Explorando Quatro Sistemas de Controlo de Inventário: Perpétuo vs. Periódico e as Suas Soluções de Gestão de Apoio

Sistemas de controlo de inventário são soluções tecnológicas que integram todos os aspetos das tarefas de inventário de uma organização, incluindo expedição, compras, receção, armazenamento em armazém, rotação, rastreamento e reordenação. Embora exista algum debate sobre as diferenças entre gestão de inventário e controlo de inventário, a verdade é que um bom sistema de controlo de inventário faz tudo ao adotar uma abordagem holística ao inventário e capacitando as organizações a utilizar práticas lean para otimizar a produtividade e eficiência ao longo da cadeia de abastecimento, tendo o inventário certo nos locais certos para atender às expectativas dos clientes.

Dito isto, existem dois tipos diferentes de sistemas de controlo de inventário disponíveis hoje: sistemas de inventário perpétuo e sistemas de inventário periódico. Dentro desses sistemas, dois principais tipos de sistemas de gestão de inventário – sistemas de código de barras e sistemas de identificação por radiofrequência (RFID) – são usados para apoiar o processo global de controlo de inventário:

• Principais Tipos de Sistemas de Controlo de Inventário:
  • Sistema de Inventário Perpétuo
  • Sistema de Inventário Periódico
• Tipos de Sistemas de Gestão de Inventário dentro dos Sistemas de Controlo de Inventário:
  • Sistema de Código de Barras
  • Sistema de Identificação por Radiofrequência (RFID)

Os sistemas de controlo de inventário ajudam-no a rastrear inventário e fornecem-lhe os dados necessários para o controlar e gerir. Independentemente do tipo de sistema de controlo de inventário que escolha, certifique-se de que inclui um sistema para identificar itens de inventário e a sua informação, incluindo etiquetas de código de barras ou etiquetas de ativos; ferramentas de hardware para digitalizar etiquetas de código de barras ou etiquetas RFID; uma base de dados central para todo o inventário, além da capacidade de analisar dados, gerar relatórios e prever procura; e processos para etiquetar, documentar e reportar inventário, juntamente com uma metodologia de inventário comprovada como just-in-time, análise ABC, first-in first-out (FIFO), ou last-in-first-out (LIFO).

Continue a ler para saber mais sobre os tipos de inventário e os tipos de sistemas de controlo de inventário e aplicações de gestão de inventário que podem ajudar as empresas a gerir o seu inventário de forma mais eficiente.

Quais São os 4 Tipos de Inventário?

Antes de entrar em detalhes sobre os tipos de sistemas de controlo de inventário, é importante compreender os diferentes tipos de inventário.

Geralmente, o inventário pode ser agrupado em quatro classificações primárias:

• Matérias-primas – Matérias-primas são itens de inventário usados no processo de fabrico para criar bens acabados. O que é considerado matéria-prima para uma empresa pode ser considerado bens acabados para outra. Por exemplo, uma empresa que cria peças ou componentes para maquinaria ou equipamento consideraria esses componentes bens acabados. Um fabricante que compra esses componentes para uso no seu processo de fabrico consideraria os mesmos componentes matérias-primas. Matérias-primas podem consistir em coisas como papel ou aço, porcas e parafusos, químicos, rodas e outros itens.
• Trabalho em Progresso – Inventário de trabalho em progresso (WIP) inclui itens que estão atualmente a ser processados. O inventário WIP pode incluir matérias-primas e componentes que estão a passar pelo processo de fabrico para produzir bens acabados, bem como itens acabados que estão à espera de inspeção final ou controlo de qualidade. Após esses passos finais estarem completos, esses itens acabados seriam considerados bens acabados.
• Bens Acabados – Bens acabados compreendem todos os itens completados que estão prontos para venda ao cliente final.
• Bens MRO – MRO significa manutenção, reparação e fornecimentos operacionais. O inventário MRO consiste em itens necessários para operar, como equipamento e maquinaria, e os itens necessários para manter equipamento e infraestrutura. Isso significa que o inventário MRO também pode incluir itens que às vezes são considerados matérias-primas, mas neste caso são essencialmente peças sobressalentes. Porcas e parafusos são um bom exemplo. Quando porcas e parafusos estão à mão para montar produtos acabados, seriam classificados como matérias-primas. Porcas e parafusos extra que uma empresa mantém em armazenamento para reparar equipamento, por outro lado, são classificados como MRO. Outros exemplos de inventário MRO incluem fornecimentos de limpeza como soluções de limpeza, esfregonas e vassouras, ferramentas, materiais de embalagem, uniformes e luvas, e fornecimentos de escritório como papel, canetas, calculadoras, tinta de impressora e outros itens.

