Aproveitando Design UX para Escolher o App CMMS Ideal para ROI Rápido

Ou o título alternativo muito mais longo: Como Encontrar um App de Manutenção CMMS Fácil de Aprender e Usar que Garante Onboarding Suave e Altas Taxas de Adoção para ROI Mais Rápido. Porque o que você precisa é algo que os técnicos gostem para que o departamento veja retorno rápido no investimento. Mas sem formação em design, como saber qual app de manutenção CMMS entrega boa experiência do usuário?

Após uma introdução rápida a alguns conceitos-chave, você encontra o app mais fácil de aprender e aproveitar para retornos concretos nos seus investimentos de tempo, energia e dinheiro.

Vamos começar com uma introdução rápida à usabilidade, elemento central de UX.

O que é usabilidade no design UX?

Resumindo, é a resposta a esta pergunta: Quanto atrito existe no caminho para a solução do seu problema de gestão de manutenção? Menos atrito, melhor usabilidade.

E dividindo, temos os 5 Es da usabilidade.

Eficácia

O app ajuda técnicos a completar tarefas de manutenção com precisão?

Eficiência

Técnicos conseguem realizar tarefas rapidamente, em número relativamente pequeno de passos discretos?

Engajamento

Técnicos gostam de usar o software e sentem que combina com sua indústria?

Tolerância a Erros

Técnicos conseguem desfazer erros facilmente? Por exemplo, se esquecem um passo, quão fácil é voltar e corrigir? Além disso, o software ajuda a evitar erros? No app móvel Hippo CMMS, por exemplo, você não consegue gerar ordem de serviço até inserir as informações obrigatórias certas. O app também avisa quando você fez alterações mas não salvou.

antes de descartar alterações, o app confirma que é isso que você quer

Facilidade de Aprendizado

Técnicos conseguem dominar o app rapidamente, e depois melhoram com experiência?

Todos são aspectos importantes de usabilidade, mas vamos focar no último, facilidade de aprendizado. O que torna algo fácil de aprender? Parte importante da resposta é arquitetura da informação.

Como a arquitetura da informação apoia a facilidade de aprendizado?

Arquitetura da informação é a arte e ciência de organizar e rotular software para apoiar usabilidade e encontrabilidade. Quando coisas estão nos lugares certos e chamadas pelos nomes certos, são fáceis de encontrar, tornando todo o sistema mais fácil de aprender. Você não precisa dedicar poder cerebral a encontrar coisas e lembrar onde estão se tudo está onde espera. Na verdade, um dos clássicos atemporais do design de usabilidade é Don't Make Me Think de Steve Krug, e o título é também seu grande conselho para designers: Torne tudo tão óbvio e intuitivo que as pessoas não precisem pensar no que estão fazendo.

Trabalho de manutenção é difícil o suficiente sem distrações adicionais de um app confuso. Quanto menos poder cerebral os técnicos gastam no app, mais podem focar nas tarefas de manutenção.

Colocando tudo no lugar certo, exatamente onde é esperado

Imagine dirigindo quando de repente sua música favorita toca no rádio. Sem tirar os olhos da estrada, quão fácil seria aumentar o volume? Deve ser sem esforço. Mesmo se nunca dirigiu aquele carro específico, sabe que controles do rádio ficam no console central. Ou imagine que precisa entrar numa loja comprar chiclete. Sabe ir para o caixa. Sempre tem pelo menos algum chiclete lá, ao lado de chocolates e revistas.

Um app fácil de aprender faz a mesma coisa: coloca coisas onde você espera encontrá-las. No app móvel Hippo CMMS, por exemplo, as abas nas ordens de serviço estão na ordem que você completa as tarefas. É intuitivo porque a organização interna combina com a externa.

Chamando tudo pelo nome certo, o mesmo que todos usam

Não só coisas precisam estar onde você espera, mas também precisam do nome certo. Voltando ao exemplo do supermercado, procurando mais chiclete. Se corresse na loja para comprar chiclete tentando achar lendo placas nos corredores, procuraria "DOCES". Se a loja usasse "CONFEITARIA", tecnicamente correto, mas todos levam mais tempo para achar. Escolhendo nome menos comum, tornam o chiclete mais difícil de achar.

No app móvel Hippo CMMS, usamos termos que fazem mais sentido para profissionais de manutenção. Chamamos ordens de serviço de manutenção preventiva de MP, por exemplo. E ao gerar ordens de serviço sob demanda e agendadas, usamos "Recursos" para pessoas atribuídas. Quando o software fala sua língua, é mais fácil aprender e dominar.

o app fala sua língua

Arquitetura da informação cobre onde coisas estão e como são chamadas. A próxima parte de ser fácil de aprender é afordância, diretamente relacionada a como coisas parecem.

