Fortaleça Colaboração Multifuncional Através de Comunidades de Prática

Líderes de supply chain conhecem a importância da colaboração melhor que a maioria.

Uma cadeia de suprimentos bem ordenada envolve coordenar com stakeholders de múltiplas funções e geografias dentro e fora da empresa. Sem colaboração multifuncional, líderes terão dificuldade para resolver problemas em tempo real, rastrear métricas e implementar melhorias de processo em toda a cadeia.

No entanto, muitos líderes acham que suas ferramentas e abordagens atuais não promovem colaboração suficientemente aberta e persistente. E-mails, reuniões e mensagens instantâneas são bons para necessidades ad hoc, mas não criam estrutura para trabalho em equipe contínuo e compartilhamento de conhecimento. Equipes multifuncionais incentivam esse tipo de colaboração próxima, mas não são muito abertas. Essas equipes compreendem apenas um pequeno número de especialistas e gerentes, alguns dos quais veem a equipe como adição indesejada a suas agendas lotadas.

Líderes de supply chain precisam de um caminho de colaboração acessível, proposital e que ofereça um claro incentivo para funcionários permanecerem envolvidos. A solução? Comunidades de prática.

O Que São Comunidades de Prática?

Uma comunidade de prática é uma rede de funcionários que se reúnem para aprender uns com os outros face a face, virtualmente ou ambos. Comunidades são mantidas unidas por um objetivo comum de compartilhar experiências e insights relacionados a um tópico. O tópico pode focar em:

• um processo (ex: planejamento de vendas e operações),
• uma disciplina ou área funcional (ex: manufatura),
• uma metodologia (ex: Lean), ou
• um objetivo multifuncional (ex: inovação).

Comunidades envolvem-se em variedade de atividades para ajudar membros a compartilhar conhecimento e colaborar na área do tópico. A maioria usa a intranet existente da empresa ou plataforma de colaboração empresarial para criar um hub virtual. Este hub fornece espaço para membros fazerem e responderem perguntas, compartilharem dicas e recursos, encontrarem especialistas e outros colaboradores, e resolverem problemas colaborativamente. A maioria também hospeda webinars, cúpulas e reuniões presenciais ou virtuais para reunir membros.

Comunidades de prática beneficiam funcionários em todas as etapas de suas carreiras. Novos funcionários podem usar recursos da comunidade para se atualizar mais rápido e conhecer pessoas importantes pela empresa. Funcionários em meio de carreira aspirantes podem aprimorar sua expertise e assumir papéis de liderança na comunidade para ganhar reconhecimento. Comunidades também reduzem a carga sobre especialistas de longa data. Em vez de responder as mesmas perguntas repetidamente, especialistas podem compartilhar seu conhecimento na comunidade onde uma base mais ampla de funcionários pode facilmente encontrá-lo e usá-lo.

Como Iniciar Sua Própria Comunidade de Prática

Antes de lançar sua própria comunidade, primeiro busque quaisquer recursos de comunidade de prática disponíveis em sua organização. Se você tem um programa de gestão de conhecimento (KM) empresarial ou comunidades em outra área do negócio, pode usar seus templates, orientações e ferramentas para impulsionar seu processo de lançamento. Lembre-se que algumas organizações focam esforços de KM apenas em áreas técnicas ou de engenharia. Embora sua comunidade possa focar em tópico diferente, ainda pode usar recursos de outras comunidades no negócio.

Se sua organização ainda não tem KM ou comunidades, entre em contato com a organização de TI sobre uso de ferramentas existentes para criar um hub de comunidade. No mínimo, você vai querer capacidade de armazenar ou compartilhar documentos e ter discussões (ex: fórum de discussão ou recurso de chat). TI também pode ajudar a definir direitos de acesso e estabelecer diretrizes para que membros colaborem sem criar preocupações de segurança.

Depois de fazer sua lição de casa sobre ferramentas e recursos disponíveis, selecione um tópico e defina o público-alvo para a comunidade. A maior força de uma comunidade são seus membros, então construa a sua sobre a base de redes e relacionamentos existentes sempre que possível. Se alguns stakeholders de supply chain já têm grupos formais ou informais, incorpore-os à comunidade. Redes existentes também podem ajudar a identificar funcionários com motivação e capital social para servir como defensores e líderes na comunidade.