O inventário pode ser ainda classificado de várias formas dependendo da indústria, das operações da empresa e dos tipos de inventário que a empresa gere. Empresas que compram bens acabados e os vendem a clientes com uma margem têm apenas um tipo de inventário chamado inventário de comercialização.

Algumas empresas, como fabricantes, precisam de gerir uma variedade de inventário em diferentes classificações, tornando o rastreamento eficiente de inventário uma necessidade. Para gerir eficazmente o inventário, uma solução de rastreamento de inventário é emparelhada com uma aplicação de controlo de inventário ou aplicação de gestão de inventário.

Como Funcionam os Sistemas de Controlo de Inventário?

Sistemas de controlo de inventário, como aplicações de controlo de inventário, oferecem uma variedade de funções que ajudam as empresas a gerir vários tipos de inventário. Os sistemas de controlo de inventário tipicamente consistem em aplicações de gestão de inventário emparelhadas com etiquetagem de código de barras para identificar ativos de inventário, e informação sobre cada item é armazenada numa base de dados central. Etiquetas de código de barras servem como rastreadores de inventário, permitindo aos utilizadores aceder a informação sobre o item num sistema informático, como o preço do item, o número de itens em stock, a localização de um item dentro de um armazém, e mais.

As melhores aplicações de controlo de inventário são compatíveis com dispositivos móveis, com aplicações complementares que permitem aos utilizadores rastrear e gerir inventário enquanto se movem pela instalação ou de local para local. Existem muitas aplicações de rastreamento de inventário para smartphones, algumas das quais são exclusivas para dispositivos móveis, enquanto outras têm aplicações desktop para permitir aos utilizadores rastrear inventário a partir de qualquer dispositivo. Existem também muitas aplicações de rastreamento de inventário desenhadas especificamente para atender às necessidades dos gestores de armazém. Ao procurar uma aplicação de gestão de inventário, procure funcionalidades que acomodem as necessidades da sua empresa, como alertas de gatilho quando os níveis de inventário atingem limites pré-definidos, capacidades de reordenação, e análise e relatórios para apoiar funções como previsão.

Os 2 Tipos de Sistemas de Controlo de Inventário

Agora que cobrimos os fundamentos do inventário e como os sistemas de controlo de inventário funcionam em geral, vamos discutir os dois principais tipos de sistemas de controlo de inventário.

Sistema de Inventário Perpétuo

Quando usa um sistema de inventário perpétuo, este atualiza continuamente os registos de inventário e contabiliza adições e subtrações quando itens de inventário são recebidos, vendidos do stock, movidos de uma localização para outra, recolhidos do inventário, e sucateados. Algumas organizações preferem sistemas de inventário perpétuo porque fornecem informação de inventário atualizada e lidam melhor com contagens físicas de inventário mínimas. Sistemas de inventário perpétuo também são preferidos para rastreamento de inventário porque fornecem resultados precisos numa base contínua quando geridos corretamente. Este tipo de sistema de controlo de inventário funciona melhor quando usado em conjunto com uma base de dados de quantidades de inventário e localizações de bins atualizada em tempo real por trabalhadores de armazém usando scanners de código de barras. Aplicações de gestão de inventário são sistemas de inventário perpétuo.

Existem alguns desafios associados com sistemas de inventário perpétuo. Primeiro, estes sistemas não podem ser mantidos manualmente e requerem equipamento e software especializados que resultam num custo de implementação mais alto, especialmente para empresas com múltiplas localizações ou armazéns. Manutenção periódica e atualizações são necessárias para sistemas de inventário perpétuo, que também podem tornar-se dispendiosas. Outro desafio de usar um sistema de inventário perpétuo é que o inventário registado pode não refletir o inventário real à medida que o tempo passa, porque não realizam contagens físicas periódicas de inventário, uma atividade necessária mesmo quando rastreadores de inventário são usados. O resultado é que erros, itens roubados e itens mal digitalizados impactam os registos de inventário registados e fazem com que não correspondam às contagens reais de inventário.

