Como reduzir os custos de transporte por caminhão

Para administrar uma empresa de caminhões lucrativa, é crucial reduzir ao máximo os custos da frota de caminhões, mas ainda assim cumprir as entregas com a máxima eficiência. O fato é que o controle dos custos operacionais das frotas de caminhões envolve uma série de etapas em vários níveis de pessoal. Por exemplo, se você está se perguntando como reduzir os custos de transporte por caminhão no nível gerencial, primeiro dê uma olhada nas áreas em que sua empresa gasta mais. Provavelmente, existem áreas onde você pode cortar custos estranhos da equação.

Para obter mais ideias sobre como reduzir os custos da sua empresa de transporte rodoviário, considere os 10 cursos de ação a seguir.

Acompanhe seu orçamento

Quando você administra uma empresa de caminhões, um dos maiores erros que pode cometer é não acompanhar seu orçamento prontamente. Normalmente, uma empresa contrata um contador para fazer uma demonstração de lucros/prejuízos no final de cada ano fiscal e, em seguida, examina a tendência.

As despesas da sua empresa podem mudar semanalmente, geralmente como resultado de decisões que você toma ao longo de vários dias de entregas. Portanto, um acompanhamento eficaz significa observar o que você gasta toda semana e examinar minuciosamente seu orçamento no final de cada mês.

Nos casos em que as margens de lucro de uma empresa são inferiores, a resposta típica é buscar ganhos mais altos como forma de recuperar a perda. No entanto, é realmente mais fácil aumentar uma margem de lucro cortando despesas. Como tal, é crucial controlar suas despesas semanais e mensais e cortar seus gastos gerais de acordo com as necessidades de suas operações.

Faça um inventário de itens estranhos em sua lista de despesas mensais. Se houver algo que você não esteja usando – especialmente se estiver consumindo seus custos indiretos – corte esses itens ou serviços do seu orçamento. Se você puder reduzir seus custos em US$ 100 ou mais por semana, isso aumentará significativamente sua margem de lucro anual.

Mantenha os motoristas educados e responsáveis

Uma fraqueza comum no setor de transporte rodoviário é a falta de experiência gerencial entre os despachantes. Em uma indústria tão grande e conseqüente, cada motorista-gerente que dirige uma frota de cerca de 40 motoristas está virtualmente funcionando como chefe de um negócio multimilionário. Como muitos despachantes são promovidos a essa função depois de servirem como motoristas, algumas das preocupações mais complexas da administração são estranhas aos motoristas-gerentes.

Por exemplo, as empresas de direção muitas vezes perdem dinheiro quando os despachantes definem a meta de milhagem total, em vez de milhagem faturável. Essa abordagem incentiva a prioridade errada, em que o motorista se esforça por uma certa quilometragem com menos consideração pela eficiência. Nos piores cenários, uma empresa definirá uma quilometragem semanal arbitrária que se estende além da distância do total de entregas de um motorista para uma determinada semana, e o despachante simplesmente coloca o excesso de quilometragem na equação do motorista.

As empresas que reconheceram esses erros conseguiram reduzir as perdas e aumentar as margens de lucro incentivando a eficiência faturável sobre a quilometragem bruta semanalmente. Esses remédios também podem ser aplicados a várias funções superiores na cadeia de comando. Um exemplo perfeito é quando uma empresa oferece a um diretor de manutenção 10% de qualquer quantia que puder economizar de um orçamento anual. Se a empresa economizar $ 500.000 no final do ano fiscal, o diretor ganhará $ 50.000 extras.

Terceirizar Contabilidade e Recursos Humanos

As empresas mais inteligentes são aquelas que se concentram em seus pontos fortes e delegam outras tarefas a entidades mais bem equipadas. No caso de uma pequena empresa de transporte rodoviário, a escolha mais sábia é que a gerência se concentre no que faz e sabe melhor - como operar frotas, atender pedidos e organizar entregas - e contratar um terceiro para lidar com tarefas como faturamento, folha de pagamento, seguro e recursos Humanos.

Uma das melhores opções de terceirização para pequenas empresas de transporte rodoviário é se inscrever em uma organização empregadora profissional (PEO), que cuidará das tarefas relacionadas à gestão de funcionários e permitirá que a empresa se concentre totalmente nas operações da frota. O PEO, com efeito, servirá como empregador do pessoal da empresa de transporte rodoviário para fins de seguro e tributação.

Outra opção para empresas menores é fazer parceria com transportadoras de caminhões maiores. Dessa forma, a transportadora menor transporta sob a autoridade da empresa maior e se beneficia da infraestrutura gerencial mais bem equipada e organizada. A transportadora maior lida com seguro e cobrança para a empresa menor, enquanto a última se concentra nas operações de frota.

