Avaliando soluções CMMS:cinco recursos imperdíveis além do custo

O velho ditado “Você recebe o que paga” certamente soa verdadeiro quando se trata de um sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS), também conhecido como software de gerenciamento de ativos empresariais (EAM). Esses programas permitem que as empresas programem, planejem, gerenciem e rastreiem atividades de manutenção associadas a equipamentos, veículos ou instalações. A utilização de um CMMS ajuda as organizações a prolongar a vida útil dos ativos, atender aos padrões de conformidade e segurança, melhorar a taxa de conclusão do trabalho e, por fim, reduzir os custos de manutenção.

Mas nem todos os CMMS são criados — ou vendidos — igualmente. Na verdade, o preço da mesma funcionalidade pode variar enormemente. Como a aquisição e implementação de um CMMS é um investimento, a transparência dos custos é crítica ao realizar o processo de seleção. Este é o primeiro passo importante para entender por que um CMMS não deve ser escolhido apenas com base no preço – sem uma descrição antecipada dos preços, você poderá receber taxas ocultas por serviços como treinamento e suporte – e ninguém gosta de surpresas quando se trata de faturamento.

Veja o que você deve procurar para garantir que está fazendo um bom investimento.

1. Implementação e treinamento de CMMS

Estima-se que 80% das integrações CMMS não atendem às expectativas porque o fornecedor não estava equipado para oferecer treinamento e suporte pós-venda. É por isso que é importante selecionar um fornecedor que inclua assistência antes, durante e depois da implementação.

Além da configuração em si, procure opções robustas de treinamento, serviços de consultoria e gerenciamento de contas que se adaptem à sua programação e preferências. Os principais fornecedores oferecem aos clientes acesso a aulas presenciais, conferências de usuários, portais de aprendizagem on-line, serviços de implementação e consultoria e webinars e workshops mensais.

Por fim, descubra se o treinamento cobre a funcionalidade do seu sistema completo ou apenas o aspecto do software. A abordagem ideal oferece treinamento completo sobre processos para garantir que os usuários entendam por que precisam fazer algo no sistema. Ele usa educação aprofundada e baseada em funções sobre o que se espera das pessoas em vários empregos.

2. CMMS local ou baseado em nuvem

Escolher entre uma solução de software como serviço (SaaS) ou uma solução local é uma consideração importante ao selecionar o CMMS. O modelo SaaS, também conhecido como baseado em nuvem, normalmente oferece um custo total de propriedade (TCO) mais baixo e um retorno sobre o investimento (ROI) mais rápido do que o software tradicional local.

Um sistema baseado em nuvem também permite que gerentes e técnicos de manutenção visualizem e insiram informações de qualquer lugar e a qualquer momento. Seja em uma estação de trabalho nas instalações ou em trânsito usando um smartphone, os dados armazenados na nuvem estão sempre disponíveis. Os modelos SaaS geralmente oferecem diferentes níveis de assinatura, para que sua organização possa selecionar qual nível funciona melhor para você, com a opção de atualização e escalonamento no futuro.

As soluções SaaS também são mais rápidas de implementar. Além disso, o departamento de TI não precisa se preocupar com melhorias de software, pois as atualizações são automatizadas e feitas em tempo real pelo desenvolvedor. Soluções baseadas em nuvem equivalem a muito menos tempo de inatividade do sistema devido à manutenção de software.

A opção local ainda é viável quando o software for usado em ambientes de dados altamente seguros e controlados. No entanto, isso traz consigo a sobrecarga adicional de manutenção e suporte internos. Embora você possa encontrar um sistema CMMS local que seja mais barato inicialmente do que uma solução SaaS, você pode acabar gastando mais no longo prazo.

3. Flexibilidade e facilidade de uso em um CMMS

Você fará muito mais se puder trabalhar da maneira que deseja. Procure um sistema flexível que permita configurar campos e layouts de formulário, criar relatórios e painéis personalizados, filtrar e classificar dados e rastrear itens prioritários. Também incluiria uma interface de usuário (UI) de arrastar e soltar. Uma IU simples e intuitiva facilita o gerenciamento das atividades de manutenção para qualquer equipe e aumenta as taxas de adoção.

Aproveite ao máximo seu CMMS e melhore a forma como a integridade do equipamento é monitorada agregando e integrando dados de fontes e dispositivos diferentes. A incorporação de dados de diferentes dispositivos facilita a transferência, diminui entradas manuais propensas a erros e permite decisões de manutenção melhores e mais rápidas. Em última análise, o CMMS deve ter a capacidade de integração com dados de máquina que forneçam processos acionáveis ​​e orientados a eventos – algo que você talvez não consiga se selecionar seu CMMS com base apenas no preço.

4. O mito do software CMMS gratuito

Alguns provedores afirmam que seu CMMS é “gratuito”, mas cobram pelo suporte por telefone e e-mail, taxas de hospedagem, usuários adicionais e outros serviços. Ao avaliar um CMMS, é essencial compreender o TCO e o ROI potencial. O sucesso da implementação não deve depender apenas do preço. Sem suporte e treinamento adequados, a implementação do CMMS tem muito menos probabilidade de ter sucesso.

Embora usar uma planilha Excel para gerenciar a manutenção seja uma opção mais barata, ela pode rapidamente se tornar complicada e difícil de administrar e pesquisar. E o Excel não pode fornecer lembretes e notificações automatizados como um sistema CMMS pode. O tempo de inatividade não planejado é uma certeza se você não ouvir falar de um problema em uma máquina até que seja tarde demais. Entre peças aceleradas, custos de mão de obra e atrasos no cronograma de produção, isso pode ficar muito caro.

Lembre-se:se você pode fazer isso no Excel, poderá fazer muito melhor em um CMMS.

5. Vá além do software CMMS

Em vez de basear sua decisão de CMMS no preço, procure uma empresa que forneça uma solução de manutenção abrangente – não apenas software. Para começar, uma solução holística deve incluir suporte ilimitado, gerenciamento de contas, treinamento online e presencial e serviços profissionais. O sistema ideal também irá:

• Ajude o pessoal de manutenção a coletar dados de falha mais precisos
• Automatizar processos de execução de trabalho
• Registre os custos de manutenção para tomar decisões orçamentárias mais inteligentes
• Permita que os funcionários planejem e programem facilmente a manutenção
• Designe peças sobressalentes críticas e/ou de capital, rastreie informações de garantia e forneça processos para reforma e restauração de equipamentos
• Meça KPIs importantes, como tempo de inatividade da máquina (ou melhor, tempo de atividade), mão de obra, desempenho, tempo de chaveamento, falha e dados de Pareto
• Coloque as informações ao alcance do técnico

Para obter mais informações sobre como selecionar um sistema informatizado de gerenciamento de manutenção, confira 5 erros comuns cometidos ao selecionar o CMMS .

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