Sistema de Inventário Periódico

Sistemas de inventário periódico não rastreiam inventário numa base diária; em vez disso, permitem que as organizações conheçam os níveis de inventário inicial e final durante um certo período de tempo. Estes tipos de sistemas de controlo de inventário rastreiam inventário usando contagens físicas de inventário. Quando a contagem física de inventário está completa, o saldo na conta de compras muda para a conta de inventário e é ajustado para corresponder ao custo do inventário final. As organizações podem escolher se calculam o custo do inventário final usando métodos de contabilidade de inventário LIFO ou FIFO ou outro método; tenha em mente que o inventário inicial é o inventário final do período anterior.

Existem algumas desvantagens em usar um sistema de inventário periódico. Primeiro, quando as contagens físicas de inventário estão a ser completadas, as atividades normais de negócio ficam quase suspensas. Como resultado, os trabalhadores podem apressar-se nas suas contagens físicas devido a restrições de tempo. Sistemas de inventário periódico tipicamente não usam rastreadores de inventário, então erros e fraude podem ser mais prevalentes porque não há controlo contínuo sobre o inventário. Também se torna mais difícil identificar onde ocorrem discrepâncias nas contagens de inventário quando se usa um sistema de controlo de inventário periódico porque passa tanto tempo entre contagens. A quantidade de mão de obra necessária para sistemas de controlo de inventário periódico torna-os mais adequados a negócios menores.

Sistemas de Inventário com Código de Barras

Sistemas de gestão de inventário usando tecnologia de código de barras são mais precisos e eficientes do que aqueles que usam processos manuais. Quando usados como parte de um sistema global de controlo de inventário, os sistemas de código de barras atualizam os níveis de inventário automaticamente quando os trabalhadores os digitalizam com um scanner de código de barras ou dispositivo móvel. Os benefícios de usar código de barras nos seus processos de gestão de inventário são numerosos e incluem:

• Registos precisos de todas as transações de inventário
• Eliminação de erros de dados demorados que ocorrem frequentemente com sistemas manuais ou em papel
• Eliminação de erros de entrada manual de dados
• Facilidade e velocidade de digitalização
• Atualização automática de inventário em mão
• Registo de históricos de transações e determinação fácil de níveis mínimos e quantidades de reordenação
• Simplificação de documentação e relatórios
• Retorno rápido sobre investimento (ROI)
• Facilitação do movimento de inventário dentro de armazéns e entre múltiplas localizações e da receção ao picking, embalagem e expedição

Sistemas de Inventário por Identificação por Radiofrequência (RFID)

Sistemas de inventário por identificação por radiofrequência (RFID) usam tecnologia ativa e passiva para gerir movimentos de inventário. A tecnologia RFID ativa usa leitores de etiquetas fixos ao longo do armazém; as etiquetas RFID passam pelo leitor, e o movimento é registado no software de gestão de inventário. Por esta razão, sistemas ativos funcionam melhor para organizações que requerem rastreamento de inventário em tempo real ou onde a segurança de inventário tem sido um problema. A tecnologia RFID passiva, por outro lado, requer o uso de leitores portáteis para monitorizar o movimento de inventário. Quando uma etiqueta é lida, os dados são registados pelo software de gestão de inventário. A tecnologia RFID tem um alcance de leitura de aproximadamente 40 pés com tecnologia passiva e 300 pés com tecnologia ativa.

Os sistemas de gestão de inventário RFID têm alguns desafios associados. Primeiro, as etiquetas RFID são muito mais caras do que etiquetas de código de barras; assim, tipicamente são usadas para bens de maior valor. Etiquetas RFID também são conhecidas por ter problemas de interferência, especialmente quando as etiquetas são usadas em ambientes com muito metal ou líquidos. Também custa muito fazer a transição para equipamento RFID, e os seus fornecedores, clientes e empresas de transporte precisam de ter o equipamento necessário também. Além disso, as etiquetas RFID transportam mais dados do que etiquetas de código de barras, o que significa que o seu sistema e servidores podem ficar atolados com demasiada informação.

Ao escolher um sistema de controlo de inventário para a sua organização, primeiro deve decidir se um sistema de inventário perpétuo ou periódico é mais adequado às suas necessidades. Depois, escolha um sistema de código de barras ou RFID para usar em conjunto com o seu sistema de controlo de inventário para uma solução completa que lhe permitirá ter visibilidade no seu inventário para maior precisão na digitalização, rastreamento, registo e reporte de movimento de inventário.

Imagens via Pixabay por icondigital e Flickr por Naval Surface Warriors