Domine a Gestão de Inventário de Armazém: Estratégias Comprovadas para Eliminar Erros

Por mais que o mundo dos negócios de hoje tenha se tornado digital, existe um tipo comum de problema empresarial que não pode ser resolvido simplesmente por um aplicativo ou alguma nova solução tecnológica. Esse problema é a gestão de inventário de armazém e a prevenção e controle de erros de inventário.

Como há tantos ativos físicos, locais e pessoas tipicamente envolvidos em todo um processo logístico, não é uma questão de se haverá erros na gestão de inventário de armazém, mas sim quando. A melhor estratégia envolve antecipar e abordar o máximo possível de problemas de armazém antes que eles surjam.

Como trabalhamos de perto com tantas empresas que buscam continuamente otimizar seus processos logísticos de armazém, queríamos saber mais sobre o que realmente funciona para prevenir e controlar erros de inventário. Então, contatamos 20 especialistas em gestão de inventário e pedimos que respondessem a esta pergunta:

"Qual é a coisa nº 1 que as empresas podem fazer para reduzir erros de inventário de armazém?"

Coletamos e compilamos seus conselhos especializados neste guia abrangente para gerenciar, prevenir e reduzir erros de inventário. Veja o que nossos especialistas disseram abaixo:

Conheça Nosso Painel de Especialistas em Gestão de Inventário de Armazém:

Bruce Hollinger Scott Pridham Cindy Harder Lee Schwartz Gary C. Smith Berrin Sun Curtis Parnell Alejandro Velez Ross Peteresen Pauline Malone

Barney Cohen William Bauer Dave Goldstein Orit Pennington Gavin Parnell Forrest Burnson Bryan Conklin Brandon Levey Brian Sutter Chris Borkert

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Bruce Hollinger

Bruce Hollinger é Fundador e Presidente da WiSys LLC e foi o fundador original da Macola Software em 1982. Após a Exact Software adquirir a Macola em 2001, Bruce juntou-se à Inspired Solutions, onde pôde trabalhar diretamente com clientes Macola e desenvolveu uma compreensão do tipo de soluções que eles precisavam. Em 2004, Bruce fundou a WiSys e desenvolveu o conceito de Gestão de Armazém em Tempo Real e ERP para Exact Macola Software.

A maneira nº 1 das empresas controlarem erros de inventário de armazém é…

Usar um Sistema de Gestão de Armazém (WMS) que se integre ao seu ERP em tempo real.

Isso garante que os números de inventário estejam atualizados e precisos em todos os sistemas e melhora todos os aspectos das operações de negócios, incluindo redução de inventário, melhor atendimento ao cliente, menos erros de entrada de dados e melhor conformidade.

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Scott Pridham

Scott Pridham é Gerente de Unidade de Negócios da Fortress Fencing, que opera vários armazéns de suprimentos de cercas na Austrália.

A coisa nº 1 que as empresas devem ter em mente para reduzir erros de inventário de armazém é…

Localização, localização, localização.

Certifique-se de que há um procedimento para sempre que um produto é movido de um local para outro, e certifique-se de que todos os seus funcionários conheçam o local adequado para cada item. Fazendo isso, você evitará perda de inventário e reduzirá o tempo necessário para processamento e atendimento. Algumas maneiras de fazer isso – certifique-se de que todos são treinados em como usar o sistema de inventário. Tenha sessões de compartilhamento de conhecimento onde os funcionários mostrem uns aos outros onde encontrar itens no armazém e o local adequado para reabastecê-los.

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Cindy Harder

Cindy Harder é Principal do Visual Data Group, uma empresa que ajuda companhias a resolver grandes problemas com grandes conjuntos de dados. Ao longo de sua carreira de mais de 20 anos, Cindy teve vasta experiência em Marketing, Distribuição Atacadista e Varejo, Cadeia de Suprimentos, e no desenvolvimento de processos de Planejamento de Vendas e Operações. Ela é especialmente familiarizada com a indústria de Produtos de Consumo, onde participou de todos os aspectos da cadeia de suprimentos, desde Planejamento de Demanda até Distribuição de Armazém.

Meu conselho para empresas que querem reduzir erros de inventário é…

Duas palavras: erro humano.

É comum que indivíduos no cais de recebimento, separadores e empacotadores, e aqueles que enviam os produtos coloquem o inventário no lugar errado. As empresas devem incluir treinamento como parte dos processos de contratação para ilustrar a importância do manuseio adequado do inventário. Independentemente do cargo para o qual um indivíduo é contratado, ele deve ser treinado em todas as facetas do armazém, as ferramentas usadas para gerenciar o inventário e que erros de inventário são responsabilidade deles.

