Repensando o RFP:Usando Dados para Obter Precisão e Agilidade

A maioria dos profissionais da cadeia de suprimentos concordaria que o tradicional processo anual de aquisição de operadoras em rede completa apresenta ineficiências. O acesso a dados melhores está mudando a forma como as organizações operam, e é hora de as estratégias de transporte mudarem também. Mesmo assim, muitos departamentos de transporte continuam seguindo os mesmos movimentos.

Historicamente, o processo de aquisição da transportadora é demorado. Os remetentes gastam uma quantidade substancial de tempo preparando e analisando solicitações de propostas (RFPs) para identificar as operadoras certas com base no preço, serviço, confiabilidade e compatibilidade de rede. Por sua vez, as operadoras gastam tempo respondendo a essas RFPs. Após o que normalmente é um processo longo e trabalhoso, acordos são feitos e os contratos são assinados.

Com o tempo, desafios e mudanças imprevistos nas redes de transporte de ambas as partes podem causar o rompimento dos acordos. Isso resulta em transportadores lutando para encontrar novas transportadoras parceiras no mercado à vista ou por meio de corretagem, ou transportadoras procurando caminhões adicionais para preencher a capacidade.

Com os dados corretos direcionando as estratégias de aquisição, melhores práticas de RFP levarão a redes mais estáveis ​​e produtivas e relações remetente-transportadora mais fortes.

Construindo uma rede de transporte mais forte

O que está impedindo os remetentes de realizar uma RFP de transporte melhor? A falta de visibilidade além de suas redes imediatas e de suas próprias pegadas de carga. As informações disponíveis para um remetente são as de sua própria rede, mas isso é apenas um pequeno pedaço de um quadro muito maior. Quando os remetentes são limitados por conjuntos de dados incompletos, eles não conseguem entender como as redes das transportadoras interagem com o ecossistema de frete mais amplo.

Com o parceiro de transporte certo, os remetentes podem usar dados mais precisos e robustos para obter uma visão mais ampla das redes de transportadoras fora da sua, como entrada para suas estratégias de aquisição de frete. Eles podem avaliar a pegada de carga de transportadores semelhantes em todos os EUA e restringir os números ao desempenho no nível da pista, de modo a considerar todos os fatores que influenciam os resultados da taxa.

Um consultor de cadeia de suprimentos tradicional pode fornecer aos remetentes um despejo de dados antes da RFP. Essas informações oferecem instantâneos de certos pontos no tempo durante o ano anterior. O problema é que esse tipo de dado é muito episódico e pode ser distorcido por seu escopo limitado. Pode ajudar os remetentes a identificar tendências macro, mas dados de transporte mais inclusivos com maior granularidade e abrir potencial estratégico específico para a rede de um remetente.

Os dados do ano passado são limitados em sua capacidade de ajudar um remetente a navegar nas incertezas após um desastre natural, fornecer orientação após mudanças econômicas inesperadas ou mostrar que as transportadoras estão cumprindo os acordos de frete mais recentes.

Em vez disso, os remetentes devem analisar os dados vivos por trás das redes de transporte em constante evolução, trazendo informações e percepções muito mais perto do tempo real. Isso adiciona agilidade à estratégia da cadeia de suprimentos e permite que os líderes de transporte façam ajustes contínuos e calculados ao longo do ano.

Identificando o Carrier Mix correto

A abordagem legada para uma RFP de transportadora envolve simplesmente colocar uma rede de remetentes para licitar. Infelizmente, evidências anedóticas costumam ser usadas para conduzir RFPs de operadoras. Os profissionais da cadeia de suprimentos ouvem histórias de colegas e predecessores do setor sobre em quais operadoras podem confiar, mas essas informações anedóticas podem não ser confiáveis. Esse viés influencia quais operadoras fazem a lista curta.

Considerando a reputação de uma transportadora é certamente uma jogada inteligente. Mas fazer backup de histórias com números concretos é uma maneira muito mais eficaz de determinar quais operadoras incluir nos eventos de RFP. Reputação à parte, os remetentes ainda devem examinar se a transportadora é uma boa opção para sua rede. Avaliar dados confiáveis ​​é como essa determinação deve ser feita.

Os remetentes tendem a ter um grupo central de transportadoras com as quais desenvolveram relacionamentos de longa data. Em muitos aspectos, isso é ideal. Relações fortes são necessárias para apoiar a cadeia de abastecimento. No entanto, como os mercados estão sempre mudando, é imperativo que os remetentes revisem os dados e reavaliem regularmente as transportadoras parceiras para determinar se eles ainda representam o ajuste certo para a rede de transporte do remetente.

Tradicionalmente, muitos remetentes operam RFPs com a ideia de que a transportadora com o lance mais baixo ganha o trabalho. Mas muitas transportadoras de baixo custo que fornecem serviço de baixa qualidade e capacidade não confiável introduzem riscos adicionais à rede de transporte.

