenientemente e eliminar fraudes.

Mudanças de Processo

À medida que a ordem de trabalho remoto se torna o novo normal, os riscos de cibersegurança aumentaram significativamente para empresas de TI.

As empresas devem determinar as funções críticas que devem permanecer no local. Políticas e processos de aquisição devem ser reimaginados para apoiar as novas estruturas operacionais das empresas de TI. As equipes de aquisição devem aproveitar ferramentas de automação para fazer as mudanças de processo necessárias de forma que facilitem o trabalho no local e permitam que outros funcionários trabalhem de suas casas.

As políticas de aquisição devem ser reestruturadas para serem mais centradas no ser humano, pois comprometer-se com maior bem-estar coletivo pode ajudar a construir resiliência na cadeia de suprimentos da empresa, e assim ajudar os funcionários trabalhando remotamente, para garantir a continuidade dos negócios.

A função de aquisição automatizada anteriormente usada para equipar escritórios domésticos dos funcionários agora também pode ser usada para mobilizar estruturas de suporte para funcionários e garantir resiliência do ecossistema, fornecendo aos fornecedores acesso à mesma estrutura de suporte.

Mohammed Kafil é consultor de aquisição para Kissflow Procurement Cloud.