10 usuários principais que devem ter acesso ao software CMMS

Saber quem deve ter acesso ao seu CMMS é uma parte fundamental para garantir que ele funcione sem problemas e beneficie sua operação. Deixar de fornecer o acesso correto ou conceder acesso a muitas pessoas pode levar a tudo, desde dados imprecisos até falhas de segurança, gastos excessivos e muito mais.

Índice

1. O que é um usuário ?:Compreendendo os diferentes níveis de acesso do CMMS
2. O caso de ter vários usuários do CMMS
3. Quem deve ter acesso a um CMMS?
4. Quem não deve ter acesso ao seu CMMS?
5. Como ajudar os usuários do CMMS a ter sucesso
6. A palavra final sobre os usuários do CMMS

O que é um usuário ?:Compreendendo os diferentes níveis de acesso do CMMS

Nem todos os usuários do CMMS são criados iguais. Saber quais níveis de acesso estão disponíveis e determinar quem colocar em cada nível é fundamental para configurar um software CMMS e otimizar seu uso.

• O nível de acesso de um usuário determina os recursos que ele pode usar, as informações que vê e o nível de controle que possui.
• A maioria dos fornecedores de CMMS cobra pelo número de usuários ativos. Discuta seus objetivos e processos com eles para que possam recomendar quem precisa de acesso e quanto.
• Diferentes níveis de acesso garantem a precisão das informações e a eficiência das tarefas.
• Cada operação pode ter níveis personalizados de acesso, dependendo do trabalho que estão fazendo. O CFO de uma pequena empresa pode querer acessar o recurso de relatório, enquanto uma empresa maior pode deixar esse trabalho para outra pessoa do departamento financeiro.

Mesmo que alguém possa não ter acesso ao CMMS, ele ainda pode enviar e rastrear solicitações de trabalho de manutenção. Joe em finanças ou Jane em marketing ainda podem explorar o poder de um CMMS sem ser um usuário. Apenas certifique-se de escolher um CMMS com um fluxo de trabalho de solicitação de trabalho que permite às pessoas enviar, pesquisar, classificar e rastrear suas solicitações sem ter que fazer login.

Deixar de fornecer o acesso correto [ao seu CMMS] ou fornecer acesso a muitas pessoas pode levar a dados imprecisos, auditorias malsucedidas, lapsos de segurança, ordens de serviço perdidas, tempo de inatividade e gastos excessivos.

O caso para ter vários usuários CMMS

Em algumas organizações, há apenas alguns usuários do CMMS, geralmente gerentes de manutenção. Embora isso possa economizar dinheiro a curto prazo, pode causar dois grandes problemas ao longo do tempo:

1. Menos usuários colocam mais trabalho nesses usuários. Eles se tornam responsáveis ​​por tudo, incluindo o registro de ordens de serviço, a execução de relatórios e muito mais.
2. Limita o esforço e o impacto de todos, desde técnicos à liderança sênior. Quando eles não têm visibilidade das operações de manutenção, isso leva à confusão, perda de trabalho, baixo moral, decisões mal informadas e falta de responsabilidade.

Por outro lado, dar ao CMMS acesso a uma variedade de pessoas dentro de sua organização é benéfico por dois grandes motivos:

1. Isso torna a manutenção uma responsabilidade compartilhada por toda a sua empresa, liberando a equipe de manutenção para encontrar maneiras de melhorar e crescer.
2. Você pode capturar informações de todos os setores de sua empresa, analisá-las e usar os dados para tomar decisões mais fundamentadas.

Quem deve ter acesso a um CMMS

Gerente de manutenção / administrador do sistema

É óbvio que os administradores de sistema devem ser um usuário central em um CMMS. Essas são as pessoas que supervisionam o uso diário do software e estão fortemente envolvidas na seleção, implementação e otimização de um CMMS. A maioria dos aspectos da manutenção é executada por gerentes, por isso eles devem ter acesso administrativo. Dessa forma, eles podem criar, programar e priorizar ordens de serviço, enquanto gerenciam ativos, criam relatórios e muito mais.