A terceira opção, e talvez a melhor, é a abordagem combinada, em que a pequena transportadora assina com um PEO para problemas dos trabalhadores e faz parceria com uma transportadora maior para responsabilidade civil. Embora essas opções possam parecer uma rendição do controle para os não iniciados, a terceirização na verdade dá às empresas de transporte rodoviário menores mais controle sobre o que fazem de melhor.

Insource e multitarefa

Enquanto algumas transportadoras podem economizar dinheiro terceirizando certas tarefas, outras empresas de transporte rodoviário podem economizar dinheiro cancelando serviços de terceiros e multitarefa internamente. Uma área em que as empresas muitas vezes gastam dinheiro mal é a tarefa de geração de leads, que as empresas de transporte muitas vezes delegam a terceiros. No entanto, os benefícios de custo da geração terceirizada de leads muitas vezes não se somam para a operadora típica.

A melhor maneira de uma empresa de caminhões aproveitar seus pontos fortes internos é avaliar os conjuntos de habilidades de cada pessoa da equipe e delegar multitarefas de acordo com o nível de habilidade. Dessa forma, você pode realizar mais de dentro da empresa e manter o tamanho da gestão proporcional à frota.

Como o presidente da Heartland Express, Mike Gerdin, raciocinou, uma empresa prudente não emprega mais do que um não motorista para cada cinco caminhões. As empresas típicas, por outro lado, empregam um não motorista para cada três caminhões.

Se nenhum de seus funcionários atuais tiver uma habilidade necessária, incentive sua equipe a expandir seus horizontes fazendo cursos online. Por exemplo, não há motivo para uma empresa não ser capaz de lidar com a realização de pesquisas e várias outras tarefas de serviço administrativo. Quanto mais habilidades adquiridas entre uma equipe unida, menos dinheiro você terá para gastar com funcionários estranhos e serviços de terceiros.

Estabeleça protocolos de segurança

As transportadoras menores geralmente assumem que as lesões são simplesmente parte do negócio de caminhões, mas essa é uma suposição perigosa que pode deixar uma empresa vulnerável a reclamações de trabalhadores. Portanto, é fundamental que todas as empresas de transporte rodoviário, independentemente do porte, adotem uma política de tolerância zero em relação a acidentes e lesões, sem deixar pedra sobre pedra no esforço de maximizar a segurança em todas as etapas da operação.

De acordo com o Departamento de Transportes dos EUA, 2012 testemunhou 333.000 desastres rodoviários e 4.000 mortes envolvendo caminhões. Acidentes na estrada normalmente ocorrem durante longas rotas em terrenos sinuosos e em clima hostil. Para reduzir esses riscos, é crucial que os motoristas-gerentes treinem os motoristas na direção em condições climáticas adversas. Sua empresa pode fazer isso realizando seminários que ensinam habilidades sobre segurança do motorista, relatórios de acidentes, inspeção de veículos e prevenção de lesões.

Incentivar a saúde do motorista

Uma das realidades mais infelizes do estilo de vida dos caminhões é que muitas vezes é difícil encontrar alimentos saudáveis ​​durante as longas rotas ao longo das estradas rurais. Consequentemente, muitos motoristas desenvolvem maus hábitos alimentares, o que resulta em desnutrição e seus vários efeitos nocivos, como fadiga, irritabilidade e alterações de humor.

A falta de energia que muitas vezes resulta da má alimentação pode resultar em esgotamento do motorista, o que aumenta o risco de acidentes na estrada. Para o bem da saúde do condutor, bem-estar mental/físico e segurança, é crucial incentivar uma dieta equilibrada e descanso adequado entre os condutores.

Para se manterem motivados enquanto estão em movimento, os motoristas podem carregar aplicativos motivacionais para a saúde em seus dispositivos móveis. Os aplicativos também podem ajudar os motoristas a encontrar recursos alimentares saudáveis ​​ao longo de rotas longas. De qualquer forma, as frotas são mais eficientes e, portanto, mais lucrativas, quando os motoristas são enérgicos e saudáveis.

Use combustível de qualidade

Além da depreciação dos caminhões com motor a diesel, o combustível é a maior despesa que as empresas de transporte por caminhão incorrem anualmente. Embora o preço do combustível não possa ser controlado, os motoristas podem fazer sua parte para economizar combustível praticando uma boa direção. Da mesma forma, os gerentes de frota podem aumentar a eficiência de combustível realizando inspeções regulares e manutenção oportuna de todos os veículos de uma frota.

Mesmo que você possa – e deva – tomar medidas para melhorar a conservação de combustível, a lista de respostas para os custos crescentes do combustível não inclui combustível mais barato. Pelo contrário - o combustível mais barato pode economizar dinheiro a curto prazo, mas levar a um monte de custos adicionais a longo prazo.

Para começar, o combustível barato carece de aditivos de refino. Como tal, o combustível barato geralmente envia depósitos através da câmara de combustão, injetores e válvulas de um caminhão. Os depósitos e outras imperfeições podem levar à falha prematura das peças e a uma redução geral do desempenho do motor.

