Como Diretores de Compras Impulsionam Valor em Cinco Áreas-Chave

Compras nem sempre foram vistas como o parceiro estratégico ideal e ágil da empresa. Processos de sourcing complicados, longos ciclos de compra e contratação, e lacunas em expertise de domínio resultaram em separação entre compras e as várias unidades de negócio que atende.

Aqueles de nós com muitos anos de experiência em compras sabem que há espaço significativo para melhoria em todo o processo, especialmente no domínio de sourcing de serviços complexos de alto valor. Embora tecnologias de consumo tenham avançado e mudado vastamente todos os aspectos de atividades individuais de compra e consumo, sourcing empresarial e a tecnologia que emprega ficaram visivelmente atrás. Praticamente falando, processos e tecnologia de compras não mudaram materialmente em décadas.

Agora, com a capacidade adicional de tecnologias avançadas, incluindo inteligência artificial e machine learning, a dinâmica está mudando. Estes avanços criam uma oportunidade significativa para diretores de compras e outros líderes de procurement abordarem o ritmo acelerado e as demandas de um ecossistema de negócios global.

Armados com os insights sem precedentes que a IA pode fornecer, compras está equipada para se tornar um verdadeiro parceiro estratégico para todas as linhas de negócio, melhorando muito escopo de serviços, identificação e avaliação de fornecedores, compras e gestão contínua. Ser um parceiro estratégico significa modificar cultura e prática organizacional, mas líderes transformacionais que estão fazendo isso bem já estão entregando novas e inovadoras fontes de valor para suas empresas, e sendo reconhecidos por seus pares como resultado.

O mandato de compras historicamente focou em garantir governança, conformidade, continuidade de suprimento e redução de custos. Frequentemente, stakeholders de negócio não recorreram a compras para orientação estratégica porque não sentiram que o conhecimento funcional e expertise estavam lá para atender seus objetivos e prioridades. Chegou a hora de mudar este paradigma. Compras precisa se engajar com stakeholders de negócio, não porque é mandatado, mas porque levará a resultados mais impactantes para o negócio.

Compras pode aprimorar toda função de negócio garantindo que equipes possam definir fácil e digitalmente até suas necessidades mais complexas, levá-las ao mercado, e prontamente encontrar, comparar, negociar, adjudicar e contratar com os melhores fornecedores para suas necessidades.

Existem cinco momentos definidores na jornada de sourcing onde compras pode entregar maior valor a seus stakeholders, aprimorando parcerias internas e garantindo que funções de negócio alcancem resultados sustentáveis.

Escopo. O primeiro momento definidor é quando um stakeholder de negócio identifica um problema ou oportunidade que deseja abordar usando um fornecedor terceirizado. Frequentemente no ambiente atual, o processo começa com uma definição não clara de necessidades, ou mesmo um requisito definido por um fornecedor em vez do stakeholder de negócio. Isso resulta em compras e fornecedores potenciais desperdiçando tempo e ciclos significativos, atrasando a implantação do serviço crítico. Compras pode mudar esta dinâmica aproveitando o poder de tecnologias avançadas como IA para guiar stakeholders através da criação de seus requisitos de forma mais rápida, precisa e intuitiva. Quando o requisito captura todas as necessidades-chave antecipadamente, todos os envolvidos economizam tempo e ciclos significativos, e evitam sobrecompra ou rodadas de ordens de mudança posteriores.

Identificação. Stakeholders precisam identificar rápida e eficientemente fornecedores que possam entregar os serviços que necessitam para alcançar prioridades de negócio. Para fazer isso, compras deve ser capaz de apresentar dinamicamente fornecedores altamente qualificados para qualquer necessidade em qualquer momento. Não podem esperar pelo processo tradicional de RFI/RFP, buscar em um grande banco de dados de fornecedores ou cadastro mestre, pedir referências ou recomendações, ou confiar exclusivamente em relacionamentos existentes para encontrar o melhor fornecedor.

Comparação. Stakeholders de negócio precisam de uma maneira fácil de realizar comparação qualitativa lado a lado e análise financeira das propostas de fornecedores que recebem, para que possam avaliar rapidamente e sem viés qual fornecedor é mais adequado para sua necessidade de serviço específica. O papel de compras não deve ser normalização de dados e análise de planilhas. Deve ser suporte à decisão e coaching de stakeholders. Estamos inteiramente acostumados a isso sendo feito para nós no mundo do consumidor, e não devemos esperar menos no mundo empresarial.

Seleção. Reduzir significativamente o tempo do escopo até a seleção do fornecedor, e permitir que membros da equipe se engajem durante todo o processo, proporciona maior transparência e eficiência. Dado o ritmo alucinante dos negócios na economia digital, o processo tradicional de meses de verificação e qualificação de fornecedores antes que acordos sejam assinados e o trabalho real comece simplesmente não é mais viável. Passamos a confiar em informações digitais para tomar decisões críticas de consumo pessoal, e este deve ser o padrão na empresa também.

Procure-to-pay sem toque. Toda empresa tem múltiplos parceiros, fornecedores e soluções com os quais trabalha para atender requisitos de negócio específicos, e a função de compras não é exceção. É crítico que CPOs selecionem plataformas e aplicações best-in-breed que se integrem perfeitamente com seus sistemas de registro backbone. Com as soluções digitais certas no lugar, CPOs podem garantir que os métodos para alcançar controles; conformidade; aprovação orçamentária; e correspondência, aprovação e pagamento de faturas sejam feitos de forma completamente automatizada. Simplesmente não há papel para profissionais de compras altamente capazes e educados tocando manualmente requisições, ordens de compra, faturas ou contratos. O resultado de qualquer processo de sourcing, particularmente serviços complexos, deve ser uma configuração perfeita e sem toque impulsionada por automação de processos robóticos no sistema de planejamento de recursos empresariais de registro, para que a experiência para o stakeholder de negócio e compras continue a ser simples, rápida e transparente.

Empresas estão adotando e empregando rapidamente tecnologia para automatizar trabalho transacional, fornecendo a compras a oportunidade ideal. Aproveitando o poder da automação, líderes transformacionais de compras e suas equipes podem ser mais estratégicos e impactantes, entregando maior valor a seus stakeholders de negócio e empresas ao longo do processo de sourcing. Compras deve focar em atividades de alto valor, tornando-se conselheiros confiáveis para seus stakeholders, alinhando com metas e prioridades de negócio, e trazendo ideias e abordagens inovadoras para sourcing de serviços.

Já estamos vendo uma mudança dramática em como compras é vista dentro de muitas empresas à medida que mais líderes transformacionais emergem. Estas equipes de compras têm uma mentalidade centrada no cliente, e fornecem plataformas de autoatendimento que dão aos stakeholders uma maneira de ser mais autônomos, enquanto garantem o nível apropriado de governança e impulsionam processos e resultados consistentes.

Ao liderar astutamente a reengenharia digital de sourcing, líderes de compras estão reinventando a profissão, e elevando sua estatura organizacional como parceiro de negócio indispensável e catalisador de mudança em toda a empresa.

Keith Hausmann é diretor de receita na Globality.