Caneta e papel vs. software de manutenção:O melhor método para reduzir o tempo de inatividade

Caneta, papel e software de manutenção se enfrentam em um duelo para ver qual método de gerenciamento de ativos funciona melhor para controlar o tempo de inatividade.

Índice

1. Introdução:os perigos que se escondem no status quo
2. Medindo o tempo de inatividade em uma instalação de caneta e papel em comparação a uma instalação com software de manutenção
   • Conflito nº 1:A ordem de serviço é criada
   • Conflito nº 2:o técnico é alertado
   • Conflito nº 3:Técnico avalia trabalho
   • Conflito nº 4:PMs ou reparos concluídos
   • Conflito nº 17:a programação da tarde é criada
3. Ferramentas no CMMS móvel Fiix que podem reduzir o tempo de inatividade
   • códigos QR
   • Grupos de tarefas
   • Códigos de falha padrão
   • Relatórios automatizados
   • Priorização de ordens de serviço

---

Uma das frases mais mortais no mundo dos negócios é:"É assim que sempre fizemos". Basta perguntar ao Vídeo Blockbuster.

A locadora de vídeos estava em seu pico em 2004, quando a Netflix, relativamente nova no setor, começou a enviar DVDs aos clientes. Enquanto a Netflix começou a crescer, a Blockbuster continuou a operar suas lojas normalmente. A empresa acreditava que, se seguisse a estratégia que sempre funcionou bem, ela continuaria funcionando bem. Desnecessário dizer que eles estavam errados. O blockbuster se foi há muito tempo, enquanto o Netflix é um fenômeno cultural.

Este é apenas um exemplo de uma empresa que privilegia o status quo em vez de se adaptar às novas realidades de seu mercado. E o setor de gerenciamento de ativos está longe de ser imune a esse viés de status quo - há muitas maneiras pelas quais as instalações de produção podem cair na mesma armadilha que a Blockbuster.

Considere o tempo de inatividade, por exemplo. É fácil olhar para a quantidade de tempo de inatividade em sua instalação, planejado e não planejado, e dizer a si mesmo que está sob controle ou que é um mal necessário. Afinal, é assim que você sempre fez e tem funcionado até agora.

Mas e se houvesse uma maneira de identificar o tempo de inatividade desnecessário e eliminá-lo? Menos tempo de inatividade significa custos mais baixos, melhor eficiência do trabalho, carteira reduzida e maior confiabilidade dos ativos. Mudar de papel e caneta para software de manutenção é uma forma de obter esses benefícios. Pode ser tentador continuar usando o sistema de caneta e papel que funcionou no passado, no entanto, essa abordagem de negócios como de costume pode prejudicá-lo a longo prazo. Em outras palavras, não deixe sua manutenção seguir o caminho da Blockbuster.

Mas apenas dizer que o software de manutenção cria menos tempo de inatividade do que caneta e papel não significa que isso seja verdade. É por isso que colocamos os dois métodos de planejamento de manutenção um contra o outro para ver qual saiu por cima.

Medindo o tempo de inatividade em uma instalação de caneta e papel em comparação a uma instalação com software de manutenção

Conflito nº 1:A ordem de serviço é criada

O que acontece com caneta e papel:um técnico, operador ou gerente preenche um formulário de pedido de trabalho em papel à mão, seja para manutenção preventiva ou uma pane não planejada. A ordem de serviço é então entregue no escritório e arquivada ou levada ao técnico em caso de emergência. Se uma ordem de serviço vier de fora da equipe de manutenção, eles podem usar o portal de solicitação de trabalho do software para enviar uma solicitação. A solicitação é encaminhada para a equipe de manutenção por meio do CMMS.

O que acontece com o software de manutenção:As ordens de serviço para reparos não planejados são feitas remotamente por meio do software CMMS móvel, portanto, não há necessidade de demorar para entregar a solicitação. Nos casos de manutenção preventiva, as ordens de serviço são acionadas automaticamente através do software de manutenção. O tempo não é gasto no preenchimento de uma nova ordem de serviço para cada instância de PM.

Vencedor:Software de manutenção. Software, como um CMMS, pode reduzir o tempo que leva para criar e enviar ordens de serviço com seus recursos móveis. Menos tempo gasto no preenchimento e envio de ordens de serviço significa menos etapas entre o tempo de inatividade e a colocação de um ativo em funcionamento novamente. Mesmo reduzindo o processo em cinco a 10 minutos para cada ordem de serviço, você pode ganhar centenas de horas de produção extra todos os anos. Também ajuda a definir campos obrigatórios em formulários de solicitação de trabalho. Isso garante que você tenha as informações corretas e evite perder tempo indo e voltando para esclarecer a solicitação.

Faceoff 2:Técnico é alertado

O que acontece com a caneta e papel:o técnico precisa ser localizado se a ordem de serviço for uma emergência ou o técnico verifica regularmente o escritório, classifica as pilhas de ordens de serviço e decide quais atender.

