Programa de manutenção preventiva:modelo de 8 etapas para construir um plano de PM robusto

Quer construir um ótimo programa de manutenção preventiva, mas não sabe por onde começar? Aqui estão 8 dicas para prepará-lo para o sucesso.

O que é um programa de manutenção preventiva?

Um programa de manutenção preventiva é uma série de processos, diretrizes e ferramentas para realizar manutenção regular e rotineira em equipamentos e ativos para mantê-los em boas condições, a fim de evitar falhas e dispendiosos tempos de inatividade não planejados.

A manutenção preventiva e o planejamento combinam perfeitamente, assim como o sal e a pimenta, o Batman e o Robin, o cinema e a pipoca. Isso porque, para que um programa de manutenção preventiva tenha sucesso, é necessário um plano sólido.

Para instalações que buscam sair da rotina de manutenção reativa, um plano de manutenção preventiva pode fazer maravilhas. Ter um roteiro para manutenção preventiva permite que sua operação supere o tempo de inatividade não planejado, ao mesmo tempo que evita a tentação de voltar a uma abordagem reativa.

Um plano PM torna tudo mais claro para que o caminho para a confiabilidade fique livre de obstáculos. As metas e as responsabilidades são definidas, os prazos são compreendidos e os recursos necessários são contabilizados. Todo mundo sabe como é o sucesso e como sustentá-lo.

O que é manutenção preventiva?

A manutenção preventiva é a manutenção proativa realizada regularmente em um equipamento em condições de funcionamento para evitar falhas não planejadas ou avarias. A manutenção preventiva é acionada para um ativo com base no tempo ou uso. Por exemplo, se um ativo tiver operado durante 100 horas, uma ordem de serviço de manutenção preventiva será automaticamente acionada. O objetivo é aumentar a confiabilidade dos ativos, reduzir o tempo de inatividade e maximizar o impacto dos custos e da mão de obra.

Para instalações que buscam sair da rotina de manutenção reativa, um plano de manutenção preventiva pode fazer maravilhas. Ter um roteiro permite que sua operação supere o tempo de inatividade não planejado, ao mesmo tempo que evita a tentação de voltar a uma abordagem reativa.

A transição de uma atividade de manutenção predominantemente reativa para uma atividade predominantemente preventiva exige tempo, dedicação, recursos e, o mais importante, um plano. Alcançar um programa de manutenção preventiva bem-sucedido significa criar um cronograma de manutenção preventiva e cumpri-lo. Isso significa uma redução no tempo de inatividade não planejado, atrasos, falhas de comunicação, acidentes e nos custos de manutenção corretiva associados a cada um deles. No final das contas, a manutenção preventiva o ajudará a superar a ineficiência e a melhorar seu programa de manutenção de cima a baixo.

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O que um plano de manutenção preventiva deve incluir?

Um plano de manutenção preventiva deve incluir oito etapas em sua base:

1. Estabeleça e priorize metas
2. Criar e medir KPIs
3. Obtenha a adesão das partes interessadas
4. Use a tecnologia/software correto
5. Configurar acionadores de MP
6. Treine os trabalhadores de manutenção sobre como implementar o plano de manutenção preventiva
7. Crie uma lista de verificação de manutenção preventiva
8. Ajuste seu plano com base nos resultados

Orientaremos você em cada etapa detalhadamente.

Como criar um programa de manutenção preventiva em oito etapas

Cada instalação é diferente, com objetivos, ativos e recursos diferentes. É por isso que não existe uma abordagem única para a criação de um programa de manutenção preventiva. No entanto, ao usar esses oito elementos importantes, você pode construir um plano eficaz para o sucesso. Seguir este modelo de plano de manutenção preventiva contribuirá muito para tornar sua operação mais eficiente e sustentável.

1. Estabeleça e priorize metas

O primeiro passo para construir um programa de manutenção preventiva bem-sucedido é sentar e definir o que você deseja alcançar. Cada instalação tem objetivos diferentes e esses objetivos influenciam todas as decisões futuras. Você quer reduzir o tempo de inatividade? Aumentar a confiabilidade? Cortar custos? Pense nas razões para querer criar um programa estruturado de PM e anote-as.

Em seguida, é hora de priorizar seus objetivos. Sejamos realistas:você está sempre ocupado e implementar um plano de manutenção preventiva é outro grande projeto para adicionar à sua lista de tarefas. Com tudo o que está acontecendo, é quase impossível avançar a todo vapor em todos os seus objetivos. Ao priorizar, você sabe onde concentrar primeiro sua atenção e recursos ao estabelecer um plano de manutenção preventiva. Uma maneira eficaz de fazer isso é priorizar seus ativos com uma avaliação de criticidade de ativos. Dessa forma, você pode limitar de forma realista o escopo de metas específicas (como redução do tempo de inatividade) para proporcionar o maior impacto.

Com essas tarefas firmemente encaminhadas, você pode começar a próxima etapa do seu plano.

