4 tipos de sistemas de controle de estoque:controle de estoque perpétuo versus periódico e os sistemas de gerenciamento de estoque que os suportam

Os sistemas de controle de estoque são soluções de tecnologia que integram todos os aspectos das tarefas de estoque de uma organização, incluindo remessa, compra, recebimento, armazenamento em armazém, rotatividade, rastreamento e reordenação. Embora haja algum debate sobre as diferenças entre gerenciamento de estoque e controle de estoque, a verdade é que um bom sistema de controle de estoque faz tudo isso adotando uma abordagem holística do estoque e capacitando as organizações a utilizar práticas enxutas para otimizar a produtividade e a eficiência ao longo da cadeia de suprimentos. tendo o estoque certo nos locais certos para atender às expectativas do cliente.

Dito isto, existem dois tipos diferentes de sistemas de controle de estoque disponíveis hoje:sistemas de estoque permanente e sistemas de estoque periódico. Dentro desses sistemas, dois tipos principais de sistemas de gerenciamento de estoque – sistemas de código de barras e sistemas de identificação por radiofrequência (RFID) – usados ​​para apoiar o processo geral de controle de estoque:

• Principais tipos de sistema de controle de estoque:
  • Sistema de inventário permanente
  • Sistema de inventário periódico
• Tipos de sistemas de gerenciamento de estoque nos sistemas de controle de estoque:
  • Sistema de código de barras
  • Sistema de identificação por radiofrequência (RFID)

Os sistemas de controle de estoque ajudam a rastrear o estoque e fornecem os dados necessários para controlá-lo e gerenciá-lo. Independentemente do tipo de sistema de controle de estoque escolhido, certifique-se de que ele inclua um sistema para identificar itens de estoque e suas informações, incluindo etiquetas de código de barras ou etiquetas de ativos; ferramentas de hardware para leitura de etiquetas de código de barras ou etiquetas RFID; um banco de dados central para todo o inventário, além da capacidade de analisar dados, gerar relatórios e prever a demanda; e processos para rotular, documentar e relatar inventário juntamente com uma metodologia de inventário comprovada como just-in-time, análise ABC, first-in ou first out (FIFO) ou last-in-first-out (LIFO).

Continue lendo para saber mais sobre os tipos de inventário e os tipos de sistemas de controle de inventário e aplicativos de gerenciamento de inventário que podem ajudar as empresas a gerenciar seu inventário com mais eficiência.

Quais são os 4 tipos de inventário?

Antes de entrar em detalhes sobre os tipos de sistemas de controle de estoque, é importante entender os diferentes tipos de estoque.

Geralmente, o inventário pode ser agrupado em quatro classificações principais:

• Matérias-primas – Matérias-primas são itens de estoque usados ​​no processo de fabricação para criar produtos acabados. O que é considerado matéria-prima para uma empresa pode ser considerado produto acabado para outra. Por exemplo, uma empresa que cria peças ou componentes para máquinas ou equipamentos consideraria esses componentes produtos acabados. Um fabricante que compra esses componentes para uso em seu processo de fabricação consideraria os mesmos componentes como matérias-primas. As matérias-primas podem consistir em coisas como papel ou aço, porcas e parafusos, produtos químicos, rodas e outros itens.
• Trabalho em andamento – O estoque de trabalho em andamento (WIP) inclui itens que estão sendo processados ​​no momento. O inventário WIP pode incluir matérias-primas e componentes que estão passando pelo processo de fabricação para produzir produtos acabados, bem como itens acabados que aguardam inspeção final ou controle de qualidade. Depois que essas etapas finais forem concluídas, esses itens acabados serão considerados produtos acabados.
• Produtos acabados – Os produtos acabados são compostos por todos os itens concluídos que estão prontos para venda ao cliente final.
• Produtos MRO – MRO significa manutenção, reparo e suprimentos operacionais. O estoque de MRO consiste em itens necessários para operar, como equipamentos e máquinas, e os itens necessários para manutenção de equipamentos e infraestrutura. Isso significa que o estoque de MRO também pode incluir itens que às vezes são considerados matérias-primas, mas neste caso são essencialmente peças de reposição. Porcas e parafusos são um bom exemplo. Quando porcas e parafusos estão à mão para montar produtos acabados, eles seriam classificados como matérias-primas. Porcas e parafusos extras que uma empresa mantém em armazenamento para reparar equipamentos, por outro lado, são classificados como MRO. Outros exemplos de inventário de MRO incluem suprimentos de limpeza, como soluções de limpeza, esfregões e vassouras, ferramentas, materiais de embalagem, uniformes e luvas e materiais de escritório, como papel, canetas, calculadoras, tinta de impressora e outros itens.