O que acontece com o software de manutenção:os técnicos recebem ordens de serviço e são alertados de suas funções por meio do aplicativo de manutenção móvel. Os técnicos também podem ver quais ordens de serviço estão pendentes, seu nível de prioridade e seu status. Isso elimina suposições ou folhear papéis.

Vencedor:Software de manutenção. Com uma plataforma digital, como um CMMS, há menos tempo entre o envio da ordem de serviço e o alerta do técnico. O técnico pode realizar uma tarefa mais rapidamente, reduzindo o tempo de inatividade. Ser capaz de ver o status de uma ordem de serviço também permite que os técnicos verifiquem ou reparem os ativos mais importantes para a produção. Os reparos são feitos o mais rápido possível e a confiabilidade dos ativos é aprimorada.

Conflito nº 3:Técnico avalia trabalho

O que acontece com a caneta e papel:O técnico faz várias visitas ao ativo, sala de estoque, escritório e colegas para avaliar a tarefa, verificar a disponibilidade de peças, acessar manuais e discutir o histórico de reparos do ativo. Só então o técnico pode traçar uma estratégia para trabalhar no ativo.

O que acontece com o software de manutenção:o técnico revisa a ordem de serviço, o histórico de trabalho, a análise de causa raiz e os códigos de falha padrão do ativo por meio da plataforma móvel do software de manutenção. Eles também podem acessar manuais, SOPs, fotos e outros materiais do aplicativo, juntamente com os níveis de estoque de todas as peças necessárias. Então, eles podem criar uma estratégia viável.

Vencedor:Software de manutenção. Esta é a maior margem de vitória até agora. Múltiplas viagens ao redor da instalação, peças faltando e longas buscas por informações podem somar horas de inatividade extra, se não dias. O software de manutenção, como um CMMS, agrupa todas as informações de ativos em um local acessível remotamente. O software também indica os níveis de estoque e aciona automaticamente os pedidos de estoque quando o estoque está baixo, para que você nunca fique sem uma peça importante novamente.

Pode ser tentador continuar usando o sistema de caneta e papel que funcionou no passado. No entanto, essa abordagem usual pode prejudicá-lo a longo prazo. Em outras palavras, não deixe sua manutenção seguir o caminho da Blockbuster.

Faceoff # 4:PMs ou reparos são concluídos

O que acontece com caneta e papel:O técnico soluciona o problema usando informações de manuais, POPs, conversas com colegas e / ou memória. O técnico pode concluir PMs da memória ou de uma lista de verificação por escrito. Eles então visitam o escritório novamente para assinar a ordem de serviço.

O que acontece com o software de manutenção:O técnico repara o problema usando análise de causa raiz, códigos de falha padrão e / ou listas de verificação e manuais correspondentes, todos acessíveis através da plataforma digital. Os PMs são concluídos usando listas de verificação predeterminadas. A ordem de serviço é assinada e fechada no software e os usos apropriados são notificados.

Vencedor:Software de manutenção. Os dois métodos são pescoço a pescoço quando se trata de manutenção planejada. No entanto, o software de manutenção, como um CMMS, tem uma vantagem clara quando se trata de lidar com o tempo de inatividade não planejado. O software oferece ao técnico um caminho muito mais claro para uma solução do que a solução de problemas com caneta e papel. Como bônus, assinar uma ordem de serviço e colocar o ativo em execução o mais rápido possível é muito mais rápido com o software. Tudo isso resulta em menos tempo de inatividade.

Conflito nº 5:Criada a programação da tarde

O que acontece com papel e caneta:as tarefas de PM são colocadas em um calendário físico com base em uma revisão de SOPs, cronogramas de produção e análise de cronogramas anteriores e histórico de ativos para determinar com que freqüência o equipamento deve ser mantido.

O que acontece com o software de manutenção:Os relatórios são criados com base no histórico de ativos e SOPs. Esses dados são então usados ​​para determinar os gatilhos de manutenção preventiva, que são então adicionados ao calendário do software. As programações de produção também são adicionadas ao calendário e consideradas quando a programação é criada.

Vencedor:Software de manutenção (ainda está vendo um padrão?). O software, como um CMMS, é um vencedor claro nesta fase. Leva um tempo considerável, habilidade e sorte para criar o melhor cronograma de manutenção preventiva com base em relatórios em papel, manuais físicos e planilhas do Excel. O software de manutenção torna esta etapa mais rápida, fácil e precisa. O tempo de inatividade é minimizado e a confiabilidade dos ativos é aprimorada.

Ferramentas no CMMS móvel Fiix que podem reduzir o tempo de inatividade

Códigos QR

Os códigos QR oferecem uma maneira fácil de localizar ativos em seu CMMS. Os códigos QR são imagens digitalizáveis ​​que são interpretadas por um computador e vinculadas a informações, como um site ou números. Usando o CMMS da Fiix, os usuários podem gerar códigos QR automaticamente para cada ativo. Uma vez que esses códigos QR são impressos e anexados ao equipamento, eles podem ser lidos por uma câmera de dispositivo móvel e vinculados diretamente ao perfil do ativo no CMMS.

