Master CAFM:O guia definitivo para gerenciamento de instalações auxiliado por computador

Líder de mercado de gerenciamento de instalações

Atualizado em 23 de dezembro de 2024

Índice

• O que é gerenciamento de instalações auxiliado por computador?
• Quem deve usar o gerenciamento de instalações auxiliado por computador?
• Os benefícios do CAFM
• CAFM x CMMS
• 5 práticas recomendadas de especialistas em CAFM
• Software de gerenciamento de instalações auxiliado por computador:como ele simplifica o gerenciamento de instalações
• Perguntas frequentes

Principais conclusões

Gerenciamento de instalações auxiliado por computador (CAFM) é uma tecnologia que ajuda a simplificar e melhorar as operações das instalações. Envolve o uso de software e ferramentas de computador para gerenciar e manter vários aspectos de uma instalação, como planejamento de espaço, manutenção, gerenciamento de ativos e muito mais.
A gestão de instalações é uma responsabilidade complexa e de longo alcance, especialmente para grandes empresas com vários edifícios. Como gerente de instalações, você precisa organizar e supervisionar tantas atividades que seu trabalho não será possível sem a ajuda da tecnologia para agilizar sua carga de trabalho.

O gerenciamento de instalações auxiliado por computador (CAFM) é uma ferramenta que simplifica a forma como os gerentes de instalações organizam e mantêm as instalações. O mercado CAFM está crescendo, projetado para atingir mais de US$ 2 bilhões até 2032, contra US$ 987,5 milhões em 2021 – uma taxa de crescimento de 7,1% CAGR. Implementado de forma eficaz, um sistema CAFM pode reduzir custos e simplificar seu fluxo de trabalho. No entanto, ainda é importante compreender os detalhes de como usar o CAFM para gerenciar suas instalações.

Neste guia, explicaremos o que é o CAFM, como funciona, seus benefícios e as melhores práticas do CAFM para ajudá-lo a aproveitar as vantagens desta ferramenta digital abrangente.
Foto de Sean Pollock no Unsplash
O gerenciamento eficiente de instalações é crucial para organizações de todos os setores. Os métodos tradicionais de gerenciamento de instalações estão sendo substituídos por soluções inovadoras, como o gerenciamento de instalações auxiliado por computador (CAFM). https://t.co/NbLF5Ow1K8
-AMACS (@amacspti) 13 de junho de 2023
O gerenciamento de instalações auxiliado por computador é um tipo de software que os gerentes de instalações usam para organizar e agilizar todas as atividades associadas à administração de um edifício. Os gerentes de instalações contam com o CAFM para tarefas como:

• Programação de manutenção
• Gestão de funcionários
• Gerenciamento de fluxo de trabalho

CAFM é uma ferramenta que agiliza tudo o que acontece em um espaço físico de trabalho. Isso inclui pessoas, processos e objetos dentro de suas instalações. Por exemplo, grandes instalações podem ter centenas de ativos marcados com rótulos. Os gerentes de instalações usam o software CAFM para manter esses ativos organizados e bem conservados.

Em última análise, o sistema digital ajuda os gestores de instalações a poupar tempo e dinheiro, fornecendo dados essenciais sobre as operações do edifício. O software CAFM atual possui amplos recursos. Embora cada sistema CAFM possa variar de empresa para empresa, o software CAFM geralmente inclui várias funções.

Para uma rápida visão geral do software CAFM, confira o vídeo abaixo:

Operações Gerais do Edifício

O CAFM ajuda você nas tarefas gerais associadas à operação de um edifício. Ele registra todas as tarefas diárias repetitivas em um só lugar, simplificando os fluxos de trabalho e fornecendo informações críticas em menos tempo.

Na prática, isso significa que os gerentes de instalações podem usar o CAFM para controlar vários elementos de um edifício conectados à Internet a partir de um único painel, incluindo:

• Portas
• Sistemas HVAC
• Maquinaria

Em vez de alternar entre plataformas diferentes, você pode operar tudo em um único painel.

