7 recursos do CMMS que resolvem 90% dos seus problemas de manutenção

Pense nos desafios que sua equipe de manutenção enfrenta todos os dias - quebras, pendências, peças ausentes, estouros de custo - a lista continua. Felizmente, o software CMMS oferece uma ajuda na eliminação dessas dores de cabeça. A melhor parte é que você não precisa aprender a usar dezenas de ferramentas apenas para fazer isso. Isso porque sete recursos do CMMS por si só podem resolver 90% dos problemas de manutenção, direcionando-os para sua raiz.

Sete recursos do CMMS e os problemas que ajudam a eliminar

Construtor de ordem de serviço

O que é?

O software CMMS permite que você crie, atribua, conclua e documente ordens de serviço e solicitações de trabalho digitais com algumas ferramentas:

• Portal de solicitação de trabalho :Permite que a equipe fora da manutenção crie e rastreie solicitações de trabalho de manutenção usando formulários de solicitação personalizados
• Hierarquia de ativos :Pesquise ativos ou grupos de ativos e associe uma ordem de serviço a eles
• Instruções e documentos :Adicione listas de tarefas, manuais, fotos e muito mais às ordens de serviço
• Peças e equipamentos de segurança :Liste todas as peças sobressalentes e equipamentos de segurança necessários para um trabalho
• Códigos de falha :Descreva um problema, causa e ação para falha de ativo
• Informações logísticas :Defina um prazo, escolha um nível de prioridade e atribua um técnico
• Notas :Inclua detalhes adicionais, como o som que uma máquina fez antes de quebrar
• Rastreamento :Veja o status do trabalho, monitore os custos e arquive ordens de serviço fechadas

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Os problemas que ele resolve

Um criador de ordens de serviço digital ajuda você a derrubar três grandes obstáculos para sua equipe de manutenção:

Inatividade :Esta ferramenta torna o processo de ordem de serviço mais fácil e rápido do que com caneta e papel ou Excel. Quanto mais rápido uma ordem de serviço é criada, atribuída e concluída, menos tempo um ativo fica inativo. As máquinas podem começar a funcionar em menos tempo e permanecer saudáveis ​​por mais tempo.

Ineficiência :Este recurso permite que a equipe documente, envie e veja solicitações instantaneamente, sem escrever duas vezes ou vasculhar arquivos em papel. Os técnicos podem acessar os recursos para realizar o trabalho de forma rápida, correta e segura, sem perder tempo procurando o que precisam.

Falta de informação :O criador de ordens de serviço garante que todos os detalhes de uma tarefa estejam disponíveis com apenas alguns cliques. Isso leva a resultados padrão, solução de problemas mais fácil e tomada de decisão mais inteligente para que você possa maximizar a integridade do ativo sempre que possível.

Planejador de manutenção programada

O que é?

Esta ferramenta CMMS elimina os desafios de programação de manutenção, graças a recursos como:

• gatilhos PM :Acione o trabalho para tarefas agendadas com base no tempo, uso, condição ou eventos
• Calendário :Veja a programação de todos e atribua tarefas de acordo com a carga de trabalho
• Previsor de manutenção :Combine as próximas tarefas com as compras de estoque e cronogramas de trabalho
• Lista de verificação de inspeção :Anexe uma lista de tarefas de inspeção, incluindo diretrizes de aprovação ou reprovação
• Métricas de manutenção programada :Veja métricas como conformidade de manutenção planejada
• Todos os elementos do construtor de ordens de serviço :Adicione todas as informações disponíveis para uma ordem de serviço a uma tarefa de manutenção programada

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Os problemas que ele resolve

O planejador de manutenção programada protege sua organização de três grandes problemas:

Contando com manutenção reativa :A maior vantagem desse recurso é que pode ajudar a estabelecer um programa de manutenção preventiva e reduzir o número de incêndios que sua equipe apaga todos os dias, melhorando desde a segurança até a produção.

Fazendo muita manutenção preventiva :Sim, existe demasiada manutenção preventiva. O planejador de manutenção programada ajuda a encontrar a melhor frequência para as tarefas, de forma que o equipamento e a equipe nunca fiquem sobrecarregados.

Gastos excessivos :A ferramenta de planejamento oferece uma visão de cada peça necessária para a manutenção programada para que você nunca peça muitas peças, programe muitas pessoas, pague a mais em remessas urgentes ou perca de vista o desempenho de seu departamento. Cada dólar é otimizado.

Pense nos desafios que sua equipe de manutenção enfrenta todos os dias - quebras, pendências, peças ausentes, estouros de custo - a lista continua. Felizmente, o software CMMS oferece uma ajuda na eliminação dessas dores de cabeça.

Perfis de ativos

O que é?

