10 Práticas Essenciais de RPA da UiPath, Blue Prism e Kofax

Dica de boas práticas RPA: fique atento aos três Ts

O elefante na sala: implementando RPA

Há tendência de empresas adotarem RPA de forma pequena, e então pararem: o rollout para. Isso levou a alegações de que RPA é superestimado; certo ceticismo.

Guy Kirkwood, evangelista-chefe da UiPath, colocou assim: "Organizações e parceiros de implementação usam RPA como primeiro passo na jornada de transformação digital, porque é relativamente rápido e barato. Dizem 'vamos levar você numa jornada de transformação digital, vamos usar RPA para começar a reduzir custos, aumentar eficiência e colocar você numa mentalidade digital. O que acontece, porém, é que depois de certo tempo, eles travam. Têm um campeão, que espalha por um departamento, talvez vários, digamos finanças, RH e compras, mas como vamos levar para atendimento ao cliente?"

Vários especialistas em RPA com quem conversamos basearam seus conselhos em como superar esse desafio.

Dica 1 de boas práticas RPA: Cuidado com o canto da sereia

Segundo mitologia grega, as sereias, criaturas com aparência de mulheres bonitas, atraíam marinheiros a dirigir seus navios muito perto da costa, onde eram esmagados nas rochas.

RPA parece ser assim. À primeira vista é fácil de usar, pode ser implementado dentro de um departamento.

Jane Conroy, Diretora de Sucesso do Cliente na Blue Prism, diz que "é quase como se adotantes iniciais pensassem que como a ferramenta em si é tão fácil de usar eles pensam 'conseguimos, sabemos o que estamos fazendo agora'. E não sabem. Porque têm que construir os alicerces. Entenderam que têm ferramenta que potencialmente poderia fazer algo, mas ainda têm que construir um caso de negócio."

Dica 2 de boas práticas RPA: Não faça nas sombras

Chris Huff, Diretor de Estratégia na Kofax, aconselha envolver a força de trabalho, aqueles que vai impactar, que vai empoderar, desde o início. "Isso é gestão de mudança 101", diz ele, "mas são essas coisas 'soft' que frequentemente são perdidas quando você está fazendo automação."

Chris tem conselho específico: sugeriu criar vídeo curto de dois minutos e meio gravando a fase piloto. "Comece entrevistando trabalhadores envolvidos no projeto logo no início; pergunte sobre seus pensamentos sobre automação. Tipicamente eles se recostam, cruzam os braços e têm olhar rígido no rosto porque temiam a incerteza. 'Isso vai me substituir, vou perder meu emprego, não vou conseguir sustentar minha família?' Então, 45 a 60 segundos depois, fale com as mesmas pessoas no meio do piloto, tipicamente após três semanas. Frequentemente você vê que relaxaram, e começam a falar do robô como se fosse realmente um colega de trabalho e está ajudando, permitindo que tomem ação em vez de, por exemplo, coletar dados. Então avance para o fim do piloto; tipicamente você vê as mesmas pessoas 'se inclinando, sorrindo porque 'acabamos de cortar horas de trabalho transacional' que nunca quiseram fazer".

Dica 3 de boas práticas RPA: Centro de excelência

Chris Huff da Kofax tem seu próprio conselho para superar problema de rollout que é "desenhe seu centro de excelência desde o dia um." Para Chris, a chave está na preparação, discutindo RPA e como será implementado. "Quando você começa a falar sobre isso, é quando começa a identificar papéis e responsabilidades que pessoas precisam desempenhar e começa a desenhar plano de implementação", diz ele. "Não pense 'ah, vamos chegar nisso na fase dois', desafios de longo prazo 'absolutamente precisam ser discutidos na fase um'."

Dica 4 de boas práticas RPA: Os três Ts: treinamento, treinamento e treinamento

Jane Conroy da Blue Prism colocou assim: "Eles não teriam considerado treinar o analista de negócio sobre como entender capacidades de ferramenta automatizada, porque só veem como qualquer outra aplicação em TI e não é. Não é a mesma coisa. É muito, muito diferente. E você quase tem que ter uma mudança completa de mentalidade como organização quando está olhando para construir esses trabalhadores digitais dentro da sua organização."

Hoje em dia, todos os principais players enfatizam treinamento — Guy Kirkwood da UiPath enfatiza que é gratuito. Aproveite o máximo de treinamento que puder.

Dica 5 de boas práticas RPA: Como você vai usar a ferramenta?

"Isso é uma coisa filosófica e cultural com cada corporação", diz Jon Theuerkauf, Chief Customer Advocate da Blue Prism. "Quando aconselho clientes sugiro que pensem em reproduzir as capacidades que sua força de trabalho humana tem hoje mas dentro de uma plataforma digital."

Dica 6 de boas práticas RPA: Como você vai usar a ferramenta? Segurança e escalabilidade do produto RPA

Segurança torna-se questão cada vez maior conforme RPA é implementado pela empresa. Para Jon Theuerkauf, segurança e escalabilidade estão ligadas, "porque se você é seguro, então pode escalar. Não tem problemas com seu departamento de risco, conformidade, auditoria, operações. Ninguém questiona porque já estão confortáveis que este é produto seguro e não precisam se preocupar."

Dica 7 de boas práticas RPA: Pense na facilidade com que a ferramenta pode ser consumida e usada no ambiente em que você a coloca

Voltando a Jon Theuerkauf da Blue Prism: "Quando você começa a adicionar todos os componentes extras que tem que adicionar para fazer solução totalmente automatizada, tem que comprar outros add-ons, o custo sobe."

Dica 8 de boas práticas RPA: Trabalhe como amanhã

Chris Huff da Kofax explica: "É sobre ir daqui para lá — é sobre trabalhar em direção a onde você quer estar. Liga com transformação digital — aplicando RPA para adotar ética muito mais rápida, flexível, aberta a mudança, que transformação digital suporta.

Dica 9 de boas práticas RPA: Pense diferente

Jane Conroy da Blue Prism diz "construa o caso de negócio. Olhe estrategicamente. Vocês têm que pensar que processos mudam, organizações mudam. Seu trabalhador digital está preparado para essa mudança? Então vocês têm que olhar modelos de ownership também. Têm que olhar seu custo para implementar e igualmente seu custo para servir.

Dica 10 de boas práticas RPA: Consulte especialistas

Guy Kirkwood da UiPath diz "Não presumimos saber tudo, por isso recomendamos que todos implementando RPA sigam guia passo a passo de implementação produzido pela firma analista Everest Group.

"Everest gastou tempo incrível produzindo o playbook de RPA. É agnóstico de tecnologia, e é de longe o melhor guia passo a passo, do piloto ao pico, onde se espalha pela organização."

Este Playbook está disponível gratuitamente na UiPath