Escala de RPA:antes de automatizar processos, melhore-os

Talvez os fornecedores de RPA tenham se concentrado demais na demanda do que na oferta. Além disso, uma vez que os prestadores de serviços saem, as empresas são deixadas à própria sorte, muitas vezes com pouco talento interno.
Quando estamos no trabalho realizando nossas tarefas do dia-a-dia, não é sempre que paramos e pensamos em como nosso papel surgiu ou por que o fazemos da maneira que fazemos.

Mas é bastante interessante; na verdade, a forma como trabalhamos hoje é o resultado de séculos de reflexão sobre a melhor forma de agir.

Da “divisão do trabalho” de Adam Smith ao “Six Sigma” da Motorola, nossos processos de trabalho foram submetidos a inúmeras revisões.

Novas leis trabalhistas, fatores econômicos e tecnologias em constante evolução também significam que nossos processos precisam funcionar em um estado de fluxo constante e se adaptar quando necessário.

A automação robótica de processos (RPA) é um dos mais recentes agentes de mudança que redefinem nossos processos relacionados ao trabalho. Embora haja muito hype em torno do RPA, seus benefícios – se aplicados corretamente – são muito empolgantes. Principalmente, o RPA promete digitalizar processos rudimentares baseados em regras, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais complexas; naturalmente, tornou-se um verdadeiro benefício para as operações de back-office. Como tal, o interesse das empresas está crescendo exponencialmente. Em 2018, o mercado global de RPA atingiu US$ 1,7 bilhão, segundo dados da HFS Research.

Falha ao iniciar

No entanto, a HFS Research, em conjunto com a KPMG, realizou outro estudo para entender como os compromissos de RPA entre as empresas estão realmente se moldando:nem tudo são arco-íris e unicórnios.

De acordo com a HFS, apesar das avaliações de fornecedores de bilhões de dólares, o RPA ainda é um mercado incipiente e as estratégias de adoção não estão se concretizando, com apenas 13% das iniciativas de RPA corporativa alcançando escala em toda a organização.

O problema em torno do dimensionamento do RPA é multifacetado; as organizações estão lutando com a escassez de talentos experientes; eles não estão entendendo as tecnologias necessárias e estão falhando em avaliar os processos antes de serem automatizados.

O jogo da culpa

Talvez os fornecedores de RPA tenham se concentrado demais na demanda e não na oferta; também quando os prestadores de serviços saem, as empresas são deixadas à própria sorte, muitas vezes com pouco talento interno.

Obviamente, os fornecedores de RPA querem anunciar os benefícios de suas soluções, mas não se pode deixar de notar que surgiram certas mitologias. Um grande hype em torno do RPA agora, de acordo com Elena Christopher – vice-presidente de pesquisa, pesquisa do setor e RPA da HFS Research – é hora de se beneficiar.

“Embora, sim, você possa obter benefícios do RPA no curto prazo, também pode se tornar um pouco complicado”, explicou Christopher. “Se todos os fornecedores e empresas estão apenas trazendo a automação e aplicando-a em processos manuais e não realmente alterando o processo, com certeza, você pode colocar isso em funcionamento rapidamente, mas pode não ser o que você deseja. Se, por outro lado, você demorar um pouco mais para refletir sobre o que deseja alcançar, obterá um melhor retorno sobre o investimento.”

Os fornecedores também podem estar adotando uma abordagem padronizada demais, pensando no domínio da automação de processos em que geralmente são bons. Em vez disso, os fornecedores devem pensar em problemas exclusivos de seus clientes.

No entanto, de acordo com Christopher, quando se trata de escolher quais processos automatizar, as próprias empresas precisam estar no comando.

“É a empresa, não o fornecedor, quem mais conhece os processos”, explicou ela. “Então são eles que realmente têm que julgar se um processo está em boa forma ou se há um problema com ele.

“Um provedor de serviços pode definitivamente trazer as ferramentas e o impulso certos para ajudar na identificação, mas é a empresa que realmente precisa se posicionar e identificar quais processos são os candidatos certos para automação.”

