5 dicas de especialistas para estimativas precisas de ordens de serviço de manutenção

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Estimativas ruins de ordens de serviço significam grandes dores de cabeça!

A estimativa de tempo para uma ordem de serviço de manutenção é crítica, especialmente quando há muitas para serem concluídas a cada dia. Subestimar o tempo necessário causará muitos problemas. 

É uma história familiar e geralmente é assim:

"Precisamos de horas extras extras todas as semanas para concluir o trabalho de manutenção. Nossa equipe de manutenção está estressada e perto do esgotamento. Muitas ordens de serviço críticas estão pendentes. A equipe de manutenção tem má reputação e, o pior de tudo, é considerada incompetente!"

Impacto no orçamento de manutenção

Essa grande quantidade de horas extras vai explodir os custos do orçamento de manutenção. Há menos dinheiro para treinamento, contratação de novas pessoas e para peças e ferramentas de melhor qualidade. Isto torna fundamental ter uma boa ideia de quanto tempo levará cada tipo de tarefa de manutenção, os recursos necessários e programar o trabalho de forma adequada.

Mas isso é apenas parte da história…

Impacto na equipe de manutenção

O esgotamento da equipe de manutenção resultará em alta rotatividade de seus técnicos de manutenção. Contratar novas pessoas para substituí-los agravará ainda mais os problemas. Os substitutos recém-contratados ainda não estarão familiarizados com muitos dos trabalhos e procedimentos. Como resultado, eles levarão mais tempo para executá-los e cometerão erros com frequência.

Então seus problemas começam a piorar… 🙁

Como melhorar as estimativas de ordens de serviço de manutenção

1. Liste todos os diferentes tipos de tarefas de manutenção que você realiza

Isso inclui trabalhos planejados ou preventivos, bem como trabalhos não planejados ou de avaria. Você deve ter uma ideia de quanto cada uma dessas tarefas exigirá se não houver problemas inesperados. Além disso, você deve conhecer as peças de reposição e suprimentos, bem como os técnicos e as habilidades necessárias. Um bom programa de software de gerenciamento de CMMS/manutenção pode ajudá-lo a criar essa listagem.

2. Use uma biblioteca de tarefas para modelos de ordens de serviço de manutenção

Isso funciona melhor com software CMMS. Use a lista de tarefas de manutenção criada anteriormente para criar modelos de tarefas de manutenção. Esses modelos terão as etapas necessárias, as peças necessárias, as estimativas de tempo, a frequência e assim por diante. O programa CMMS pode agendar e criar ordens de serviço a partir desta biblioteca de tarefas. A estimativa de tempo, pessoas e peças do modelo de tarefa pode ser usada para calcular que trabalho pode ser feito em um dia de trabalho. Os relatórios de planejamento no software irão ajudá-lo a programar adequadamente as ordens de serviço. Você pode detectar possíveis conflitos de agendamento. Por exemplo, alguém precisa trabalhar em duas ordens de serviço diferentes ao mesmo tempo!   Você também pode encontrar possíveis faltas de peças de reposição.

3. Verifique os relatórios e compare o tempo estimado da ordem de serviço com o tempo real gasto

Ocasionalmente, você poderá ver grandes variações devido a problemas inesperados. No entanto, em geral, você deverá ver uma correspondência próxima entre as estimativas e o tempo real gasto se tiver estimado o tamanho do trabalho corretamente. Estimativas exageradas também podem ser ruins! Isso significa que você planejará menos trabalho do que é capaz. Portanto, se você observar muita variação entre as estimativas e o tempo real, verifique por que isso está acontecendo e atualize as estimativas de acordo. Fazer isso periodicamente fornecerá, com o tempo, estimativas muito mais confiáveis ​​sobre quanto trabalho está envolvido na execução da maioria das tarefas de manutenção.

4. Tente obter os tempos estimados das ordens de serviço em um dia ou menos

Evite ter ordens de serviço de vários dias. Para trabalhos muito grandes que podem levar vários dias, você pode tentar dividi-los em ordens de serviço menores e encadeá-las uma após a outra. Por exemplo, a conclusão de uma ordem de serviço agendará a próxima. Ter uma granularidade mais fina nas estimativas de tarefas torna mais fácil identificar áreas que podem produzir problemas de estimativa. Você também pode identificar caminhos críticos – um problema aqui atrasará todos os outros trabalhos.

5. Certifique-se de obter as estimativas corretas para o trabalho

As estimativas devem ser baseadas no tempo necessário para um técnico de habilidade média. Não se baseie no tempo, seria necessário um técnico altamente experiente! Se você tiver muitos técnicos inexperientes, precisará adicionar mais tempo. Você pode reduzir esse tempo à medida que os técnicos se tornam mais qualificados e familiarizados com seu trabalho.

Use o software CMMS para estimativas

O software CMMS torna muito mais fácil coletar e gerenciar estimativas de ordens de serviço de manutenção. Você define as tarefas no software CMMS e ajusta as estimativas ao longo do tempo. Você pode encadear tarefas. Dessa forma, você não acaba com ordens de serviço muito grandes, de vários dias, que podem dificultar a estimativa. Use os relatórios do software CMMS para comparar valores reais versus valores estimados.

Basta pensar nisso.

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Recursos úteis

1. “Definindo prioridades de ordem de serviço” do PlantMaintenance.com traz dicas para ajudá-lo a definir trabalhos de manutenção críticos e não críticos.
2. “Como gerenciar uma parada de planta” da revista Reliable Plant traz informações úteis sobre itens a serem considerados ao fazer uma parada de manutenção.
3. “A arte secreta do planejamento e programação de manutenção bem-sucedidos“(da confiabilidade vitalícia)

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