Melhores Posts do Blog Hippo CMMS 2020: Insights de Especialistas e Dicas de Gestão de Ativos

Em 2020, a palavra "sem precedentes" ganhou um significado totalmente novo. De muitas formas, a pandemia de COVID-19 reescreveu completamente todas as regras. Mas, ao mesmo tempo, os fundamentos da gestão de manutenção não mudaram realmente. A gestão de ativos bem-sucedida ainda se resume a levar os dados certos às pessoas certas da forma mais fluida possível. O software CMMS continua sendo a melhor forma de assumir o controle de seus programas de manutenção.

Foi um ano difícil em muitas indústrias. Por exemplo, segundo pesquisa recente da Canadian Manufacturers & Exporters, "65% dos respondentes tiveram nível reduzido de produção durante a pandemia" devido a quedas na demanda doméstica e externa.

Vejamos o que podemos aprender dos principais posts do blog Hippo em 2020 para garantir que estamos prontos para tudo que 2021 nos reserva.

Podemos começar olhando o que ainda é verdade sobre dominar a gestão de manutenção.

Comece do início para criar ordens de serviço sob demanda eficientes com software CMMS

Gestão de ordens de serviço ainda significa ter os passos certos na ordem certa, especialmente no que você faz primeiro.

Em fevereiro de 2020, em Faça Seus Fluxos de Trabalho Fluírem com Software de Gestão de Manutenção, analisamos a importância do portal de solicitações aberto para capturar dados associados a tarefas de manutenção sob demanda.

Um dos principais benefícios do portal aberto são os campos obrigatórios. Quando pessoas enviam uma solicitação de manutenção, veem quais informações o departamento quer, garantindo que as incluam.

"...E quando solicitações de manutenção são incompletas ou confusas, departamentos de manutenção perdem tempo descobrindo o que precisam fazer. Quando técnicos não sabem com o que estão lidando até chegarem lá, é impossível chegar totalmente preparados com as peças e materiais certos. O tempo na chave de fenda sofre."

Com o portal de solicitações aberto, todos começam com o pé direito.

Faça as perguntas certas para criar fluxos de trabalho de manutenção preventiva eficientes com software CMMS

Em setembro, mergulhamos mais fundo nos porquês e comos da gestão de manutenção preventiva com Um Guia Completo e Simples para Ordens de Serviço de Classe Mundial.

Configurar um programa eficiente frequentemente começa fazendo as perguntas certas, tanto dentro quanto fora do departamento de manutenção.

"Seu software atual de ordens de serviço ajuda a tornar a manutenção preventiva possível? Faça a si mesmo estas perguntas:

• Existe uma forma eficiente de analisar dados históricos de ativos para determinar tarefas e cadência de manutenção?
• Mesmo se eu sei o que fazer e quando fazer, é fácil gerar e atribuir MPs? Quanto desse processo é manual vs. automático?
• Uma vez que o programa está rodando, como sei se é bem-sucedido? Existe forma fácil de pegar o número de MPs geradas e perdidas para calcular taxas de fechamento?

Quando se trata de ordens de serviço, o departamento de manutenção não é o único afetado, então você precisa conversar com outros departamentos, descobrir seus objetivos específicos e ver se o processo atual de ordens de serviço atrapalha eles também. Lembre-se, o objetivo não é coletar queixas de diferentes departamentos, então certifique-se de que suas perguntas foquem em objetivos e obstáculos. É melhor evitar perguntas sobre como o processo os faz sentir e quais partes gostam ou não. Em vez disso, pergunte o que o departamento deles quer realizar e como o processo de ordens de serviço facilita ou dificulta o progresso."

Armado com essas respostas, você pode começar a consertar seus processos. Precisa de um conjunto de sistemas para trabalhar com dados, divididos aproximadamente em três tipos de tarefas:

• Captura
• Distribuição
• Aproveitamento

Novamente, você começa fazendo as perguntas certas.

"Basicamente, quão bom é [o programa de manutenção preventiva] em coletar bons dados, quão bem disponibiliza esses dados para quem precisa, e finalmente, o que permite fazer com os dados? Agora que você os tem, de quantas maneiras diferentes pode extrair valor?"

Com muitas dessas perguntas, a resposta certa é: "Poderíamos fazer melhor com a solução CMMS certa."

Siga estes passos para um programa de manutenção preventiva eficiente com software CMMS

A má notícia é que configurar um programa de manutenção preventiva exige mais do que passar por uma lista rápida de perguntas. A boa notícia é que existe um processo bem definido, e o cobrimos em agosto com 6 Itens que Sua Lista de Verificação de Manutenção Preventiva Deve Incluir.

Curiosamente, o primeiro passo não tem relação com ativos, equipamentos ou dados.

É sobre pessoas.

"Uma das coisas mais importantes a considerar ao desenvolver uma lista de verificação de manutenção preventiva é ter as pessoas certas na equipe de manutenção. Assim como computadores não produzem informação útil sem pessoas experientes para operá-los, também é verdade que um programa de manutenção preventiva não será eficaz sem as pessoas certas para supervisionar e fazer o trabalho.

