Reduza Despesas de Transporte: Estratégias Comprovadas para Baixar Custos da Frota

Para operar uma empresa de transporte lucrativa, é crucial cortar custos da frota de caminhões o máximo possível, mas ainda cumprir entregas com a máxima eficiência. O fato é que controlar custos operacionais de frotas de caminhões envolve uma série de etapas em vários níveis de pessoal. Por exemplo, se você está se perguntando como reduzir custos de transporte no nível gerencial, primeiro dê uma olhada nas áreas em que sua empresa gasta mais pesadamente. Provavelmente, há áreas onde você pode cortar custos supérfluos da equação.

Para mais ideias sobre como baixar os custos da sua empresa de transporte, considere os seguintes 10 cursos de ação.

Acompanhe Seu Orçamento

Quando você administra uma empresa de transporte, um dos maiores erros que você pode cometer é deixar de acompanhar seu orçamento prontamente. Tipicamente, uma empresa contratará um contador para fazer uma demonstração de lucros/perdas no fechamento de cada ano fiscal, e então examinar a tendência.

As despesas da sua empresa podem mudar semanalmente, frequentemente como resultado de decisões que você toma ao longo de vários dias de entregas. Portanto, acompanhamento eficaz significa observar o que você gasta toda semana, e examinar minuciosamente seu orçamento no fechamento de cada mês.

Em casos onde as margens de lucro de uma empresa são insatisfatórias, a resposta típica é buscar ganhos maiores como meio de recuperar a perda. No entanto, na verdade é mais fácil aumentar uma margem de lucro cortando despesas. Como tal, é crucial acompanhar suas despesas semana a semana e mês a mês, e reduzir seus gastos gerais de acordo com as necessidades de suas operações.

Faça um inventário de itens supérfluos na sua lista de despesas mensais. Se há algo que você não está usando — especialmente se está consumindo seus custos gerais — corte esses itens ou serviços do seu orçamento. Se você puder reduzir seus custos em $100 ou mais por semana, isso aumentará significativamente sua margem de lucro anual.

Mantenha Motoristas Educados e Responsáveis

Uma fraqueza comum na indústria de transporte é a falta de expertise gerencial entre despachantes. Em uma indústria tão grande e consequente, cada gerente de motorista que chefia uma frota de 40 ou mais motoristas está virtualmente funcionando como chefe de um negócio de vários milhões de dólares. Como muitos despachantes são promovidos para essa função após servirem como motoristas, algumas das preocupações mais complexas de gerenciamento são estranhas para gerentes de motoristas.

Por exemplo, empresas de transporte frequentemente perdem dinheiro quando despachantes definem a meta como quilometragem total, em vez de quilometragem faturável. Essa abordagem incentiva a prioridade errada, onde o motorista busca uma certa quilometragem com menos consideração pela eficiência. Em cenários piores, uma empresa definirá uma quilometragem semanal arbitrária que se estende além da distância das entregas totais de um motorista para uma determinada semana, e o despachante simplesmente adiciona a quilometragem excedente à equação do motorista.

Empresas que reconheceram esses erros conseguiram cortar perdas e aumentar margens de lucro incentivando eficiência faturável em vez de quilometragem bruta semanal. Esses remédios também podem ser aplicados a várias funções mais altas na cadeia de comando. Um exemplo perfeito é quando uma empresa oferece a um diretor de manutenção 10% de qualquer valor que eles possam economizar de um orçamento anual. Se a empresa finalmente economiza $500.000 no final do ano fiscal, o diretor ganha um extra de $50.000.

Terceirize Contabilidade e Recursos Humanos

As empresas mais inteligentes são aquelas que focam em seus pontos fortes e delegam outras tarefas a entidades melhor equipadas. No caso de uma pequena empresa de transporte, a escolha mais sábia é que a gerência foque no que eles fazem e sabem melhor — como operar frotas, receber pedidos e organizar entregas — e contratar terceiros para lidar com tarefas como faturamento, folha de pagamento, seguros e recursos humanos.

Uma das melhores opções de terceirização para pequenas empresas de transporte é se inscrever com uma organização profissional de empregadores (PEO), que lidará com tarefas relacionadas à gestão de funcionários e permitirá que a empresa foque totalmente nas operações de frota. A PEO, na prática, servirá como empregadora da equipe da empresa de transporte para fins de seguro e tributação.

Outra opção para empresas menores é fazer parceria com transportadoras maiores. Dessa forma, a transportadora menor transporta sob a autoridade da empresa maior, e beneficia-se da infraestrutura gerencial melhor equipada e organizada. A transportadora maior lida com seguro e faturamento para a empresa menor, enquanto esta foca nas operações de frota.