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Lee Schwartz

Lee Schwartz é Principal e Fundador do Schwartz Profitability Group e há mais de 14 anos vem desbloqueando gargalos operacionais para empresas de manufatura e distribuição, economizando tempo e dinheiro, e impulsionando seus resultados. Antes de lançar sua prática de consultoria, Lee passou mais de 20 anos no mundo corporativo, muitos em posições de gerência sênior de CEO e Presidente. Lee também é colaborador regular e blogueiro para Industry Week, MDM (Modern Distribution Management) e The Aerospace and Defense Forum.

Há tantas causas para inventário incorreto… erros de entrada, roubo, manuseio inadequado, falta de procedimentos, falha em seguir processos… no entanto, acredito que se eu tivesse que escolher uma causa para erros de inventário, poderia ser descrita por…

O acrônimo GIGO. Lixo entra. Lixo sai.

Tantas vezes trabalhei com clientes cujos dados são simplesmente defeituosos. Corrigir os dados corrigiu as imprecisões. Outras vezes é a forma como o ERP ou WMS ou outras plataformas de software de rastreamento de inventário são usadas… ou não. Etapas são perdidas. Pedidos não são inseridos corretamente.

Outras vezes é a forma como o inventário é manuseado no armazém. Produto é movido de um local para outro, mas a movimentação não foi inserida corretamente no sistema. Onde está o inventário? Onde costumava estar.

Se houver um segundo lugar próximo, é a falta de procedimentos ou a falta de seguir adequadamente os processos existentes. Falha em qualquer caso tenderá a levar a dados de inventário errôneos.

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Gary C. Smith

Gary C. Smith é Presidente da NAEIR (National Association for the Exchange of Industrial Resources). Desde a fundação da NAEIR em 1977, ela coletou e redistribuiu mais de 3 bilhões de dólares em suprimentos e equipamentos novos doados. Mais de 7.000 corporações nos Estados Unidos doaram mercadorias para a NAEIR para apoiar escolas, organizações sem fins lucrativos e organizações de caridade, enquanto ao mesmo tempo aproveitam deduções fiscais e reduzem custos de armazenamento.

A coisa nº 1 que as empresas devem fazer para gerenciar erros de armazém é…

Livre-se do inventário indesejado.

Doe para uma organização de presentes em espécie sem fins lucrativos para obter benefício fiscal, limpar o armazém E ajudar outros.

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Berrin Sun

Berrin Sun lidera Marketing de Produto na Ragic, Inc, um banco de dados em nuvem flexível para empresas que ajuda clientes a criar seus próprios bancos de dados em todos os lugares com uma UI intuitiva estilo planilha, e que não requer habilidades de codificação.

Nossos clientes constroem aplicativos de rastreamento de inventário no Ragic, e posso dizer que a dica nº 1 para controlar erros em inventário de armazém é…

Ter um bom banco de dados nos bastidores.

Muitas empresas de armazenagem e logística confessam que têm tudo no Excel, que saiu do controle desde que não conseguem controlar inventário, compras e vendas em uma única planilha.

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Curtis Parnell

Curtis Parnell é Gerente de Divisão da North Shore Steel, uma North Shore Supply Company. Ele gerencia e supervisiona todos os aspectos das operações de negócios para a divisão Rack Express de produtos de armazenamento. Curtis traz mais de 25 anos de experiência prática na indústria de manuseio de materiais e armazenagem.

A coisa nº 1 que as empresas podem fazer para gerenciar erros de inventário de armazém é…

Incorporar um software de rastreamento se ainda não utilizado.

O tempo gasto contando, separando, empacotando e movendo cada remessa através do sistema de manuseio deve ser rastreado também. Um armazém deve ser organizado de forma a reduzir tempo gasto curvando, pegando, caminhando de uma estação para outra, etc. Mantenha itens-chave na altura da cintura e ao alcance fácil.

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Alejandro Velez

Alejandro Velez é Fundador da Imagetoner.com, varejista de cartuchos de toner para impressoras a laser, suprimentos de escritório verdes e papelaria ecológica.

A coisa nº 1 que as empresas podem fazer para reduzir erros de inventário de armazém e pode economizar toneladas de dinheiro para o seu negócio é…

Treinar seus funcionários de armazém para garantir que eles entendam como sua empresa funciona e que tipo de produtos a empresa vende.

