WMS 101: Sete Distribuidores Compartilham Insights sobre Digitalização de Armazenagem

O caminho para um sistema de gestão de armazém (WMS) parece e se sente diferente para cada distribuidor. Para alguns cujas operações eram inteiramente baseadas em papel antes de decidirem acelerar uma implementação, a jornada pode ter parecido assustadora no início. Outros podem ter estado ansiosos para ligar a ignição e começar seus motores WMS, apenas para descobrir que precisavam de assistência para navegar e superar certos obstáculos ao longo do caminho. Alguns distribuidores dirão que encontrar um WMS que "se dê bem" com seu ERP existente, enquanto melhora a precisão do estoque e orienta funcionários, não é tão fácil quanto se poderia pensar.

Para ajudar mais empresas a embarcar em suas próprias futuras implementações de WMS com confiança, pedimos a vários distribuidores que já percorreram o caminho para operações sem papel para compartilhar suas perspectivas, insights e lições aprendidas.

EA: Compartilhe um motivo para sua decisão de mudar de operações manuais para automatizadas no armazém.

Shaun Frazier, diretor de operações da Sea to Summit: Em nosso armazém anterior, estávamos simplesmente estourando nas costuras e não podíamos capitalizar novas oportunidades de vendas.

EA: Falando em vendas, como seu armazém se saiu durante temporadas de pico como feriados antes de um WMS?

Tom Yearsley, diretor financeiro da C-A-L Ranch Stores: Durante períodos de pico de vendas, o piso de distribuição tornou-se um gargalo para levar mercadorias às lojas em tempo hábil... Mercadorias não podem ser vendidas se estão paradas em um centro de distribuição.

EA: Antes de buscar tecnologia para melhorar seu negócio, quais foram alguns dos principais problemas ou sinais de alerta que indicaram que era hora de frear de vez o papel e caneta no seu armazém?

Ty Marchand, gerente de TI da Plymouth Inc.: Toda vez que um pedido chegava, o separador tinha que encontrar o item pela memória porque não havia sistema para rastrear a localização do item. O peso de cada item ou caixa separada tinha que ser então escrito manualmente. Uma vez que cada item do pedido era separado, o pedaço de papel com os pesos manuscritos de cada item (que eram escritos rapidamente em temperaturas abaixo de zero) era levado ao departamento de expedição. A informação era decifrada e digitada em um terminal que imprimia a fatura. Isso frequentemente acontecia enquanto o motorista esperava para sair. Depois de ver as equipes fazerem isso e quão doloroso o processo era, pensei comigo mesmo: tem que haver um jeito melhor.

EA: Alguns distribuidores passam anos modificando seus sistemas baseados em papel antes de finalmente buscar uma solução externa. Que obstáculos impediram seu armazém de se tornar sem papel mais cedo?

Drew McMillan, diretor de operações da Devil Mountain Nursery: Houve algumas vezes em que começamos a caminhar pelo caminho de tentar puxar o plugue completamente do papel. Então você percebe que há alguns problemas fundamentais que precisa voltar e resolver. Tudo soa bem no planejamento até você realmente fazer... Finalmente percebemos que poderíamos continuar mudando até ficarmos azuis na cara, mas nunca mudaria no grau que precisava para continuarmos a crescer.

EA: Uma vez que você identificou a solução WMS certa para seu negócio, o que precisava ser feito antes de poder iniciar o processo de implementação?

Dan Luzietti, diretor financeiro da Hercules Industries: Mudamos a programação em nosso ERP para complementar nosso fluxo de trabalho, em vez de pegar o programa e modificar nosso fluxo de trabalho para melhor complementá-lo... Em muitas instâncias, nos pintamos em um canto com alguma programação personalizada dentro de nossos sistemas que primeiro tivemos que desfazer.

EA: Qual era o objetivo final da sua implementação de WMS?

Marchand: Trabalhar em condições de frio únicas nunca é fácil, então nosso objetivo é simplificar todos os outros aspectos do estoque e dos processos de pedidos o máximo possível.

EA: A mera menção da palavra "mudança" pode causar inquietação em algumas pessoas. Conte-me mais sobre a transição para um WMS.

McMillan: Todos os pedidos em papel, a necessidade de ter comunicação face a face sobre o pedido, passar o papel para alguém, a necessidade de encontrar aquela pessoa para descobrir o que aconteceu com o pedido — tudo isso foi substituído pelo software.

Mudança é assustadora, pessoas têm medo e ficam frustradas. Quando você está acostumado a fazer algo por muito tempo, há resistência. Estávamos atentos a isso e quando vimos que o software não estava operando da forma que prometemos, fomos capazes de recuar e fazer as mudanças necessárias antes de avançar. Onde estamos hoje, pessoas, até mesmo aquelas que eram céticas no início, agora estão bem convencidas e acostumadas ao sistema operacional.

EA: Como você resumiria a transformação no seu armazém de pré a pós-implementação?

Frazier: Antes da implementação, já tínhamos processos em vigor, mas eram incrivelmente manuais e ineficientes. Nossos volumes continuaram a subir dramaticamente, mas o número de erros é extremamente baixo e conseguimos reduzir o tempo de treinamento para novos funcionários em 50 por cento. Nossas operações são muito mais diretas e simplificadas agora.

Paul Gillis, gerente de controle de estoque da Outdoor Equipment Distributors: Antes da [implementação], não tínhamos tempo para fazer nada além de separar e puxar pedidos. O armazém era uma bagunça e estávamos sempre correndo atrás. Agora, somos capazes de gastar a primeira hora de cada dia fazendo contagens cíclicas e limpando espaços de trabalho. A transformação foi como noite e dia.

EA: Como o sucesso da sua implementação de WMS ajudou a garantir o sucesso do seu centro de distribuição?

Luzietti: Tornamos nossas pessoas melhores no que fazem e estamos gerenciando nossa capacidade melhor.

Yearsley: No geral, ficamos muito, muito satisfeitos. Somos mais eficientes e precisos, muito mais rápidos e temos muito menos papelada! Os funcionários também adoram, particularmente desde que agora levamos produto às lojas onde pode ser vendido em tempo hábil.

EA: Agora que seu WMS está em vigor e otimizando a funcionalidade do seu armazém, quais metas estão no horizonte para distribuidores como você no caminho à frente?

Nick Meyer, gerente de armazém da Sea Wire & Cable Inc.: Levamos melhoria contínua a sério. Nossa meta é atingir zero defeitos. Mas essa meta de zero defeitos não pode ser alcançada apenas internamente; deve ser uma iniciativa de toda a cadeia de suprimentos.

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Não apenas a adoção de tecnologia avançada como um WMS ajudou distribuidores a reduzir significativamente o número de erros em suas operações de armazém, permitiu que eles eliminassem completamente processos que estavam diretamente impedindo o crescimento de seus negócios. Além disso, alcançaram maior precisão na separação, entrega melhorada e melhor atendimento ao cliente.

Eric Allais é presidente e CEO da PathGuide Technologies Inc., provedora de WMS.