Quando se trata de operar um programa de manutenção preventiva rodando em CMMS, selecionar indivíduos da alta gestão, gerentes de manutenção, técnicos de manutenção e qualquer outro staff que entenda como o sistema opera é essencial."

Proteja o conhecimento tribal com software CMMS

Benefícios do software CMMS é tópico favorito do blog, então não é surpresa que publicamos Como o Software CMMS Protege Valor e Reduz Custos.

Mas o que pode surpreender é o benefício do "conhecimento tribal" do CMMS e o processo de transferência de conhecimento.

"Para muitos departamentos, sua posse mais valiosa é o conhecimento duramente conquistado dos ativos que mantêm. Ninguém conhece uma máquina ou equipamento melhor que os técnicos que a mantêm funcionando. Quando alguém diagnostica um problema apenas ouvindo um ativo ou colocando a mão nele para sentir vibrações, é impressionante. E muito perigoso.

Isso porque assim que você perde os técnicos, também perde todo esse saber-fazer. Não é um problema novo, e há até uma ótima lenda urbana sobre isso. Na história, um técnico de manutenção se aposenta após muitos anos no trabalho. No primeiro mês, é chamado de volta pelo chefe desesperado. Uma máquina parou, e nenhum dos técnicos mais novos sabe como fazê-la funcionar novamente. O técnico aposentado vem, anda ao redor da máquina algumas vezes, e marca um ponto com giz. É a peça que precisa ser substituída, explica. Então apresenta a fatura ao antigo chefe. A marca de giz? Um centavo. Saber onde colocar a marca de giz? Dez mil dólares.

O software CMMS protege toda a experiência e saber-fazer dos seus técnicos tornando fácil incluir muitas informações nas ordens de serviço. Lembre-se, as ordens de serviço não são rabiscadas em pedaços de papel ou enfiadas em planilhas. Estão dentro do CMMS, facilitando adicionar tudo que técnicos precisam para fazer o trabalho corretamente e fechar com eficiência."

Gostamos tanto dessa ideia que a Hippo criou um infográfico explicando o valor da transferência de conhecimento e alguns passos rápidos para ajudar a fazer acontecer.

Não compre um CAFM quando precisa de um CMMS

Alguns dos nossos posts mais populares são explicações de termos, teorias e práticas comuns para manutenção e gestão de instalações, o que não é surpreendente. Quando pessoas estão no mercado para software de gestão de manutenção, querem aprender o máximo possível sobre a indústria.

Em Quais são as Principais Diferenças entre Soluções CAFM e CMMS?, cobrimos alguns dos principais casos de uso para CAFM.

"...como o termo se tornou um guarda-chuva para vários tipos diferentes de software de gestão de instalações, podemos quase perguntar: O que não é recurso de um CAFM? Vamos estreitar a lista para dois realmente importantes.

CAFM e planejamento de espaço

Começa com plantas detalhadas do espaço do escritório, incluindo mesas, ativos e equipamentos. Gerentes de instalações garantem que o espaço é usado eficientemente e trabalhadores são devidamente acomodados. Por exemplo, se há nova contratação no departamento de engenharia, o gerente garante espaço para nova mesa. Também usam o software para facilitar mover mesa do armazenamento para o escritório. Para trabalhadores existentes, planejamento de espaço cobre gestão e rastreamento de espaços flexíveis, como salas de reunião e breakout. O software coleta dados valiosos sobre quem usa o quê, o que é aproveitado efetivamente e o que vai para o desperdício.

CAFM e distanciamento físico

Gerentes de instalações agora enfrentam desafios relacionados ao combate à propagação da COVID-19, e uma forma é garantir distanciamento social entre funcionários no local de trabalho. Como o software já tem dados sobre layouts do escritório e onde as pessoas sentam, gerentes podem usá-lo para garantir distâncias seguras reatribuindo mesas instantaneamente. Gerentes também controlam acesso com gestão de visitantes e escalonam horários de chegada. Podem também criar e gerenciar checagens de bem-estar e coletar dados para rastreamento de contatos."

O post termina com alguns dos nossos conselhos mais comuns e melhores: escolher a solução certa começa olhando os problemas que você quer resolver. Uma vez que sabe o que quer realizar, pode bastante facilmente escolher a ferramenta certa. Em nível básico, é o mesmo que escolher a chave de fenda certa. Passo Um é olhar o topo do parafuso.

Para todas as coisas que permaneceram iguais na gestão de manutenção, houve muitas grandes mudanças. A pandemia de COVID-19 criou muitos novos desafios para gerentes de manutenção e instalações. No blog da Hippo, cobrimos algumas das diferentes formas que a solução CMMS certa ajuda a combater o coronavírus.

Padronize processos ágeis com software CMMS

Em abril, publicamos Passando nos Testes da COVID-19: Instalações Educacionais e Software CMMS Escolar, cobrindo formas que instalações educacionais podem usar CMMS para ajudar a combater a COVID-19.