Perfis de ativos digitais ajudam você a conhecer seus ativos por dentro e por fora, para que você possa evitar seus maiores problemas:

• Hierarquia e localização do ativo :Organize os ativos e saiba exatamente onde está tudo
• Histórico de reparos :Veja os problemas anteriores de um ativo, como eles foram tratados e por quem
• Categoria de ativo :Agrupe ativos em categorias e os associe a ações e relatórios
• Documentos e notas :Anexe uma lista de materiais, manuais, diagramas, notas de segurança e muito mais aos ativos
• Acompanhamento financeiro :Veja quanto foi gasto em mão de obra e peças para cada ativo
• Status online / offline :Defina o status de um ativo e rastreie a disponibilidade, MTTR e MTBF
• Informações do fornecedor :Adicionar garantia e informações de contato do fornecedor a um ativo

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Os problemas que ele resolve

Os perfis de ativos digitais fornecem à sua equipe todas as informações de que precisam para superar alguns obstáculos comuns.

Auditorias exigentes :As auditorias geralmente requerem informações muito específicas sobre os ativos e seu histórico de manutenção. Os perfis de ativos digitais oferecem a capacidade de pesquisar ativos, localizar essas informações e se preparar para auditorias em um piscar de olhos.

Criação de orçamentos precisos :Os perfis de ativos digitais contêm todos os detalhes para calcular os custos de manutenção de cada peça do equipamento e fazer escolhas informadas sobre a previsão de despesas de capital, decisões de reparo ou substituição e muito mais.

PMs ineficientes :É difícil ver o valor da manutenção preventiva se ela for ineficiente. Essa ferramenta ajuda os técnicos a evitar a necessidade de coletar todas as informações sobre uma tarefa antes de iniciá-la, tornando mais fácil para eles concluir a manutenção programada com rapidez e segurança.

Painel de manutenção

O que é?

O painel central do CMMS oferece uma visão de 360 ​​graus de sua operação de manutenção com algumas ferramentas simples:

• KPIs e métricas :Visualize métricas importantes em um só lugar e classifique por instalação
• Ordem de serviço e status de carteira s:Veja o status do trabalho atual, futuro e vencido
• Visualização personalizada :Coloque as informações de que você mais precisa na parte superior do painel
• Sincronização de dados em tempo real :Obtenha uma visão atualizada de sua operação de manutenção
• Compartilhamento :Crie e compartilhe modelos de painel entre as equipes para estar na mesma página

Os perfis de ativos digitais contêm todos os detalhes para calcular os custos de manutenção de cada peça do equipamento e fazer escolhas informadas sobre previsão de despesas de capital, decisões de reparo ou substituição e muito mais.

Os problemas que ele resolve

Ter seu dedo no pulso da manutenção ajuda a suavizar alguns buracos grandes em que sua equipe pode ficar presa:

Acumulação esmagadora :A lista de pendências de manutenção sempre existirá, mas pode rapidamente sair do controle se não for monitorada com cuidado. Um painel do CMMS permite que você veja quais tarefas estão atrasadas em segundos para que você possa fazer um plano de ataque e manter o backlog gerenciável.

Falta de comunicação :É difícil tomar decisões, delegar trabalho e ajustar cronogramas de manutenção quando você não tem acesso a informações atualizadas. O painel não apenas fornece insights ao vivo sobre suas operações de manutenção, como também um painel compartilhado garante que toda a equipe esteja analisando as mesmas métricas importantes, para que você e sua equipe nunca mais saiam do circuito.

Má saúde do ativo :Ter as principais métricas na frente e no centro torna mais fácil analisar o desempenho de sua equipe, identificar áreas que precisam de melhorias e fazer alterações que aumentam a integridade dos ativos com base no que é melhor para cada máquina.

Controle de estoque

O que é?

Este recurso do CMMS permite que as equipes de manutenção gerenciem tudo relacionado ao estoque:

• Monitoramento de peças :Saiba o que você tem, onde está e quanto custa
• Alertas de estoque baixo :Defina as quantidades mínimas e pedido automático de peças críticas
• Rastreamento do primeiro a entrar, primeiro a sair :Uso e orçamento para peças com base na data de compra
• Organização em vários locais :Veja e compartilhe todas as peças sobressalentes em várias instalações
• Peças associadas ao trabalho :Adicione peças recomendadas a ordens de serviço e PMs
• Aquisição :Crie, envie e registre pedidos de compra digital e RFQs

Pare e sobrecarregue seu depósito com este modelo de rastreamento de estoque

Os problemas que ele resolve

O gerenciamento de inventário sólido pode esclarecer algumas grandes dores de cabeça para sua equipe de manutenção:

Manutenção desconectada :A equipe de manutenção não é a única que conta com números de estoque precisos. Um CMMS permite sincronizar esses dados com um software financeiro, como um ERP, para que os custos de manutenção sejam sempre refletidos nas finanças da empresa.

