Dicas para manter o banco de dados de peças sobressalentes de manutenção

Costumo ver grupos realmente lutando para gerenciar seus dados de peças sobressalentes devido a anos de negligência e falta de propriedade. Na implementação inicial do CMMS, os dados podem ter sido descritos adequadamente com uma abordagem de substantivo / qualificador / qualificador para a breve descrição do texto. Conforme o tempo passa, as pessoas seguem em frente e outra pessoa assume o controle do banco de dados. Eles podem não receber treinamento ou não compreender os conceitos de nomenclatura. Logo, os usuários dos dados não conseguem encontrar as peças alojadas no depósito devido à forma como os itens foram nomeados. O valor do estoque do almoxarifado também aumenta à medida que as peças são duplicadas, pois ninguém conseguiu encontrar o item em estoque. Então, como você endireita essa bagunça?

Dependendo do número de itens, pode ser mais simples optar por um exercício de depuração de dados por um terceiro. Antes de descrever esse processo para você, deixe-me prepará-lo para um pequeno estoque de adesivos sobre o custo. Espere pagar algo entre $ 3,25 e $ 4,50 por SKU (unidade de manutenção de estoque), dependendo dos serviços prestados. Portanto, 30.000 SKUs custarão cerca de US $ 100.000 a US $ 135.000. Se você estava desavisado, pode se levantar do chão agora.

Em termos gerais, é assim que funciona o processo de depuração de dados. Você fornece uma lista de banco de dados de todas as suas informações de SKU - como fabricante, número do modelo e breve descrição em texto - ao fornecedor. O fornecedor já terá um dicionário de dados que construiu ao longo do tempo com todas as peças que limpou até o momento. Esta é geralmente uma lista bastante abrangente; mas se você estiver no ramo de ferrovias por exemplo, a listagem do dicionário de dados para essas partes pode não ser tão extensa. O fornecedor normalmente trabalhará com você para personalizar o dicionário de dados quando necessário. O banco de dados de SKUs que você forneceu é então comparado com o dicionário de dados. Você acaba com correspondências diretas, associações próximas e exceções completas. As associações próximas requerem outra passagem de um humano para verificar e corrigir conforme necessário. Eles podem exigir inspeção de campo. As exceções requerem inspeção de campo para tratar e descrever corretamente. Por exemplo, uma breve descrição de texto do "Item 2 do desenho 234563-2" não resolve. Você pode me dizer que parte é; é um eixo ou um fuso? Para qual equipamento? Pode ser um rolamento SKF 6207-2RS1, mas como você saberia por uma descrição como essa? Portanto, há um componente local para o esforço de depuração de dados.

Assim que esse esforço for concluído, o fornecedor fornece a você um banco de dados que é carregado de volta no CMMS. Você pode pedir ao fornecedor para identificar duplicatas para você. Além disso, pode fornecer uma análise de estoque mais abrangente, se necessário, com base (por exemplo) nos níveis de estoque e giros.

Agora, a verdadeira prioridade para você é colocar processos em prática e auditar para garantir que nunca mais acabe nessa situação. Você precisa fazer isso antes de carregar os dados limpos. Isso significa que você realmente precisa de um ou dois porteiros treinados para criar o texto de descrição curta como exemplo. Afinal, você acabou de gastar US $ 135.000 do dinheiro da empresa para limpar esses dados. Mas espere, você não terminou ainda. Agora você deve examinar o inventário do almoxarifado para se livrar das duplicatas, se ainda não tiver feito isso, e otimizar os itens armazenados. Isso significa (por exemplo) determinar a necessidade de estoque, em quais quantidades e em quais pontos de pedido.

Sobre o autor:
Como diretor administrativo de Pessoas e Processos, Jeff Shiver ajuda as organizações a implementar as melhores práticas de manutenção e operações. Antes deste cargo, Jeff foi um profissional que trabalhou 25 anos em manufatura e instalações em empresas como Procter and Gamble, IBM e Mars North America, onde Jeff passou a maior parte de sua carreira. Sua experiência inclui manutenção e confiabilidade, engenharia de projetos e controles, tecnologia da informação e operações em manufatura e funções de gerenciamento corporativo. Entre em contato com Jeff em [email protected].