Automatizando ineficiências

De acordo com Christopher, parece que na pressa de adotar o RPA, as empresas podem não estar adotando uma abordagem integrada à automação e não estão examinando os processos de forma abrangente antes de automatizá-los.

“Ouvi muitas empresas realmente admitirem isso”, disse Christopher. “Antes de uma de nossas mesas redondas recentes sobre automação inteligente, eu estava andando pela sala conversando com diferentes líderes de negócios e muitos deles admitiram que, quando estavam começando, olhavam para os processos e diziam 'vamos trocar um pouco de automação', então eles percebem que ficaram com uma forma diferente de trabalhador fazendo o mesmo trabalho.”

Parece que as empresas estão liderando com uma solução antes de identificar o problema. “A automação deve ser vista como uma oportunidade para impulsionar a melhoria dramática do processo”, acrescentou Christopher.

Avaliando processos

Isso, é claro, não é tarefa fácil. Digamos, por exemplo, que você é um produtor multinacional e deseja melhorar seu processo de pedido para pagamento. Desde a entrada do pedido até a entrega de mercadorias e recebimento de pagamentos, é um projeto enorme. Antes de automatizar, você precisa descobrir muito; onde estão os tempos de transferência entre a entrega e o faturamento muito altos e por quê? Em quais etapas o retrabalho manual e demorado é necessário? Com que frequência ocorrem bloqueios de entrega desnecessários e cancelamentos de pedidos?

Falando com a Information Age, Alex Rinke, CEO da Celonis, empresa de tecnologia de mineração de processos, compartilhou alguns de seus insights; sua empresa ajuda as empresas a lidar com processos ruins. Em seu tempo, ele ouviu falar de muitas iniciativas de RPA fracassadas; e muitas vezes é porque as empresas não entendem suas ineficiências antes de implementar a automação.

A Celonis também faz parceria com todos os grandes nomes em RPA:Automation Anywhere, Blue Prism e UiPath, para citar alguns.

De acordo com Rinke, a mineração de processos, um tipo de mineração de dados que identifica padrões nos dados do log de eventos, pode ajudar as empresas a adotar uma abordagem mais estratégica para a automação. “Isso realmente ajuda a visualizar as atividades”, disse ele. “Ajuda a entender como os processos estão se correlacionando; ele cria um mapa do que os funcionários estão fazendo e onde estão ficando presos.”

Ao avaliar os processos, Rinke argumentou que as empresas são capazes de equilibrar os prós e os contras da automação; e melhor passar para o desenvolvimento de bots.

“Nosso cliente Vodafone conseguiu aumentar a automação em seu departamento de contabilidade com sucesso”, afirmou Rinke.

Com 446 milhões de clientes, a Vodafone é uma das maiores empresas de telecomunicações do mundo e, naturalmente, lida com centenas de milhares de dados transacionais. Com a mineração de processos, a Vodafone teve algumas grandes vitórias, sob sua iniciativa de 'automação de faturas sem contato', sua taxa de automação de faturas aumentou de aproximadamente 13% para aproximadamente 40% (números de março de 2018).



“Você não pode conseguir isso apenas com RPA, você tem que realmente olhar para o que está acontecendo e então implicar as medidas necessárias de forma estratégica”, explicou Rinke.

No entanto, embora fornecedores e parceiros de RPA, como a Celonis, possam fornecer ferramentas úteis e aplicativos pré-configurados, para realmente entender os processos, as empresas também terão que desenvolver e aplicar seus próprios conhecimentos.

A interpretação de processos e a coleta de eventos requerem conjuntos de habilidades técnicas, portanto, as organizações realmente precisarão envolver seus conhecimentos de dados.

A equipe de RPA apropriadamente e obter algum compromisso por trás de uma abordagem orientada por dados e inteligência para processar informações e mudar também é muito importante. Você precisa reuni-los e dizer 'isso é parte do seu trabalho agora', caso contrário, você terá dificuldades quando se trata de dimensionar o RPA com sucesso.