Aprimore a colaboração multifuncional com comunidades de prática

Os líderes da cadeia de suprimentos sabem a importância da colaboração melhor do que a maioria.

Uma cadeia de suprimentos bem organizada envolve a coordenação com as partes interessadas de várias funções e geografias dentro e fora da empresa. Sem a colaboração multifuncional, os líderes lutarão para resolver problemas em tempo real, rastrear métricas e implementar melhorias de processo em toda a cadeia.

Mesmo assim, muitos líderes descobrem que suas ferramentas e abordagens atuais não promovem uma colaboração suficientemente aberta e persistente. E-mails, reuniões e mensagens instantâneas são bons para necessidades ad hoc, mas não criam uma estrutura para trabalho em equipe contínuo e compartilhamento de conhecimento. As equipes multifuncionais incentivam esse tipo de colaboração próxima, mas não são muito abertas. Essas equipes compreendem apenas um pequeno número de especialistas e gerentes, alguns dos quais veem a equipe como um acréscimo indesejado às suas agendas lotadas.

Os líderes da cadeia de suprimentos precisam de um caminho de colaboração que seja acessível, objetivo e ofereça um impulso claro para que os funcionários permaneçam envolvidos. A solução? Comunidades de prática.

O que são comunidades de prática?

Uma comunidade de prática é uma rede de funcionários que se reúnem para aprender uns com os outros cara a cara, virtualmente ou ambos. As comunidades são mantidas unidas por um objetivo comum de compartilhar experiências e percepções relacionadas a um tópico. O tópico pode se concentrar em:

• um processo (por exemplo, planejamento de vendas e operações),
• uma disciplina ou área funcional (por exemplo, manufatura),
• uma metodologia, (por exemplo, Lean) ou
• uma meta multifuncional (por exemplo, inovação).

As comunidades se envolvem em uma variedade de atividades para ajudar seus membros a compartilhar conhecimento e colaborar em torno do tema. A maioria usa a intranet existente da empresa ou a plataforma de colaboração corporativa para criar um hub virtual. Este hub oferece um espaço para os membros fazerem e responderem perguntas, compartilharem dicas e recursos, encontrarem especialistas e outros colaboradores e resolverem problemas de forma colaborativa. A maioria das comunidades também hospeda webinars, encontros e reuniões presenciais ou virtuais para reunir os membros.

Comunidades de prática beneficiam os funcionários em todas as fases de suas carreiras. Os novos funcionários podem usar os recursos da comunidade para se atualizar mais rapidamente e conhecer pessoas importantes em toda a empresa. Os aspirantes a funcionários em meio de carreira podem aprimorar seus conhecimentos e assumir funções de liderança na comunidade para obter reconhecimento. As comunidades também reduzem a carga sobre os especialistas de longa data. Em vez de responder às mesmas perguntas repetidamente, os especialistas podem compartilhar seu conhecimento na comunidade, onde uma base mais ampla de funcionários pode facilmente encontrá-lo e usá-lo.

Como iniciar sua própria comunidade de prática

Antes de lançar sua própria comunidade, primeiro procure qualquer comunidade de recursos de prática que possa estar disponível em sua organização. Se você tem um programa de gerenciamento de conhecimento empresarial (KM) ou comunidades em outra área do negócio, pode usar seus modelos, orientações e ferramentas para iniciar seu processo de lançamento da comunidade. Lembre-se de que algumas organizações concentram seus esforços de GC apenas nas áreas técnicas ou de engenharia. Embora sua comunidade possa se concentrar em um tópico diferente, você ainda pode usar recursos de outras comunidades no negócio.

Se sua organização ainda não tem KM ou comunidades, entre em contato com o I.T. organização sobre o uso de ferramentas existentes para criar um centro de comunidade. No mínimo, você desejará a capacidade de armazenar ou compartilhar documentos e ter discussões (por exemplo, um quadro de discussão ou recurso de bate-papo). ISTO. também pode ajudá-lo a definir direitos de acesso e estabelecer diretrizes para que os membros possam colaborar sem criar preocupações de segurança.

Depois de fazer sua lição de casa sobre as ferramentas e recursos disponíveis, selecione um tópico e defina o público-alvo da comunidade. A maior força de uma comunidade são seus membros, então construa a sua com base nas redes e relacionamentos existentes sempre que possível. Se algumas partes interessadas da cadeia de abastecimento já têm grupos formais ou informais, incorpore-os à comunidade. As redes existentes também podem ajudá-lo a identificar funcionários com motivação e capital social para atuar como defensores e líderes na comunidade.

