Como todos em suas instalações podem economizar tempo com relatórios de manutenção melhores

Este artigo explora como os relatórios de manutenção podem impactar todos em uma instalação e como melhorar o processo de relatórios para economizar tempo, não importa em qual função você esteja.

Índice

1. Introdução:por que os relatórios de manutenção da velha escola simplesmente não funcionam mais
2. O panorama:como relatórios de manutenção melhores fazem a diferença para todos
3. Quem economiza tempo com relatórios de manutenção digital e por que isso é importante
1. técnicos de manutenção
2. Gerentes de manutenção
3. Gerentes de operação
4. Engenheiros
5. Executivos
4. Recursos do Fiix CMMS que ajudam a economizar tempo em relatórios de manutenção

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Independentemente da sua função ou título, o tempo é um recurso valioso e às vezes parece que não é o suficiente. Portanto, hoje estamos olhando para uma das maiores áreas onde todos em sua cadeia de comando provavelmente poderiam estar economizando muito mais tempo - relatórios.

Comecemos pelo princípio:usar caneta e papel ou planilhas do Excel para gerenciar a manutenção pode ser ineficiente e uma enorme perda de tempo. Essas técnicas e métodos de manutenção desatualizados podem adicionar horas de trabalho ao seu dia, uma vez que você some o impacto da papelada perdida, documentando protocolos manualmente, vasculhando arquivos para construir relatórios e entrada de dados.

Como melhores relatórios de manutenção fazem a diferença para todos

O software de manutenção certo pode eliminar muitas dessas ineficiências e devolver algum tempo, especialmente quando se trata de relatórios

Ser capaz de automatizar relatórios de manutenção e dados específicos de destino torna os relatórios mais rápidos e fáceis e ajuda a todos em uma instalação a tomar decisões mais rápidas e informadas. Isso pode incluir decisões sobre tudo, desde em qual ativo trabalhar até a melhor maneira de fechar um novo contrato massivo. Toda a organização pode obter uma grande vantagem com esse processo de tomada de decisão mais eficiente.

Essa economia de tempo pode levar a resultados financeiros mais saudáveis, um ambiente de trabalho mais seguro, menos tempo de inatividade e uma estratégia de manutenção preventiva mais sustentável.

Quem economiza tempo com relatórios de manutenção digital (e por que isso é importante)? ​​

Técnico de manutenção

Relatórios de manutenção precisos e úteis começam com o técnico. Sem sua diligência em registrar informações, não há dados sólidos suficientes para construir relatórios de manutenção. Quando inserir dados se torna muito demorado, ele fica em segundo plano, em relação a outras prioridades, como consertar outro ativo. Isso cria dados imprecisos ou ausentes. Os técnicos podem economizar tempo trocando papel e caneta ou planilha do Excel por software de manutenção. O software, como um CMMS móvel, dá aos técnicos a oportunidade de registrar informações no local de trabalho com o toque de alguns botões. Isso substitui o tempo gasto no preenchimento de relatórios ou no registro de dados em uma planilha ao final de um longo dia.

Gerente de manutenção

Os gerentes de manutenção geralmente são os responsáveis ​​pela criação de relatórios de manutenção. São eles que devem vasculhar meticulosamente dias, semanas ou meses em arquivos de papel ou planilhas do Excel para somar e calcular os dados. Este sistema aumenta as chances de erros nos relatórios de manutenção. Pior ainda, como esse processo leva muito tempo, os relatórios costumam ser ignorados quando questões mais importantes surgem. Com o software de manutenção, os relatórios podem ser criados com modelos. Eles também podem ser automatizados e enviados para a caixa de entrada do gerente de manutenção regularmente. Isso economiza tempo do gerente de manutenção e melhora o processo de relatório de manutenção.

