Aproveitando o CMMS para Acelerar o Treinamento de Técnicos para Gerentes de Instalações

O sucesso de um negócio depende largamente das habilidades daqueles que trabalham para ele. Sem uma equipe bem treinada, é improvável que as empresas atinjam seu pleno potencial.

No mundo da manufatura, treinamento inadequado frequentemente resulta em atrasos de produção que se traduzem em custos aumentados e receitas diminuídas. Simplificando, equipe insuficientemente treinada leva a déficits operacionais.

Para muitas empresas enfrentando déficits operacionais, a raiz do problema pode ser atribuída à incapacidade da empresa de manter e comunicar seu "conhecimento tribal". No mundo dos negócios, conhecimento tribal refere-se a informações não escritas, mas conhecidas sobre operações da empresa entre funcionários de longa data. Problemas ocorrem quando informações não escritas falham em ser passadas para novos funcionários antes que seus colegas de longa data não estejam mais na empresa. Infelizmente, sem documentação de informações operacionais frequentemente críticas, conhecimento essencial pode ser perdido para sempre a menos que seja comunicado a novos funcionários. Com isso em mente, é fácil apreciar por que a documentação adequada de todos os procedimentos operacionais é essencial não apenas para as funções contínuas da empresa, mas também para sua viabilidade e sucesso a longo prazo.

Aqui, mostrarei algumas das maneiras pelas quais o Software de Gestão de Manutenção Informatizado (CMMS) é capaz de manter o conhecimento tribal de uma empresa e tornar mais fácil treinar novos técnicos de manutenção e serviço em todos os aspectos de seus requisitos de trabalho. Em resumo, plataformas CMMS conseguem isso garantindo que todas as operações de manutenção e informações relacionadas sejam devidamente documentadas e armazenadas, enquanto também são sistematicamente acessíveis a todos os funcionários, novos e antigos.

Dados de Ordens de Serviço

Além da capacidade do software CMMS de guiar novos técnicos do início ao fim pelo processo de ordem de serviço, este módulo específico contém informações valiosas sobre todos os ativos essenciais da empresa. De valor para novos técnicos de manutenção é sua capacidade de acessar manuais de operação e manutenção de ativos armazenados no banco de dados do sistema. Técnicos não familiarizados com quaisquer procedimentos de manutenção precisam apenas consultar o manual para instruções detalhadas e imagens úteis. Além disso, técnicos podem revisar o histórico de ordens de serviço para um ativo específico. Isso permite ver o que deu errado com ativos no passado e como os problemas foram resolvidos. Um CMMS remove quaisquer incertezas que possam existir fornecendo a informação necessária com um simples clique do mouse ou toque no tablet.

Plantas de Piso Interativas e Mapas do Site

Nem todos os sistemas têm esse recurso, mas aqueles que têm provam ser inestimáveis, particularmente para instalações grandes com numerosos ativos ou para empresas onde os técnicos trabalham em vários locais diferentes. Ter acesso a plantas de piso interativas e mapas do site economiza tempo e recursos. Ao buscar um ativo específico no sistema CMMS, sua localização exata pode ser rapidamente identificada em sua planta de piso armazenada no banco de dados da empresa. Ser capaz de localizar um ativo que precisa de serviço sem orientação de outro técnico é um grande benefício para quem está começando. Torna-os independentes muito mais rápido, liberando o tempo dos outros técnicos.

Cronogramas de Manutenção Preventiva

Manutenção Preventiva é o atrativo número um para a maioria das empresas que escolhem um CMMS para gerenciar suas necessidades de manutenção. Embora seu propósito principal seja supervisionar, agendar e relatar verificações de manutenção de rotina para todos os equipamentos da empresa, o componente de manutenção preventiva do CMMS também é uma excelente ferramenta no treinamento de técnicos. O módulo de manutenção preventiva auxilia novos técnicos de manutenção de várias maneiras, incluindo:

• O recurso de agendamento de MPs permite que gerentes de manutenção deleguem e rastreiem ordens de serviço. No caso de um novo técnico, gerentes podem atribuir uma ordem de serviço mais adequada às suas habilidades para realizar a tarefa e encerrá-la no prazo. Como o CMMS permite que gerentes rastreiem o progresso de uma ordem de serviço, ajuda pode ser oferecida a um novo técnico quando uma ordem de serviço está demorando muito para ser concluída. Se uma ordem de serviço que deveria ser concluída em uma hora ainda não foi encerrada duas horas depois, o gerente sabe que há um problema, por exemplo.

• Como uma verificação de controle de qualidade, o CMMS tem a capacidade adicional de impedir que novos técnicos encerrem ordens de serviço por conta própria. Dessa forma, gerentes podem verificar se as inspeções de manutenção estão sendo feitas corretamente antes de encerrarem as ordens de serviço por conta própria através do sistema CMMS. Uma vez que um novo técnico está na empresa há um tempo, suas configurações de permissão de usuário podem ser ajustadas.

De forma mais geral, MPs são um ótimo exemplo de como o software de gestão de manutenção informatizado preserva o conhecimento tribal. Quando uma empresa adquire um novo ativo, o cronograma de MPs é definido de acordo com as recomendações do fabricante. Mas com o tempo, o departamento de manutenção começa a ajustar o cronograma. Eles olham o histórico de reparos do ativo, veem quais reparos foram feitos e têm uma ideia do que funciona e do que não funciona. Levando em conta a experiência direta dos técnicos com o ativo, eles podem definir seu próprio cronograma de MPs e incluir todos os truques e dicas relacionadas nas MPs.

Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs)

KPIs são valores medidos quantitativamente que fornecem informações sobre quão efetivamente uma empresa está atingindo seus objetivos-chave de negócios. KPIs são definidos com base nas metas únicas de uma empresa, que podem incluir coisas como utilização de ativos, custos evitados, taxas de conformidade, previsão de demanda e satisfação do cliente, apenas para citar alguns. Para avaliar o desempenho de novos técnicos, CMMSs têm a capacidade de conduzir KPIs de fim de mês especificamente relacionados a recursos de mão de obra. Usando essa medida, gerentes podem avaliar o desempenho de novos técnicos deixando-os saber se estão sendo sobrecarregados ou subdesafiados.

Conclusão

Trazer novos funcionários exige o comprometimento da empresa com o tempo, energia e recursos necessários para treiná-los. Cortar cantos no treinamento adequado cria riscos em várias frentes, incluindo produtividade, segurança e motivação, satisfação e retenção de funcionários. Embora programas CMMS ofereçam uma solução robusta para gestão geral de manutenção, também têm o benefício adicional de treinar e monitorar o desempenho de novos técnicos. Considerados juntos, isso torna sistemas CMMS um recurso custo-efetivo e produtivo para operações de empresa eficazes e lucrativas.