Em algumas organizações, há apenas um ou dois usuários do CMMS, geralmente gerentes de manutenção. Embora isso possa economizar dinheiro no curto prazo, causa várias ineficiências que pioram com o tempo.

Gerente de instalação e / ou gerente de operações

A manutenção é uma parte fundamental do funcionamento de uma instalação de produção. É por isso que os gerentes de instalações e gerentes de operações precisam de acesso a um CMMS. Eles precisam ser capazes de ver informações de manutenção, cronogramas, métricas e desempenho em diferentes instalações para melhorar a eficiência, determinar orçamentos, preparar-se para auditorias, comprar inventário e muito mais.

Engenheiro de confiabilidade, gerente de TPM e / ou gerente de melhoria contínua

As pessoas nessas funções devem ter acesso administrativo ao seu software de manutenção, pois precisam ser capazes de pegar os dados coletados com o CMMS, processar os números e transformá-los em informações acionáveis. Ser um administrador no CMMS permite que eles acessem todos os dados necessários, execute relatórios e crie processos dentro do CMMS que podem reduzir o tempo de inatividade, aumentar a eficiência e cortar custos.

Gerente de estoque

Dar aos gerentes de estoque acesso administrativo ao seu CMMS permite que eles registrem informações sobre peças de reposição, visualizem dados históricos, definam quantidades mínimas e enviem solicitações de compra. Quando você soma tudo isso, isso leva a um melhor controle de estoque e compras para que a equipe de manutenção tenha as peças certas, no lugar certo e na quantidade certa para cada trabalho. Também resulta em registros e gastos mais precisos e em melhor coordenação entre os departamentos.

Pessoal de saúde e segurança

Saúde e segurança são extremamente importantes para reduzir acidentes e passar em auditorias para manter a conformidade. O acesso administrativo a um CMMS dá a esse pessoal a capacidade de colocar todas as informações de saúde e segurança em um sistema, como certificações, políticas, listas de verificação e resultados de auditoria. Essa é uma ótima maneira de reduzir os riscos de segurança no trabalho e garantir que a organização permaneça em conformidade.

Técnico

Os técnicos devem ser incluídos instantaneamente como usuários em seu CMMS. Eles serão os que mais usarão o CMMS e seus recursos para realizar a manutenção. Embora poucos técnicos tenham acesso administrativo, eles devem ser capazes de visualizar ordens de serviço, receber notificações, adicionar informações aos perfis de ativos e realizar outras tarefas essenciais para o processo de reparo e inspeção. Isso permite que sejam eficientes, precisos e seguros, garantindo que os dados sejam registrados em tempo real.

Pessoal de produção

Supervisores de linha, operadores de máquina e outro pessoal de produção trabalham com o equipamento todos os dias, o que significa que muitas vezes podem detectar sinais de falha no início e estão no local quando ocorre uma falha. Ter acesso a um CMMS permite que a equipe de produção envie solicitações ou adicione detalhes às ordens de serviço, de forma que os problemas sejam detectados antecipadamente e o processo de reparo seja mais eficiente. Os operadores também podem receber tarefas básicas de manutenção em um CMMS, como limpeza de equipamentos, o que economiza tempo, mantém o equipamento saudável e libera técnicos para trabalhos maiores e qualificados.

Empreiteiros

Empreiteiros e técnicos terceirizados que nem sempre estão no local ou diretamente afiliados à sua organização devem ter acesso de convidado ao seu CMMS para que possam visualizar ordens de serviço, listas de tarefas e recursos, ao mesmo tempo em que podem adicionar notas e concluir tarefas. No entanto, eles não precisam ser usuários completos, pois só acessarão ocasionalmente o CMMS.

Ter acesso a um CMMS permite que a equipe de produção envie solicitações ou adicione detalhes às ordens de serviço, de forma que os problemas sejam detectados antecipadamente e o processo de reparo seja mais eficiente.