Funcionários de armazém não são robôs, dada a informação certa eles podem tomar decisões informadas e corrigir erros antecipadamente. Por exemplo, vendemos conjuntos de cartuchos de toner, muitas vezes clientes fazem pedidos com referências mistas que são detectadas no nível do armazém antes mesmo de serem enviadas, economizando centenas de dólares.

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Ross Peteresen

Ross Peteresen é CEO da Blitsy, um site de e-commerce de venda por tempo limitado e quantidade limitada na indústria de artes e artesanato. Após vender sua primeira startup para a Michaels e ser trazido internamente pela empresa, Ross ficou frustrado pelo fato de que o grande player da indústria vendia exatamente zero produtos online, confiando apenas em lojas físicas para trazer $4,6 bilhões apenas no ano passado. Como um mercado surpreendente de $30 bilhões com mais de 60 milhões de artesãos apenas nos EUA, Ross sabia que havia enorme potencial inexplorado para capturar compradores online mundialmente. Em 2011, Ross, seu irmão gêmeo Ryan e irmã Katy lançaram a Blitsy, que facilita encontrar e receber ofertas entregues na sua porta.

A coisa nº 1 que as empresas podem fazer para controlar erros de inventário de armazém é…

Desenvolver tecnologia proprietária e equipar seus funcionários de armazém com um aplicativo que leve em conta todos os cenários únicos da sua empresa para reduzir erros de inventário.

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Pauline Malone

Pauline Malone é VP de Compras da Klein Steel Service Inc., um centro de serviços de metais. Ela está em gestão de compras/cadeia de suprimentos há mais de 30 anos e atua como presidente do fórum do Institute of Supply Management (NY/NJ) e no conselho da National Association of Purchasing Management (Rochester).

Para manter inventário preciso e reduzir erros, você deve começar com…

Uma estratégia de localização.

Estabeleça um único local para cada SKU e limite exceções. No negócio de aço, isso equivale a mínimos "racks de queda" (ou seja, locais que abrigam as sobras de metal que foi cortado/enviado). Para garantir precisão, foco em contagens cíclicas e adesão a um processo rigoroso de contagem cíclica são críticos – junto com uma equipe de controle de inventário que não se reporta a operações.

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Barney Cohen

Barney Cohen é Presidente da Business 360 Northwest, uma empresa de consultoria empresarial baseada em Seattle, Washington, e tem mais de 40 anos de experiência em iniciar e operar negócios. De uma única loja de discos, ele construiu um dos maiores atacadistas de música pré-gravada do mundo. Uma vez que a Valley Media atingiu $900 milhões em vendas, ele decidiu abrir o capital da empresa. Agora ele ajuda pequenas e médias empresas a gerenciar seu crescimento e levar suas empresas ao próximo nível. Ele ministra uma aula de ajuste de negócios, facilita retiros, workshops e conselhos consultivos, e faz consultoria empresarial.

Como proprietário e operador de um dos maiores distribuidores atacadistas de música pré-gravada do mundo, ter o suficiente do inventário certo era a espinha dorsal do meu negócio. Carregávamos centenas de milhares de títulos e vendíamos para mais de 10.000 clientes. Se você usa um sistema de inventário perpétuo – aquele que conta inventário entrando e saindo e atribui caixas para seus produtos – minha dica nº 1 é…

Verificar visualmente cada caixa que chegou a zero no computador. Se você não fizer isso, corre o risco de colocar novo inventário em uma caixa ocupada.

Se você não usa um sistema de inventário perpétuo, pode eliminar erros através de boa organização e colocação. Primeiro, certifique-se de que há espaço suficiente para armazenar cada item. Segundo, rotule cada caixa claramente com nome do produto e número de código de barras. E terceiro, armazene inventário em uma altura onde separadores não tenham que subir ou se curvar.

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William Bauer

William Bauer é Diretor Gerente da Royce Leather, varejista americano baseado em Nova York de produtos de couro finos, incluindo carteiras, estojos de passaporte, pastas, porta-blocos e outros acessórios.

A coisa nº 1 que as empresas podem fazer para reduzir erros de inventário de armazém, que pode parecer óbvia mas é super eficaz em nossos armazéns, é…

Fazer placas e etiquetas para direcionar seu pessoal pelo armazém e ajudá-los a encontrar o inventário rápido e fácil, e, idealmente, sem ter que incomodar continuamente supervisores pedindo direções.

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Dave Goldstein

Dave Goldstein é Gerente de Armazém na eComfort.com, varejista online premier de equipamentos de aquecimento e refrigeração e suprimentos de melhoria residencial. Utilizando mais de 20 anos de experiência em armazém, incluindo 12 em gestão, Dave levou o armazém da eComfort.com a novos patamares. Seja separando, recebendo, processando devoluções, ou mantendo todo nosso estoque organizado, a empresa pôde contar com Dave para garantir que seus pedidos sejam atendidos rapidamente, com precisão e segurança.