Gerente de operações

O gerente de operações usa relatórios de manutenção para tomar decisões críticas sobre programações de produção, orçamento e muito mais. Mesmo um único relatório de manutenção pode afetar tudo, desde o uso de mão de obra até os protocolos de saúde e segurança. Os gerentes de operações precisam ser capazes de identificar e analisar informações importantes de um relatório de manutenção com rapidez e segurança. Se o processo demorar muito, as decisões urgentes podem ser adiadas e os prazos podem ser perdidos. Isso pode ter um efeito cascata enorme e negativo nas operações da instalação. Com o software de manutenção, os dados são mais precisos, os relatórios podem ser personalizados e informações extras podem ser geradas em poucos minutos. Com esses recursos, os gerentes de operações podem ser mais ágeis, tomar decisões mais inteligentes e criar uma atmosfera de confiabilidade nas instalações.

Ser capaz de automatizar relatórios de manutenção e dados específicos de destino torna os relatórios mais rápidos e fáceis e ajuda a todos em uma instalação a tomar decisões mais rápidas e informadas.

Engenheiro

Os engenheiros estão focados em aumentar a confiabilidade dos ativos e garantir processos eficientes para gerenciamento e produção de ativos. Os relatórios de manutenção informam as decisões dos engenheiros. O uso de software de manutenção permite que eles gerem relatórios e identifiquem tendências e padrões a partir dos resultados. Também ajuda os engenheiros a aplicar o que aprenderam com esses relatórios de maneira prática para melhorar a confiabilidade dos ativos. Este é um processo muito mais rápido do que tentar usar caneta e papel ou planilhas do Excel para extrair dados de tendências. Quando as decisões são tomadas mais rapidamente, tudo, desde o uso de energia até a eficiência dos ativos, pode ser otimizado mais cedo. Isso pode levar a custos mais baixos de estoque, mão de obra e muito mais.

Executivo

Economizar tempo em relatórios de manutenção é fundamental para executivos que desejam que a manutenção passe de um centro de custo para um centro de lucro. Os executivos tomam grandes decisões todos os dias, como formar parcerias ou fazer grandes compras. Acessar e compreender as informações rapidamente significa que os executivos podem tomar essas decisões com mais rapidez. Fazer essas escolhas alguns dias ou semanas antes pode significar um grande aumento nos resultados financeiros. O software de manutenção acelera a geração de relatórios e, assim, a transferência de conhecimento ao longo da cadeia até o C-suite. Também permite a personalização, para que os dados sejam compreensíveis e os relatórios informem decisões específicas com informações atualizadas.

Recursos do Fiix CMMS que ajudam a economizar tempo em relatórios de manutenção

A seguir estão cinco ferramentas disponíveis no software CMMS da Fiix que ajudarão a todos em uma instalação, criar e analisar relatórios de manutenção de forma mais rápida e inteligente:

Construtor e programador de relatórios personalizados

O CMMS da Fiix tem mais de 100 modelos pré-construídos para relatórios de manutenção que podem ser gerados instantaneamente ou programados em intervalos regulares. Os relatórios de manutenção personalizados também podem ser configurados e automatizados no CMMS. O gravador de relatórios de manutenção personalizados permite que você crie uma biblioteca de relatórios sob medida para suas necessidades específicas. Projete e crie modelos de relatórios para implantar rapidamente e salvá-los no CMMS para que você possa executá-los a qualquer momento.

O construtor e planejador de relatório personalizado facilita a execução de relatórios e a obtenção dos dados de que você precisa, quando precisa. A facilidade de uso permite que todos na instalação analisem rapidamente tendências e identifiquem problemas recorrentes. As informações obtidas nos relatórios de manutenção podem ser usadas para rastrear custos de manutenção, otimizar programações de PM, analisar processos de reparo, revisar KPIs e prever quando as peças precisam ser substituídas.

Códigos de falha

Os códigos de falha seguem uma estrutura de problema / causa / ação dentro do CMMS. A primeira etapa é listar problemas comuns para um ativo, as causas prováveis ​​de cada problema e cada ação possível para corrigir a causa. Você pode então configurar o CMMS com os códigos de falha mais comuns de um ativo. Os técnicos podem selecionar rapidamente um código de falha predefinido enquanto concluem uma ordem de serviço. Eles podem ver todos os detalhes de um problema, por que aconteceu e algumas opções de como corrigi-lo.

