Dominando os backlogs de manutenção de equipamentos:estratégias comprovadas para um gerenciamento eficaz

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Métricas essenciais de manutenção que todo planejador precisa saber
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O que é backlog de manutenção?

O backlog de manutenção refere-se ao trabalho de manutenção que está atrasado. Geralmente medimos o backlog de manutenção em horas ou dias. Mostra a estimativa de tempo total que seria necessário para concluir as ordens de serviço de manutenção pendentes. É uma métrica de manutenção muito importante para gerentes de instalações, gerentes de manutenção e planejadores de manutenção.

Devemos levar a sério os grandes aumentos no atraso de manutenção!

O que causa o atraso de manutenção?

As ordens de serviço de manutenção podem permanecer incompletas por vários motivos, como:

1. Peças sobressalentes ou suprimentos não estão disponíveis

Geralmente podemos prever com antecedência as peças sobressalentes e os suprimentos necessários se forem ordens de serviço de manutenção preventiva. Para isso podemos utilizar os relatórios de ordens de serviço de manutenção para períodos futuros em nosso software CMMS. Use ordens de serviço anteriores não planejadas ou de avaria para identificar equipamentos que quebram com frequência. Também podemos encontrar as peças de reposição e suprimentos que precisam estar disponíveis para que o trabalho possa ser concluído a tempo.

Acompanhe bons fornecedores de peças e suprimentos. Tentamos ter fornecedores alternativos para eles, para que possamos ter outros fornecedores a quem recorrer em caso de problemas de fornecimento. Veja as dicas de gerenciamento de fornecedores em “6 maneiras pelas quais o CMMS/software de manutenção pode melhorar o gerenciamento de fornecedores ”  para mais informações.

2. Técnicos de manutenção (com as habilidades necessárias) não disponíveis

Isso pode acontecer quando o equipamento precisa de habilidades especiais para consertar ou solucionar problemas. Os técnicos com essas competências estão demasiado ocupados ou indisponíveis por motivo de doença, férias ou outro trabalho. Se isso não for frequente, provavelmente conseguiremos lidar com isso. Se isso acontecer com frequência, devemos tentar treinar outros técnicos com essas habilidades para que possam fazer o trabalho conforme necessário.

3. Problemas de equipamentos que precisam ser corrigidos pelo fornecedor ou especialista externo

Embora seja semelhante à falta de técnicos disponíveis, isso é algo sobre o qual temos menos controle. Se isso acontecer com frequência com determinados equipamentos, tente encaminhar os problemas aos fornecedores de equipamentos para que eles enviem ajuda mais rapidamente. Pode fazer sentido substituir o equipamento porque é muito antigo ou pode ser substituído por um equipamento mais confiável. O artigo “Dicas de análise de monitoramento de tempo de inatividade de equipamentos/máquinas ”mostra maneiras de fazer essa análise.

4. A tarefa foi descartada porque surgiu uma tarefa de prioridade mais alta

Isso é algo que pode acontecer com frequência. Em nosso “Gerenciamento de Manutenção – Dicas para o Sucesso No e-book, recomendamos organizar um cronograma onde possamos descartar tarefas de baixa prioridade quando surgirem tarefas não planejadas ou de alta prioridade. Para essas tarefas abandonadas, devemos tentar recuperar o atraso quando pudermos. Devemos garantir que eles sejam concluídos em um período de tempo razoável ou cancelá-los se não forem mais necessários.

5. A ordem de serviço não é mais necessária

Por exemplo, podemos realizar uma verificação mensal de manutenção preventiva onde substituímos um filtro. O equipamento quebra pouco antes da data desta verificação. Como parte do serviço o técnico substitui o filtro e executa as demais etapas da verificação de manutenção preventiva. Então não precisamos mais fazer a verificação esse mês.

Outra razão pode ser que o equipamento para o qual o trabalho está programado não esteja mais em serviço. Ou está fora de serviço por outros motivos. Nesses casos, precisamos cancelar essas ordens de serviço desnecessárias.

6. Não foi possível acessar o equipamento/local porque ele está em uso

Poderemos não conseguir concluir o trabalho porque outro departamento (por exemplo, Operações) está a utilizar o equipamento e não pode dar-se ao luxo de o desligar para manutenção. Se esta for uma manutenção crítica que está sendo adiada, precisamos encaminhar isso para a gerência porque tal manutenção atrasada pode resultar em falhas prematuras do equipamento. O departamento de manutenção provavelmente assumirá a culpa!

Podemos usar algo como o Relatório do calendário de equipamentos identificar e programar manutenções com outros departamentos. Isto reduzirá o trabalho perdido. Consulte o artigo “Calendários de manutenção de equipamentos e agendamento de manutenção preventiva ”Para mais informações.

7. Alguém esqueceu disso!

Isso pode acontecer com mais frequência, especialmente quando temos muitas ordens de serviço para rastrear. É aqui que o software CMMS pode ser realmente útil. Isso pode ajudar a controlar as manutenções perdidas, bem como nos fornecer lembretes conforme necessário.

Acompanhe seu backlog de manutenção

É fundamental ter uma maneira de rastrear o backlog de manutenção. Idealmente, com o tempo, o backlog de manutenção deve diminuir. Mas devido aos fatores citados poderemos ver saltos em alguns períodos. O software CMMS pode ser muito útil para acompanhar essas ordens de serviço pendentes e nos ajudar a garantir que elas sejam fechadas ou canceladas conforme necessário.

Se o backlog de manutenção começar a aumentar, devemos ter um plano para começar a reduzi-lo em breve. Um atraso de manutenção cada vez maior resultará em breve em grandes falhas de manutenção e deixará o departamento de manutenção em modo de combate a incêndio total tentando acompanhar.

Tome medidas para reduzir o atraso de manutenção!

Devemos analisar as ordens de serviço pendentes para identificar as causas do backlog. Encontre as principais causas do backlog. Então devemos tomar as medidas apropriadas para reduzi-los.

Se o departamento de manutenção estiver sobrecarregado, poderemos ver se podemos trabalhar com fornecedores de equipamentos ou prestadores de serviços externos para concluir a manutenção pendente. Podemos usar software de manutenção para reprogramar trabalhos conforme necessário e encerrar ordens de serviço redundantes.

Outros departamentos não liberam equipamentos e atrasam a manutenção? Podemos trabalhar com eles para definir um cronograma para concluir a manutenção pendente, bem como a manutenção preventiva futura.

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Obtenha uma demonstração na web ou baixe uma avaliação de 30 dias do software FastMaint CMMS. Veja como você pode usá-lo para gerenciar seu backlog de manutenção.

Como encontrar e gerenciar o backlog de manutenção no FastMaint:

As Estatísticas de uma página relatório disponível na tela principal ou na Página inicial página (nuvem, edição Web) mostra quanto backlog você tem e ordens de serviço pendentes de períodos anteriores. Use o relatório de histórico de ordens de serviço de manutenção para localizar apenas ordens de serviço pendentes ou vencidas para que você possa concluí-las ou cancelá-las conforme necessário.

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Leitura Adicional

1. “5 armadilhas do backlog de manutenção a serem evitadas” da revista PlantServices aborda questões que podem atrapalhar você ao tentar reduzir o backlog de manutenção.
2. “Manutenance Work Backlog Management” da Lifetime Reliability Solutions traz algumas dicas úteis sobre como classificar e gerenciar o backlog.

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