Como auditar o inventário do armazém (com lista de verificação)

Para gerentes de armazém ocupados, a perspectiva de realizar uma auditoria de estoque pode ser uma tarefa assustadora que pode inspirá-los a cortar custos. Embora seja natural que os trabalhadores nesta importante posição desejem focar apenas nas operações do dia-a-dia, negligenciar os dados concretos pode levar a erros evitáveis ​​que podem comprometer o crescimento ou mesmo a sobrevivência do negócio.

Porque queremos que você e seus funcionários saiam de cada auditoria sentindo-se determinados e bem informados , e o mais importante, energizado , compilamos uma lista de práticas recomendadas projetada para ajudar você a analisar detalhadamente seu inventário da maneira mais holística possível. Faça o download de nossa útil lista de verificação de auditoria de estoque de armazém para obter um resumo interativo das etapas essenciais do processo de auditoria de estoque. Aqui está uma prévia de como suas etapas devem ser:

1. Defina seus objetivos.
2. Faça contagens de inventário do armazém.
3. Observe as operações do armazém.
4. Entreviste os principais funcionários do armazém.
5. Sintetize dados de inventário.
6. Avalie os resultados da auditoria de inventário.

Defina seus objetivos de auditoria de inventário

Mesmo que um gerente de armazém tenha realizado inúmeras auditorias em sua carreira, um bom reconhecerá que não há duas que devem ser executadas exatamente da mesma maneira. Isso significa que, antes que a auditoria seja realizada, o gerente deve estar em contato com os poderes para garantir que eles desenvolvam sua auditoria para incluir pontos específicos que a empresa possa estar tentando melhorar ou construir.
Toda auditoria deve incluir o básico, como contagens de inventário e análise de dados. Mas deixando de lado o básico, pode haver alguns casos em que a empresa está se preparando para novos regulamentos de segurança, por exemplo, o que significa que o auditor deve prestar atenção extra aos protocolos de segurança atuais e como os novos podem ser implementados da maneira mais perfeita possível.

Conduzir contagens de inventário do armazém

Independentemente de o negócio depender de um sistema de inventário periódico ou permanente, é importante que ele execute - verificações até mesmo das redes tecnologicamente mais avançadas para garantir que todos os itens sejam contabilizados. Isso pode ser feito como contagem total ou parcial do estoque, dependendo da organização do armazém e da precisão das auditorias anteriores.
Em termos de estratégia, é fundamental que o gerente do armazém leve em consideração vários fatores, especialmente se optar por fazer uma contagem parcial. Para uma auditoria mais completa e precisa, eles devem garantir que tenham levado em consideração quaisquer mudanças importantes no estoque devido a vendas, horários de feriados ou liquidações.
Por exemplo, os auditores geralmente testam estoques de baixa movimentação para aplicar o menor de custo ou regra de mercado – um procedimento contábil geralmente aceito que exige que as empresas registrem o custo do estoque como o menor de dois dígitos:o custo original real ou o valor de mercado atual. Da mesma forma, os auditores normalmente testarão itens de alto valor e itens propensos a erros para confirmar que os registros são precisos e que métodos contábeis consistentes são usados. Todas essas variáveis ​​devem ser observadas para que não haja confusão ou chance de discrepância no momento da próxima auditoria.

Observar as operações do armazém

Mesmo os gerentes de armazém mais atentos podem perder o contato com as idas e vindas diárias de seu armazém durante períodos particularmente movimentados. Para corrigir isso, é importante que seja feita uma observação cuidadosa e paciente das operações do armazém.
É claro que cada observação varia de um negócio para outro, pois não há dois exatamente iguais, mas cada um deve incluir uma visão completa do processo de atendimento, se houver, e avaliações de segurança para garantir que todos estejam fora de perigo e aderindo a todas as medidas regulatórias.
Ao fazer isso, os gerentes de armazém também podem experimentar um “momento aha”. Ao sentar e ver as operações de uma perspectiva externa, eles verão mais facilmente os pontos fracos muitas vezes ocultos que podem estar atrapalhando a eficiência. Obviamente, esse líder também deve fazer anotações completas durante esse processo, que serão usadas na última etapa do processo de auditoria.

Entrevistar os principais funcionários do armazém

Isso pode incluir todos, desde o braço direito do gerente do armazém até o selecionador temporário que trabalha no chão. Não importa o cargo, conversas abertas e cara a cara podem ser a etapa mais reveladora da auditoria, por trás da análise de dados concretos.
Aqui estão algumas perguntas que devem ser abordadas no processo de entrevista:

1. Você tem clareza sobre todas as políticas de conformidade de segurança? Você se sente constantemente seguro no trabalho?
2. Você notou algum problema no sistema que pode estar diminuindo o fluxo de trabalho?
3. Você está ciente de algum estoque extra ou suprimentos não utilizados que podem não ter feito parte da contagem inicial nesta auditoria?
4. Como você faz anotações de inventário danificado ou perdido no sistema de inventário? E você acha que tem acesso suficiente ao sistema de inventário para fazer seu trabalho com eficiência?

Sintetizar dados de inventário

Dependendo das habilidades do sistema de estoque estabelecido, as funções do gerente de armazém podem variar nesta etapa, desde a simples análise dos dados coletados por meio de um sistema automatizado até a inserção manual de todas as contagens em uma planilha personalizada.
Dito isso, não há desculpa para se apressar enquanto os dados estão sendo sintetizados. O gerente deve tomar cuidado para garantir que todos os fatores sejam observados, incluindo roubo, perda, discrepâncias na contagem, preocupações com saúde e segurança e entrevistas com funcionários. Depois disso, as descobertas podem ser organizadas no sistema de inventário para que a auditoria possa ser rápida e facilmente referenciada para comparação no futuro.

Avaliar os resultados da auditoria de inventário

Agora que a auditoria física foi concluída e todos os resultados dos dados foram inseridos, é hora de avaliar as descobertas. Nesta fase final, deve-se considerar o seguinte:

1. Controles de custo que podem precisar de modificação
2. Sugerir melhorias nos processos estabelecidos que possam promover a produtividade do armazém
3. Desenvolva propostas para atualizações de software e hardware de armazém
4. Reserve um tempo para analisar as horas do armazém e fazer possíveis alterações nos turnos

No final das contas, as auditorias bem-sucedidas ocorrem quando os meticulosos gerentes de armazém fazem sua parte para manter registros diários rigorosos das atividades. Isso fará com que uma auditoria de inventário muito mais eficaz e abrangente possa ser usada como modelo no futuro. Procurando uma lista de etapas acionáveis ​​no processo de auditoria de inventário? Baixe nossa lista de verificação interativa de auditoria de inventário de armazém.