Principais Resoluções de CMMS para 2021: Transforme a Gestão de Manutenção

Quando se trata de resoluções de Ano Novo, os números estão contra você. Mais de 75% das pessoas desistem antes do fim de janeiro. Quantas persistem a longo prazo? Menos de 8%. Uma grande razão para falhar é fazer muitas resoluções. Mas em 2021, você pode finalmente assumir o controle da manutenção focando em apenas uma coisa.

E não se limita a gestão de manutenção. É gestão de ativos do ciclo de vida, gestão proativa de manutenção preventiva, gestão completa de instalações e até controle de estoque.

No fim, alcançar todos esses objetivos se resume à qualidade dos seus dados. Isso significa que a melhor resolução de Ano Novo para 2021 é focar em dados.

E a forma mais fácil de obter bons dados de manutenção, mantê-los seguros e acessíveis, e até aproveitá-los — fazê-los trabalhar para você — é adquirir o software CMMS certo.

Capture dados de manutenção com software CMMS

Quando se trata de capturar dados de qualidade, vale ser tanto ativo quanto passivo. Você precisa de programas para sair e capturar os dados necessários para manter as coisas funcionando sem problemas. Mas também precisa de formas de coletar dados sem esforço. É como pescar. Às vezes a melhor forma é pegar uma lança e sair caçar o peixe. Outras vezes, faz mais sentido colocar isca no anzol e esperar o almoço vir até você.

Configure e padronize seus POPs com software CMMS

Agora, seu departamento provavelmente tem toneladas de dados valiosos em um lugar nada seguro. Estão andando na cabeça dos técnicos seniores.

Você não pode subestimar o valor desse conhecimento. Todo esse saber-fazer acumulado é enorme benefício para o departamento. Muitas vezes, diagnosticar problemas e solucionar soluções se resume a experiência. É como quando você vai ao médico. Nada te deixa mais tranquilo do que ouvi-lo dizer: "Ah, já vi isso um monte de vezes antes."

E você não pode subestimar como facilmente pode perder todo esse saber-fazer. Quando até alguns dos seus técnicos seniores saem ou se aposentam, tudo sai pela porta com eles. Escolas de negócios alertam gerentes contra o que chamam de risco de pessoa-chave, onde seu sucesso está demasiado ligado a poucos funcionários que podem sair a qualquer momento. Mas muitas vezes é pior. Mesmo que seus técnicos seniores pudessem ficar na empresa para sempre, ainda não conseguem compartilhar seu saber-fazer com o resto do departamento de forma confiável, consistente e fácil.

Então, você precisa proteger ativamente todo esse saber-fazer com um programa eficaz de "transferência de conhecimento", e é mais fácil do que parece. Existem realmente apenas cinco passos. Uma vez que tudo está no CMMS, você torna todo esse conhecimento disponível em todo o departamento na forma de modelos de ordem de serviço repletos de instruções passo a passo e listas de verificação. Todos têm acesso instantâneo, mesmo muito depois que os técnicos seniores saíram do departamento.

Como benefício adicional, você também padronizou suas tarefas de manutenção e reparo, garantindo que o mesmo trabalho seja feito da mesma forma sempre. Isso torna atualizar e ajustar seus POPs muito mais fácil. Como os técnicos fazem tudo da mesma forma, você pode fazer mudanças e rastrear resultados com precisão. Quando cada técnico faz do seu jeito, é muito mais difícil saber o que funciona e o que não funciona. Pense assim: como melhorar uma receita se cada chef adicionava ingredientes diferentes?

Torne a captura de dados parte do fluxo de trabalho com aplicativo móvel de manutenção

Você também deve facilitar a captura de dados fora do programa formal de transferência de conhecimento. Quando técnicos trabalham em um ativo, notam algo ou descobrem algo que o departamento de manutenção deve incluir em futuras ordens de serviço.

Usando o recurso de comentários em tarefas e ordens de serviço integrado ao aplicativo móvel de manutenção, eles podem se comunicar rapidamente com o departamento, explicando o que estão fazendo e por que. E todo o processo é tão fácil quanto tirar o dispositivo móvel e digitar notas rápidas. Quando sua solução alternativa ou insight é adicionado ao sistema, todo o departamento eventualmente se beneficia.

Aproveite dados de manutenção com software CMMS

Uma vez que você tem bons dados, pode começar a usá-los para facilitar sua vida. Os dados certos trabalham para você, e isso significa que você faz menos trabalho.