As comunidades são sempre mais bem-sucedidas quando têm um plano de jogo claro que está alinhado com os objetivos de negócios tangíveis. Crie um plano de comunidade de prática ou estatuto que defina:

• objetivos da comunidade,
• como as metas da comunidade apoiam os objetivos de negócios,
• as abordagens e atividades que a comunidade usará para atingir seus objetivos e
• as pessoas que irão liderar e patrocinar a comunidade.

Considere conduzir a comunidade com um pequeno grupo de funcionários engajados antes de lançar para um público mais amplo. Isso ajuda a refinar o plano da comunidade, revelar possíveis problemas com o hub da comunidade e estabelecer um grupo central de “superusuários” para divulgar e ajudar outras pessoas.

Depois de resolver todas as dificuldades do piloto, é hora de lançar a comunidade para um público mais amplo. Se possível, peça ajuda à sua equipe de marketing ou design para criar um logotipo ou “marca” para sua comunidade. Crie campanhas de mensagens que expliquem os benefícios que os funcionários obterão da comunidade e as diferentes maneiras de participar. Lance a comunidade com um evento inicial virtual ou presencial, onde líderes organizacionais conhecidos expressam seu apoio.

Caso em questão:Comunidades na Syngenta

A empresa agroquímica Syngenta usa as comunidades para facilitar a colaboração em sua função de produção e abastecimento (P&S), que inclui 9.500 funcionários. A Syngenta chama suas comunidades de prática de "redes". Eles fornecem aos funcionários oportunidades de se conectar com especialistas, compartilhar dicas e ideias e acessar a Supply Chain Academy da organização para melhores práticas internas e externas. Cada rede deve ter um objetivo comercial claro, como ajudar os membros a resolver problemas, identificar as melhores práticas, inovar ou administrar o conhecimento.

As redes de P&S da Syngenta são multifuncionais e cobrem 10 áreas operacionais na cadeia de suprimentos de ponta a ponta, incluindo compras, vendas e planejamento de operações, conformidade e gestão de risco, design da cadeia de suprimentos e muito mais. Cada rede também inclui várias sub-redes especializadas em tópicos mais específicos relacionados à ampla área de disciplina da rede. As redes e sub-redes frequentemente colaboram e compartilham as melhores práticas relevantes umas com as outras.

Cada rede tem seu próprio site do SharePoint personalizado com wiki, perfis de membros, ferramentas de compartilhamento de documentos e quadros de discussão. Esses sites são abertos a todos os funcionários da Syngenta e vinculados para que os funcionários possam navegar para subtópicos e pessoas relevantes de cada rede. Os sites também são integrados à ferramenta de rede social corporativa Yammer, que os membros usam para colaboração rápida e informal.

Os líderes da rede mantêm seus sites ativos publicando publicações e iniciando discussões. As redes também hospedam atividades regulares de aprendizagem e networking, como almoço e aprende e webinars, para manter os membros engajados. As redes enviam boletins eletrônicos para informar os membros sobre os próximos eventos e discussões importantes em sua área de tópico.

De acordo com Brian Steenson, gerente de conhecimento da Syngenta, as redes de P&S da empresa são ativas e vibrantes. Com a ajuda de comunicações consistentes e marca forte, todos os funcionários na função estão bem cientes das redes e de seus benefícios. Os funcionários sabem que podem economizar tempo recorrendo às redes quando têm uma dúvida ou problema, e que podem desenvolver suas carreiras fazendo contatos e participando de discussões. Os líderes de P&S veem que as redes ajudam a função a aumentar as capacidades de inovação e reter talentos.

Conclusão:comece pequeno, comece agora

Como mostra o exemplo da Syngenta, uma rede próspera de comunidades ajuda os funcionários a aumentar sua experiência, se conectar com outras pessoas e ser mais produtivos. No entanto, é importante saber que você não precisa de várias comunidades para obter benefícios. É inteligente começar com um único grupo piloto focado em uma área que realmente precisa colaborar. Em seguida, você pode construir sobre o seu sucesso para desenvolver um programa comunitário que ajuda os funcionários a compartilhar recursos e fortalecer os relacionamentos em toda a cadeia de abastecimento.

Lauren Trees é a principal líder de pesquisa, gestão do conhecimento, e Mercy Harper é redatora analista da APQC.