Dez dicas de práticas recomendadas para RPA:visualizações de UiPath, Blue Prism e Kofax

Dica de prática recomendada de RPA:fique atento aos três Ts

O elefante na sala de estar:implementando o RPA

Há uma tendência de as empresas adotarem o RPA de maneira pequena e depois parar:o lançamento é interrompido. Isso levou a alegações de que o RPA é exagerado; certo grau de cinismo.

O principal evangelista de Guy Kirkwood UiPath colocou desta forma:“Organizações e parceiros de implementação estão usando RPA como um primeiro passo na jornada de transformação digital, porque é relativamente rápido e barato. Eles estão dizendo 'nós vamos levá-lo em uma jornada de transformação digital, vamos usar o RPA para começar a reduzir custos, aumentar a eficiência e levá-lo a uma mentalidade digital. O que acontece, porém, é que depois de um certo período de tempo, eles param. Eles têm um campeão, que o espalha por um departamento, talvez vários, digamos, finanças, RH e compras, mas como vamos colocá-lo no atendimento ao cliente?”

Vários especialistas em RPA com quem conversamos basearam seus conselhos sobre como superar esse desafio.

Dica 1 de práticas recomendadas de RPA:cuidado com o toque da sirene

De acordo com a mitologia grega, as sereias, criaturas com aparência de belas mulheres, atraíam os marinheiros para dirigir seus navios muito perto da costa, onde seus navios eram esmagados nas rochas.

RPA parece ser assim. Pelo valor de face, é fácil de usar, pode ser implementado dentro de um departamento.

Jane Conroy, diretora de sucesso do cliente da Blue Prism, diz que “é quase como se os adotantes iniciais pensassem que, como a ferramenta em si é tão fácil de usar, eles pensam ‘conseguimos, sabemos o que estamos fazendo agora’. E eles não. Porque eles têm que construir as bases. Eles entenderam que têm uma ferramenta com a qual poderiam fazer algo, mas ainda precisam construir um caso de negócios.”

Dica de prática recomendada de RPA dois:não faça isso nas sombras

Chris Huff, diretor de estratégia da Kofax, aconselha que você envolva a força de trabalho, aqueles que vão impactar, que vai capacitar, desde o início. “Este é o gerenciamento de mudanças 101”, diz ele, “mas geralmente são essas coisas suaves que são perdidas quando você está fazendo automação”.

Chris tem alguns conselhos específicos:ele sugeriu a criação de um pequeno vídeo de dois minutos e meio gravando a fase piloto. “Comece entrevistando os trabalhadores envolvidos no projeto logo no início; pergunte a eles sobre seus pensamentos sobre automação. Normalmente, eles se sentavam, cruzavam os braços e tinham um olhar duro no rosto porque estavam com medo da incerteza. “Isso vai me substituir, vou perder meu emprego, não vou poder sustentar minha família?” Então, 45 a 60 segundos depois, converse com as mesmas pessoas no meio do piloto, normalmente depois de três ou mais semanas. Você costuma ver que eles se soltaram e começaram a falar sobre o robô como se fosse realmente um colega de trabalho e os estivesse ajudando, permitindo que eles agissem em vez de, por exemplo, coletar dados. Em seguida, avance o vento até o final do piloto; normalmente você vê as mesmas pessoas “inclinando-se, sorrindo porque ‘acabamos de cortar horas de trabalho transacional’ que elas nunca quiseram fazer”

Dica de práticas recomendadas de RPA três:Centro de excelência

Chris Huff, da Kofax, tem seu próprio conselho para superar o problema da implantação, que é “projetar seu centro de excelência desde o primeiro dia”. Para Chris, a chave está na preparação, discutindo o RPA e como ele será implementado. “Quando você começa a falar sobre isso, é quando você começa a identificar os papéis e as responsabilidades que as pessoas precisam desempenhar e começa a traçar um plano de implementação”, diz ele. “Não pense “oh, chegaremos a isso na fase dois, desafios de longo prazo” que precisam ser discutidos na fase um.

Dica de práticas recomendadas de RPA quatro:os três Ts:,treinamento, treinamento e treinamento

Jane Conroy, da Blue Prism, colocou desta forma:“Eles não considerariam treinar o analista de negócios sobre como entender os recursos de uma ferramenta automatizada, porque eles simplesmente a veem como qualquer outro aplicativo de TI e não é . Não é o mesmo. É muito, muito diferente. E você precisa quase mudar completamente de ideia como organização quando deseja construir esses trabalhadores digitais dentro de sua organização.”

Atualmente, todos os principais jogadores enfatizam o treinamento - Guy Kirkwood, da UiPath, enfatiza que é gratuito. Faça o máximo de uso do treinamento que puder.

Dica cinco de práticas recomendadas de RPA:como você usará a ferramenta?

“Isso é uma questão filosófica e cultural de cada corporação, diz Jon Theuerkauf, Chief Customer Advocate da Blue Prism. “Quando aconselho os clientes, sugiro que pensem em reproduzir os recursos que sua força de trabalho humana possui hoje, mas dentro de uma plataforma digital.”

Dica seis de práticas recomendadas de RPA:como você usará a ferramenta? Segurança e escalabilidade do produto RPA

A segurança se torna um problema cada vez maior à medida que o RPA é implementado em uma empresa. Para Jon Theuerkauf, segurança e escalabilidade estão ligadas, “porque se você estiver seguro, poderá escalar. Você não tem problemas com seu departamento de risco, seu departamento de conformidade, seu departamento de auditoria, seu departamento de operações. Ninguém questiona porque já está seguro de que este é um produto seguro e não precisa se preocupar com isso.”

Dica sete de práticas recomendadas de RPA:pense na facilidade com que a ferramenta pode ser consumida e usada no ambiente em que você a está colocando

Voltando ao Jon Theuerkauf da Blue Prism:“Quando você começa a adicionar todos os componentes extras que você precisa adicionar para criar uma solução totalmente automatizada, você precisa comprar outros parafusos, o custo sobe.”

Dica oito de práticas recomendadas de RPA:trabalhe como amanhã

Chris Huff, da Kofax, explica:“Trata-se de ir daqui para lá – trata-se de trabalhar para onde você quer estar. Ela está ligada à transformação digital – aplicando RPA para adotar o ethos muito mais rápido, mais flexível e mais aberto à mudança, que a transformação digital suporta.

Dica nove de práticas recomendadas de RPA:pense diferente

Jane Conroy, da Blue Prism, diz “construa o caso de negócios. Olhe para ele estrategicamente. Você precisa pensar que os processos mudam, as organizações mudam. Seu trabalhador digital está preparado para essa mudança? Então você tem que olhar para os modelos de propriedade também. Você precisa analisar seu custo de implementação e igualmente seu custo de serviço.

Dica dez de práticas recomendadas de RPA:consulte especialistas

Guy Kirkwood, da UiPath, diz:“Não presumimos saber tudo, e é por isso que recomendamos que todos que implementem RPA sigam um guia passo a passo para implementação produzido pela empresa de análise Everest Group.

“O Everest passou uma quantidade incrível de tempo produzindo o livro de jogo RPA. É agnóstico de tecnologia e é de longe o melhor guia passo a passo, do piloto ao pináculo, onde está espalhado por toda a organização.”

Este Playbook está disponível gratuitamente no UiPath