6 etapas no fluxo do processo de marcação de recursos

Qualquer organização que utiliza marcação de ativos para gerenciar ativos físicos precisa de um processo claramente definido e eficiente para marcar ativos à medida que são adquiridos e monitorar ativos ao longo de sua vida útil.

O que é marcação de recursos?

A marcação de ativos é o processo de afixação de etiquetas ou rótulos de identificação, também conhecidos como etiquetas de ativos, aos ativos. A marcação de ativos é usada para ativos fixos e móveis para fornecer uma maneira de identificar ativos individuais ao longo de sua vida útil. Normalmente impressas com códigos de barras, as etiquetas de ativos são digitalizadas usando um leitor de código de barras portátil ou smartphone equipado com um aplicativo de leitura de código de barras, permitindo que os usuários obtenham e documentem dados sobre a localização de um ativo, histórico de manutenção ou outros detalhes.

A marcação de ativos é comumente usada para gerenciamento de inventário, aplicativos de trabalho em processo (WIP) e para gerenciar processos de manutenção e reparo com soluções CMMS. A marcação de ativos é usada em muitos setores, de saúde a educação, armazenamento, defesa, serviços públicos e manufatura.

Qual ​​é a finalidade de um sistema de marcação de ativos?

A marcação de ativos permite que as empresas atribuam um identificador exclusivo a cada ativo. Impressas com códigos de barras, as etiquetas de ativos eliminam a necessidade de entrada manual de dados, permitindo rastreamento de estoque preciso e eficiente e documentação simplificada de atividades como manutenção e reparos. Ao rastrear a localização de cada ativo, histórico de manutenção, uso e outros detalhes, as empresas podem simplificar a manutenção de registros e agilizar os relatórios para fins contábeis e fiscais. Por exemplo, dados completos de utilização facilitam o cálculo da depreciação de ativos de equipamentos.

Alguns setores têm regulamentações que estipulam os tipos de ativos que devem ser marcados, os materiais necessários para as etiquetas de ativos e outros requisitos de identificação de ativos. A indústria de defesa, por exemplo, exige identificação única, também conhecida como UID ou IUID, sob MIL-STD-130. As etiquetas de ativos usadas para aplicações de defesa, conhecidas como etiquetas UID, devem atender a critérios rigorosos, incluindo a capacidade de resistir a condições ambientais adversas e permanecer legíveis durante toda a vida útil do ativo. Na indústria de defesa, os sistemas de marcação de ativos fornecem uma ferramenta valiosa para rastrear propriedades militares ao longo de seu ciclo de vida, desde a fabricação até a distribuição e eventual descarte.

Os dados coletados para ativos individuais permitem que empresas de todos os setores tomem decisões mais inteligentes e baseadas em dados, como determinar se investir em novos equipamentos é uma decisão financeiramente mais sólida do que reparar um equipamento que está chegando ao fim de sua vida útil esperada.

Como cada item é afixado com um identificador exclusivo e seu histórico de localização documentado, a marcação de ativos também pode ajudar a impedir roubo e perda. Certos tipos de etiquetas de ativos, como etiquetas de código de barras invioláveis, adicionam um impedimento adicional para desencorajar o roubo.

Por que as tags de recursos são importantes?

As etiquetas de ativos são a base de um sistema de rastreamento de ativos, fornecendo um método confiável para identificar ativos individuais e um meio eficiente de capturar dados. Sem tags de ativos, as informações sobre a localização e o histórico do ativo devem ser documentadas manualmente, um processo repleto de erros humanos e propenso a imprecisões. Os ativos também são mais propensos a serem identificados erroneamente ao confiar em processos manuais, resultando em dados não confiáveis.

Afixadas em ativos usando adesivos permanentes sensíveis à pressão ou anexos mecânicos, as etiquetas de ativos devem permanecer anexadas e legíveis durante toda a vida útil de um ativo. Como as etiquetas de ativos são usadas para marcar ativos que podem permanecer em uso por décadas, é crucial considerar o ambiente operacional ao escolher as etiquetas de ativos.

Embora os códigos de barras possam ser impressos em etiquetas adesivas, essas etiquetas à base de papel não são duráveis ​​o suficiente para resistir à exposição à chuva, neve e UV por vários meses ou anos. As etiquetas de ativos que caem, desbotam ou se tornam ilegíveis devem ser substituídas, resultando em custos mais altos ao longo da vida útil do ativo em comparação com a escolha de uma etiqueta de ativo durável que possa suportar as condições ambientais típicas do ativo desde o início.

6 etapas para um sistema eficiente de marcação de ativos

Abaixo está uma visão geral das etapas essenciais no fluxo do processo de marcação de ativos.

1. Identifique o tipo e a categoria do recurso.
2. Atribua um número de identificação exclusivo.
3. Determine o tipo de rótulo de recurso necessário.
4. Insira o ativo e todas as informações associadas em seu sistema de rastreamento de ativos.
5. Coloque a etiqueta de recurso no item.
6. Implemente processos de verificação de dados.

Veja o que você precisa saber para implementar um processo simplificado de marcação de ativos.