Em alguns casos, por exemplo, essas parcerias se desfazem porque a transportadora não tem alinhamento natural com as remessas do remetente. Essa oferta de baixo custo agora custa mais para o remetente, pois ele se dirige ao mercado spot para encontrar novas transportadoras para atender as remessas no último minuto. Isso provavelmente significa que o remetente paga taxas de frete mais altas do que o inicialmente esperado.

Isso pode ser evitado se o remetente usar os dados corretos para identificar um parceiro estável no início da RFP e, em seguida, monitorar de forma consistente o desempenho e o ajuste. Identificar as transportadoras parceiras que melhor se adaptam a uma rede além das expectativas típicas oferece benefícios substanciais para remetentes e transportadoras.

Uma oportunidade comumente perdida entre os grandes remetentes é considerar as transportadoras de pequeno e médio porte. Embora as “principais transportadoras” possuam participação majoritária no mercado, a parceria com transportadoras que operam frotas menores, oferecem especialização em frete ou atendem em uma região específica oferece vantagens exclusivas.

Uma transportadora menor pode não ter uma grande equipe de vendas ou amplo orçamento de marketing, mas ainda pode ser um ajuste ideal para uma rede de transporte de remetente. As operadoras que estão se concentrando no serviço regional podem ser boas parceiras porque têm redes ativas em torno das principais vias. Embora as transportadoras nacionais possam enviar caminhões para essas áreas, isso pode vir com o custo adicional de retirar um motorista de um volume de rede mais denso. Transportadoras menores também podem ser parceiras fortes porque estão motivadas a priorizar as necessidades de um remetente, ao invés de apenas

fornecendo um relacionamento transacional.

Construir um portfólio saudável de operadoras é um desafio. Os remetentes precisam de uma base de parceiros confiáveis, mas também devem avaliar essas parcerias e permanecer abertos para trabalhar com transportadoras menos conhecidas - as joias ocultas. Essas transportadoras de crescimento menores podem complementar as transportadoras principais em uma rede de remetente. A melhor maneira de atingir esse equilíbrio é usando dados de transporte confiáveis.

Olhando além do “número da economia”

Para a maioria dos executivos de transporte, economia e redução de custos são os resultados financeiros ao trabalhar com consultores e parceiros:Quanto dinheiro você vai economizar para mim? Qual é o ROI? Os números da economia são baseados em dados antigos, representando a aparência de uma rede de transporte no ano passado, as previsões de vendas e o nível de produção esperado nas instalações de manufatura. Todos os envolvidos sabem que são apenas estimativas e que as coisas certamente mudarão nos próximos meses. A economia neste contexto nunca é garantida.

Existem métricas mais fortes que podem fornecer mais percepções e maior valor para uma estratégia de transporte. O remetente está atendendo aos requisitos de coleta e entrega no prazo de seus clientes? O remetente está trabalhando dentro do orçamento definido para sua rede de transporte? Essas metas devem ser tão importantes quanto reduzir os custos de transporte, com base em um número subjetivo de economia que é definido no início do processo de RFP.

A necessidade de dados precisos sobre transporte

Em uma época em que o comércio eletrônico e a remessa direta ao consumidor estão se tornando cada vez mais vitais para muitas cadeias de suprimentos, o transporte é uma parte essencial da execução de uma estratégia eficaz.

Garantir que os remetentes estabeleçam e operem as melhores redes possíveis ajudará as equipes de transporte a se manterem dentro do orçamento, ao mesmo tempo que diferencia suas empresas dos concorrentes. Ser capaz de acessar o máximo de dados possível, interpretar esses dados, identificar as principais tendências e usá-los para identificar os melhores parceiros é fundamental para uma cadeia de suprimentos ágil.

A importância desses dados vai além do processo de RFP. Por exemplo, a visibilidade dos dados pode identificar o local mais vantajoso para uma nova instalação de distribuição, com base na entrada e saída de caminhões em uma determinada área. Esse conhecimento posiciona o remetente para acessar facilmente os veículos que acabaram de entregar a carga e precisam pegar uma nova carga.

O primeiro passo em direção a uma rede de transporte mais eficiente e eficaz é encontrar parceiros da cadeia de suprimentos e consultores especializados que possam fornecer acesso a uma variedade de dados valiosos. Esses parceiros podem ajudar os remetentes a aplicar essas informações a uma estratégia de transporte eficaz, enquanto monitoram o desempenho e fornecem orientação sobre iniciativas de melhoria contínua.

Relacionamentos são importantes. Histórias e experiências em torno do serviço e da confiabilidade ajudam na tomada de decisões. Mas os dados têm sua própria história para contar.

Heather Mueller é diretora de operações da Breakthrough Supply Chain.