A terceira, e talvez melhor, opção é a abordagem combinada, onde a transportadora pequena assina com uma PEO para questões de trabalhadores e faz parceria com uma transportadora maior para responsabilidade automotiva. Embora essas opções possam parecer uma rendição de controle para os não iniciados, a terceirização na verdade dá a pequenas empresas de transporte mais controle sobre o que fazem de melhor.

Internalize e Faça Multitarefa

Enquanto algumas transportadoras podem economizar dinheiro terceirizando certas tarefas, outras empresas de transporte podem economizar dinheiro cancelando serviços de terceiros e fazendo multitarefa internamente. Uma área onde empresas frequentemente gastam mal é a tarefa de geração de leads, que empresas de transporte frequentemente delegam a terceiros. No entanto, os benefícios de custo da geração de leads terceirizada frequentemente não se somam para a transportadora típica.

A melhor maneira para uma empresa de transporte aproveitar seus pontos fortes internos é avaliar os conjuntos de habilidades de cada pessoa na equipe e delegar multitarefas de acordo com o nível de habilidade. Dessa forma, você pode realizar mais de dentro da empresa e manter o tamanho da gerência proporcional à frota.

Como o presidente da Heartland Express, Mike Gerdin, raciocinou, uma empresa prudente emprega não mais que um não-motorista para cada cinco caminhões. Empresas típicas, por outro lado, empregam um não-motorista para cada três caminhões.

Se nenhum dos seus funcionários atuais tem uma habilidade necessária, encoraje sua equipe a expandir horizontes fazendo cursos online. Por exemplo, não há razão para uma empresa não ser capaz de lidar com pesquisas e várias outras tarefas de serviços administrativos. Quanto mais habilidades adquiridas entre uma equipe unida, menos dinheiro você gasta com funcionários supérfluos e serviços de terceiros.

Estabeleça Protocolos de Segurança

Transportadoras menores frequentemente assumem que lesões são simplesmente parte do negócio de transporte, mas esta é uma suposição perigosa que pode deixar uma empresa vulnerável a reivindicações de compensação de trabalhadores. Portanto, é crítico para todas as empresas de transporte, independentemente do tamanho, adotar uma política de tolerância zero para acidentes e lesões, onde não deixam pedra sobre pedra no esforço para maximizar a segurança em todas as etapas da operação.

Segundo o Departamento de Transporte dos EUA, 2012 testemunhou 333.000 desastres rodoviários e 4.000 fatalidades envolvendo caminhões. Acidentes na estrada tipicamente ocorrem durante rotas longas em terrenos sinuosos e em clima hostil. Para reduzir esses riscos, é crucial que gerentes de motoristas treinem motoristas em direção em clima adverso. Sua empresa pode conseguir isso realizando seminários que ensinam habilidades sobre segurança do motorista, relato de acidentes, inspeção de veículos e prevenção de lesões.

Incentive a Saúde do Motorista

Uma das realidades mais infelizes do estilo de vida de transporte é que comida saudável é frequentemente difícil de encontrar durante rotas longas ao longo de rodovias rurais. Consequentemente, muitos motoristas desenvolvem maus hábitos alimentares, o que resulta em desnutrição e seus vários efeitos nocivos, como fadiga, irritabilidade e mudanças de humor.

A falta de energia que frequentemente resulta de má alimentação pode resultar em esgotamento do motorista, o que aumenta o risco de acidentes na beira da estrada. Pela saúde do motorista, bem-estar mental/físico e segurança, é crucial incentivar uma dieta equilibrada e descanso adequado entre os motoristas.

Para se manterem encorajados enquanto em movimento, motoristas podem carregar aplicativos motivacionais de saúde em seus dispositivos móveis. Aplicativos também podem ajudar motoristas a encontrar recursos de comida saudável ao longo de rotas longas. Em qualquer caso, frotas são mais eficientes, e portanto mais lucrativas, quando motoristas estão energéticos e saudáveis.

Use Combustível de Qualidade

Além da depreciação de caminhões com motor a diesel, combustível é a maior despesa que empresas de transporte incorrem anualmente. Embora o preço do combustível não possa ser controlado, motoristas podem fazer sua parte para conservar combustível praticando boa direção. Da mesma forma, gerentes de frota podem aumentar a eficiência de combustível realizando inspeções regulares e manutenção oportuna de todos os veículos em uma frota.

Embora você possa — e deva — tomar medidas para melhorar a conservação de combustível, a lista de respostas para custos de combustível em espiral não inclui combustível mais barato. Pelo contrário — combustível mais barato pode economizar dinheiro a curto prazo, mas levar a uma pilha de custos adicionais a longo prazo.

Para começar, combustível barato carece de aditivos de refino. Como tal, combustível barato frequentemente enviará depósitos através da câmara de combustão, injetores e válvulas de um caminhão. Os depósitos e outras imperfeições podem levar a falhas prematuras de peças e desempenho geral reduzido do motor.