Ter códigos QR anexados aos ativos de sua instalação pode ajudá-lo a eliminar o tempo de inatividade. Pense em ter todas as informações de um equipamento, manuais, histórico de ordens de serviço, códigos de falha, etc., em uma pasta. Agora imagine que você possa acessar essa pasta em menos de um minuto no seu dispositivo móvel de qualquer lugar, em vez de ir a um escritório e vasculhar um arquivo. Agora você tem informações confiáveis ​​para cada ativo ao seu alcance, ajudando a verificar ou reparar um ativo mais rapidamente e reduzindo o tempo de inatividade.

Grupos de tarefas

Os grupos de tarefas no CMMS móvel da Fiix atuam como listas de verificação padronizadas. Eles ajudam a reduzir erros, garantindo consistência e integridade. Eles também eliminam a necessidade de inserir as mesmas informações várias vezes. Os grupos de tarefas podem ser usados ​​para PMs, instalações, reparos, atualizações e muito mais. Você pode anexar esses grupos de tarefas a ordens de serviço ou manutenção programada. Se tarefas adicionais forem adicionadas, você não precisará alterar cada PM individualmente, você só precisa alterar o grupo de tarefas.

Os grupos de tarefas têm um efeito duplo na redução do tempo de inatividade. Em primeiro lugar, eles economizam o tempo dos técnicos na coleta de informações de várias fontes, a fim de construir um processo para reparar um ativo ou conduzir um PM. Em segundo lugar, eles fornecem um guia testado e comprovado para concluir uma tarefa. Não há suposições envolvidas, o que significa manutenção mais rápida e maior confiabilidade dos ativos. Esses benefícios resultam em menos tempo de inatividade.

Códigos de falha padrão

Em termos mais simples, um código de falha padrão é uma descrição muito breve do motivo da quebra de um ativo. No Fiix CMMS, os códigos de falha detalham o problema, a causa e a ação recomendada para os problemas mais comuns de um ativo. Os técnicos podem selecionar um código de falha predefinido enquanto concluem uma ordem de serviço. Isso explicará o que deu errado, a causa raiz e a melhor maneira de corrigi-lo.

O uso de códigos de falha elimina suposições em sua manutenção. Os códigos de falha fornecem uma solução consistente para rastrear informações de falha. Com essa ferramenta, relatar problemas e determinar soluções é muito mais fácil. O uso de códigos de falha acelera a solução de problemas, elimina problemas persistentes, melhora a manutenção preventiva e aumenta a confiabilidade. Essa é uma ferramenta que pode ter um grande impacto na maneira como os técnicos conduzem PMs e reparos, o que pode levar a uma redução drástica do tempo de inatividade.

Relatórios automatizados

O recurso de agendamento CMMS da Fiix permite aos usuários agendar relatórios de manutenção regulares e enviá-los para sua caixa de entrada. Por exemplo, um gerente pode agendar relatórios semanais, mensais ou trimestrais sobre as ordens de serviço executadas por um determinado técnico. Os relatórios podem ser combinados em um conjunto de dados maior para serem analisados ​​e usados ​​para detectar tendências e padrões no programa de manutenção de uma instalação.

A capacidade de criar relatórios rapidamente significa que os dias de somar números e analisar métricas em planilhas já chegaram ao fim. Os dados são calculados pelo CMMS, o que os torna muito mais precisos. Essas informações podem ser usadas pelos gerentes de manutenção para tomar decisões mais inteligentes ao planejar a manutenção preventiva. Um programa de manutenção preventiva baseado em dados torna muito mais fácil melhorar a confiabilidade dos ativos. Quando os ativos funcionam com eficiência por mais tempo, isso significa menos interrupções não planejadas e demoradas e menos tempo de inatividade.

Priorização de ordem de serviço

Nem todas as ordens de serviço são criadas iguais. Uma das diferenças mais significativas entre as ordens de serviço é seu imediatismo. A manutenção preventiva de um ativo pode estar atrasada ou um equipamento que está programado para um grande ciclo de produção pode precisar de reparo. Essas ordens de serviço são de alta prioridade, mas podem falhar se uma instalação depender da comunicação de tarefas importantes com caneta e papel, quadros brancos ou planilhas do Excel. Quando isso acontece, segue-se o tempo de inatividade.

O software CMMS da Fiix oferece uma solução fácil para esse problema. As ordens de serviço criadas na plataforma podem ser marcadas com um nível de prioridade e classificadas com base em quão sensíveis ao tempo são. Os técnicos podem visualizar o nível de prioridade das ordens de serviço existentes ou atribuídas a elas e resolvê-las por importância. Este recurso simples permite que o trabalho seja feito quando for mais necessário, para que a produção não seja afetada e o tempo de inatividade seja minimizado.

Se você quiser saber mais sobre como reduzir o tempo de inatividade e os benefícios da transformação digital, confira estas postagens:

• Por que sua instalação precisa de um CMMS para aumentar a produtividade e evitar o tempo de inatividade
• 5 causas de falha do equipamento (e o que você pode fazer para evitá-lo)
• Continue com a manutenção. Aumente a confiabilidade.