Evite armadilhas comuns ao escolher o software de manutenção CMMS

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Se a sua organização procura uma solução de software CMMS/manutenção? Se for, você precisa estar ciente das armadilhas comuns que podem acontecer durante o processo de seleção e tornar sua escolha final um pesadelo. Dependendo da experiência de quem está fazendo a seleção, uma ou mais dessas armadilhas podem atrapalhar o processo de seleção. A seleção do software CMMS pode ser conduzida por alguém do departamento de TI, alguém do departamento de manutenção ou alguém de operações/administração. Não estar familiarizado com o software CMMS e seus usos pode fazer com que o usuário que faz a seleção seja surpreendido por possíveis problemas que farão com que o software final selecionado não seja muito útil para a organização. Nesta postagem de duas partes discutiremos erros comuns de seleção e como evitá-los.

Quais são essas armadilhas?

1. Seduzido pelo custo mais baixo e pela fácil implantação de um CMMS hospedado na web: Aqui, um fornecedor oferece um produto de software de gerenciamento de manutenção que está disponível como serviço (Software as a Service – SaaS). As mensalidades são mais baixas e cobradas de acordo com o número de usuários. A implantação é mais fácil porque você só precisa de uma conexão com a Internet e um navegador da web para acessá-la. O que há para não gostar nisso! O problema é que agora você está preso ao pagamento de taxas mensais para sempre. Se você quiser adicionar mais usuários, você começa a pagar significativamente mais. Você precisa comparar os custos do pagamento de uma taxa de licença única com o custo de assinatura de cerca de três anos de uma solução hospedada para ter uma ideia dos custos comparáveis. Você também precisa considerar os custos futuros de migração. O que acontece com seus dados se você decidir mudar para outro provedor? Como você obterá seus dados e como poderá carregá-los no novo sistema? Quem é o proprietário dos seus dados? O que acontecerá com você se o fornecedor fechar as portas ou enfrentar outros problemas na prestação de serviços?
2. Selecionar uma solução atraente que tenha muitos recursos: Isso é algo que pode incomodar alguém que não está muito familiarizado com o gerenciamento de manutenção – normalmente uma pessoa do departamento de TI ou administração/operações que está selecionando o software CMMS. Nesses casos, certifique-se de que o fluxo de trabalho de manutenção fornecido pelo software CMMS seja algo que sua equipe de manutenção possa usar. Certifique-se de que isso não os força a alterar completamente as suas práticas de manutenção para acomodar o software CMMS. Algumas mudanças nas práticas de manutenção podem ser úteis para acomodar objetivos futuros, mas grandes mudanças são geralmente difíceis de acomodar e provavelmente serão simplesmente ignoradas. Você deve revisar esses fluxos de trabalho com o gerente de manutenção, planejadores de manutenção e técnicos de manutenção para ter certeza de que funcionarão.
3. Pensar que soluções que oferecem muito treinamento e suporte prático devem ser boas. Os produtos de software CMMS que requerem treinamento antes do uso devem levantar uma bandeira vermelha – normalmente são produtos mais complexos. Esses produtos são geralmente mais difíceis de usar e receber treinamento consumirá muito tempo do departamento de manutenção! O que acontece quando as pessoas saem e você contrata novos funcionários – quem paga pelo treinamento? O desempenho do departamento de manutenção será prejudicado quando novos funcionários forem atualizados sobre o software CMMS?

Mais armadilhas pela frente (discutidas na Parte 2)!

Na segunda parte desta postagem “Erros na seleção do software CMMS (Parte 2)” cobrimos mais algumas armadilhas que podem atrapalhar os melhores processos de seleção. Você também pode dar uma olhada em nosso recentemente atualizado CMMS/Guia de seleção de software de manutenção para obter dicas e conselhos adicionais sobre como selecionar o software CMMS certo para sua organização.

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