Como a Gestão do Ciclo de Vida de Contratos Aumenta a Eficiência da Cadeia de Suprimentos

Agora mais do que nunca, empresas devem monitorar a dinâmica da cadeia de suprimentos em evolução e responder rapidamente. Para obter visibilidade em tempo real, colaborar com fornecedores e simplificar processos de negócios, muitas empresas estão aproveitando a automação. Uma recente pesquisa da Oxford Economics com 1.000 executivos de cadeia de suprimentos descobriu que os respondentes classificaram "usar automação para realizar tarefas rotineiras" como uma meta estratégica principal para a organização como um todo.

Projetada para melhorar a produtividade diária, a automação permite que usuários configurem políticas e regras de negócios dentro de um sistema de gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) que se aplicam ao fluxo de tarefas, documentos e informações através de atividades de negócios, permitindo que avancem sem necessidade de intervenção humana. A automação permite que tarefas simples e repetitivas sejam concluídas sem risco de erro humano. Este artigo explorará os muitos benefícios de usar CLM automatizado para gerenciar cadeias de suprimentos corporativas e como empresas podem melhor aproveitar a automação para gerenciar risco de fornecedores em meio à pandemia.

1. Proporcionando Visibilidade

A automação permite acesso a informações em tempo real, o que permite que empresas reajam instantaneamente a condições cambiantes e tomem decisões informadas. Sistemas CLM automatizados com portais de fornecedores e vendedores podem servir como uma única fonte de verdade para conversas em tempo real entre fornecedores e vendedores sobre deficiências, demanda e atrasos. Ter essa visibilidade na cadeia de suprimentos permite que empresas gerenciem efetivamente problemas potenciais e desenvolvam soluções de apoio, bem como tenham os dados necessários para prever atrasos e escassez potenciais no futuro.

2. Alertando Risco de Fornecedores

A mesma pesquisa mencionada acima descobriu que 39% dos respondentes experimentaram um evento de risco negativo em algum ponto em suas cadeias de suprimentos nos últimos três anos, e 40% descobriram que sua exposição a riscos de cadeia de suprimentos aumentou no mesmo período. Com a adição de automação, a cadeia de suprimentos pode ser monitorada continuamente para outliers e risco potencial. Sistemas automatizados de gestão de contratos ajudam a mitigar risco de fornecedores sinalizando quais suprimentos estão em falta, em que quantidade, e se ocorreu violação de contrato. Além disso, CLM avançado pode utilizar inteligência artificial para sinalizar cláusulas arriscadas e acordos de fornecedores antes que sejam assinados pela organização.

3. Acelerando Processos de Negócios

Com automação, empresas podem eliminar processos lentos e manuais usados para gerenciar cadeias de suprimentos, liberando funcionários para focar esforços em gerar valor adicional para a organização. A automação CLM elimina obstáculos em processos de cadeia de suprimentos como coordenação, monitoramento, verificações de inventário e expedição — e permite que o processo completo seja executado a partir de um único sistema seguro.

Soluções CLM automatizadas também permitem que empresas e fornecedores submetam contratos e outras solicitações diretamente no sistema, acelerando processos de negócios incluindo vendas, compras e operações jurídicas.

Em média, os benefícios acima reduzem o tempo necessário para concluir um contrato em quase 60 por cento. Claro, esse ganho requer algum planejamento prévio: empresas primeiro precisam definir quais processos repetitivos podem ser automatizados e trarão mais valor para a organização. Uma vez selecionada uma solução de automação de fluxo de trabalho, funcionários podem configurar regras para a tarefa dentro da plataforma e monitorá-la à medida que conclui a tarefa especificada, ajustando conforme necessário. Exemplos de tarefas ideais para CLM incluem distribuir contratos, criar faturas e enviar respostas pré-escritas a clientes que fazem uma pergunta comum.

4. Mantendo Conformidade

Embora a automação possa manter as coisas funcionando sem a necessidade de um olho humano crítico, conformidade e regulamentação ainda devem ser prioridade. Fluxos de trabalho CLM automatizados podem ser programados para cumprir regulamentações e políticas corporativas, significando que funcionários não precisam mais verificar manualmente se cada tarefa está em conformidade. CLM também rastreia fluxos de trabalho digitais, para que auditores possam saber rápida e facilmente qual tarefa foi feita — por quem e a que hora — eliminando a necessidade de desenterrar papelada ou trilhas de e-mail/papel dos funcionários, dando a todas as partes tranquilidade de que todos os processos foram seguidos dentro das limitações legais.

A automação CLM coleta dados para reguladores, garantindo que fornecedores e clientes possam compartilhar prova de que estão em conformidade. Também pode permitir a criação de registros do processo completo da cadeia de suprimentos do início ao fim, permitindo que indivíduos autorizados confirmem cada etapa dentro de regras e regulamentos corporativos definidos e façam alterações conforme necessário.

5. Apoiando Trabalho Remoto

Para manter a cadeia de suprimentos movendo-se eficientemente, sistemas de TI precisam ser capazes de suportar a nova paisagem de trabalho remoto, permitindo que fornecedores, parceiros e clientes acessem arquivos, protejam dados corporativos e gerenciem o processo ponta a ponta. Enquanto equipes de TI estão atualmente sob extrema pressão para manter funcionários rodando remotamente, sistemas automatizados sem código, incluindo CLM, garantem que trabalhadores remotos possam personalizar soluções para atender necessidades da cadeia de suprimentos, sem necessidade de envolvimento contínuo do departamento de TI. Não exigindo conhecimento de programação, plataformas sem código permitem que usuários criem e executem suas aplicações ou processos rapidamente por conta própria. Com mercado projetado para crescer de $13,2 bilhões em 2020 para $45,5 bilhões até 2025, plataformas low-code e no-code permitem que especialistas em cadeia de suprimentos executem quais estratégias digitais funcionam melhor sem necessidade de codificação manual.

À medida que a pandemia de COVID-19 força empresas de todas as indústrias a gerenciar a imprevisibilidade de oferta e demanda, CLM automatizado é uma ferramenta crítica para ajudar empresas a ganhar visibilidade, comunicar com fornecedores e gerenciar riscos, tudo enquanto permanecem em conformidade e acessíveis a funcionários remotos. Empresas que adotarem com sucesso CLM automatizado estarão preparadas para o sucesso, não apenas diante de um desastre, mas para satisfação geral do cliente e crescimento do negócio.

Colin Earl é CEO da Agiloft.