Como a afordância apoia a facilidade de aprendizado?

Já jogou críquete? E Jai alai? Provavelmente não. Mas em ambos casos, olha para o taco e a cesta e sabe na hora como funcionam. Se pegasse, saberia exatamente como segurar e usar para mover a bola. Na verdade, ninguém precisaria dizer que esses esportes envolvem bola. Saberia só olhando o taco de críquete e a cesta de jai alai. O design dos objetos sugere fortemente como usá-los.

Afordância é tópico enorme com muitas teorias competindo e definições conflitantes. Mas para nossos propósitos, a ideia importante é: quanto mais fácil olhar algo e descobrir o que faz, mais fácil aprender a usar. No app de manutenção, afordâncias são elementos que nos dizem onde clicar e rolar. Dizem o que podemos fazer e como.

O app Hippo tem ótima afordância em uma tela de ordem de serviço. Na borda direita da tela, vê a borda esquerda da próxima tela. Fica claro que há mais informação ali e que para vê-la, basta deslizar para a esquerda. Não há instruções dizendo que pode fazer isso; só olhar o layout da tela basta.

deslizou para direita para ver próxima tela

Até agora cobrimos só um pouco de usabilidade, que é apenas parte pequena da experiência do usuário. Para entender mais completamente design UX, precisamos voltar até a China antiga.

De onde vem a ideia de design UX?

Encontramos exemplos de UX ao longo da história e culturas. China tinha feng shui já em 4000 a.C., e Hipócrates descrevia melhores formas de organizar ferramentas e espaço de trabalho de cirurgião em 500 a.C. Pule para Califórnia nos anos 50, e encontra Walt Disney projetando parques temáticos totalmente imersivos.

A ideia e prática geral existem basicamente para sempre, mas a definição moderna é só dos anos 90, quando Donald Norman, primeiro Arquiteto de Experiência do Usuário na Apple, cunhou o termo "design de experiência do usuário".

Qual a definição atual de design de experiência do usuário?

Segundo Norman, é mais que como você usa um app ou site. Ele argumenta por definição ampla cobrindo experiência completa com produto ou serviço.

Pegue ir ao cinema, por exemplo. O filme sozinho é só pequena parte da experiência geral do usuário. Também há:

• Assistir ao trailer
• Ouvir recomendações boca a boca
• Estacionar no teatro
• Esperar na fila para entrar
• Comprar ingressos online ou presencial
• Pegar pipoca e bebida (mais fila...)
• Encontrar assentos dentro do teatro
• Assistir trailers esperando a atração principal

E mesmo quando o filme acaba, a experiência continua. No dia seguinte no trabalho na sala de almoço, pode ter debate acalorado com colega sobre se o filme foi bom.

No início, isso pode parecer definição ampla demais. Encontrar vaga de estacionamento fora do teatro é realmente parte da sua experiência do filme? Quando alguém pergunta se gostou do filme, começam perguntando sobre o estacionamento?

Mas todas essas coisas afetam sua experiência. Não importa quão bom o filme é, você não vai aproveitar se a pessoa atrás não para de chutar seu assento.

Como tudo isso se aplica diretamente a você encontrando o app que funciona melhor para você e sua equipe?

Significa que você precisa olhar mais que apenas o software. Precisa olhar todas as outras formas que você e sua equipe interagem com produtos e serviços de um provedor.

Para provedores de software CMMS, serviços incluem treinamento e onboarding assim como suporte contínuo. Primeiro, procure provedor com equipe experiente. Quer que ajudem a evitar armadilhas potenciais e adotar melhores práticas desde o início. Segundo, evite provedores que dependem de treinamento padronizado, unidimensional. Em vez disso, procure quem começa perguntando seus objetivos de treinamento e trabalha duro para realizá-los. Devem oferecer mais de um estilo de treinamento. Nem todos aprendem do mesmo jeito, e bom provedor tem tudo: de treinamento individual a biblioteca de vídeos e documentos para ajudar todo tipo de aprendiz. Um provedor realmente bom também é proativo no suporte. Ativamente observam como você usa o software, e se veem onde poderia tirar mais proveito, entram em contato e fazem acontecer.

Próximos passos

Se está pronto para pular para um CMMS, ou já tem um mas não cumpre o que foi prometido, é hora de entrar em contato e começar a conversar com provedores.