Identifique o tipo e a categoria do ativo

Se você já implementou um sistema de rastreamento de ativos, provavelmente tem um sistema de classificação, ou esquema, para ativos, incluindo categorias e tipos de ativos. Se você estiver implementando um sistema de rastreamento de ativos pela primeira vez, criar esse sistema de categorização é uma etapa essencial para garantir uma categorização consistente ao longo do tempo. Os ativos podem ser agrupados por departamento, custo, uso ou qualquer outra variável.
Você pode escolher um método de categorização que se alinhe ao processo usado para categorizar ativos para fins contábeis. Mesmo que seu sistema contábil inclua ativos tangíveis e intangíveis e seu processo de marcação de ativos esteja relacionado apenas a ativos tangíveis, garantir que sua classificação de ativos físicos corresponda à sua metodologia contábil permite uma integração e relatórios mais simples.

Captura de tela via Corporate Finance Institute

Aqui estão alguns exemplos de categorias de ativos físicos:

• Móveis
• Equipamentos de TI (computadores, laptops)
• Equipamento audiovisual
• Equipamentos técnicos (fontes de alimentação, unidades de ar condicionado)

Atribuir um número de identificação exclusivo

Além de categorizar os ativos e classificá-los por tipo, cada ativo deve ter um número de identificação exclusivo para rastreamento preciso. Esse ID exclusivo diferencia ativos individuais de outros ativos da mesma categoria e tipo, facilitando o gerenciamento de processos como reordenação, manutenção e contabilidade.
Os números de identificação exclusivos podem conter codificação que indica o tipo de ativo ou departamento de propriedade . Por exemplo, os ativos controlados pelo departamento de RH podem conter um prefixo como 013, enquanto os ativos controlados pela contabilidade têm o prefixo 014. Este método facilita a determinação de informações importantes sobre um ativo simplesmente olhando para a etiqueta, enquanto mais detalhada a informação está à distância de um código de barras.

Determinar o tipo de etiqueta de recurso necessária

Etiquetas e etiquetas de ativos não são uma solução única. Há uma variedade de etiquetas e etiquetas de ativos projetadas para atender a aplicações específicas, como etiquetas de ativos duráveis ​​para ativos que podem estar expostos a condições adversas ou etiquetas de ativos de segurança para ativos de alto valor que podem estar sujeitos a roubo, transferência não autorizada ou adulteração . As etiquetas permanentes de equipamentos são ideais para automatizar a coleta de dados durante a vida útil de um ativo. Considere a categoria e o tipo do ativo, bem como as condições ambientais às quais o ativo estará exposto. O ativo será limpo usando soluções de limpeza agressivas? Será exposto a produtos químicos ou solventes? Será exposto a condições climáticas externas? Todos esses fatores devem ser ponderados ao determinar o melhor rótulo de recurso para cada recurso.

Insira o ativo e as informações associadas em seu sistema de rastreamento de ativos

Os ativos devem ser inseridos no sistema imediatamente após serem recebidos. Para agilizar esse processo, é útil ter uma documentação escrita do processo descrevendo quando os ativos devem ser marcados, como eles são categorizados, quais tipos de rótulos de ativos solicitar para determinados tipos de ativos e procedimentos para entrada de dados. Por exemplo, a Universidade de Washington tem um documento de Procedimento de marcação que fornece informações específicas sobre o fluxo do processo. Os requisitos de entrada de dados podem variar por categoria e tipo de ativo. Em geral, os dados inseridos em um sistema de rastreamento de ativos incluem:

• Número de identificação do ativo
• Números de série ou modelo
• Informações do fabricante ou fornecedor
• Data de aquisição
• Local ou departamento de propriedade
• Estado
• Valor do ativo

Afixe a etiqueta de recurso no item

Os métodos de anexação variam de acordo com o tipo de ativo e tipo de rótulo. Algumas etiquetas de ativos usam adesivo sensível à pressão, enquanto outras têm anexos mecânicos. Algumas tags de ativos oferecem ambos os métodos de anexo. Se você tiver a opção de fixação adesiva ou mecânica, escolha o método mais adequado para o ativo ou o método exigido pela política da empresa.

Implementar processos de verificação de dados

Verifique os ativos a partir de um mínimo de dois pontos de dados, como o código de barras e o número de série do item. Ao descartar ativos, essa etapa é crucial para garantir uma “cadeia de custódia precisa e verificável”, que pode ajudar a mitigar violações de dados (principalmente para o descarte de ativos de TI) e também ajudar a manter a conformidade com os regulamentos.
A implementação de um fluxo de processo de marcação de ativos consistente garante que todos os ativos recebidos por sua empresa sejam classificados e rastreados de forma consistente, facilitando a localização de ativos em toda a empresa, implementando cronogramas de manutenção regulares e mantendo registros precisos para fins de auditoria e contabilidade. Desenvolver políticas e procedimentos claros e treinar os membros de sua equipe em procedimentos aprovados de marcação de ativos simplifica os processos e pode, em última análise, ter um impacto positivo em seus resultados, permitindo que você melhore a utilização de recursos, reduza a duplicação desnecessária de ativos e obtenha uma vida útil mais útil de seus investimentos.