Os custos de reparo para caminhões doentes podem drenar a margem de lucro de uma empresa de transporte, ainda assim você pode reduzir muito essas despesas com melhores escolhas de combustível. Com combustível de alta qualidade, você obtém melhor quilometragem, motores mais limpos e desempenho mais robusto dos veículos em sua frota.

Reduza o Tempo Ocioso

Um dos hábitos mais desperdiçadores, ainda que frequentemente ignorados, dos motoristas é o tempo ocioso, que consome combustível e potência do motor apesar do veículo nem estar se movendo. Quando você considera a extensão a que custos de tempo ocioso podem se somar, mesmo para motoristas de carros compactos, o problema é sério quando você leva caminhões comerciais em consideração. Simplificando, o tempo ocioso acelera o consumo de combustível e coloca desgaste adicional nos motores, ambos os quais podem consumir as margens de lucro de uma empresa de transporte.

Concedido, há momentos em que o tempo ocioso é impossível de evitar, como quando um caminhão está preso no trânsito ou parado em uma interseção. Caso contrário, não há razão para um motorista deixar um caminhão ocioso, nem mesmo quando ele parou para fazer uma entrega rápida ou fazer uma pausa momentânea na beira da estrada.

Na verdade, se um veículo deve ficar parado por mais de 10 segundos — seja fora da estrada ou em um estacionamento — desligue o motor. Dez segundos de tempo ocioso queima mais combustível que o processo de ignição. Ao longo de um ano, ligar um motor várias vezes em um determinado dia causará apenas desgaste e consumo de combustível mínimos, enquanto alguns minutos de tempo ocioso por dia poderiam levar a custos muito maiores, especialmente quando vários motoristas dentro de uma frota têm hábitos de tempo ocioso.

Planeje Rotas com Sabedoria

Empresas de transporte podem economizar somas significativas de dinheiro planejando as rotas mais eficientes para cada destino. Frequentemente, empresas despacham caminhões exclusivamente ao longo de rotas principais para locais de entrega específicos. Em alguns casos, rotas alternativas podem ser mais curtas e consistir em menos paradas, mas essas rotas simplesmente não estão no radar dos gerentes de frota.

Sempre que uma frota de transporte comercial encontra rotas mais rápidas para despachar caminhões, a empresa colhe os seguintes benefícios:

• Conservação de combustível
• Redução de emissões de gases
• Redução de desgaste do motor
• Conclusão mais rápida das entregas

Além disso, rotas mais rápidas são frequentemente mais seguras devido a menos tráfego, o que reduz a possibilidade de acidentes. A redução do tráfego em si também é melhor para os motores e eficiência de combustível, já que há menos tempo ocioso ao longo das rotas em questão.

Hoje, eficiência de roteamento é mais fácil do que nunca de alcançar, graças aos vários aplicativos de roteamento agora disponíveis. Um aplicativo otimizador de roteamento guiará cada motorista ao longo das rotas mais curtas e eficientes em combustível para e de cada destino de entrega.

Inspecione Pneus e Motor Regularmente

Inspeções rotineiras dos pneus do caminhão e peças do motor são cruciais para a segurança e operabilidade de todos os caminhões que compõem uma frota. Estas etapas ajudarão a garantir um desempenho mais confiável de cada caminhão e reduzir a frequência de quebras repentinas e imprevistas. Manutenção preventiva pode ser uma grande economizadora de dinheiro, pois custos de reparo de emergência são tipicamente de três a nove vezes os de reparos planejados.

Quando pneus estão mal alinhados ou inflados de forma irregular, um caminhão acaba queimando mais combustível, pois o motor trabalha mais para compensar. Com inspeções regulares de pneus, um caminhão terá maior eficiência de combustível, porque você pode detectar e resolver problemas cedo antes que se tornem caros.

Idealmente, motoristas devem dar uma olhada nos pneus entre cada despacho. Para melhor desempenho com economia máxima, faça recapagem de pneus periodicamente. Pneus recapados podem durar até 190.000 km adicionais a apenas um terço do custo de pneus novos.

Resumo sobre Como Reduzir Custos de Transporte

Cortar custos de frota é mais do que apenas fixar em uma área de gastos excessivos, porque você está propenso a perder várias outras. Você só pode esperar reduzir significativamente os custos da sua empresa de transporte se examinar constantemente a qualidade dos seus caminhões e estabelecer as melhores metodologias de treinamento para seus motoristas. Enquanto isso, controlar custos operacionais de frotas de caminhões requer roteamento ótimo e manejo competente de todas as tarefas associadas a faturamento, seguros e recursos humanos.

Para serviços de reparo de veículos comerciais, entre em contato com a NMC Truck Center para mais informações.