O estoque pode ser classificado de várias maneiras, dependendo do setor, das operações da empresa e dos tipos de estoque que a empresa gerencia. As empresas que compram produtos acabados e os vendem aos clientes com margem de lucro têm apenas um tipo de estoque chamado estoque de merchandising.

Algumas empresas, como fabricantes, precisam gerenciar uma variedade de estoques em diferentes classificações, tornando obrigatório o rastreamento de estoque eficiente. Para gerenciar o estoque com eficiência, uma solução de rastreamento de estoque é combinada com um aplicativo de controle de estoque ou um aplicativo de gerenciamento de estoque.

Como funcionam os sistemas de controle de estoque?

Os sistemas de controle de estoque, como aplicativos de controle de estoque, oferecem uma variedade de funções que ajudam as empresas a gerenciar vários tipos de estoque. Os sistemas de controle de estoque geralmente consistem em aplicativos de gerenciamento de estoque combinados com marcação de código de barras para identificar ativos de estoque, e as informações sobre cada item são armazenadas em um banco de dados central. As etiquetas de código de barras servem como rastreadores de estoque, permitindo que os usuários tragam informações sobre o item em um sistema de computador, como o preço do item, o número de itens em estoque, a localização de um item em um depósito e muito mais.

Os melhores aplicativos de controle de estoque são compatíveis com dispositivos móveis, com aplicativos complementares que permitem que os usuários rastreiem e gerenciem o estoque enquanto se deslocam por uma instalação ou de um local para outro. Existem muitos aplicativos de rastreamento de inventário para smartphones, alguns dos quais são exclusivos para dispositivos móveis, enquanto outros têm aplicativos de desktop para permitir que os usuários rastreiem o inventário de qualquer dispositivo. Existem também muitos aplicativos de rastreamento de estoque projetados especificamente para atender às necessidades dos gerentes de armazém. Ao procurar um aplicativo de gerenciamento de estoque, procure recursos que atendam às necessidades da sua empresa, como acionar alertas quando os níveis de estoque atingirem limites predefinidos, recursos de reordenação e análise e relatórios para dar suporte a funções como previsão.

Os 2 tipos de sistemas de controle de estoque

Agora que abordamos os conceitos básicos de estoque e como os sistemas de controle de estoque funcionam em geral, vamos discutir os dois principais tipos de sistemas de controle de estoque.

Sistema de Inventário Perpétuo

Quando você usa um sistema de estoque permanente, ele atualiza continuamente os registros de estoque e contabiliza adições e subtrações quando os itens de estoque são recebidos, vendidos do estoque, movidos de um local para outro, retirados do estoque e descartados. Algumas organizações preferem sistemas de inventário permanente porque fornecem informações de inventário atualizadas e lidam melhor com contagens mínimas de inventário físico. Os sistemas de inventário permanente também são preferidos para rastreamento de inventário porque fornecem resultados precisos continuamente quando gerenciados adequadamente. Este tipo de sistema de controle de estoque funciona melhor quando usado em conjunto com um banco de dados de quantidades de estoque e locais de depósito atualizados em tempo real pelos funcionários do armazém usando leitores de código de barras. Os aplicativos de gerenciamento de inventário são sistemas de inventário permanentes.

Existem alguns desafios associados aos sistemas de inventário permanente. Primeiro, esses sistemas não podem ser mantidos manualmente e exigem equipamentos e softwares especializados que resultam em um custo de implementação mais alto, especialmente para empresas com vários locais ou armazéns. Manutenção e atualizações periódicas são necessárias para sistemas de inventário permanente, que também podem se tornar caros. Outro desafio de usar um sistema de inventário permanente é que o inventário registrado pode não refletir o inventário real com o passar do tempo porque eles não realizam contagens periódicas de inventário físico, uma atividade necessária mesmo quando os rastreadores de inventário são usados. O resultado é que erros, itens roubados e itens digitalizados incorretamente afetam os registros de inventário registrados e fazem com que eles não correspondam às contagens de inventário reais.