Comunidades são sempre mais bem-sucedidas quando têm um plano de jogo claro alinhado com objetivos de negócio tangíveis. Crie um plano ou charter da comunidade de prática que defina:

• objetivos da comunidade,
• como objetivos da comunidade apoiam objetivos de negócio,
• abordagens e atividades que a comunidade usará para atingir seus objetivos, e
• pessoas que liderarão e patrocinarão a comunidade.

Considere pilotar a comunidade com um pequeno grupo de funcionários engajados antes de lançar para público mais amplo. Isso ajuda a refinar o plano, revelar potenciais problemas com o hub e estabelecer um grupo central de "super usuários" para disseminar conscientização e auxiliar outros.

Uma vez resolvidos os problemas no piloto, é hora de lançar a comunidade para público mais amplo. Se possível, peça à equipe de marketing ou design para ajudar a criar um logo ou "marca" para sua comunidade. Crie campanhas de mensagens explicando benefícios que os funcionários obterão da comunidade e as diferentes formas de participar. Lance a comunidade com evento virtual ou presencial onde líderes organizacionais conhecidos expressem seu apoio.

Caso Prático: Comunidades na Syngenta

Empresa agroquímica Syngenta usa comunidades para facilitar colaboração em sua função de produção e suprimentos (P&S), que inclui 9.500 funcionários. A Syngenta chama suas comunidades de prática de "redes". Elas fornecem aos funcionários oportunidades de conectar com especialistas, compartilhar dicas e ideias, e acessar a Supply Chain Academy da organização para melhores práticas internas e externas. Cada rede deve ter um propósito de negócio claro, como ajudar membros a resolver problemas, identificar melhores práticas, inovar ou gerir conhecimento.

As redes P&S da Syngenta são multifuncionais e cobrem 10 áreas operacionais na cadeia de suprimentos ponta a ponta, incluindo compras, planejamento de vendas e operações, conformidade e gestão de riscos, design de supply chain, e mais. Cada rede também inclui múltiplas sub-redes especializadas em tópicos mais específicos relacionados à ampla área disciplinar da rede. Redes e sub-redes frequentemente colaboram e compartilham melhores práticas relevantes entre si.

Cada rede tem seu próprio site SharePoint personalizado com wiki, perfis de membros, ferramentas de compartilhamento de documentos e fóruns de discussão. Esses sites são abertos a todos os funcionários da Syngenta e vinculados para que funcionários possam navegar para subtópicos e pessoas relevantes de cada rede. Os sites também são integrados com ferramenta de rede social empresarial Yammer, que membros usam para colaboração rápida e informal.

Líderes de rede mantêm seus sites ativos postando publicações e iniciando discussões. As redes também hospedam atividades regulares de aprendizado e networking, como almoços de aprendizado e webinars, para manter membros engajados. Redes enviam e-newsletters para informar membros sobre eventos futuros e discussões importantes em sua área de tópico.

Segundo Brian Steenson, gerente de conhecimento na Syngenta, as redes P&S da empresa são ativas e vibrantes. Com ajuda de comunicações consistentes e branding forte, todos os funcionários na função estão bem cientes das redes e seus benefícios. Funcionários sabem que podem economizar tempo recorrendo às redes quando têm uma pergunta ou problema, e que podem crescer suas carreiras fazendo networking e participando de discussões. Líderes de P&S veem que as redes ajudam a função a aumentar capacidades de inovação e reter talentos.

Conclusão: Comece Pequeno, Comece Agora

Como o exemplo da Syngenta mostra, uma rede próspera de comunidades ajuda funcionários a crescer sua expertise, conectar com outros e ser mais produtivos. No entanto, é importante saber que você não precisa de múltiplas comunidades para obter benefícios. É inteligente começar com um único grupo piloto focado em área que realmente precisa colaborar. Então você pode construir sobre seu sucesso para crescer um programa de comunidades que ajude funcionários a compartilhar recursos e fortalecer relacionamentos em toda a cadeia de suprimentos.

Lauren Trees é líder principal de pesquisa, gestão de conhecimento, e Mercy Harper é analista escritora para APQC.