Como organizar seu depósito de manutenção

Quando você entra em uma planta que tem problemas de manutenção, um dos problemas mais aparentes é a desorganização do equipamento área de peças de reposição. Não é necessário um olhar de manutenção experiente para reconhecer peças mal armazenadas, classificadas e identificadas. Devido à natureza óbvia desse problema, a atualização do depósito de peças de manutenção costuma ser um foco inicial de melhoria. No entanto, embora muitas atualizações de almoxarifado sejam realizadas, poucas têm muito efeito nos resultados financeiros, porque olham para o resultado visual em vez de adotar uma visão holística do problema.

Um equívoco comum é que se você configurar um sistema de código de barras para rastrear peças, a maioria dos problemas será resolvida. Uma analogia que gosto de usar é pegar um carro que não funciona bem, trocar o óleo, detalhá-lo, pintá-lo e depois esperar que ele funcione melhor. Claro, ficará ótimo sentado em sua garagem e impressionará os vizinhos, mas não terá um desempenho melhor ou será mais confiável. O objetivo de qualquer esforço de melhoria da fábrica é aumentar o desempenho financeiro. Se isso não acontecer, a iniciativa não pode ser considerada um sucesso.

Um depósito mal organizado é a dica visual para uma série de problemas. Se você não resolver todos os problemas, sua reorganização da etapa mais visual do processo - o armazenamento de peças - pode não ser sustentável. Mais importante, provavelmente não resultará em melhor desempenho financeiro.

Vários processos são necessários para estabelecer e manter um sistema de peças sobressalentes íntegro. Eles incluem ter espaço de armazenamento adequado; listas de materiais (BOMs) para equipamentos; controle e acessibilidade das peças estocadas; um sistema de compras saudável; etiquetagem de equipamentos; um sistema de dados de inventário bem projetado; e pessoal para solicitar, receber, estocar e auditar o processo. A seguir está uma breve descrição de cada um desses itens.

Pessoal e um sistema de compras saudável

É importante observar as diferenças entre a aquisição de operações e a aquisição de manutenção. Um grupo ou departamento inteiro é freqüentemente dedicado à aquisição de materiais processados ​​pelas operações. Em apoio a esse grupo, um departamento de depósito dedica pelo menos metade de seu tempo para receber, armazenar e entregar esses materiais para a produção. Por outro lado, muitos departamentos de manutenção têm apenas um indivíduo que deve comprar, receber, armazenar, estocar e distribuir todos os itens, além de realizar auditorias regulares. Essa pessoa também pode ser solicitada a fazer o kit de materiais para os técnicos.

Além disso, um departamento de manutenção deve lidar com milhares de itens diferentes em uma programação de uso irregular, enquanto os materiais que vão para o processo de produção podem ser menos de cem e são consumidos em taxas conhecidas. Além disso, a aquisição de materiais processados ​​geralmente é supervisionada por um gerente ou funcionário em nível de diretor, mas a aquisição de materiais de manutenção normalmente é gerenciada por um escriturário. Qual grupo você acha que terá mais sucesso?

Esperar que um indivíduo faça o pedido, receba, estoque, faça uma auditoria e o kit só terá sucesso em uma instalação pequena e bem estabelecida. Em uma instalação de médio a grande porte, a pessoa que faz esse trabalho geralmente é forçada a economizar e ignorar certas responsabilidades do trabalho para se concentrar nas prioridades do momento, o que normalmente envolve o pedido de peças. A organização do almoxarifado, o estoque, a auditoria, o controle, a avaliação e a manutenção de registros geralmente ficam em segundo plano. As peças devem ser manuseadas e gerenciadas, e é necessária mão de obra para fazer isso.

Mesmo em uma instalação de médio porte, o almoxarifado requer um atendente em tempo integral. Muitas vezes é difícil para alguns ver o valor financeiro de adicionar uma pessoa porque apenas parte do benefício será visto no orçamento de manutenção. As reduções totais de custo alcançadas por um processo de armazenamento bem gerenciado vêm do aumento da produtividade dos técnicos de manutenção, maior disponibilidade da máquina e redução da variabilidade do equipamento.

BOMs e CMMS

Um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado (CMMS) bem projetado e funcional torna mais fácil estabelecer e manter BOMs de equipamentos precisos. A discussão de como configurar adequadamente um sistema CMMS é um assunto separado e não será discutido aqui, a não ser para dizer que na maioria das fábricas isso é feito incorretamente e pode criar tantos problemas quanto resolver.

Uma BOM é a lista de peças específicas solicitadas ou estocadas para uma determinada peça de maquinário. BOMs precisos e completos permitem que você encontre rapidamente a peça de que precisa e identifique em quantos equipamentos essa mesma peça é usada. BOMs precisos também permitem que você faça kits de trabalhos para atividades de manutenção planejada, reduza o número de diferentes itens em estoque padronizando os componentes comuns e permite que os técnicos determinem rapidamente se as peças necessárias estão disponíveis no local. Os BOMs podem até ajudar a reduzir a desorganização do almoxarifado, permitindo que o técnico vá direto para a parte correta em vez de vasculhar as prateleiras, gavetas e caixas até que o item correto, ou algo parecido, seja encontrado.