Gerenciamento de ativos

Quer você administre uma pequena empresa ou uma empresa, gerenciar ativos físicos é um desafio. Felizmente, o CAFM simplifica o gerenciamento de ativos identificando a localização física do ativo e rastreando outras informações relevantes, como fabricante e histórico de manutenção.
Foto de JESHOOTS.com via Pexels

Gerenciamento de Manutenção

O gerenciamento de manutenção é essencial para qualquer instalação, mas gerenciar todos os equipamentos, máquinas e sistemas dentro de cada edifício é assustador. O software CAFM pode ajudar, mantendo todos os dados relacionados aos ativos de cada edifício, tornando possível abandonar a manutenção reativa ou corretiva e adotar a manutenção preventiva.

Gerenciamento de espaço e sala

Se sua empresa tiver vários prédios, departamentos e funcionários, gerenciar reservas de espaço e quartos pode ser complicado. Alguns sistemas de gerenciamento de instalações auxiliados por computador também incluem um recurso que gerencia reservas e configurações de salas para evitar problemas de espaço.

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Quem deve usar o gerenciamento de instalações auxiliado por computador?

O CAFM pode não ser adequado se sua organização for pequena, se tiver um único prédio ou se você atualmente conseguir gerenciar tudo sem o CAFM.

No entanto, o CAFM é uma ótima opção se sua organização:

• Tem um prédio grande
• Possui vários edifícios em locais diferentes
• Realiza funções complexas dentro de seus edifícios
• Possui muitos ativos e gerencia muitos funcionários

O CAFM melhora a visibilidade e agiliza os fluxos de trabalho, o que o torna perfeito para empresas de diversos setores, incluindo:

• Imóveis
• Governo
• Comercial
• Saúde
• Educação
• Fabricação

Foto de energepic.com via Pexels

Os benefícios do CAFM

Antes do CAFM, os gestores das instalações tinham de gerir informações sobre o layout, recursos e ativos de um edifício em papel. Gerenciar essa escassez de informações não só levou mais tempo, mas também introduziu o potencial de erro humano.

As ferramentas digitais do CAFM substituem a pilha gigante de papelada para acelerar os fluxos de trabalho e reduzir significativamente as chances de erro. Ele simplifica as metas organizacionais gerais e as tarefas diárias de gerenciamento de instalações em um painel simples e simplificado.

Cada software CAFM é diferente, oferecendo um número aparentemente ilimitado de ferramentas úteis e, embora os benefícios do CAFM variem, dependendo de sua configuração e dos pontos problemáticos do seu negócio, eles normalmente incluirão custos reduzidos e maior eficiência.

1. Insights de dados aprimorados

O software CAFM rastreia métricas importantes sobre suas instalações. Ele extrai dados automaticamente e os apresenta a você em um painel intuitivo, eliminando a necessidade de extrair relatórios manuais. O melhor de tudo é que destaca insights críticos que indicam quais tarefas são mais importantes.

O CAFM coleta dados de forma mais eficiente, o que possibilita a coleta de dados sobre todos os edifícios e ativos de sua empresa. Se você está tentando avançar em direção à tomada de decisões baseada no conhecimento, o CAFM é obrigatório.
Foto de Vlada Karpovich via Pexels

2. Produtividade aprimorada

Gerenciar instalações não é uma tarefa fácil. Felizmente, o CAFM permite que você controle rapidamente todos os edifícios, ativos e tarefas em um único painel.

O CAFM fornece aos gerentes de instalações dados precisos, o que ajuda o edifício a funcionar com mais eficiência. Você tem acesso rápido a dados organizados para tarefas de manutenção preventiva de rotina e chamadas de reparo de emergência. Concentre seus esforços não em minúcias, mas em tarefas que realmente se beneficiem de um toque humano.

Os sistemas CAFM normalmente oferecem ferramentas e recursos que beneficiam não apenas você, como gerente da instalação, mas também outros funcionários. Por exemplo, os funcionários que desejam reservar espaço podem utilizar o programa CAFM para reservar rapidamente uma sala de conferências. Em vez de depender de um calendário ou outro sistema manual, suas equipes podem se concentrar nos negócios.

