Gerenciamento de informações é a chave para o desempenho de manutenção

O gerenciamento de informações é uma área frequentemente esquecida. Na verdade, é uma das áreas mais importantes, mas carece de glamour e entusiasmo. Exige um esforço constante, regular e planejado, por isso gravitamos naturalmente em torno das áreas que nos dão a descarga periódica de adrenalina que a maioria dos tipos de consertar anseia. Infelizmente, se você ignorar os benefícios do gerenciamento de informações, terá mais oportunidades de trabalhar longas horas sob estresse para combater o incêndio e "ser o herói".

Minha ideia pessoal de herói é alguém que silenciosa e consistentemente faz o trabalho árduo e nada glamoroso nos bastidores que evita esses colapsos e estabelece as bases para reduzir seus efeitos quando eles ocorrem. Esse herói anônimo vasculha os manuais, lê as folhas de especificações, examina as revistas especializadas e passa horas fazendo perguntas aos fornecedores sobre seus produtos e serviços.

Nosso herói da informação, então, passa mais horas compilando as informações coletadas em formatos utilizáveis ​​e as publica onde os supervisores e técnicos podem encontrá-las rapidamente quando necessário. O trabalho de ser o herói da informação raramente é reconhecido ou recompensado, mas ainda precisa ser feito se você deseja obter o máximo de seus técnicos.

Todos nós falamos sobre o tempo necessário e maximização da produtividade, mas alcançá-lo não é um evento fácil da noite para o dia. Você sai do seu caminho para encontrar boas pessoas. Você compra boas ferramentas para eles. Você fornece a eles um ambiente de trabalho seguro. Você até tenta dar a eles algum treinamento técnico. Então, por que você nega a eles boas informações que irão tornar seu trabalho mais fácil e melhorar seu desempenho? Ninguém o faz de propósito, mas, novamente, é o trabalho árduo que todos nós evitamos inconscientemente.

A solução é se organizar e começar. Você pode não ser a pessoa certa para o herói da informação, mas dê uma olhada em sua loja e veja se há um Superman escondido atrás de sua persona Clark Kent - alguém que pode e irá trabalhar com as tarefas necessárias para você. Depois de estabelecer as diretrizes, muito do trabalho pode ser feito pela equipe do escritório, portanto, não negligencie esses recursos para o trabalho. Assistentes administrativos estão acostumados a gerenciar grandes quantidades de informações, portanto, seus dados de manutenção e confiabilidade são apenas mais um formato que eles adicionam à mistura.

Suas diretrizes e estrutura devem ser simples, e os próprios arquivos devem ser facilmente acessíveis por aqueles que precisam das informações. Algo tão simples como armários de arquivos casados ​​com uma árvore de arquivos na rede da sua fábrica pode funcionar. Gosto de guardar cópias impressas de manuais, desenhos e alguns procedimentos que você pode levar para o local de trabalho ou para a oficina, para que vá para um arquivo. Cada item deve ser etiquetado com o número do gabinete e o nome do arquivo para que eles voltem para casa. Adicione isso a uma árvore de arquivos com pastas e arquivos de equipamento que estão todos no formato padrão e você terá um bom lugar para começar.

Construa sua árvore de arquivos com base em localizações funcionais, sistemas, fluxo de processo, ordem alfabética ou o que quer que faça sentido para você e seu pessoal. (Não se esqueça de ter um lugar para o material genérico.) Use os nomes que são comuns a todos ou que você deseja que se tornem comuns e, em seguida, rotule o equipamento dessa forma para reforçá-lo. Crie alguns modelos padrão para formulários de dados mestre e você estará no negócio para coletar, agrupar e armazenar informações.

Tenha um documento de dados mestre para cada peça de equipamento que atue como uma porta de entrada para tudo o que você sempre quiser saber sobre essa peça de equipamento. Você insere todas as informações básicas padrão, como nome do fabricante, modelo, número de série e capacidade na parte superior e, em seguida, adiciona uma breve descrição de onde está e o que faz. Insira links para outros documentos e isso funcionará como uma porta de entrada para todas as informações relevantes. Você pode até mesmo usá-lo como um documento de histórico de equipamento para modificações, atualizações e itens de conhecimento especial que não cabem em nenhum outro lugar. Os usos são limitados apenas pela sua imaginação. Tenha em mente que a natureza humana diz que se não for simples e fácil de usar, provavelmente não será usado.

Assim que suas tropas virem um valor nele, eles o usarão como o local de primeira escolha para procurar, portanto, faça backup regularmente e analise-o pelo menos uma vez por ano para ter certeza de que os dados ainda são relevantes. Deve haver um mecanismo para adicionar novas informações e comentários para que você obtenha a experiência de seus técnicos disponível para todos.

Não se preocupe com a gramática ou ortografia, já que você sempre pode editar isso mais tarde. Se o seu sistema CMMS ou EAM tem capacidade para esta função, ótimo! Do contrário, ou se você for uma pequena operação sem esses programas, essa é uma maneira de se agarrar aos dados que podem ajudar. Até mesmo um link para a página da Web de um fabricante de equipamento original relevante ou de um provedor de serviços pode ser a chave para economizar horas de inatividade. Ter os dados e os links facilmente acessíveis salva as viagens ao canteiro de obras armadas com lanternas, onde você tenta ler uma placa de identificação que provavelmente foi pintada pelo menos duas vezes. Quando você acumula o baralho a seu favor, esta é uma das cartas que você quer em sua mão.