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2. Crie KPIs e comprometa-se a medi-los

Agora que seus objetivos estão organizados, é importante atribuir números a eles. É difícil saber se um programa de manutenção preventiva está funcionando sem estabelecer metas concretas. Há uma variedade de métricas de manutenção que sua operação pode usar para medir seu desempenho. Alguns dos mais comuns são a porcentagem crítica de manutenção programada, a porcentagem de manutenção planejada, a conformidade da manutenção preventiva, a eficácia geral do equipamento e o tempo médio entre falhas. Um software de manutenção preventiva, como um sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção, poderá ajudá-lo a calcular essas métricas com facilidade.

Uma observação importante:é uma boa ideia incluir uma combinação de KPIs principais e atrasados. Os indicadores antecedentes tentam extrapolar os dados atuais para prever o futuro, enquanto os indicadores atrasados ​​olham para trás para confirmar tendências e os efeitos das mudanças no processo.

Depois de saber quais KPIs usará para definir o sucesso, a próxima etapa é criar uma estrutura para medir essas métricas de forma consistente. As estatísticas só são valiosas se você as usar de forma consistente para melhorar o plano de manutenção preventiva. É crucial construir processos e procedimentos que garantam que os dados sejam coletados, analisados, compreendidos e acionados regularmente. Dessa forma, você saberá se está atingindo seus objetivos e onde estão seus pontos fortes e fracos.

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3. Obtenha a adesão das partes interessadas

Não importa quanto tempo você dedicou ao seu programa de manutenção preventiva se não tiver toda a sua equipe a bordo. A adesão total é crucial, pois uma estratégia de PM eficaz exige a participação de todos, desde um gerente ou técnico de manutenção que deve inserir dados até um engenheiro de confiabilidade que lê esses dados e toma decisões com base neles. O que parecem pequenos detalhes se somam para fazer uma grande diferença. É por isso que estabelecer o conceito de manutenção produtiva total é tão importante para criar uma estratégia que funcione.

Obter a adesão de todas as partes interessadas para um plano de manutenção preventiva inclui discutir metas, conjuntos de habilidades, necessidades, recursos e muito mais com cada membro da equipe. É especialmente importante levar em consideração os usuários finais (operadores, técnicos, etc.) ao desenvolver PMs e redigir as instruções de trabalho, pois são eles que realmente fazem o trabalho – eles devem considerar as instruções claras e precisas!

4. Aproveite a tecnologia certa

A tecnologia é um dos ingredientes mais importantes para uma estratégia de PM eficaz. Aproveitar uma solução digital permite que você organize com eficiência todas as pequenas tarefas de manutenção preventiva necessárias para que suas instalações adotem uma mentalidade de PM, como agendamento, gerenciamento de manutenção de estoque, relatórios e organização de ordens de serviço. Se a sua instalação opera em um sistema legado, como caneta e papel ou Excel, agora é a hora de planejar uma transição para uma solução digital.

Existem vários fatores que devem ser considerados ao escolher a tecnologia certa para um programa de manutenção preventiva, incluindo o conjunto de habilidades da sua equipe, orçamento, capacidades de ativos, preferência da equipe, segurança de dados e muito mais. Uma das coisas mais importantes a lembrar ao procurar tecnologia de manutenção preventiva, como um CMMS, é a facilidade de uso. Se um sistema for muito difícil de entender e usar corretamente, ele não será usado de forma eficaz e todo o tempo e dinheiro investidos na solução serão em vão.

5. Certifique-se de que seus acionadores de MP sejam precisos

Como todos os PMs eficazes são baseados em acionadores precisos, esta é uma etapa crucial na construção de um plano de manutenção preventiva. Combinar as tarefas de manutenção com o gatilho certo ajudará a sua operação a fluir de forma eficiente e garantirá que os ativos sejam tão confiáveis ​​quanto possível. Esses gatilhos também devem ser conhecidos por todos os membros da equipe de manutenção, para que nenhuma tarefa de manutenção seja ignorada. O agendamento automatizado e as notificações móveis são duas ferramentas que tornam isso simples de fazer.

Não importa quanto tempo você dedicou ao seu programa de manutenção preventiva se não tiver toda a sua equipe a bordo. A adesão total é crucial, pois uma estratégia de PM eficaz exige a participação de todos, desde técnicos até engenheiros de confiabilidade.

Ao definir um gatilho de manutenção preventiva para um ativo, é importante observar algumas variáveis. Isto inclui as diretrizes recomendadas pelos fabricantes, o histórico de desempenho do ativo, a importância do ativo para a produção, o custo de reparo versus manutenção e o uso futuro projetado do ativo. Também é altamente recomendável realizar uma análise de causa raiz (RCA) quando um ativo falha, para que você possa refinar os gatilhos e frequências de PM para evitar que tais modos de falha ocorram no futuro.

