Estoque Gerenciado pelo Fornecedor: Insights de Especialistas sobre Benefícios, Desafios e Melhores Práticas

Quais são as melhores práticas para começar com um sistema de estoque gerenciado pelo fornecedor? Dois especialistas pesam os prós e contras e oferecem insights sobre como fazer funcionar efetivamente.

O torno CNC que custa mais que algumas casas fica ocioso porque, minutos no segundo turno, a oficina ficou sem machos 1/4-20. Insertos de metal duro que não são usados há anos juntam poeira em alguma prateleira esquecida no almoxarifado. A pessoa de compras decide economizar alguns reais indo com uma fresa de topo de marca alternativa que anuncia desempenho igual mas falha em entregar. Torneiros escondem barras de alargar e brocas em suas caixas de ferramentas porque têm medo de ficar sem, enquanto a oficina paga para expedir essas mesmas ferramentas.

Tudo isso soa familiar? Estes são apenas alguns dos desafios cotidianos enfrentados por fabricantes de todos os tamanhos. Adicione a isso a despesa de contagem cíclica de rotina, o incômodo de avaliações anuais de fornecedores, obsolescência e taxas de frete, tempo perdido, desperdício — e até roubo — e fica claro que gerenciamento de almoxarifado de ferramentas e suprimentos é uma tarefa incômoda, frequentemente cara.

Não existe um jeito melhor?

Como se vê, existe: estoque gerenciado pelo fornecedor, ou VMI (Vendor Managed Inventory), e mesmo que você possa não estar pronto para entregar a responsabilidade de manter o almoxarifado e prateleiras de suprimentos abastecidos a um provedor externo, VMI é bastante possivelmente o melhor passo que qualquer empresa pode dar em direção a operações de metalurgia mais eficientes.

Quem diz isso é John Smalley, Diretor Sênior de Estratégia de Soluções e Inovação da MSC, e Chad G. Himmelman, Diretor de Soluções de Campo. Ambos obviamente gostariam de fornecer soluções VMI para sua oficina. Ainda assim, ambos também dirão que, deixando de lado a escolha de parceiro e sistema VMI, o mais importante é que as oficinas ganhem uma compreensão clara dos benefícios e armadilhas desta iniciativa de cadeia de suprimentos — e façam isso antes de pular na piscina do VMI.

Aqui estão algumas das perguntas que uma empresa de manufatura típica pode ter ao avaliar os benefícios e desafios do VMI, junto com respostas destes dois especialistas em gerenciamento de cadeia de suprimentos:

P: Por que empresas usam VMI?

R: Programas de estoque gerenciado pelo fornecedor transferem o custo e a responsabilidade de gerenciar consumíveis-chave e itens incômodos para um parceiro confiável. Eles também consolidam gastos em um único fornecedor, automatizam o processo procure-to-pay e reduzem custo de mão de obra para recebimento e armazenamento. Dito isso, o cliente sempre mantém controle sobre quais itens são incluídos no acordo, bem como com que frequência e quanto é reposto. O resultado final é maior eficiência, e a eliminação de faltas de estoque, obsolescência e desperdício.

P: Como funciona o estoque gerenciado pelo fornecedor?

R: Isso depende do acordo e das necessidades do cliente. Estoque gerenciado pelo fornecedor pode ser exatamente como seu nome descreve: uma abordagem automatizada, quase hands-off, que liberta o fabricante do ônus e despesa associados com gerenciamento de almoxarifado de ferramentas e suprimentos. Mas também pode ser mais manual na natureza, com o usuário final micromanipulando escaneamento, aprovação de ordem de compra e planejamento de demanda.

P: Para que tipos de instalações é mais adequado?

R: Todos os fabricantes podem se beneficiar de ter um programa de estoque gerenciado pelo fornecedor, desde que tenha sido adaptado ao seu processo de aquisição e necessidades de commodities. Uma job shop, por exemplo, pode optar por aproveitar VMI através de uma máquina de venda para suas necessidades de ferramentas perecíveis, enquanto empresas de montagem e fabricantes de lote poderiam usar um programa de estoque em caixas para itens de suprimento de baixo custo e similares. De qualquer forma, tal programa simplifica a cadeia de suprimentos enquanto reduz o risco e custos de mão de obra associados com gerenciamento tradicional de almoxarifado.

P: Que tipos de peças e ferramentas são adequados para VMI?