Custos elevados :As peças sobressalentes podem ser caras, especialmente se ineficiências atrapalharem o processo de compra. Essa ferramenta elimina essas ineficiências e corta custos ao prever as necessidades de estoque e estabelecer a entrega just-in-time.

Inventário difícil de encontrar ou ausente :Estoque inacessível é uma grande causa de tempo de inatividade, razão pela qual o recurso de gerenciamento de estoque é tão importante. Dá-lhe a localização precisa de cada parte para que possa sempre encontrar o que procura.

Aplicativo móvel

O que é?

Como quase tudo hoje em dia, existe um aplicativo para gerenciamento de manutenção. Um aplicativo CMMS móvel oferece muitas ferramentas úteis:

• códigos QR e códigos de barras :Digitalize códigos para trazer instantaneamente informações sobre um ativo
• Notificações push :Seja notificado sobre novas ordens de serviço quando uma tarefa for atribuída a você
• Perfis de ativos e ordens de serviço :Acesse todos os detalhes de um ativo ou ordem de serviço no aplicativo
• Acesso offline :Registre informações em um CMMS sem uma conexão com a internet
• Fotos :Tire fotos com seu dispositivo móvel e anexe-as a uma ordem de serviço
• Voz para texto :Adicionar notas a uma ordem de serviço enquanto você trabalha

Os problemas que ele resolve

Um aplicativo CMMS móvel permite que você faça manutenção onde e quando precisar, o que acaba com os problemas persistentes:

Informações ausentes, incompletas e imprecisas :Cada minuto entre uma leitura ou observação do medidor e o tempo que é documentado aumenta a chance de erro. A manutenção móvel reduz esse risco, tornando a entrada de dados fácil e instantânea.

Lento tempo de resposta a emergências :Cada minuto conta quando uma peça crítica do equipamento quebra. Um aplicativo CMMS móvel reduz significativamente a janela de falha à resposta, reduzindo o tempo de inatividade e aumentando a produção.

Condições de trabalho difíceis :A manutenção raramente é conveniente - os ativos geralmente estão distantes ou de difícil acesso. Um aplicativo móvel permite que você acesse informações e documentos sem ter que ir e voltar do escritório ou se preocupar em estragar documentos em papel.

Os recursos do CMMS são apenas ferramentas e devem ser usados ​​de maneira adequada para funcionar de maneira eficaz. Quando você estiver pronto para começar a usar um CMMS, certifique-se de investir no treinamento certo e no programa de implementação para preparar sua equipe para o sucesso.

Relatório de um clique

O que é?

Existem alguns componentes principais dos relatórios de um clique que facilitam o rastreamento, a análise e a otimização da manutenção:

• Relatórios predefinidos e personalizados :Escolha a partir de modelos de relatório pré-construídos ou faça o seu próprio
• Relatórios do painel :Obtenha métricas de manutenção em tempo real enviadas para o painel do CMMS
• Agendador de relatórios :Configure relatórios regulares para serem executados automaticamente e enviados por e-mail diretamente para quem precisa ver
• Relatórios financeiros e de auditoria :Crie relatórios para despesas de manutenção ou conformidade de auditoria

Os problemas que ele resolve

Os dados não mentem, o que torna os relatórios de um clique uma boa ferramenta para reduzir alguns obstáculos importantes:

Encontre o ROI da manutenção :A manutenção fornece valor, mas é difícil provar sem números para apoiá-lo. A geração de relatórios mais fácil ajuda você a conectar melhor a manutenção com maior produção e custos mais baixos, para que sua equipe possa obter os elogios que merece.

Economize tempo :Criar relatórios manualmente ou em Excel pode ser entediante e demorado. Relatórios pré-construídos e automatizados eliminam esse problema e economizam o tempo de todos, de executivos a técnicos.

Identifique problemas e soluções :Respostas para grandes problemas podem estar escondidas entre uma montanha de números. Um CMMS torna mais simples classificar esses números, identificar a origem de um problema e desenvolver uma estratégia para corrigi-lo.

Ferramentas melhores são a primeira etapa para uma manutenção melhor

Você enfrenta muitos obstáculos que fazem sua enorme lista de tarefas parecer ainda mais longa. Existem sete recursos do CMMS que podem ajudá-lo a superar 90% desses desafios, mas há um ingrediente crucial que ainda não mencionamos - as pessoas. Os recursos do CMMS são apenas ferramentas e devem ser usados ​​de maneira adequada para funcionar de maneira eficaz. Quando você estiver pronto para começar a usar um CMMS, certifique-se de investir no treinamento certo e no programa de implementação para preparar sua equipe para o sucesso.