Cinco obstáculos ao envio de home office - e como superá-los

Para muitas empresas, o êxodo em massa deste ano do espaço de escritório compartilhado levou a uma luta para equipar os funcionários com as ferramentas de tecnologia mais adequadas e sistemas empresariais baseados em nuvem para dar suporte ao trabalho remoto. Particularmente desafiadoras são as soluções para os processos que tradicionalmente contam com uma estrutura corporativa centralizada - como salas de correspondência e departamentos de remessa.

Como você implementa com eficácia uma solução em toda a empresa que permite que seus funcionários enviem e enviem material comercial com segurança, eficiência e economia de locais distintos?

As organizações que podem ter administrado anteriormente, digamos, quatro escritórios corporativos devem descobrir como gerenciar com eficácia 4.000 escritórios domésticos. Você não pode simplesmente jogar documentos em um carrinho de correio ou deixar um pacote em uma central de correio. No final das contas, você perdeu um conhecimento tribal significativo que normalmente gerencia esses processos.

Independentemente de quantos escritórios domésticos você tenha no ambiente atual, você precisará descobrir como automatizar e controlar a integração, configuração e entrada em operação ao longo de cinco fases de implementação principais que normalmente dependeria de uma equipe central para gerenciar em um local físico.

1 Configurando o sistema

Em primeiro lugar, certifique-se de que o novo sistema baseado em nuvem que você escolher prepare você para criar contas de operadora e permissões de usuário final de maneira rápida e fácil. Confirme se ele possui recursos de importação em massa que permitirão que você carregue informações rapidamente, seja por meio de um simples upload de lista do Excel ou integração com seu sistema de gestão de recursos humanos (HRMS). Isso é fundamental para garantir que a implementação não seja prejudicada por tediosas tarefas manuais de entrada de dados.

Também é crucial um entendimento claro das operações de mala direta e remessa centralizadas de sua empresa, para que possam ser traduzidas em fluxos de trabalho específicos de funções. Certifique-se de que o sistema tenha ferramentas para adaptar as interfaces de usuário à maneira como você deseja trabalhar. Identifique as pessoas que precisam estar envolvidas e envolva-as desde o início do processo para que possam ajudar a capturar todos os processos e requisitos que o sistema precisa aplicar. Escolha um campeão de projeto e atribua-lhes administradores e especialistas em uma equipe multifuncional que verá a configuração do sistema com sucesso até a conclusão.

2. Integração e treinamento virtuais

Assim que o sistema estiver configurado, você estará pronto para implementar a solução de home office para toda a sua equipe. Certifique-se de que sua equipe saiba quem é o campeão do projeto - um ponto central de contato que pode responder a perguntas e outros problemas que podem surgir como usuários a bordo do sistema.

Fornece aos usuários recursos combinados de integração e treinamento que atendem a vários estilos de aprendizagem no local de trabalho, em vez de adotar uma abordagem única para todos. Os alunos visuais se beneficiarão com as demonstrações de produtos e os vídeos de treinamento, assim como os alunos auditivos se essas ferramentas também fornecerem um componente auditivo. Os alunos verbais, no entanto, podem preferir guias do usuário estruturados, enquanto os alunos cinestésicos (práticos) vão querer mergulhar de cabeça, talvez com um projeto de amostra no qual possam praticar.

3. Reforçando a segurança dos dados

Embora o fornecimento de um sistema de mala direta e remessa para home office remoto permita que sua equipe trabalhe em qualquer local com conexão à Internet, para muitas empresas isso levanta questões significativas de segurança e conformidade. Você perde a capacidade de gerenciar os dispositivos e conexões por meio dos quais seus funcionários acessam.

É importante reavaliar os protocolos de segurança de sua empresa e estabelecer políticas que protegerão sua empresa e seus funcionários remotos. Certifique-se de utilizar o acesso de logon único (SSO) e tirar proveito dos recursos de segurança do sistema para reforçar seus esforços - como direitos de visibilidade variável, configurações de permissão baseadas em regras e processos de aprovação automatizados. Isso permitirá que você mantenha o controle central sobre quem pode acessar o sistema e o que eles podem ver e fazer nele.

4. Garantindo a adesão do funcionário

Como diz o ditado, você pode conduzir um cavalo até a água, mas não pode obrigá-lo a beber. Da mesma forma, você pode equipar sua equipe com um sistema remoto seguro e treiná-los como usá-lo; no entanto, fazer com que eles façam isso é outro desafio. Na verdade, na maioria das vezes, um novo software falha, é devido à falta de adoção do usuário, e não à funcionalidade da ferramenta em si.

Deixar os funcionários sozinhos para escolher suas próprias transportadoras ou métodos de envio e envio pode levar à perda de controle sobre as despesas - ou pior, criar um risco de segurança se eles estiverem esperando nas filas dos correios ou centros de transporte da transportadora.

A comunicação de cima para baixo da liderança executiva engajada é crucial para demonstrar a importância da nova solução de remessa para escritórios domésticos. Por que você está implementando este sistema? Como isso ajudará a empresa a atingir seus objetivos de negócios? Como isso beneficiará cada funcionário em sua função? Adaptar aplicativos a fluxos de trabalho específicos pode ajudar aqui.

Individualizar o "porquê" por trás do investimento é de particular importância. Enfatize o sistema como um investimento feito para beneficiar os funcionários, não apenas para facilitar os negócios normalmente durante a operação remota - seja para tornar seu trabalho mais fácil, agilizar ou eliminar tarefas tediosas e / ou dar-lhes uma visão ou funcionalidade adicional que eles não tinham antes .

5. Rastreamento da responsabilidade do usuário

Não é o suficiente para encorajar a adesão dos funcionários, no entanto. Você também precisa controlá-lo e rastreá-lo; de maneira ideal, por meio da funcionalidade de relatório com base em um único banco de dados de transações, capturando transações de mala direta e remessa geradas por todos os usuários. As soluções de remessa pontual ou de transportadora única criam silos de dados que impedem a execução de relatórios consolidados de reconciliação do centro de custo, o que, de outra forma, ajudaria a encontrar estouros de orçamento ou discrepâncias entre os custos esperados e reais para todas as transportadoras.

Além de monitorar a atividade do usuário, muitas soluções permitem que você execute relatórios para destacar os usuários inativos. Você também pode identificar remetentes “desonestos” que não estão seguindo a política da empresa, como usar um serviço expresso de transportadora quando um serviço terrestre seria mais barato ou usar o sistema para processar remessas pessoais não autorizadas.

Freqüentemente, a falta de uso do sistema ou o uso impróprio se resumem a treinamento e conscientização. Incentive seus funcionários a fornecer feedback sobre os pontos problemáticos que você pode resolver com as ferramentas de configuração de administração do sistema.

Embora ainda não esteja claro quando a crise do COVID-19 vai diminuir, o que é certo é que os funcionários e empregadores reconhecem os benefícios de trabalhar em casa. Muitas organizações vão abraçar a opção como um “novo normal” muito além da pandemia.

Consequentemente, as empresas podem continuar a controlar custos e eficiências, ao mesmo tempo que mantêm os funcionários seguros, com uma solução de mala direta e remessa gerenciada centralmente para todas as transportadoras e todos os usuários.

Bob Malley é o diretor administrativo da Pierbridge.