Para criar BOMs, você precisa de uma lista completa de seus equipamentos de fábrica. Essa lista deve ser organizada de forma a evitar a sobrecarga de informações. Por exemplo, um equipamento grande com uma lista de materiais com centenas de peças é difícil para um técnico usar. Se esse mesmo equipamento puder ser dividido em subconjuntos e esses subconjuntos forem bem compreendidos ou marcados em campo, o técnico deve ser capaz de identificar rapidamente as peças estocadas para a área em que está trabalhando.

Lembre-se de que uma lista dos equipamentos da planta só é útil se você também tiver uma identificação precisa do equipamento. Isso requer a rotulagem do equipamento no campo, que corresponde ao mesmo rótulo ou nome no CMMS.

Acesso e controle

O acesso e o controle do depósito são essenciais para um depósito saudável, mas podem ser diametralmente opostos. Para manter o controle do almoxarifado, você deve limitar o acesso apenas a quem precisa. No entanto, para que o almoxarifado seja eficaz, ele não pode impedir que as pessoas recebam as peças e suprimentos de que precisam. Não há mágica em resolver essa dicotomia. É todo esforço, exigindo uma mistura de controle, cultura, fiscalização e auditoria. É um trabalho árduo, mas o esforço vale a pena se o resultado for um depósito organizado com registros de estoque precisos. Lembre-se, o acesso deve ser concedido apenas para aqueles que legitimamente precisam dele, independentemente da reclamação daqueles que realmente não precisam. Além disso, as pessoas que usam o almoxarifado devem ser policiadas e auditadas, e devem saber que isso está ocorrendo.

Estratégia da Organização

A organização do almoxarifado cobre uma variedade de tópicos. Primeiro, você precisa de espaço adequado para armazenar os itens que mantém no local. Devido à escassez de grandes espaços, geralmente acabam sendo várias áreas na fábrica. Quanto melhor você organizar o espaço que possui, mais fácil será para os técnicos e o pessoal das lojas.

Nenhum método de organização único funcionará em todas as situações. Alguns sites armazenam peças pelo equipamento a que se destinam. Isso é ótimo até que você tenha o mesmo item (como um rolamento ou retentor de óleo) estocado em vários lugares. Algumas fábricas são classificadas exclusivamente por tipo de componente, o que pode ser desafiador com peças difíceis de nomear ou descrever e são específicas da máquina. A maioria dos sites usa uma combinação de estratégias para se adequar às condições em questão.

Quanto mais organização você tiver no front-end, mais fácil será controlar e utilizar as peças estocadas. Por exemplo, é uma boa ideia colocar todos os rolamentos na mesma área, para que, se precisar de um rolamento, você saiba aonde ir. É melhor classificar os rolamentos por tipo (esfera, rolo, agulha, corrediça, etc.). É melhor classificar os rolamentos por tipo e tamanho, como colocar todos os rolamentos de esferas juntos em ordem de diâmetro interno (ID) e diâmetro externo (OD). Dessa forma, qualquer pessoa que entrar na área poderá ver imediatamente se você tem o rolamento necessário, independentemente de haver uma lista de materiais ou se o CMMS está funcionando. Quanto melhor for a ideia, mais esforço será necessário no front-end.

Organização e apresentação

Colocar itens nas prateleiras em uma ordem de classificação é um começo, mas você deve mantê-los lá e mantê-los. É importante projetar seu armazenamento de forma que seja fácil de ver e acessar as peças com o mínimo de esforço. Também é necessário ter uma configuração que mantenha as peças segregadas umas das outras. As áreas de armazenamento devem ser bem marcadas para que as pessoas possam ir rapidamente da impressão das peças ao local do depósito.

Um problema comum que raramente é tratado envolve ter a mesma peça armazenada em vários locais sem que ninguém perceba. Isso é mais comum quando o número da peça e a descrição do fabricante são usados ​​em vez do site ou empresa estabelecer seu próprio número de peça e protocolos de descrição. Isso resulta em estoque extra e falta de estoque de peças falsas quando a peça equivalente está disponível.

Outro problema comum é a incapacidade de identificar e eliminar estoques obsoletos porque as peças nunca foram amarradas ao equipamento ou as atualizações nunca passaram por um processo de acompanhamento para manusear adequadamente as peças obsoletas.

Para um depósito de peças que funcione bem, lembre-se de que o depósito é parte de um processo maior e todas as peças do processo podem ter um efeito positivo ou negativo nos resultados financeiros.

Sobre o autor

Bill Jacobyansky é proprietário da Strategic Maintenance Consortium, uma empresa de consultoria especializada na melhoria da manutenção de instalações industriais.