Os custos de reparo para caminhões com problemas podem ser um dreno na margem de lucro de uma empresa de transporte rodoviário, mas você pode reduzir bastante essas despesas com melhores opções de combustível. Com combustível de alta qualidade, você pode obter melhor quilometragem, motores mais limpos e um desempenho mais robusto dos veículos de sua frota.

Reduzir o tempo de inatividade

Um dos hábitos mais perdulários, mas muitas vezes esquecidos, dos motoristas é a marcha lenta, que consome combustível e potência do motor, apesar do veículo não estar em movimento. Quando você considera até que ponto os custos de marcha lenta podem somar, mesmo para motoristas de carros compactos, o problema é sério quando você leva em consideração caminhões comerciais. Simplificando, a marcha lenta acelera o consumo de combustível e aumenta o desgaste dos motores, os quais podem afetar as margens de lucro de uma empresa de caminhões.

É verdade que há momentos em que é impossível evitar a marcha lenta, como quando um caminhão fica preso no trânsito ou parado em um cruzamento. Caso contrário, não há razão para um motorista deixar um caminhão em marcha lenta, nem mesmo quando ele é parado para fazer uma entrega rápida ou fazer uma pausa momentânea na estrada.

De fato, se um veículo precisar ficar parado por mais de 10 segundos – seja fora da estrada ou em um estacionamento – desligue o motor. Dez segundos de marcha lenta queimam mais combustível do que o processo de ignição. Ao longo de um ano, a partida de um motor várias vezes em um determinado dia causará apenas desgaste e consumo de combustível mínimos, enquanto alguns minutos de marcha lenta por dia podem levar a custos muito maiores, especialmente quando vários motoristas de uma frota têm marcha lenta hábitos.

Planeje rotas com sabedoria

As empresas de transporte rodoviário podem economizar quantias significativas de dinheiro planejando as rotas mais eficientes para cada destino. Muitas vezes, as empresas despacham caminhões exclusivamente ao longo das rotas principais para locais de entrega específicos. Em alguns casos, as rotas alternativas podem ser mais curtas e consistir em menos paradas, mas essas rotas simplesmente não estão no radar dos gerentes de frota.

Sempre que uma frota comercial de caminhões encontra rotas mais rápidas para despachar caminhões, a empresa obtém os seguintes benefícios:

• Conservação de combustível
• Emissões de gases reduzidas
• Desgaste do motor reduzido
• Conclusão mais rápida das entregas

Além disso, rotas mais rápidas costumam ser mais seguras devido ao menor tráfego, o que reduz a possibilidade de acidentes. A própria redução do tráfego também é melhor para os motores e eficiência de combustível, uma vez que há menos marcha lenta ao longo das rotas em questão.

Hoje, a eficiência de roteamento é mais fácil do que nunca, graças aos vários aplicativos de roteamento agora disponíveis. Um aplicativo otimizador de roteamento guiará cada motorista ao longo das rotas mais curtas e econômicas de e para cada destino de entrega.

Inspecione os pneus e o motor regularmente

As inspeções de rotina dos pneus e peças do motor são cruciais para a segurança e operacionalidade de todos os caminhões que compõem uma frota. Essas etapas ajudarão a garantir um desempenho mais confiável de cada caminhão e reduzirão a frequência de paradas repentinas e imprevistas. A manutenção preventiva pode ser uma grande economia de dinheiro, pois os custos de reparos de emergência geralmente variam de três a nove vezes os dos reparos planejados.

Quando os pneus são alinhados incorretamente ou inflados de forma desigual, um caminhão acaba queimando mais combustível, pois o motor trabalha mais para compensar a folga. Com inspeções regulares de pneus, um caminhão terá maior eficiência de combustível, porque você pode detectar e resolver problemas antes que eles se tornem caros.

Idealmente, os motoristas devem dar uma olhada nos pneus entre cada despacho. Para melhor desempenho com economia máxima, recauchute os pneus periodicamente. Pneus reformados podem durar até 120.000 milhas adicionais a apenas um terço do custo de pneus novos.

Resumo sobre como reduzir custos de transporte por caminhão

Cortar os custos da frota é mais do que apenas se fixar em uma área de gastos excessivos, porque você pode perder várias outras. Você só pode esperar reduzir significativamente os custos de sua empresa de transporte rodoviário se examinar constantemente a qualidade de seus caminhões e estabelecer as melhores metodologias de treinamento para seus motoristas. Enquanto isso, controlar os custos operacionais das frotas de caminhões requer roteamento ideal e manuseio competente de todas as tarefas associadas ao faturamento, seguro e recursos humanos.

Para serviços de reparo de veículos comerciais, entre em contato com o NMC Truck Center para obter mais informações.