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Ao levar em conta todos esses elementos, você deve ter uma boa ideia de quando iniciar a manutenção de um determinado equipamento. Este número deve ser ajustado no futuro para otimizar sua manutenção preventiva. Uma última observação:para agilizar o processo desde o acionamento do PM até a criação da ordem de serviço, você também pode considerar a implementação de manutenção baseada em condições, integrando seus sensores ao seu CMMS!

6. Treinar e implementar

Neste ponto da sua busca por um programa de manutenção preventiva eficaz, você provavelmente sabe o que precisa ser feito e como fazê-lo. Sua equipe, por outro lado, provavelmente não. É importante lembrar disso e criar uma estratégia de treinamento para que todos possam se atualizar sobre a manutenção adequada dos equipamentos. Um componente-chave desta estratégia é a criação de instruções de trabalho claras que documentam como executar tarefas de PM, bem como quaisquer ferramentas e equipamentos necessários. Os membros da equipe também devem ser treinados em quaisquer processos e procedimentos que acompanham a mudança para manutenção preventiva, como priorização de ordens de serviço, criação de códigos de falha e acesso digital a documentos.

O próximo passo óbvio é implementar seu plano de manutenção preventiva. Se a manutenção preventiva é algo completamente novo para sua equipe, você pode considerar um programa piloto em um local, uma seção de suas instalações ou em alguns ativos específicos. Dessa forma, você pode ajudar sua equipe a se ajustar a uma nova maneira de fazer as coisas enquanto resolve os problemas de seu programa de PM.

7. Crie uma lista de verificação de manutenção preventiva para analisar os resultados

Depois que seu plano de manutenção preventiva estiver em andamento, é importante priorizar a inspeção e ficar de olho nos números. É essencial ter uma lista de verificação de manutenção preventiva que ajude a monitorar de forma consistente os KPIs, como tempo médio para reparo, porcentagem de manutenção planejada e tempo médio entre falhas. Analisar essas estatísticas e compará-las com os números pré-planejados deve lhe dar uma boa ideia de como o seu programa está impactando a eficiência da sua operação de manutenção. Certifique-se de usar seus painéis CMMS e ferramentas analíticas para ajudar com isso.

Compare essas métricas com os benchmarks que você estabeleceu quando criou seus processos de manutenção preventiva pela primeira vez. Isso o ajudará a identificar onde você está atingindo seus objetivos e onde não está, para que possa direcionar os problemas em seu programa antes que eles saiam do controle. Aproveite as ferramentas de captura de dados para tornar o rastreamento e a análise fáceis, rápidos e acionáveis. Por exemplo, existem muitos modelos de relatórios automatizados que você pode usar e que estão normalmente disponíveis em programas de gerenciamento de manutenção.

Talvez o mais importante seja não ter medo de compartilhar esses resultados! As reuniões diárias são uma ótima oportunidade para compartilhar resultados e comemorar vitórias com sua equipe, e melhorar a visibilidade das funções de manutenção em sua organização ajudará a permitir uma manutenção produtiva total.

8. Ajustar o plano

Esta é uma tarefa que você nunca deve sentir que está concluída. Seu programa de manutenção preventiva deve estar sempre em construção à medida que você continuamente ajusta, melhora, preenche as lacunas e fortalece os procedimentos que estão funcionando bem. Use os dados capturados por meio de sensores, notas de ordens de serviço e relatórios digitais para ver onde estão os pontos fortes e fracos. Descubra oportunidades de melhoria e concentre-se em adotar a manutenção preventiva sempre que possível em sua operação. E como mencionamos no número cinco acima, você deve criar um ciclo de melhoria contínua para refinar seus PMs à medida que as falhas ocorrem e são acompanhados por análises de causa raiz.

Um elemento crucial nesta fase é incluir todas as partes interessadas, tais como técnicos, operações, engenheiros de confiabilidade, etc., no processo de melhoria. Perfis digitais e fóruns para membros da equipe facilitam o agendamento de um horário para obter feedback, resolver problemas e revisar problemas que foram sinalizados enquanto você elimina quaisquer problemas em seu plano.

O resultado final na construção de um programa de manutenção preventiva

A criação de um programa de manutenção preventiva bem-sucedido, sustentável e eficaz não acontece da noite para o dia. É preciso muito planejamento, mas vale a pena quando você alcança muitos benefícios. É importante construir uma estratégia robusta identificando metas, criando KPIs e gatilhos adequados, discutindo o plano com as partes interessadas, aproveitando a tecnologia certa e realizando treinamento para manutenção regular. São necessárias análises e ajustes consistentes para garantir que todo o seu planejamento cuidadoso não seja desperdiçado. E lembre-se, um programa de manutenção preventiva bem lubrificado não é um sonho inatingível para operações de manutenção; é uma opção viável para todos. E uma vez implementado um programa sólido, há sempre espaço para crescimento, como a expansão para a manutenção preditiva.