3. Custos reduzidos

Um edifício bem gerido tem custos mais baixos. Se sua empresa precisa cortar gastos com instalações, o CAFM é essencial. Ele diminui os custos de várias maneiras, incluindo:

• Maximizar o uso do espaço local, reduzindo assim a necessidade de comprar ou alugar espaço de armazenamento ou escritórios adicionais
• Aumentando a vida útil dos ativos com cronogramas de manutenção inteligentes
• Diminuir a carga de trabalho do gerente de instalações, o que reduz a necessidade de contratar mais funcionários
• Analisar o uso de energia para identificar desperdícios
• Reduzindo as chances de tempo de inatividade não planejado por meio de monitoramento em tempo real
• Permitir decisões baseadas em dados em menos tempo

Imagem de bridgesward do Pixabay

4. Melhor gestão de empreiteiros

Os benefícios do CAFM também se estendem à forma como você gerencia o pessoal em suas instalações. Se você coordena frequentemente com pessoal fora da sua empresa, como prestadores de serviços ou subcontratados, o CAFM mantém todos na mesma página.

Com o CAFM, você pode gerenciar facilmente prestadores de serviços terceirizados com recursos para:

• Verificações regulares para garantir que o projeto esteja dentro do cronograma
• Compartilhar informações de segurança atualizadas com todos os contratados
• Adicionar conformidade com as regras da instalação ao fluxo de trabalho do contratante
• Gerenciamento da remuneração do contratante

Contratar reparos ou outros trabalhos relacionados às instalações costuma ser mais barato do que contratar funcionários internos. Gerenciar essas equipes terceirizadas nem sempre é fácil, mas o CAFM traz essas tarefas para o seu fluxo de trabalho existente para simplificar a terceirização.

5. Maior Sustentabilidade

Você está tentando administrar um negócio mais sustentável? O software CAFM ajuda as empresas a reduzir o desperdício em todas as suas formas – e isso é uma vitória para o meio ambiente. Processos eficientes e redução de desperdícios não só poupam dinheiro, mas também tornam a sua empresa mais ecológica.

Você pode criar regras no sistema CAFM para utilizar apenas a quantidade necessária de recursos para um projeto. Por exemplo, se você quiser reduzir o uso de água, o CAFM rastreará o uso e alertará você quando estiver próximo do limite.

Use seus insights baseados em dados para ver onde você está usando recursos demais para manter suas iniciativas verdes (e orçamento) no caminho certo.
Imagem por StartupStockPhotos do Pixabay

CAFM x CMMS

Embora pareçam semelhantes, o CAFM não é o mesmo que um sistema informatizado de gerenciamento de manutenção (CMMS). O CMMS concentra-se na gestão do equipamento num espaço de trabalho e especificamente na manutenção desse equipamento.

Um sistema de software CMMS lida com tarefas como:

• Planejamento e acompanhamento de atividades relacionadas à manutenção e reparos no edifício
• Medir recursos de manutenção e desempenho de ativos
• Programação de pedidos e compras de estoque
• Uso de dados para rastrear recursos

Na prática, CAFM e CMMS diferem em termos de:

• Escopo: CAFM é um tipo mais amplo de sistema que inclui planejamento de espaço, alocação de recursos e rastreamento de ativos. Embora o CAFM possa lidar com o gerenciamento da manutenção, um CMMS se concentra apenas no gerenciamento da manutenção. O CMMS gerencia agendamento, rastreamento e registros de manutenção.
• Função: Um CMMS é ótimo para monitorar a vida útil de um equipamento e gerenciar a manutenção preventiva. O CAFM, por outro lado, gere todas as tarefas de manutenção, bem como a gestão imobiliária e o planeamento estratégico.
• Integrações: O CAFM pode ser integrado a outros sistemas, como RH, finanças e TI, para fornecer mais contexto sobre o seu negócio. Um CMMS, por outro lado, não se integra a outros sistemas.

Embora se sobreponha a algumas tarefas do CMMS, o CAFM é uma abordagem mais holística ao gerenciamento de instalações.

Se a sua empresa só precisa de ajuda com tarefas de manutenção, talvez você precise apenas de um CMMS, que geralmente é mais acessível. Mas se você precisar de mais informações sobre o seu negócio – além de manutenção – o CAFM é a escolha certa.
Imagem de Ronald Carreño do Pixabay

5 práticas recomendadas de especialistas em CAFM

O software CAFM é um investimento no seu negócio que o torna mais lucrativo e produtivo. Mas o software por si só não gerará mais resultados. Siga estas cinco práticas recomendadas para atingir seus objetivos com o poder do software CAFM.

