Compras e RH: Impulsionando Juntos a Excelência na Cadeia de Suprimentos

Por todas as diferenças entre compras, com sua mentalidade pragmática, quantitativa e de melhor-preço-para-melhor-suprimento, e recursos humanos, com sua abordagem qualitativa para as pessoas e relacionamentos da organização, muito mais pensamento deve ser dado a onde elas se encontram.

Na verdade, as funções têm muito mais terreno comum do que esses estereótipos sugeririam, e construir sobre suas conexões pode fornecer grandes benefícios a negócios em crescimento ao longo do tempo.

Isso é especialmente verdadeiro à medida que estratégia e gestão da cadeia de suprimentos se tornam integrais para a organização.

Uma cadeia de suprimentos de desempenho eficiente é uma das principais responsabilidades de compras, pois negocia e gerencia contratos, e garante que todas as tarefas relacionadas estejam performando otimamente. Na medida em que leva pessoas para fazer isso acontecer, e encontrar e mantê-las é uma responsabilidade chave de RH, há terreno comum considerável para interesses compartilhados.

Se a união de interesses não está ocorrendo organicamente, está sendo promovida pela alta gestão, especialmente em organizações maiores com mais de 1.000 funcionários. E quando as duas equipes aprendem a trabalhar com, não ao redor uma da outra, pode levar a resultados positivos.

Como isso pode acontecer? O ponto de partida mais óbvio envolve contratos, que são especialmente importantes à luz da necessidade de RH de apoiar contenção de custos organizacionais. Custos de planos de saúde têm estado em trajetória ascendente constante há anos, em meio a expectativas nebulosas de como programas de benefícios de funcionários são executados. Torna-se crítico avaliar corretoras com histórico comprovado de controle de custos, negociação de termos de contrato e gestão das letras miúdas. Tanto RH quanto compras têm muito valor a agregar.

Se há relutância por líderes de RH em convidar compras para esta mesa específica, geralmente está enraizada em preocupações sobre a capacidade de se encontrar no meio, dada as perspectivas fortemente divergentes de cada equipe. A tendência percebida de compras de inclinar-se para "menor custo possível" é perfeitamente adequada para suprimento de um ano de widgets. Negociar termos para um relacionamento de negócios, porém, requer parâmetros mais matizados.

Além disso, como especialistas de RH e legais em conformidade no local de trabalho enfatizarão, "baixo custo" pode ser um padrão perigoso quando aplicado a benefícios de funcionários. Há risco, segundo alertas do Departamento de Trabalho dos EUA, de que usá-lo violará as responsabilidades fiduciárias do plano sob regras ERISA.

As nuances de negociar um relacionamento com corretora e benefícios podem ser uma preocupação maior. Isso torna crítico para RH garantir que, à medida que compras assume seu assento à mesa, sua equipe foi equipada para entender os qualificadores menos tangíveis que podem fazer ou quebrar um acordo. Objetivos e expectativas devem ser martelados antes que apresentações de corretoras comecem, cobrindo territórios como:

• Qualificações, experiência e expertise do parceiro prospectivo — especialmente as de seu líder de equipe, mas também de outros membros.
• Conhecimento demonstrável da equipe sobre sua indústria e a posição de sua organização nela. Isso abrange sua estrutura e finanças ao tamanho de sua força de trabalho e consciência de seus desafios particulares, especialmente aqueles envolvendo funcionários e benefícios, recrutamento/retenção de funcionários, e muito mais.
• Seu acesso a uma rede sólida de consultores especializados para serviços de valor agregado como programas de comunicação e bem-estar. Você não encontrará tais serviços em ofertas básicas de corretoras com orçamentos mais restritos.
• Orientação de plano que demonstre pensamento de qualidade, conhecimento profundo do espaço de benefícios de funcionários e fortes soluções estratégicas.
• Protocolos de gestão de clientes claramente articulados.
• Uso de analytics inovadores para impulsionar programas de benefícios mais personalizados.
• Identificação de ferramentas e capacidades específicas a serem implantadas a serviço de seu programa de benefícios.
• Garantias de taxas de serviço explicitadas.
• Experiência criando campanhas de inscrição aberta virtuais.

Planejamento interno antecipado para focar em tais detalhes ajudará a criar uma parceria forte e de longo prazo entre RH e compras. Isso fornece um tempo para aprender os pontos fortes particulares de cada equipe. Também é uma oportunidade para identificar onde valor máximo pode ser criado antes, durante e após o processo de seleção. Certamente, compras pode ser inestimável para guiar requisitos de contrato, para custo e serviço alike, uma vez que o novo consultor é selecionado.

Se nada mais, organizações podem se beneficiar de uma abordagem mista e faseada durante o processo de solicitação de proposta (RFP). Por exemplo, especialistas de RH de uma organização gerenciaram a frente do processo RFP de corretora, incluindo estabelecer expectativas sobre entregáveis e o relacionamento. Compras intensificou para ser um jogador integral da equipe durante a segunda fase, assumindo responsabilidade por moldar os termos financeiros do contrato e gerenciar conformidade interna, incluindo acordos de confidencialidade.

Compras definitivamente tem um papel a desempenhar como parceiro de RH. Pense nisso como ajudar a aliviar estresse e fornecer um par extra de mãos. Quando o fardo é compartilhado, objetivos compartilhados claramente definidos tornam-se mais alcançáveis. No final, as portas se abrem para a melhor oportunidade de uma experiência de RH e funcionário otimizada — e uma cadeia de suprimentos funcionando suavemente, também.

Joseph Torella é presidente da divisão de benefícios de funcionários na Hub International Northeast, uma corretora de seguros e parte da Hub International Limited.