Como justificar o custo de um CMMS

Blog de convidado por Elizabeth Mazenko da Better Buys

Fazer com que as pessoas concordem com a mudança nem sempre é fácil.

Isso é especialmente verdadeiro no setor de manutenção, onde muitas pessoas ainda dependem de formulários de papel sem mostrar muito interesse em adotar softwares de gerenciamento de manutenção, como sistemas computadorizados de gerenciamento de manutenção (CMMS).

Muitas vezes, os gerentes de manutenção ficam com formulários de papel por quatro motivos:

1. Eles não querem treinar funcionários em novas tecnologias e processos.
2. Eles já tiveram problemas para trabalhar com formulários eletrônicos ou móveis antes.
3. Eles precisam de uma solução que funcione no escritório e fora dela.
4. Eles não querem pagar por todos os recursos quando a instalação usará apenas alguns deles.

Descobrir o retorno sobre o investimento (ROI) de um CMMS pode ajudá-lo a mostrar o valor da solução e obter a adesão da alta administração. Aqui está o que você precisa saber sobre o cálculo do ROI de um CMMS.

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Primeiros passos

Não existem duas instalações iguais, o que significa que você deve compreender os processos e estratégias atuais da sua empresa para compreender os benefícios de trazer um CMMS.

Para fazer isso, você deve medir os principais indicadores de desempenho (KPIs) de seus ativos ao longo do tempo. Isso pode incluir:

• Receita e perda de orçamento devido ao tempo de inatividade do ativo
• Acompanhamento e organização de estoque
• Vida útil real de um ativo versus sua expectativa

Dica profissional :Quanto mais dados você revisar, melhor compreenderá seus resultados. Se os dados históricos não estiverem disponíveis, você deve medir esses KPIs por pelo menos seis meses a um ano para obter uma visão precisa do desempenho de seus ativos.

Em seguida, você deve responder às quatro perguntas a seguir para ter uma boa ideia de como os diferentes recursos do CMMS podem melhorar o desempenho e os processos de manutenção:

1. Quais dados / relatórios tornariam o trabalho mais fácil?
2. Que informações seu supervisor sempre pede?
3. Para onde vai a maior parte do seu orçamento de manutenção?
4. Qual é a relação entre manutenção planejada (PM) e manutenção corretiva (CM) desejada?

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Calculando o ROI

Para calcular com precisão o ROI de um CMMS, você deve determinar o custo total de propriedade e o valor da solução de manutenção.

Custo total de propriedade

O custo total de propriedade envolve a adição de todos os custos iniciais de implementação do CMMS aos custos de manutenção da solução a longo prazo. Ao decidir em qual CMMS investir, certifique-se de fazer perguntas sobre os seguintes custos:

• Software inicial ou preço de licença
• Hardware e software adicionais necessários
• Serviços e suporte de implementação de soluções
• Treinamento de usuário e administrador
• Suporte e atualizações de longo prazo
• Taxas de renovação de licença

Valor CMMS

O valor de um CMMS é fácil de ver e sua implementação pode reduzir os custos de negócios entre 12% e 18%. No entanto, para obter uma compreensão total do valor que um CMMS pode trazer para sua empresa, você deve observar as seguintes métricas:

• Vida útil do ativo - número estimado de anos que você espera para estender o ciclo de vida de um ativo
• Horas extras - média de mão de obra por hora (incluindo horas extras) desperdiçada
• Estoque - tempo médio perdido devido a estoque insuficiente
• Serviços públicos - quantidade de orçamento gasto em serviços públicos versus os custos esperados quando os serviços públicos funcionam com eficiência máxima
• Produtividade - quantidade de tempo gasto em tarefas como agendamento e gerenciamento de ordens de serviço
• Eficiência de gerenciamento de documentos - quanto tempo leva para criar, arquivar, copiar, pesquisar e recuperar documentos essenciais

Um CMMS oferece muitos recursos benéficos que podem melhorar seus fluxos de trabalho e eficiência atuais. Usar essas métricas para determinar o valor potencial que um CMMS pode agregar à sua empresa ajudará a convencer um gerente de manutenção a usar um.

A fórmula

Depois de determinar os custos e o valor, você pode colocar as medidas nesta fórmula:

ROI do CMMS =(Valor - Custos) / Custo

O efeito positivo

Calcular o ROI pode ajudá-lo a mostrar o valor de um CMMS e justificar os custos de compra para obter suporte da alta administração.

Biografia do autor:
Elizabeth é editora da Better Buys, uma fonte confiável de notícias e pesquisas sobre software de manutenção. Siga-a em @ElizMazenko para mais informações sobre software empresarial e pesquisa de tecnologia relacionada.

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