Sistemas de ordens de serviço:um guia profissional para manutenção eficiente

Compreendendo a ordem de serviço

Um sistema de ordens de serviço deve estabelecer claramente uma solução que aloque o mínimo de tempo e energia para problemas de manutenção de ativos. As ordens de serviço individuais podem ser diferenciadas em tipos sob demanda ou preventivos. 

Um exemplo de sob demanda é ter um ventilador para circulação de ar que um dia para de girar. Por outro lado, um exemplo de prevenção é adicionar óleo a um compressor de ar. De qualquer forma, você precisará ser proativo ao sinalizar problemas menores que podem potencialmente evoluir para um colapso grave. 

Ao preparar ordens de serviço de manutenção, especifique as instruções para seus técnicos e quais peças sobressalentes usar no equipamento afetado. Certifique-se de que eles estão levando a sério as precauções de segurança, usando EPI antes de chegar ao local. Se não conseguirem encontrar a origem da falha, dê-lhes acesso a manuais e documentos que divulguem o estado da máquina. 

Como preencher uma ordem de serviço

Em geral, um modelo de ordem de serviço contém várias partes que permitem que os trabalhadores de manutenção escrevam ordens de serviço autênticas e sem erros. 

Nome do ativo

Identifique os equipamentos que precisam ser trabalhados. Preencha o ID do ativo em manutenção e a classificação de prioridade, se aplicável.  

Ordem de Serviço nº.

Cada ordem de serviço deve ter seu próprio número sequencial para que o fornecedor acompanhe seu progresso e veja quais tarefas foram concluídas. 

Data/Hora da Solicitação

Informa quando a solicitação de trabalho foi enviada e fornece um prazo para a data de vencimento prevista. 

Escopo do Trabalho

Quais são as ferramentas e peças que você usará para realizar o trabalho? Quais habilidades e qualificações são necessárias?

Departamento

Mostra quem escreveu a ordem de serviço e o departamento de onde ela foi enviada. 

Descrição do ativo

Descreva a condição atual do ativo através do que foi visto, ouvido ou cheirado para justificar a manutenção processual. 

Atribuir a

Quem tem abertura na agenda para fazer o trabalho? Considere contratar um empreiteiro terceirizado se reparos especializados forem considerados necessários. 

Fazer uma ordem de serviço

O estado de um ativo monitorado dirá se uma solicitação deve ou não se tornar uma ordem obrigatória. Você teria que avaliar o nível de criticidade, o orçamento disponível e a gravidade de um relatório para descobrir o que o trabalho envolve. Certifique-se de ter uma lista de verificação completa de todos os itens reservados para cada ordem de serviço. Um deles pode ser a manutenção elétrica, para que o mecânico detecte uma caixa de disjuntor com defeito ou um gerador desligado. 

O importante é garantir que sua equipe tenha as habilidades e os equipamentos necessários para lidar com todo tipo de cenário que possa atrapalhar a infraestrutura chave da sua organização. 

Função de ordem de serviço

Ordens de serviço são documentos que autorizam as tarefas a serem concluídas pela manutenção, inspetores de fábrica, empreiteiros gerais ou serviços de campo. A maioria dos fabricantes os utiliza para descobrir a causa raiz após uma auditoria de rotina. Isso não deve ser confundido com um pedido de compra em que você contabiliza os custos de bens e serviços prestados por fornecedores externos. 

Eles são um método eficaz para coletar dados sobre o uso de mão de obra ou recursos parciais. Além de obter diversos indicadores de falha, você pode planejar com antecedência restaurações e substituições emergenciais por meio de medidas corretivas. 

Gerenciar ordens de serviço 

Um sistema de gerenciamento de ordens de serviço é melhor implementado ao usar POPs designados para cada tarefa. Ele foi projetado para processar grandes volumes de solicitações, padronizando os formulários com um documento anexado para ajudar a reter dados precisos. 

As seis etapas do fluxo da ordem de serviço podem ser resumidas como:

1. Identificação da tarefa
2. Criação de ordem de serviço
3. Aprovação da ordem de serviço 
4. Atribuição prioritária
5. Distribuição e execução
6. Documentação dos resultados 

Para fluxos de trabalho complexos, é melhor gerenciá-los por meio de um CMMS que vem instalado com um aplicativo de agendamento de ordens de serviço. 

Aplicativos de ordem de serviço

Um CMMS facilitará o processo de ordem de serviço de manutenção, mantendo registros de seu histórico cumulativo de manutenção e reparos para que cada usuário receba a mesma versão desses documentos. O software utiliza computação em nuvem para oferecer suporte à comunicação direta entre os membros da equipe em um portal central onde as solicitações dos técnicos são enviadas por meio de formulários personalizados para automatizar o agendamento de PMs. 

Muitos aplicativos de ordem de serviço podem ser acessados a partir de dispositivos desktop e móveis, caso os técnicos estejam reparando equipamentos pesados ou inspecionando sinais de desgaste. Além disso, você também obtém insights sobre suas operações graças ao rastreamento em tempo real das condições dos ativos, alertando toda a fábrica sobre quais tarefas precisam ser verificadas. 

Acima de tudo, acompanhe o resultado das ordens de serviço aprovadas medindo insights como a eficácia geral do equipamento para atingir as metas de manutenção da sua planta.