A coisa mais importante que as empresas podem fazer para reduzir erros de inventário é…

Verificar duas vezes os envios.

Primeiro, certifique-se de que o que você recebe é o que lhe disseram que recebeu. Verificar notas de embalagem e itens para erros elimina uma grande quantidade de problemas de inventário. Também é importante certificar-se de que o que você está enviando corresponde aos pedidos feitos, porque inventário faltante pode aparecer na próxima vez que alguém fizer um pedido.

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Orit Pennington

Orit Pennington é Co-proprietária da TPGTEX Label Solutions, Inc., uma empresa de software de etiquetagem. A Sra. Pennington trabalha com empresas grandes e pequenas para ajudar a otimizar processos no armazém há muitos anos, encontrando soluções simples para grandes problemas.

A coisa nº 1 que as empresas podem fazer para controlar erros de inventário é…

Etiquetar seus ativos e suas localizações corretamente.

A maioria dos erros acontece quando itens são recebidos em um armazém, mas não são colocados na caixa ou local de prateleira correto.

Esses itens aparecem no inventário, mas quando pedidos são separados e esses itens não estão em suas localizações, cria-se uma cadeia de problemas para o armazém e o departamento de contabilidade.

1º o pedido de venda pode não ser enviado – já que tem um pedido pendente, 2º o inventário será ajustado nos livros para refletir o agora "faltante" inventário e 3º quando o pedido for finalmente enviado, será geralmente às pressas (com envio expedido – que é muito caro).

A maioria desses erros pode ser evitada se os itens forem etiquetados com um código de barras (tanto do SKU quanto UPC) e um nome legível por humanos quando chegarem pela primeira vez no armazém.

Todas as localizações dentro do armazém devem ser claramente marcadas por corredor, prateleira e área da prateleira. Ao usar caixas para itens pequenos, uma etiqueta de caixa com as mesmas informações, bem como uma foto do item, pode reduzir erros.

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Gavin Parnell

Gavin Parnell é Diretor da Go Supply Chain Consulting Limited, uma empresa de consultoria logística focada em resultados baseada no Reino Unido e trabalhando internacionalmente. Ele tem quase 20 anos de experiência em melhorar cadeias de suprimentos complexas em vários setores e países.

A coisa nº 1 que as empresas podem fazer para gerenciar e controlar seus erros de inventário de armazém é…

Registrar a entrada das mercadorias corretamente no recebimento.

Problemas que se apresentam como erros de separação, ou são descobertos durante contagens de estoque, são frequentemente o resultado de erros na entrada de mercadorias. Para prevenir esses erros, certifique-se de que todos os produtos e localizações de armazém são claramente identificados. Etiquetagem com código de barras em produtos e localizações (se você não tem racks, pode colar etiquetas laminadas no piso) é a melhor opção na maioria dos casos. Escaneie tanto o produto quanto a localização na armazenagem para prevenir erros. Armazene apenas um código de produto por localização a qualquer momento. Hoje em dia, uma ampla gama de Sistemas de Gestão de Armazém (WMS) está disponível para todos os orçamentos, então não há desculpa para processos ruins.

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Forrest Burnson

Forrest Burnson é Associado de Pesquisa de Mercado na Software Advice, uma empresa que avalia e recomenda software de gestão de inventário, onde cobre os mercados de construção, gestão de inventário e cadeia de suprimentos. Antes de se juntar à Software Advice, foi escritor e pesquisador para Global Water Intelligence. Também escreveu para vários outros veículos, incluindo Texas Tribune, Austin Business Journal, Market News International e Austin American-Statesman.

A melhor coisa que uma empresa pode fazer para eliminar erros em seu armazém é…

Investir em um software de gestão de inventário, que se integre com hardware de código de barras e software de ponto de venda. Ele mantém o controle do que você tem, quanto você tem, onde está no armazém ou loja, e quando é vendido.

O benefício principal é que isso economiza aos proprietários de negócios uma quantidade considerável de tempo por não ter que inserir manualmente essas informações toda vez que um item entra ou sai do armazém. Além disso, software de gestão de inventário também pode ajudar a manter os níveis certos de inventário usando dados de vendas históricas para projetar vendas futuras.