Simplifique o trabalho incluindo dados nas ordens de serviço do software CMMS

Já cobrimos como usar modelos de ordem de serviço ajuda a adicionar instruções passo a passo e listas de verificação. Mas são apenas o começo. Com o software certo de ordens de serviço, você pode adicionar rapidamente todas as informações que técnicos precisam para fechar com eficiência, incluindo:

• Mapas e plantas interativos do local
• Peças e materiais associados
• Esquemas digitais, imagens, manuais O&M e garantias
• Históricos de manutenção e reparo de ativos

Vamos ver como ajudam técnicos a fazer mais com menos esforço.

Primeiro, mapas e plantas significam que nunca perdem tempo tentando descobrir onde ir. Assim que recebem uma ordem de serviço, vão direto exatamente onde são necessários. Mesmo se for primeiro dia no trabalho. Também nunca chegam de mãos vazias porque já sabem quais peças e materiais precisam. Não mais chegar no ativo e ter que correr de volta ao almoxarifado. Não só têm o que precisam, mas também sabem o que fazer com isso, graças a instruções detalhadas e listas de verificação. E quando um ativo quebra inesperadamente, técnicos acessam manuais e históricos detalhados de manutenção e reparo para ajudar na solução de problemas.

Crie um programa de manutenção preventiva com software CMMS

Bons dados ajudam com ordens de serviço sob demanda, mas onde brilham é com manutenção preventiva. E para tantos líderes de manutenção, esta é a resolução anual de Ano Novo: finalmente, colocar um programa de manutenção preventiva para rodar. Com bons dados e o software certo de manutenção preventiva, 2021 é o ano que você finalmente faz acontecer.

Ao configurar o programa, em linhas gerais, você começa olhando seus ativos e determinando a melhor estratégia de manutenção para cada um. Para alguns, é rodar até a falha. Lâmpadas são o exemplo clássico. Mas para muitos, é manutenção preventiva. Uma vez que sabe quais incluir no cronograma de MPs, precisa determinar tarefas e cronogramas. Precisa saber o que vai fazer e com que frequência.

Para tarefas, subdivida em coisas que você procura e coisas que você faz. Então, para uma esteira transportadora, inspeciona a correia para desgaste e adiciona lubrificante. E para cronogramas, subdivida em calendário e medidor. Alguns MPs você faz por tempo, outros por uso. Por exemplo, com carro você troca para pneus de neve baseado na estação, mas troca óleo baseado na quilometragem.

São muitas decisões para muitos ativos. Em alguns casos, especialmente para ativos novos, pode seguir recomendações dos fabricantes. Mas para ativos antigos, faz mais sentido aproveitar seus dados.

Com que frequência deve rodar uma MP na empilhadeira? Verifique quantas vezes quebrou no último ano, e agende MPs para intervalos menores. Se tende a quebrar a cada três meses, pode agendar MPs a cada dois meses e meio. Seus dados também dizem quais tarefas incluir. A empilhadeira tende a vazar? Crie MPs para inspecionar vedações e completar fluidos.

Uma vez tudo configurado no CMMS, o software faz todo o lembrar por você. Quando MPs vencem, gera automaticamente ordens de serviço de manutenção preventiva. Dependendo de como configurou, também pode atribuí-las automaticamente.

Pegue esse programa de manutenção preventiva e torne-o ainda melhor

Conforme aumenta a quantidade e qualidade dos seus dados, pode voltar e ajustar seu programa de manutenção preventiva. Após seis meses, pode fazer mais sentido olhar aquela empilhadeira com menos frequência. Ou, pode mudar para conjunto diferente de inspeções e tarefas. Lembre-se, grande parte do que torna o ajuste possível é a consistência geral da manutenção e reparos. Como todos fazem os mesmos trabalhos do mesmo jeito, pode rastrear confiavelmente quais tarefas e cronogramas funcionam e o que precisa melhorar.

O CMMS certo vem com relatórios autogerados para seu programa de manutenção preventiva, deixando rastrear KPIs como porcentagem de MPs concluídas no prazo. Os dados dizem se precisa ajustar recursos que coloca na manutenção preventiva. Vê onde estão os gargalos, quem precisa de mais treinamento, quem precisa de mais supervisão.

Próximos passos

É aquela época de novo, quando pessoas fazem promessas sobre o novo ano. Se está cansado de lidar com 2020, faça 2021 seu Ano dos Dados. E a forma mais fácil é com o CMMS certo.

Seu próximo passo é começar a contatar provedores. Uma vez que tenham ideia de seus objetivos para 2021, podem começar a explicar suas opções e como fazer esta resolução de Ano Novo durar.