Impulsione a Gestão de Ativos: Como o Software CMMS Otimiza o Rastreamento de Estoque

Imagine um técnico de manutenção encontrando a peça que precisa no local, permitindo que ele comece uma ordem de serviço imediatamente. Agora imagine o mesmo técnico precisando da mesma peça, mas desta vez a peça está a dois dias de distância no armazém de um fornecedor.

Qual vai custar mais dinheiro, ter a peça no local na hora certa ou não?

Se você está usando rastreamento de estoque básico, ou nenhum, provavelmente dirá que é melhor ter a peça no local. Tempo é dinheiro. Mas nem sempre essa é a resposta certa. Às vezes, não ter uma peça no estoque economiza dinheiro, mesmo considerando uma espera de dois dias toda vez que você precisa dela. Como isso é possível?

Manter Estoque Custa Caro

Obter estoque custa dinheiro. O processo requer:

• Tempo e energia para rastrear fornecedores e negociar preços.
• Custos de transporte para levar as peças às suas instalações.
• Taxas legais ou de processamento para enviar através de fronteiras ou cumprir regulamentos.

E então manter esse estoque custa dinheiro, também. Custos de manutenção de estoque vêm de:

• Manter o espaço físico necessário para armazenamento.
• Perder oportunidades de investir em treinamento ou novos equipamentos porque o orçamento do departamento está preso em estoque.
• Sofrer depreciação, pois peças são perdidas por corrosão, obsolescência e degradação.

Esses custos, também chamados de "custos de manutenção", somam rapidamente. Em todas as indústrias, eles geralmente são 20% a 30% do valor do estoque de uma empresa. Se uma peça é grande, cara, degrada rapidamente, ou é "de movimento lento", o que significa que você raramente ou nunca precisa dela, e não crítica, o custo de mantê-la no estoque pode facilmente ser maior do que o custo de ter que esperar para obtê-la.

Reduzir Custos de Estoque é o Objetivo

Agora que sabemos o que são custos de manutenção, podemos ver que, no gerenciamento de manutenção, é melhor ter a menor quantidade absoluta de estoque que ainda permita que seu departamento mantenha as instalações funcionando.

Mas otimizar estoque é desafiador, e muitos departamentos de manutenção lutam. Mesmo tendo muito dinheiro investido em estoque, anualmente apenas cerca de 8% a 10% do estoque é usado, de acordo com Wally Wilson, especialista em gerenciamento de plantas com mais de 30 anos de experiência em empresas Fortune 500.

Gerenciamento de estoque para manutenção de instalações que seja enxuto e responsivo é possível. A chave é fazer seu software de gerenciamento de manutenção computadorizado fazer todo o trabalho pesado para você.

Benefícios de Rastrear Estoque com um CMMS

CMMS baseado em nuvem para rastreamento de estoque lhe dá duas capacidades principais. Com um CMMS, você pode:

• Manter informações atuais para todas as suas peças, incluindo preços de fornecedores e prazos de entrega, bem como níveis exatos de estoque e localizações.
• Disponibilizar essa informação para todos que precisam, em tempo real, não importa onde estejam.

Vamos ver algumas das maneiras como o CMMS pode ajudar você a reduzir custos de estoque.

Encontra o Ponto Ideal

Um software CMMS pode manter todos os níveis de estoque, mantendo-os atualizados rastreando seu uso através de ordens de serviço. Ao longo do tempo, esses dados podem ser usados para estabelecer níveis de estoque ideais. Olhando quantas vezes você precisa de uma peça e quanto tempo leva para pedir reposições, você pode calcular um ponto de reordenação.

Uma vez que os níveis de estoque para uma peça caem abaixo deste ponto, você pode configurar o CMMS para enviar um alerta.

Entregas Just-in-Time

Peças para manutenção preventiva programada são pedidas apenas quando necessárias. Em vez de acumular poeira nas prateleiras, as peças chegam pouco antes do trabalho ser agendado para começar. Isso também garante que você está usando as versões mais recentes das peças. Se o produto é perecível, garante que você não está usando algo que passou da data de validade.

Rastreia Fornecedores e Fornecedores

Software CMMS também pode manter registros de todos os seus fornecedores, incluindo suas listas de preços atuais e prazos de entrega.

Saber preços atuais permite que você estoque quando os preços estão baixos, enquanto saber prazos de entrega permite que você segure quando os prazos encurtam e faz mais sentido deixar seu fornecedor arcar com o custo de manter as peças para você.

Divide os Riscos

Um CMMS baseado em nuvem permite que você mantenha um armazém virtual compartilhado de peças em vários locais, onde técnicos podem ver rapidamente o que está disponível em cada site.

Se um técnico não tem uma peça que precisa, ele pode verificar outras instalações antes de fazer um pedido com um fornecedor localizado mais longe. Isso leva peças mais rapidamente para onde são necessárias, e também ajuda a garantir que estoque antigo seja usado antes de novos pedidos serem feitos.

Comunicação entre vários locais é importante não apenas para peças críticas para manter uma instalação funcionando, mas também para aquelas que são caras e raramente necessárias. Em vez de ter duplicatas de estoque caro em cada local, você pode manter um onde é mais barato armazenar, e movê-lo para onde precisa, quando precisa.

Evita Desperdício

Rastreamento de estoque CMMS permite rastrear não apenas onde as peças estão, mas também há quanto tempo estão lá. Técnicos agora usam estoque de acordo com "primeiro a entrar, primeiro a sair", e peças e materiais não são perdidos por depreciação.

Informações sobre como peças e materiais devem ser armazenados também podem ser adicionadas ao software CMMS (também conhecido como software de gerenciamento de instalações). Isso ajuda o departamento de manutenção a armazenar estoque para que dure o máximo possível.

Dando os Primeiros Passos

Implementar um novo sistema pode ser assustador, porque muitas vezes é difícil saber por onde começar. Mas quando um departamento de manutenção quer assumir o controle de seu estoque, os primeiros passos são claros. Para ter sucesso no gerenciamento de estoque, você deve manter registros atualizados das peças que o departamento de manutenção tem em estoque e, em seguida, tornar esses registros acessíveis a gerentes e técnicos em tempo real e de qualquer lugar. Os recursos do CMMS lhe dão essas capacidades, e, ao longo do tempo, todos os benefícios que podem ser aproveitados deles.