1. Identifique seus objetivos

Um sistema de gerenciamento de instalações auxiliado por computador deve fazer uma diferença real em seus negócios. Ele precisa atender às suas maiores necessidades e pontos problemáticos, por isso é tão importante primeiro identificar seus objetivos antes de comprar um sistema CAFM.

Por exemplo, você está mais preocupado com a manutenção ou procurando maneiras de reduzir o desperdício em diversas instalações? Essas necessidades exigem abordagens diferentes, então comece descrevendo os resultados exatos que sua empresa precisa obter com este software. Isso tornará muito mais fácil encontrar a solução CAFM certa que gere resultados tangíveis para o seu negócio.

2. Personalize seu CAFM

Depois de escolher um sistema CAFM, é importante personalizá-lo para que resolva todos os seus maiores problemas. Uma abordagem personalizada é necessária porque os sistemas CAFM geralmente possuem muitos recursos. Escolha as funções que fazem mais sentido para o seu negócio e personalize-as conforme necessário.

Você pode personalizar seu CAFM:

• Adição de diferentes módulos para gerenciamento de espaço, rastreamento de ativos e muito mais
• Modificar funções de usuário e níveis de acesso
• Criação de campos e formulários personalizados
• Integração com sistemas de contabilidade, ERP ou RH
• Criação de modelos de relatórios personalizados

3. Automatize seu fluxo de trabalho

O software CAFM permite criar fluxos de trabalho dentro do software, o que torna muito mais fácil automatizar tarefas relacionadas às instalações. Se o seu software inclui automação, use-o para aumentar a produtividade e reduzir erros.

Tente automatizar:

• Geração de ordem de serviço
• Cronogramas de manutenção preventiva
• Geração de relatórios
• Planejamento do espaço
• Gerenciamento de conformidade
• Notificações e alertas

Foto de Albert Lozano via Shutterstock

4. Lembre-se da importância dos rótulos

O software CAFM permite rastrear centenas de ativos e equipamentos em um único painel. Mas mesmo com o software mais sofisticado, você ainda precisará de rótulos e etiquetas de alta qualidade para complementar seu CAFM.

Por um lado, os rótulos permitem digitalizar e registrar facilmente as atividades de manutenção de cada ativo. Seu sistema CAFM usa dados dessas varreduras, além de relatórios dos funcionários das instalações, para gerar insights sobre suas instalações e ativos.

As etiquetas do Camcode são compatíveis com software, o que facilita o rastreamento de ativos físicos com um simples código de barras ou leitura QR. Se você precisa de rastreamento de ativos em tempo real, as etiquetas RFID também são uma ótima opção. Essas etiquetas são projetadas para suportar as condições de trabalho mais extremas, para que você tenha certeza de que suas etiquetas durarão toda a vida útil de seus ativos.

5. Use dados para melhorar seu local de trabalho

O software CAFM coleta muitos dados sobre suas práticas de gerenciamento de instalações. O CAFM certamente pode ajudar nas operações diárias, mas também melhora o funcionamento de suas instalações a longo prazo. Em vez de deixar esses dados parados na plataforma, sem serem utilizados, mobilize-os para fazer mudanças úteis em seus negócios.

Por exemplo, o seu sistema CAFM pode notar que a sua empresa utiliza mais água durante o verão ou que um determinado tipo de ativo se desgasta mais cedo do que o esperado. Destacar o problema pode ajudá-lo a resolver a causa raiz do problema. Essa é a melhor maneira de reduzir custos e aumentar a produtividade ao longo do tempo.

Software de gerenciamento de instalações auxiliado por computador:como ele simplifica o gerenciamento de instalações

O software de gerenciamento de instalações auxiliado por computador oferece aos gerentes de instalações as ferramentas necessárias para concluir mais trabalhos em menos tempo. Do gerenciamento de documentos e fluxos de trabalho ao rastreamento e organização computadorizados da manutenção, as plataformas CAFM podem aumentar significativamente a produção de suas instalações.

Siga as práticas recomendadas neste guia para obter mais valor do seu investimento no CAFM e certifique-se de ter a infraestrutura física correta para dar suporte a um sistema CAFM. Por exemplo, é importante escolher etiquetas duráveis ​​para todos os bens, instalações e equipamentos.

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Foto de fauxels via Pexels

Perguntas frequentes