Uma das ideias importantes é usar software CMMS para ajustar seu programa de manutenção preventiva.

"Geralmente, a manutenção preventiva entrega:

• Aumento de tempo de atividade
• Vida útil mais longa dos ativos
• Gestão de estoque mais fácil
• Eficiência melhorada
• Segurança aumentada

Tudo isso é importante, mas com a COVID-19, tornaram-se críticos.

Aumente algumas MPs

Organizações em todas as indústrias são forçadas a cortar todos os custos possíveis. E isso significa que departamentos de manutenção são pedidos para fazer mais com menos, com número menor de técnicos e olho mais atento nos custos. A última coisa que você precisa agora é tempo de inatividade não programado em ativo importante. Agora não é hora da caldeira parar. Para garantir que tudo que você precisa fique online, aumente a frequência e quantidade de manutenção preventiva em ativos críticos.

Pause algumas MPs

Ao mesmo tempo, existem MPs que você pode querer pensar em parar completamente. Para uma escola primária, por exemplo, não há necessidade de verificar periodicamente estruturas de recreação ao ar livre. Na maioria das áreas, estão proibidas. Em grande campus universitário, departamentos podem pausar manutenção agendada em alguns ativos nas cozinhas das cafeterias. Ativos ociosos não precisam do mesmo nível de atenção.

Pausar MPs também ajuda com relatórios. No fim do mês, você não precisa passar por MPs perdidas que nunca deveria ter feito. Faz mais sentido pausá-las por enquanto, liberando você para usar o tempo do departamento de formas que combinem melhor com a situação atual. Pense assim: você pode ter cronograma para regar o gramado todo domingo à noite no verão, mas não faz sentido seguir o cronograma quando houve temporal domingo à tarde."

Aqui vemos como um bom CMMS possibilita criar consistência enquanto ajuda organizações a serem ágeis.

Mantenha-se conectado a distância segura com software CMMS

Em maio, publicamos Mantenha Distanciamento Social com Software CMMS, olhando todas as formas que CMMS torna distanciamento social possível.

Antes da COVID-19, havia muitos posts explicando benefícios de usar banco de dados CMMS acessível de qualquer dispositivo móvel. Quando técnicos acessam instantaneamente ordens de serviço, MPs e históricos detalhados de manutenção e reparo de ativos e equipamentos de qualquer lugar, a qualquer hora, impulsiona tempo na chave de fenda. Não mais voltar ao escritório para pegar próxima atribuição ou manual para reparo complicado.

Mas com a COVID, a capacidade de trabalhar independentemente ganha nova importância. Para sua segurança, técnicos devem evitar contato próximo. O software CMMS facilita isso. Por exemplo:

"Dependendo do tamanho da instalação, complexidade da tarefa e senioridade do técnico, muitos gerentes inspecionam visualmente o trabalho antes de fechar a ordem de serviço. O software CMMS permite essas inspeções a distância segura.

Quando o técnico termina, usando qualquer dispositivo móvel conectado à Internet, tira fotos do trabalho, que são revisadas pelo gerente. Satisfeito que o trabalho foi completo, eles mesmos fecham a ordem de serviço usando o software de gestão de ordens de serviço."

E:

"Dependendo do tamanho e layout da sua instalação, pode ser boa ideia mover ordens de serviço por aí para que técnicos não esbarrem uns nos outros. Por exemplo, para departamento de manutenção de hotel, provavelmente não importa se dois técnicos trabalham em quartos adjacentes ao mesmo tempo. Mas em fábrica, você não queria dois técnicos trabalhando ao mesmo tempo em ativos lado a lado.

Provavelmente a forma mais fácil é escalonar MPs para ativos próximos. Usando a visualização de calendário no software CMMS, você pode arrastar e soltar MPs. Na maioria dos casos, especialmente com MPs flutuantes, não há diferença real entre fazer o trabalho um dia antes ou depois. Com MPs baseadas em medidor e ordens de serviço sob demanda, há menos flexibilidade, mas mover essas ordens ainda é frequentemente viável."

Próximos passos

Do mesmo post:

"O processo para encontrar e adotar uma solução CMMS não mudou.

Faça pesquisa online, lendo sobre o software em geral e provedores específicos. Então entre em contato e comece a agendar reuniões rápidas e demonstrações ao vivo. É a única forma de ter noção de como o software funciona e como pode funcionar para você. Sempre pense em termos dos problemas que enfrenta e como se conectam com recursos específicos no software. Este passo é crucial porque a última coisa que você quer é um CMMS cheio de recursos que não precisa e não usa. Seria como pedir todos os pratos do cardápio, comer alguns e jogar o resto fora.

Mas há algo sobre conseguir um CMMS que mudou. É a urgência. Agora mais do que nunca, gerentes de instalações e manutenção precisam de procedimentos e fluxos de trabalho que aguentem as pressões da COVID-19. Você precisa de uma solução CMMS."