Se um proprietário de negócio faz contagens cíclicas regulares de inventário com seu software, e anota discrepâncias, padrões podem começar a surgir se houver um problema, o que pode levar a uma investigação mais aprofundada. Aproveitar um sistema como este não apenas reduz erros, mas também atua como um impedimento ao roubo – se os funcionários souberem que o proprietário ou gerente faz contagens cíclicas e auditorias regulares, eles podem ser menos propensos a roubar. Isso, por sua vez, ajudará as empresas a permanecerem lucrativas, pois o roubo de funcionários responde por 44% de toda a redução de inventário.

Usar software de gestão de inventário sozinho não impedirá roubo, mas dará ao proprietário de negócio melhor visão e inteligência nas operações diárias do seu negócio, e pode apontá-los na direção certa se algo estiver errado. Você tem que adotar uma abordagem holística para prevenir roubo de funcionários: No final do dia, resume-se a contratar as pessoas certas, manter o controle de tudo, ser organizado, usar impedimentos tecnológicos como sensores magnéticos e câmeras de segurança quando necessário, e aproveitar o poder de software e outras tecnologias para tornar processos de negócios mais fáceis e menos demorados.

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Bryan Conklin

Bryan Conklin é Fundador e CEO da Zylo, uma empresa de design especializada em criação de aplicativos e consultoria em plataformas desktop e mobile.

Meu conselho para empresas que querem reduzir erros de inventário de armazém é…

Inscreva-se no FBA (Fulfillment by Amazon) e deixe a Amazon lidar com isso.

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Brandon Levey

Brandon Levey é o criador da Stitch Labs, também conhecido como ThinkerUpper, e escritor do código original que faz o produto funcionar. Ele tem um background diversificado variando de microsistemas e segurança nuclear a acessórios para iPhone e vestuário sustentável.

A chave para reduzir erros de inventário de armazém é…

Documentação de Processos e Organização.

Se você está usando algum tipo de tecnologia para gerenciar e rastrear inventário, como deveria, é provável que tenha atualizações contínuas. Quando estas ocorrem, certifique-se de gastar um tempo educando sua equipe sobre as atualizações e como afetam as rotinas diárias.

Mantenha um registro dos processos atuais torna acompanhamento e treinamento muito mais fáceis. Otimizar seu processo de separação é chave para desenvolver um sistema mais eficiente. Armazene produtos mais vendidos perto da área de expedição para evitar uma caça ao tesouro que leva a uma grande desaceleração no atendimento, rotule claramente, e mova remessas conforme são recebidas.

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Brian Sutter

Brian Sutter é Diretor de Marketing na Wasp Barcode Technologies, fabricante de software e soluções de código de barras. Em seu papel de liderança, Brian define a direção estratégica e supervisiona a execução tática dos programas de marketing da empresa.

A maneira nº 1 de reduzir erros de inventário é…

Implementar um sistema de controle de inventário (não um sistema de rastreamento manual).

Depois que você comprou itens, um sistema de controle de inventário pode ajudá-lo a contá-los e gerenciá-los com precisão. Obter visibilidade e controle dos níveis de inventário ajuda a reduzir baixas, eliminar rupturas de estoque e diminuir o tempo gasto procurando inventário.

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Chris Borkert

Chris Borkert é Líder da Equipe de Otimização de Negócios na Linium, uma empresa nacional de consultoria de processos de negócios e TI dedicada a melhorar o desempenho empresarial através de serviços transformacionais e soluções de software. Com 15 anos de experiência, Chris liderou implementações de Gerenciamento de Serviços de TI e Gerenciamento de Ativos de TI para grandes empresas em várias indústrias.

A melhor coisa que empresas grandes ou pequenas podem fazer para reduzir erros de inventário é…

Ter em vigor um processo e sistema lógico de ativos de TI e inventário.

Preferencialmente usando software comprovado que seja poderoso e flexível. Nos últimos anos, algumas ferramentas muito boas chegaram ao mercado, várias das quais têm fluxos de trabalho integrados específicos para gestão de inventário. Algumas são até baseadas em nuvem e muito mais avançadas que sistemas do passado.

Por exemplo, itens são escaneados com smartphones e tablets em vez dos velhos leitores de código de barras. Um sistema poderoso suportará ambos, no entanto, e deve ser adaptável. Essas ferramentas são muito eficazes na eliminação de erro humano, e as empresas não precisam tornar seus processos de recebimento e transferência difíceis ou complexos para acomodá-los. Elas permitem possibilidades empolgantes como atendimento just-in-time, rastreamento de localização GPS e ambientes complexos de múltiplos fornecedores.

Soluções de Rastreamento de Ativos da Camcode:

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