R: Simplificando, praticamente qualquer item consumível é candidato a VMI. Existem programas tradicionais de estoque em caixas disponíveis para itens como fixadores, conexões, baterias e suprimentos de segurança. Cribware ou scanners de código de barras podem ser usados para gerenciar suprimentos de almoxarifado, como produtos de limpeza e manutenção de instalações. E máquinas de venda são frequentemente colocadas próximas a células de produção e contêm consumíveis críticos de metalurgia e — mais recentemente — equipamentos de proteção individual.

P: Você pode oferecer benefícios quantificáveis ou histórias de sucesso?

R: "Não estamos à liberdade para discutir histórias de sucesso de clientes individuais, exceto para dizer que os benefícios de um programa VMI bem executado afetam todas as áreas de uma instalação de manufatura", diz Smalley. "A equipe de compras desfruta de uma redução nas taxas de consumo e um aumento na visibilidade de uso. Economias de custo operacional são realizadas em todo o processo procure-to-pay via colocação eletrônica de ordem de compra. Há também redução de mão de obra devido à eliminação de contagem cíclica e reposição manual, junto com giros de estoque mais altos resultando em fluxo de caixa aumentado."

P: O que as pessoas devem saber antes de entrar em um acordo VMI?

R: Um programa VMI é um compromisso, não apenas com o fornecedor no qual você colocou sua confiança, mas também, mais importante, um compromisso com o processo geral. Fabricantes devem perceber que economias vêm através de automação e gerenciamento de estoque. Muitos deles querem um VMI mas não colocam o tempo necessário para gerenciar mudança de demanda, ou mais importante, adotar as eficiências que vêm com deixar de lado o processo de pedidos. Afinal, é um programa de estoque gerenciado pelo fornecedor.

P: Erros comuns ou armadilhas ao implementar um programa VMI?

R: "Como disse, alguns clientes falham em abrir mão do controle, questionando o sistema ou insistindo em colocar ordens de compra manuais", adiciona Smalley. "É como investir em um carro autônomo e então nunca soltar o volante. Além disso, alguns clientes escolhem incluir commodities inadequadas em seu programa. Estes poderiam ser motores, caixas de engrenagens, e assim por diante que veem uso infrequente, ou suprimentos e materiais que precisam de segurança adicional e devem utilizar uma configuração de venda segura."

P: Preciso investir (ou alugar) máquinas de venda? Caixas de ferramentas eletrônicas?

R: "Cada parceiro VMI é diferente, mas na minha opinião, o fornecedor ou distribuidor deve fornecer este material como parte de sua oferta de soluções", nota Himmelman. "Há um custo significativo para tal equipamento, no entanto, então o cliente provavelmente será solicitado a se comprometer com a quantidade de negócios que farão com aquele fornecedor, para compensar o investimento. De qualquer forma, estas soluções fornecem excelente segurança e visibilidade em tempo real de estoque disponível, tornando qualquer tempo de inatividade associado a falta de estoque uma coisa do passado."

P: E software de gerenciamento de ferramentas? Não é uma parte essencial de qualquer sistema VMI?

R: Software de gerenciamento de almoxarifado é de fato um componente de muitas soluções VMI, mas não é um pré-requisito. Com isso em mente, muitos deles podem se integrar ao sistema ERP de uma empresa, seu TMS (software de gerenciamento de ferramentas) e software CAD/CAM ou compartilhar informações com plataformas EDI como Ariba. Fazer isso simplifica ainda mais o fluxo de dados entre estes vários sistemas de software e baseados em nuvem, abrindo a porta para maior sofisticação e visibilidade geral.

P: Algum outro conselho ou tópicos que poderíamos ter perdido?

R: O valor de uma solução VMI não está no equipamento ou maquinário, mas sim na facilidade com que uma empresa pode gerenciar seus níveis de estoque, e com a maior eficiência desfrutada por todos os funcionários que participam de tal programa. Associados VMI têm a capacidade de resolver problemas, recomendar oportunidades de otimização, e sugerir itens adicionais para incluir em uma solução de estoque gerenciado pelo fornecedor. Além disso, fornece uma abordagem digital para gerenciamento de estoque, e é uma parte importante de qualquer iniciativa Indústria 4.0.

Quais dificuldades ou vantagens você encontrou ao incorporar um sistema de estoque gerenciado pelo fornecedor? Compartilhe seus pensamentos e insights nos comentários abaixo.

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