Sistema de Inventário Periódico

Os sistemas de inventário periódico não rastreiam o inventário diariamente; em vez disso, eles permitem que as organizações conheçam os níveis de estoque inicial e final durante um determinado período de tempo. Esses tipos de sistemas de controle de estoque rastreiam o estoque usando contagens de estoque físico. Quando o estoque físico é concluído, o saldo da conta de compras muda para a conta de estoque e é ajustado para corresponder ao custo do estoque final. As organizações podem optar por calcular o custo de estoque final usando métodos de contabilidade de estoque LIFO ou FIFO ou outro método; tenha em mente que o estoque inicial é o estoque final do período anterior.

Existem algumas desvantagens de usar um sistema de inventário periódico. Primeiro, quando as contagens de inventário físico estão sendo concluídas, as atividades normais de negócios quase são suspensas. Como resultado, os trabalhadores podem se apressar em suas contagens físicas devido a restrições de tempo. Os sistemas de inventário periódico normalmente não usam rastreadores de inventário, portanto, erros e fraudes podem ser mais prevalentes porque não há controle contínuo sobre o inventário. Também se torna mais difícil identificar onde ocorrem discrepâncias nas contagens de estoque ao usar um sistema de controle de estoque periódico, porque passa muito tempo entre as contagens. A quantidade de mão de obra necessária para os sistemas periódicos de controle de estoque os torna mais adequados para empresas menores.

Sistemas de inventário de código de barras

Os sistemas de gestão de estoque que utilizam a tecnologia de código de barras são mais precisos e eficientes do que aqueles que utilizam processos manuais. Quando usados ​​como parte de um sistema geral de controle de estoque, os sistemas de código de barras atualizam os níveis de estoque automaticamente quando os trabalhadores os digitalizam com um scanner de código de barras ou dispositivo móvel. Os benefícios de usar o código de barras em seus processos de gerenciamento de estoque são numerosos e incluem:

• Registros precisos de todas as transações de estoque
• Eliminar erros de dados demorados que ocorrem frequentemente com sistemas manuais ou em papel
• Eliminando erros de entrada manual de dados
• Facilidade e velocidade de digitalização
• Atualiza o inventário disponível automaticamente
• Registre históricos de transações e determine facilmente níveis mínimos e quantidades de pedidos
• Simplifique a documentação e os relatórios
• Rápido retorno do investimento (ROI)
• Facilite a movimentação de estoque dentro de armazéns e entre vários locais e desde o recebimento até a coleta, embalagem e envio

Sistemas de Inventário de Identificação por Radiofrequência (RFID)

Os sistemas de inventário de identificação por radiofrequência (RFID) usam tecnologia ativa e passiva para gerenciar movimentos de inventário. A tecnologia RFID ativa utiliza leitores de etiquetas fixos em todo o armazém; As etiquetas RFID passam pelo leitor e o movimento é registrado no software de gerenciamento de estoque. Por esse motivo, os sistemas ativos funcionam melhor para organizações que exigem rastreamento de estoque em tempo real ou onde a segurança do estoque é um problema. A tecnologia RFID passiva, por outro lado, requer o uso de leitores portáteis para monitorar o movimento do estoque. Quando uma tag é lida, os dados são registrados pelo software de gerenciamento de estoque. A tecnologia RFID tem um alcance de leitura de aproximadamente 40 pés com tecnologia passiva e 300 pés com tecnologia ativa.

Os sistemas de gerenciamento de inventário RFID têm alguns desafios associados. Primeiro, as etiquetas RFID são muito mais caras do que as etiquetas de código de barras; assim, eles normalmente são usados ​​para bens de maior valor. As etiquetas RFID também são conhecidas por terem problemas de interferência, especialmente quando as etiquetas são usadas em ambientes com muito metal ou líquidos. Também custa muito fazer a transição para o equipamento RFID, e seus fornecedores, clientes e empresas de transporte também precisam ter o equipamento necessário. Além disso, as etiquetas RFID carregam mais dados do que as etiquetas de código de barras, o que significa que seu sistema e servidores podem ficar sobrecarregados com muitas informações.

Ao escolher um sistema de controle de estoque para sua organização, você deve primeiro decidir se um sistema de estoque permanente ou um sistema de estoque periódico é mais adequado às suas necessidades. Em seguida, escolha um sistema de código de barras ou sistema RFID para usar em conjunto com seu sistema de controle de estoque para obter uma solução completa que permitirá que você tenha visibilidade de seu estoque para maior precisão na digitalização, rastreamento, registro e relatório de movimentação de estoque.

Imagens via Pixabay por icondigital e Flickr por Naval Surface Warriors