Executivos e liderança sênior

Executivos e outros líderes seniores tomam as grandes decisões sobre a empresa usando todos os dados que podem. Ter acesso ao seu CMMS os mantém informados sobre o desempenho da operação de manutenção, incluindo principais realizações, desafios e KPIs, para que possam tomar decisões informadas e ver a manutenção como crucial para o sucesso organizacional. A liderança sênior só precisa de acesso limitado ao CMMS, pois não o usará diariamente.

O departamento de TI

A equipe de TI supervisiona toda a infraestrutura digital da sua empresa, incluindo o CMMS. Dar à sua equipe de TI acesso ao CMMS permite que eles monitorem quaisquer integrações, atualizações de software e armazenamento de dados e tarefas de segurança realizadas pelo fornecedor do software para garantir que as políticas e procedimentos adequados sejam seguidos.

Quem não deve ter acesso ao seu CMMS?

A resposta curta é:quem não está na lista acima provavelmente não precisa de acesso ao seu CMMS. Os funcionários de outros departamentos geralmente têm pouco ou nenhum contato com a produção ou manutenção. O custo e o esforço para dar a esses funcionários acesso e treiná-los superariam os benefícios. Embora algumas solicitações de manutenção venham desse pessoal, as integrações do CMMS permitem que a equipe use os sistemas com os quais se sente confortável, em vez de ter que adotar um CMMS.

Como ajudar os usuários do CMMS a ter sucesso

Saber quem deve usar seu CMMS é apenas a primeira etapa - esses funcionários também precisam usar o sistema de forma consistente e adequada. Uma implementação bem-sucedida do CMMS geralmente depende da adoção do usuário, que depende de deixar a equipe confortável com a nova tecnologia.

Obtenha o feedback de todos antes de selecionar um CMMS

Se um CMMS não tiver os recursos adequados para sua equipe ou os usuários não estiverem dispostos a se adaptar a novos processos, seu investimento será em vão. É importante decidir com quem falar ao selecionar um CMMS, pergunte a eles como se sentem sobre a adoção de novas rotinas, considere o que eles precisam e certifique-se de que isso seja tratado ao comprar e implementar o software.

Crie uma política de gerenciamento de ativos

Uma política de gerenciamento de ativos fornece um conjunto de princípios orientadores, intenções, objetivos e métodos para o gerenciamento de ativos para que todos se sintam confiantes em suas escolhas e contribuições para a instalação. Uma política de gerenciamento de ativos ajuda a capacitar os usuários do CMMS, dando-lhes um conjunto de processos e limites claramente definidos. Quando os usuários podem tomar decisões informadas, é mais provável que se sintam confortáveis ​​com um CMMS e adotem um novo software de forma mais rápida e fácil.

Se um CMMS não tiver os recursos adequados para sua equipe ou se os usuários não estiverem dispostos a se adaptar a novas rotinas, seu investimento será em vão.

Selecione um campeão do CMMS

Um campeão de CMMS coordena com fornecedores, alta administração e usuários para garantir que um CMMS seja implementado e viva todo o seu potencial. Eles estimulam a adoção do usuário ao construir uma estratégia de implementação, um programa de integração e um plano de treinamento para que cada usuário saiba por que o software é importante, como ele os afeta e como usá-lo de forma eficaz. Um campeão do CMMS também mantém todos envolvidos com a transição para a nova tecnologia, sendo o principal ponto de contato para os usuários que têm dúvidas, desafios ou sugestões sobre o CMMS.

A palavra final sobre os usuários do CMMS

Cada instalação definirá um usuário CMMS de maneira um pouco diferente. No entanto, existem alguns usuários-chave que são essenciais para o sucesso do software de manutenção, como gerentes de manutenção, técnicos e engenheiros de confiabilidade. Também é importante focar em como esses usuários podem ser incentivados a usar o software de maneira adequada e consistente. Encontrar esse equilíbrio perfeito criará uma base sobre a qual um CMMS pode prosperar e as operações de manutenção podem contribuir com mais valor para o negócio.