Os códigos de falha tornam os relatórios mais rápidos e eficazes para todos. Os técnicos podem especificar a origem de um problema e a solução com alguns cliques. Os gerentes podem criar relatórios de manutenção com base em códigos de falha comuns em apenas alguns minutos. Os relatórios podem apontar tendências que ajudarão a prevenir avarias futuras. Os códigos de falha também ajudam os engenheiros a identificar e eliminar problemas repetidos, avaliar a manutenção preventiva e melhorar a confiabilidade dos ativos. Por fim, os relatórios sobre códigos de falha comuns podem ajudar os executivos a reduzir custos.

Perfis de usuário

Os perfis de usuário podem ser configurados no CMMS do Fiix e preenchidos com informações sobre cada membro da equipe de manutenção. O perfil pode incluir informações como histórico de pedidos de trabalho e certificações de saúde e segurança. A função de relatório do CMMS permite que os gerentes de manutenção criem relatórios rapidamente para um usuário individual. O nível de habilidade de todos os funcionários e o andamento de seu trabalho podem ser rastreados, entre outros fatores.

Ter os relatórios do usuário ao seu alcance pode trazer vários benefícios. A preparação e a aprovação em auditorias são mais fáceis, pois os relatórios regulares sobre o treinamento dos funcionários tornam mais rápido identificar as áreas de melhoria e coletar a documentação adequada. Os custos de mão de obra podem ser maximizados. Técnicos com jeito especial para reparar determinados ativos podem ser identificados, ajudando a reduzir o tempo de inatividade.

Economizar tempo em relatórios de manutenção é fundamental para executivos que desejam que a manutenção passe de um centro de custo para um centro de lucro.

Rastreador online / offline

O Fiix CMMS permite aos usuários definir um ativo como offline quando ele está passando por manutenção preventiva ou reparos. O usuário pode então definir o ativo como online quando estiver pronto para produção novamente. O CMMS notifica automaticamente os usuários sobre a disponibilidade do sistema. Ele também rastreia a quantidade de tempo que um ativo fica offline sem a necessidade de cronômetros, caneta e papel ou planilhas do Excel.

Os dados online / offline podem ser facilmente obtidos ao criar relatórios de manutenção. Qualquer pessoa, de um gerente de manutenção a um engenheiro ou executivo, pode visualizar quais ativos experimentaram o maior tempo de inatividade em um determinado período. Esses dados podem ser usados ​​para calcular várias métricas de manutenção, como o tempo médio entre falhas. Essas informações podem ser valiosas ao tomar todos os tipos de decisões financeiras, como reparo ou substituição, uso de mão de obra e programações de produção.

Banco de dados de inventário

O CMMS da Fiix oferece aos usuários a capacidade de rastrear todas as peças e suprimentos em um só lugar, o que pode economizar muito tempo ao criar relatórios de inventário. Ter todos os dados de estoque em uma plataforma permite que você rastreie quantidades, frequência de giro, contagens de ciclo e muito mais, tudo em um relatório. Você não precisa mais passar o dia todo no estoque ou passando por planilhas para tabular o estoque e fazer cálculos.

Dados de inventário detalhados, acessíveis e atualizados podem ter um grande impacto na produtividade, nos custos e na confiabilidade dos ativos. Ele permite decisões de compra mais inteligentes, orçamentos mais precisos, tempos de reparo mais curtos e programação de PM mais eficiente. Os gerentes de manutenção podem selecionar fornecedores com mais facilidade. Os engenheiros podem recomendar peças que melhoram a confiabilidade dos ativos. Por fim, os executivos podem enviar relatórios facilmente para quem mais precisa deles, como o departamento financeiro, e ajudar a construir orçamentos que funcionem melhor para a empresa.

Saiba mais sobre os benefícios do software de gerenciamento de manutenção e como ele pode ser usado para ajudar todos em uma instalação a tornar a manutenção mais eficiente:

• Quem é realmente responsável pela manutenção?
• Construindo um programa de manutenção produtiva total:por onde começar?
• Dicas para usar o software de manutenção para economizar tempo e gastar com mais eficiência